Hirtshals Boligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, Torsdag den 25. juni 2015 kl. 15.00, på Skaga Hotel, Willemoesvej 1 i Hirtshals. side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Hirtshals Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Bestyrelsesforhold... 2 2.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger... 2 2.4 Bestyrelseshonorar... 3 2.5 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger... 3 2.6 Revisionsprotokol... 3 2.7 Bestyrelsens årsberetning... 4 2.8 Budget for boligorganisationen og afdelinger... 5 2.9 Styringsrapport og styringsdialog... 5 2.10 Udlejningsforhold... 5 2.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 6 2.12 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 6 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed... 7 2.15 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning... 7 2.16 Personaleforhold Generel orientering... 8 2.17 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn... 8 2.18 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO)... 10 3 Boligselskabets afdelinger... 11 3.1 Beslutning om salg af afd. 12-27 Landsbyboligerne... 11 3.2 Årsregnskaber... 11 3.3 Driftsbudgetter... 12 3.4 Orientering fra afdelinger... 13 4 Markedsføring og synlighed... 13 5 Renovering... 13 5.1 Margretheparken 12-25... 13 5.2 Havudsigten 12-26... 14 6 Næste møde... 14 7 Eventuelt... 14 I mødet deltog fra bestyrelsen: Allan Mose Baltsersen, formand Helen Jensen, næstformand Hans Fisker Jens Back Birthe Engbjerg Øvrige deltagere: Kundechef Frank Hansen, Administrationen Servicecenter Bolig Nord, den 2. juli 2015
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 7. april 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Hirtshals Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formand Allan Baltsersen informerede kort om situationen i afd. 12-27, Landsbyboligerne samt den nyligt afholdte Landskonference. På Landskonferencen blev der vedtaget nye vedtægter, og der blev valgt en ny formand Jens-Anker Gjelstrup fra Vejle. Programmet havde været rigtigt godt til Landskonferencen. Mandag den 22. juni 2015 har der været afholdt møde på Scandic Hotel i Aalborg med deltagelse af formænd og næstformænd i Servicecenter Bolig Nord I og II vedr. den nye struktur i servicecenteret. Allan Baltsersen gennemgik kort den nye struktur. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Bestyrelsesforhold Navn Post Valgt af Afgangsår Allan Mose Baltsersen Formand Domea 2015 Helen Jensen Næstformand Rep.skabet 2016 Birthe Engbjerg Medlem Rep.skabet 2016 Jens Back Medlem Rep.skabet 2015 Hans Fisker Medlem Rep.skabet 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at formandsposten, Jens Back og Hans Fisker er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Side 2 af 14
Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Oversigt blev gennemgået og Jens Backs suppleant skal rettes til Jytte Mortensen. 2.4 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret udbetales p.t. således: For deltagelse i bestyrelsesmøder modtager alle bestyrelsesmedlemmer et beløb svarende til de kommunale diæter (455 kr.). Den resterende pulje fordeles med 4,5 andele til formanden 1,5 andel til næstformanden og 1 andel til beboervalgte bestyrelsesmedlemmer. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelseshonorar fortsætter uændret. 2.5 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden 1.1.2014 31.12.2014 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik årsregnskabet og svarede på spørgsmål. Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisation til fremlæggelse for repræsentantskabet og for afdelinger. 2.6 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.1.2014 31.12.2014 var fremsendt inden mødet. Side 3 af 14
Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollen blev gennemgået med fokus på bemærkningen omkring afd. 12-25 Margretheparken. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.7 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 120 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Allan Baltsersen kunne meddele, at der havde været afholdt 6 møder i løbet af året, hvor afd. 12-27, Landsbyboligerne havde fyldt en del. Allan Baltsersen lavede en kort redegørelse for afdelingen. Allan Baltsersen fortalte om helhedsplanen i afd. 12-26 og Helen Jensen informerede om omfanget af helhedsplanen. I afd. 12-25 var markedsføringsplanen var stoppet på grund af manglende økonomiske midler. Lejeledig i afdelingen var ved at være et stort problem. Der skal være fokus på afdelingen. Skive Boligselskab indtræder i Servicecenter Bolig Nord pr. 1. juli 2015. Der havde været indkaldt til møde i Hjørring Kommune vedr. boligsituationen i kommunen. I den forbindelse havde der været mulighed for at drøfte parkeringspladsen i afd. 12-26. Den 1. oktober var der møde med Anton Duus fra Hjørring Kommune omkring driften af parkeringspladsen. Meget positivt. Der havde været afholdt dialogmøde med Hjørring Kommune. Mødet havde været godt, da kommunen altid er velforberedt. Det havde været afholdt et frokostmøde med Domeas ledelse, Thomas Holluf samt Bent Fjord. Den 22. juni 2015 var der møde på Hotel Scandic i Aalborg, hvor alle formænd og næstformand i Servicecenter Bolig Nord var inviteret. En ny struktur blev præsenteret, i forbindelse med, at Kundechef Frank Hansen stopper pr. 1. juli 2015. Der skal suppleres med ekstra bemanding på servicecenteret, som bliver slået sammen til et servicecenter med Mikki Frandsen som kundechef. I august 2014 var der skovtur, hvor turen blandt andet gik til Aalborg Zoo og sandskulpturfestival i Hune. Der var aftensmad på Munchs Hotel. Stor tak til arrangørerne for arrangementet. Der var en stor tak til bestyrelsen for samarbejdet. Side 4 af 14
2.8 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 1.1-2016 31.12.2016 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik budget for boligorganisationen og afdelinger og svarede på spørgsmål. Bestyrelsen godkendte budget for boligorganisationen til fremlæggelse for repræsentantskabet og a budget for afdelingerne. 2.9 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. P.t. er Helen Jensen og Birthe Engbjerg udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommune. Referat: Styringsrapporterne blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Helen Jensen, Birthe Engbjerg og Allan Baltsersen blev udpeget til at deltage i dialogmøderne med Hjørring Kommune. I styringsrapporten for afd. 12-25 skal der tilføjes, at der ønskes et samarbejde med Hjørring Kommune omkring husning af flygtninge. 2.10 Udlejningsforhold Udlejningssituationen pr. 2015. Liste blev udleveret på mødet. Der har været annonceret i Hirtshals-Bindslev Avis. Referat: Listen blev gennemgået. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Der var dog yderligere en lejlighed på Gl. Landevej og i Lyngparken som går i tomgang. Side 5 af 14
2.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Hirtshals Boligselskab kan vælge 3 repræsentanter. Allan Mose Baltsersen, Birthe Engbjerg og Jens Back er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Der var genvalg til Allan Mose Baltsersen, Birthe Engbjerg og Jens Back. Der var en snak om, at alle er velkomne. 2.12 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Hirtshals Boligselskab kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 vælges af repræsentantskabet. 2 vælges af organisationsbestyrelsen. Birthe Engbjerg og Hans Fisker er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Der var genvalg til Birthe Engbjerg og Hans Fisker. 2.13 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Der afholdes to regionsmøder om året i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. P.t. er Helen Jensen og Birthe Engbjerg udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Der var genvalg til Helen Jensen og Birthe Engbjerg. Side 6 af 14
2.14 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede administrationen til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Kundechef Frank Hansen oplyste, at dette vil blive gjort for regnskabsåret 2015. 2.15 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 318,00 pr. lejemålsenhed (2015-niveau). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Referat: Bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Kundechef Frank Hansen kunne oplyse, at det ville blive gjort for regnskabsåret 2015. Side 7 af 14
2.16 Personaleforhold Generel orientering Referat: Kundechef Frank Hansen oplyste, at der i afd. 12-25 var ansat en sommerhjælp i en 3 måneders periode til maling af skure og plankeværke. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.17 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef Side 8 af 14
1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidti- Side 9 af 14
dige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.18 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Side 10 af 14
Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Beslutning om salg af afd. 12-27 Landsbyboligerne Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om salg af afd. 12-27 Landsbyboligerne. Referat: Bestyrelsen traf beslutning om at sælge afd. 12-27 Landsbyboligerne. 3.2 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01.01.2014 til 31.12.2014 var vedlagt. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 12-08: underskud på kr. 12.155 Afdeling 12-12: overskud på kr. 232.260 Afdeling 12-25: underskud på kr. 3.586.256 Side 11 af 14
Afdeling 12-26: overskud på kr. 365.000 Afdeling 12-27: underskud på kr. 159.018 Afdeling 12-28: overskud på kr. 87.357 Afdeling 12-30: overskud på kr. 45.542 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Kundechef Frank Hansen gennemgik årsregnskaber for de enkelte afdelinger. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.3 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 12-08: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 931.000 og indebærer en lejeregulering på 5,20 %. Afdeling 12-12: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.105.000 og indebærer en lejeregulering på 0,00%. Afdeling 12-25: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 15.923.000 og indebærer en lejeregulering på 6,91%. Afdeling 12-26: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.225.000 og indebærer en lejeregulering på 0,99% Afdeling 12-27: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.624.000 og indebærer en lejeregulering på 15,94%. Afdeling 12-28: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.982.000 og indebærer en lejeregulering på 1,98%. Afdeling 12-30: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.211.000 og indebærer en lejeregulering på 0,00%. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: I afd. 12-27 har afdelingsmødet ikke godkendt budgettet, men at organisationsbestyrelsen indstiller til en stigning på 0,00%. Side 12 af 14
Bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for det kommende regnskabsår. 3.4 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: I afd. 12-12 er udvidelse af svalegangene omkring 58 og 62 igangsat. Dette for at gøre lejemålene mere attraktive. Man afventer om beplantningen kommer eller der skal nye planter. Der har været en gennemgang af bygningen udvendig med henblik på fejl og mangler. I afd. 12-26 informerede Helen Jensen om helhedsplanen, som var indsendt til Landbyggefonden. Rullereklamerne ved Brugsen blev diskuteret. De er fortsat til gene for beboerne. Det blev diskuteret, om Brugsen må sætte reklamerne på væggen, da det er en del af fællesarealet. Den indtægt, der kom fra reklamen skulle deles ud blandt ejerforeningens medlemmer. Frank Hansen kunne meddele, at den forventede stigning i forsikringen på grund af defekte fittings er blevet tilbagekaldt, da det kunne påvises, at de omtalte fittings var skiftet. I afd. 12-28 blev der arbejdet med beplantning. Der havde været afholdt et Skt. Hans arrangement, som var velbesøgt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligorganisationer. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på www.domea.dk, annoncer, brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Markedsføringsplanen blev diskuteret og den er ind til videre blev stoppet på grund af dårlig økonomi. Bestyrelsen ønsker, at kommunikationsafdelingen skal tage kontakt til dem for belyse behovet for markedsføring af selskabet. Billederne på nettet blev diskuteret. 5 Renovering 5.1 Margretheparken 12-25 Side 13 af 14
Orientering gives på mødet af byggeudvalget. Referat: Kundechef Frank Hansen fortalte i relation til regnskabet, at de sidste brikker med hensyn til Landsbyggefonden endnu ikke er faldet på plads. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5.2 Havudsigten 12-26 Helhedsplan. Orientering gives på mødet. Referat: Der er indsendt en helhedsplan og der var en opfordring fra bestyrelsen til BYG om at følge på sagen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til tirsdag den 29. september 2015 kl. 17.00 i Havudsigten. 7 Eventuelt Referat: Intet at bemærke. Domea Servicecenter Bolig Nord, den 2. juli 2015. Trine Bomholt/Frank Hansen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 14 af 14