UDBUDSBETINGELSER VEDR. OFFENTLIGT EU-UDBUD 2015/S 123-225519 offentliggjort 30. juni 2015 Indkøb af BANKYDELSER Region Hovedstaden Side 1 af 17
Indholdsfortegnelse 1 Ordregiver... 4 1.1 Kontaktafdeling og -person... 4 1.2 Generelt... 4 1.3 Den udbudte ydelse... 5 2 Tidsplan... 5 3 Udbudsmateriale... 5 4 Tilbud... 6 4.1 Tilbuddets udformning... 6 4.2 Checkliste for tilbuddet... 6 4.3 Sprog... 7 4.4 Tilbudsomkostninger... 7 4.5 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 7 4.6 Fortrolighed... 8 5 Frister og tidsplan for udbuddet... 8 5.1 Spørgsmål... 8 5.2 Tilbudsfrist... 8 5.3 Tilbudsafgivelse... 8 5.4 Åbning af tilbud... 9 5.5 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist)... 9 5.6 Tilbudspræsentation... 9 6 Afgivelse af tilbud... 10 6.1 Afgivelse af delbud... 10 6.2 Afgivelse af alternativt tilbud... 10 6.3 Én- eller to-bankløsning sideordnet udbud... 10 7 Kontraktperiode... 11 7.1 Varighed... 11 7.2 Optioner... 11 8 Forbehold... 11 8.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold... 11 9 Udbudsprocessen... 12 9.1 Egnethed... 12 9.2 Generelle oplysninger... 12 9.3 Økonomisk og finansiel kapacitet... 13 9.4 Teknisk og faglig kapacitet... 13 10 Prisoplysning... 13 11 Alternative tilbud... 14 12 Kontrakten... 14 12.1 Generelt... 14 12.2 Kontraktform... 14 Region Hovedstaden Side 2 af 17
13 Tildelingskriterium... 14 13.1 Kvalitet 50 %... 14 13.2 Økonomi 40 %... 15 13.3 Serviceniveau 10 %... 16 14 Fortrolighed... 16 15 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 16 16 Ordregivers forbehold... 17 Region Hovedstaden Side 3 af 17
1 Ordregiver Region Hovedstaden Samtlige virksomheder og institutioner hørende under Region Hovedstaden v/ Region Hovedstaden Center for Økonomi Indkøb Kongens Vænge 2 DK 3400 Hillerød Kontaktperson: Sektionschef Ib John Petersen telefon 3866 5871 E-mail ib.john.petersen@regionh.dk For nærmere information om Region Hovedstaden se Bilag 1 Kravspecifikation, afsnit 1. Se desuden regionens hjemmeside www.regionh.dk for en oversigt over virksomheder og institutioner. 1.1 Kontaktafdeling og -person Følgende afdeling og person er ansvarlig for udbuddets gennemførelse og kan således kontaktes i overensstemmelse med nedenstående forskrifter, såfremt tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Region Hovedstaden Center for Økonomi - Finans og SAP Kontaktperson Ib John Petersen E-mail ib.john.petersen@regionh.dk Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk ved brug af e-mail. 1.2 Generelt Disse udbudsbetingelser gælder for Region Hovedstadens udbud af kontrakt om levering af bankydelser, jf. pkt. 1.3, efter udbudsdirektivet. Udbuddet vedrører tjenesteydelser omfattet af direktivets bilag 2 A. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside https://www.regionh.dk/til-fagfolk/om-region- H/Indkøb-og-udbud/Sider/Aktuelle-udbud.aspx. Forventet kontraktstart er den 1. januar 2016. Region Hovedstaden Side 4 af 17
1.3 Den udbudte ydelse Udbuddet vedrører levering af bankydelser (cash management ydelser) til understøttelse af Region Hovedstadens daglige bankdrift. Bilag 1 Kravspecifikation indeholder en uddybende beskrivelse af de udbudte tjenesteydelser. Kontraktperiode samt eventuelle optioner vedr. aftaleforlængelse fremgår af pkt. 12 nedenfor. 2 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 2015 9. juni Formandsmeddelelse forelæggelse forretningsudvalget 25. juni Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 7. august Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt 18. august Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar m.m. 24. august Frist for modtagelse af tilbud kl. 12.00 Uge 35-36 Gennemgang af tilbud Uge 36 Tilbudspræsentation. Nærmere tidspunkt meldes ud efter modtagelse af tilbud Uge 40 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstill-perioden) 20. oktober Mødesag, forelæggelse forretningsudvalget Uge 44 Forventet kontraktindgåelse 2016 1. januar Forventet kontraktstart 1. marts Vedståelsesfrist 3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: 1) Udbudsbetingelser med følgende udbudsbilag: Bilag a skema til generelle oplysninger Bilag b eksempel på Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 27 og 45 2) Udkast til kontrakt med følgende bilag: Bilag 1 Kravspecifikation Region Hovedstaden Side 5 af 17
Bilag 2A Prisbilag en-banks løsning Bilag 2B Prisbilag to-banks løsning Bilag 3 Leverandørens tilbud af XX. 2015 (indsættes efterfølgende) 3) udbudsbekendtgørelse af 25. juni 2015 som offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende den 30. juni 2015. Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har downloadet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt svar på spørgsmål. Disse vil løbende blive offentliggjort på den under pkt. 1 angivne hjemmeside i overensstemmelse med den angivne tidsplan jf. pkt. 2. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på den under pkt. 1 angivne hjemmeside og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på den under pkt. 1 angivne hjemmeside forrang. 4 Tilbud Udbudsmaterialet fremsendes ikke med post, men kan downloades fra ordregivers hjemmeside jf. pkt. 1.2. 4.1 Tilbuddets udformning Tilbuddet skal afgives i nøje overensstemmelse med de krav, som er anført i nærværende udbudsmateriale. Alle krævede oplysninger skal fremgå af tilbuddet, og tilbudsgiver skal svare udtømmende på alle punkter og i alle skemaer, hvor besvarelse er krævet. Der skal kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt eller må anses som et nødvendigt supplement til tilbudsgivers besvarelse af udbudsmaterialet. Eventuel yderligere dokumentation for tilbudsgivers besvarelse skal alene fremsendes på anmodning. Ordregiver gør opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt, idet Ordregiver kun i begrænset omfang i overensstemmelse med 12 i implementeringsbekendtgørelsen til Udbudsdirektivet efterfølgende har mulighed for at lade tilbudsgiver korrigere sit tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar, at det afgivne tilbud indeholder alle nødvendige oplysninger samt nødvendig dokumentation m.v. 4.2 Checkliste for tilbuddet Følgende dokumenter og oplysninger skal fremgå af tilbuddet: Region Hovedstaden Side 6 af 17
1 underskrevet original eksemplar af tilbuddet inkl. alle bilag jf. pkt. 5.3 Besvarelse af kravspecifikation, jf. Bilag 1 Kravspecifikation Besvarelse og udfyldelse af Bilag 2 - Prisbilag Dokumentation for egnethed (udvælgelseskriterier), jf. pkt. 9.1 samt udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 Endvidere bør følgende dokumenter fremgå af tilbuddet: 5 kopier i papirformat af tilbuddet samt bilag jf. pkt. 5.3 1 elektronisk kopi (USB nøgle) jf. pkt. 5.3 Ordregiver forbeholder sig ret til under overholdelse af ligebehandlingsprincippet og forhandlingsforbuddet at gøre brug af Implementeringsbekendtgørelsens 12, såfremt eventuelle mangler vedrørende formelle krav i tilbudsgivers fremsendte tilbud er omfattet af denne bestemmelse. 4.3 Sprog Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder tilbud, kontrakter, dokumentation og efterfølgende kommunikation skal foregå på dansk. 4.4 Tilbudsomkostninger Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke. 4.5 Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver afgive en erklæring om at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af tilbuddet har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. udbudsdirektivets art. 27. Tilbudsgiver kan vedlægge det af ordregiver vedlagte udbudsbilag b - eksempel om erklæring på tro og love i udfyldt og underskrevet stand ved afgivelsen af erklæring på tro og love vedrørende Art. 27. Tilbudsgivere, der ikke afgiver erklæring om ovenstående oplysninger, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljø samt beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Oplysninger om skatter og afgifter findes på Skats hjemmeside: www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: www.mst.dk Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: www.at.dk Region Hovedstaden Side 7 af 17
4.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 5 Frister og tidsplan for udbuddet 5.1 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt på e-mail og forsynes med emneteksten Udbud af bankydelser i Region Hovedstaden. Alle spørgsmål skal være ordregiver i hænde senest fredag d. 7. august og sendes til kontaktpersonen nævnt i pkt. 1. Spørgsmål, der modtages senere end 7. august, vil blive besvaret hvis muligt. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 2, blive offentliggjort i anonymiseret form på den under pkt. 1.2 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud på den under pkt. 1 angivne hjemmeside. 5.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde: senest mandag den 24. august 2015 kl. 12.00. For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. 5.3 Tilbudsafgivelse Tilbuddet bør mærkes Tilbud vedrørende offentligt EU-udbud nr. 2015/S 123-225519 Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 underskrevet originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag. Region Hovedstaden Side 8 af 17
Endvidere bedes afleveret: 5 kopier i papirformat af tilbuddet samt bilag. 1 elektronisk kopi (USB nøgle) USB nøgler må ikke være kopibeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Alle dokumenter bedes indleveret i samme format som fremsendt af ordregiver i nærværende udbudsmateriale. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud. I tilfælde af modstrid imellem dokumenterne vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. Ordregiver forbeholder sig ret til med 3 dages varsel at udbede sig yderligere kopier af det underskrevne originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag til brug for eventuelle aktindsigtsbegæringer og/eller klagesagsbehandlinger. 5.4 Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for overværelse af åbningen af de modtagne tilbud. 5.5 Tilbuddets gyldighed (vedståelsesfrist) Tilbuddet skal være gyldigt indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 5.6 Tilbudspræsentation Som en del af ordregivers bedømmelse af underkriteriet Kvalitet, jf. punkt 13, indgår en præsentation på maksimalt 90 minutters varighed af tilbudsgivers løsning af følgende: Hvordan logges der på systemet, herunder koder og adgange, jf. Bilag 1 - Kravspecifikation, pkt. 3.3.5.2 Afstemning af netbanksystemet, jf. Bilag 1 - Kravspecifikation, pkt. 3.3.5.2 Netbankbetalinger indenlandske som udenlandske, jf. Bilag 1 - Kravspecifikation, pkt. 3.3.2.3 til 3.3.2.5 Indbetalinger udtræk til brug ved udligning af fakturaer, Bilag 1 - Kravspecifikation, pkt. 3.3.3.1 til 3.3.3.2 Søgefunktioner ved fremfindelse af indbetalinger/udbetalinger, herunder muligheder for udvidede søgninger og søgning i udenlandsk valuta, jf. Bilag 1 - Kravspecifikation, pkt. 3.3.3.1 til 3.3.3.2 og 3.3.2.4og 3.3.2.5 Region Hovedstaden Side 9 af 17
Samleposter åbning, søgning og eksport af samleposter, jf. Bilag 1 - Kravspecifikation 1, pkt. 3.3.5.12. I præsentationsmøderne vil der fra ordregiver deltage repræsentanter fra økonomiområdet. Der kan fra tilbudsgivers side deltage maksimalt 4 repræsentanter, idet ordregiver gerne ser, at disse repræsentanter er blandt de personer, der vil skulle varetage den løbende kontakt med ordregiver, såfremt tilbudsgiver måtte vinde udbuddet. Det bør af det afgivne tilbud fremgå, hvem der forventes at deltage på præsentationsmødet. Tilbudsgiver får adgang til mødelokalet 20 minutter før præsentationsmødets start. I mødelokalet vil der være AV-udstyr, tavle, flipover og projektor til rådighed. Hvis tilbudsgiver ønsker at gøre brug af andet udstyr til brug for præsentationen, skal dette udstyr medbringes og klargøres inden præsentationsmødets start. Efter en kort præsentation af de deltagende personer følger en præsentation af de ovenfor nævnte punkter. Taletid udover 90 minutter vil ikke blive tildelt, hvilket betyder, at præsentationen vil blive afbrudt efter 90 minutter. Præsentationen vil vægte med en tredjedel ved vurderingen af underkriteriet Kvalitet, jf. punkt 13. Præsentationen vil blive afholdt på Regionsgården i Hillerød. Ordregiver vil efter tilbudsfristen give tilbudsgiver besked om mødetidspunkt mv. 6 Afgivelse af tilbud 6.1 Afgivelse af delbud Der kan ikke afgives tilbud på dele af aftalen. 6.2 Afgivelse af alternativt tilbud Der kan ikke afgives alternativt tilbud. 6.3 Én- eller to-bankløsning sideordnet udbud Region Hovedstaden har for nuværende en to-bank løsning med en samlet trækningsfacilitet på 2.000 mio kr. Region Hovedstaden ønsker dog at udbyde både en én-bankløsning med en samlet trækningsfacilitet på 2.000 mio. kr. og en to-bankløsning med en trækningsfacilitet på hver 1.000 mio. kr., som sideordnede udbud. Region Hovedstaden Side 10 af 17
Ordregiver foretager sideordnet udbud med henblik på at modtage tilbud på begge løsninger fra samme tilbudsgiver. Tilbudsgiver kan byde ind på begge løsninger: Én-bankløsning og to-bankløsningen. De to løsninger afgives ikke i konkurrence mod hinanden. Region Hovedstaden vil ved evalueringen indledningsvist vurdere de to løsninger og på baggrund heraf træffe beslutning om hvilken løsning, der skal indgå i den endelige evaluering, jf. pkt. 13. Alene tilbud på den valgte løsning vil indgå i den endelige evaluering. I valget mellem de to sideordnede udbud vil indgå det forhold, at der - set ud fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv - kan være visse fordele ved at fortsætte med to banker til de daglige bankforretninger. Det vil bl.a. betyde, at det vil være muligt at foretage betalinger også i tilfælde af systemnedbrud hos den ene. 7 Kontraktperiode 7.1 Varighed Kontrakten forventes at løbe fra den 1. januar 2016 31. december 2019. 7.2 Optioner Ordregiver har option på at forlænge kontrakten på 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. 8 Forbehold 8.1 Tilbudsgivers eventuelle forbehold Tilbuddet skal være i overensstemmelse med udbudsmaterialet herunder kontraktvilkår. Ordregiver accepterer kun indholdsmæssige afvigelser og udtrykkelige forbehold, hvis de kan prissættes i evalueringen og ikke vedrører grundlæggende elementer for ordregiver. Tilbudsgiver påtager sig således en betydelig risiko for afvisning, hvis tilbuddet ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet. For ordregivers vurdering af tilbudsgivers eventuelle manglende opfyldelse af formkrav i det afgivne tilbud henvises dog til punkt 4.1 og 4.2. Region Hovedstaden Side 11 af 17
Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, hvor disse ikke er efterspurgt af ordregiver, vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i kontraktgrundlaget. 9 Udbudsprocessen Udbudsprocessen gennemføres som to delprocesser. Forud for den beskrevne tilbudsvurdering på baggrund af det offentliggjorte tildelingskriterium, jvf. punkt 13, vil der finde en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed sted som beskrevet i pkt. 9.1. 9.1 Egnethed Såfremt de afgivne oplysninger viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed som angivet i udbudsbekendtgørelsen, vil ordregiver ikke kunne tage tilbuddet i betragtning. 9.2 Generelle oplysninger Tilbudsgiver skal fremsende følgende generelle oplysninger: Tilbudsgivers navn, adresse, CVR nr., telefon nr. og e-mail adresse Navn på den person, der er tilbudsgivers kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne kontaktpersonens direkte telefon nr., mobiltelefon nr. og e-mail adresse. Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt. Ovenstående oplysninger bedes fremsendt ved anvendelse af det af ordregiver udarbejdede udbudsbilag a, jf. pkt. 3. Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en sådan situation, skal tilbudsgiver derfor fremsende erklæring herom. Tilbudsgiver bedes anvende det af ordregiver udarbejdede udbudsbilag b, jf. pkt. 3, til dette formål. I denne erklæring skal det endvidere angives, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Ordregiver kan i henhold til lovgivningen være berettiget og forpligtet til at udelukke tilbudsgivere med en sådan gæld. Ordregiver forbeholder sig ret til inden evt. kontraktindgåelse at forlange, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest udarbejdet af Erhvervsstyrelsen, som ikke må være mere end 6 måneder gammel eller anden Region Hovedstaden Side 12 af 17
fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke finder sig i situationer omfattet af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. 9.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Den senest offentliggjorte tilsynsdiamant indeholdende nøgletalsværdier for tilsynsdiamantens 5 pejlemærker i overensstemmelse med Finanstilsynets vejledning nr. 9047. Dokumentation for at tilbudsgiver er udpeget som/indstillet som systemisk bank Kopi af police om erhvervsansvarsforsikring. Alternativt en erklæring fra forsikringsselskab om dækningssum. Mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet: Det er et mindstekrav: At tilbudsgiver i den senest offentliggjorte tilsynsdiamant har opfyldt de 5 pejlemærker i tilsynsdiamanten i overensstemmelse med Finanstilsynets vejledning nr. 9047 (systemisk bank). Minimumsdækning erhvervsansvarsforsikring: Forsikringen skal som minimum dække enkeltskader på 20 mio. kr. og dække 100 mio. kr. samlet i årlig forsikringssum. 9.4 Teknisk og faglig kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers tekniske/faglige formåen: Referenceliste over tilsvarende leverancer som omfattet af nærværende udbud inden for de seneste 2 år. Mindstekrav til tilbudsgivers teknisk/faglige kapacitet: Referencelisten for tilsvarende leverancer inden for de seneste 2 år skal vise minimum 5 kunder inden for staten og/eller kommuner og/eller regioner. 10 Prisoplysning I Bilag 2A Prisbilag en-banksløsning skal tilbudsgiver angive priser, herunder rentesatser for enbanksløsningen. Bilag 2A - Prisbilag en-banksløsning skal udfyldes i overensstemmelse med ordregivers retningslinjer. Region Hovedstaden Side 13 af 17
I Bilag 2B Prisbilag to-banksløsning skal tilbudsgiver angive priser, herunder rentesatser for tobanksløsningen. Bilag 2B - Prisbilag to-banksløsning skal udfyldes i overensstemmelse med ordregivers retningslinjer. Priser, som i henhold til retningslinjerne skal angives som et beløb i danske kroner, skal angives uden moms, men inkl. evt. øvrige afgifter. 11 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 12 Kontrakten 12.1 Generelt Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det offentliggjorte Udkast til kontrakt, jf. pkt. 3. Der vil blive indgået kontrakt med den leverandør eller de 2 leverandører, der afgiver det bedste tilbud i henhold til tildelingskriteriet i punkt 13 afhængig af ordregivers valg af sideordnede løsninger, jf. pkt. 6.3 12.2 Kontraktform Kontrakten/kontrakterne, der vil blive indgået på baggrund af udbuddet, er en offentlig kontrakt/er. 13 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier og vægte: Underkriterier Vægtning Kvalitet, jf. pkt. 13.1 50 % Økonomi, jf. pkt.13.2 40 % Serviceniveau, jf. pkt. 13.3 10 % 13.1 Kvalitet 50 % I vurdering af underkriteriet Kvalitet vil besvarelsen af konkurrenceparametre (KPK) fra Bilag 1 - Kravspecifikation indgå. Konkurrenceparametre der er tilføjet en * er parametre, som Region Hovedstaden i særlig grad lægger vægt på. Hvor intet andet er specifikt angivet i kravspecifikationen vil ordregiver ved vurderingen lægge vægt på løsninger/tiltag der minimerer ressourceforbruget hos regionens medarbejdere samt at løsningen er enkel og gennemskuelig. Endvidere indgår tilbudspræsentationen i henhold til pkt. 5.6. Tilbudspræsentationen vil indgå med en vægt på 1/3 af kvalitetsvurderingen. Region Hovedstaden Side 14 af 17
13.2 Økonomi 40 % Generelt I vurderingen af underkriteriet Økonomi vil besvarelsen af konkurrenceparametre (KPØ) fra Bilag 1 Kravspecifikation indgå. Konkurrenceparametre, der er tilføjet en *, er parametre, som Region Hovedstaden i særlig grad lægger vægt på. Besvarelsen af konkurrenceparametrene KPØ vil indgå med delvægten 15% i underkriteriet Økonomi. En-banksløsning Såfremt ordregiver vælger en-banksløsningen, jf. pkt. 6.3, vil besvarelsen i bilag 2A Prisbilag enbanksløsning indgå med delvægten 85 % i vurderingen af underkriteriet Økonomi ud fra en økonomisk beregning som angivet nedenfor. Delelementerne angivet i Bilag 2A vil indgå på følgende måde: Den tilbudte rentesats for indestående over 500 mio. kr. i regionens favør (pkt. A) vil indgå for 500 mio. kr. for en 4 årig periode med en vægtning på 10 % Den tilbudte rentesats for indestående op til 500 mio. kr. i regionens favør (pkt. B) vil indgå for 500 mio. kr. for en 4 årig periode med en vægtning på 45 % Der påregnes et brug af træk på kassekreditten på ca. 144 dage i de 4 år. Den tilbudte rentesats for træk på kassekredit ved kreditmaksimum på 2.000 mio. kr. (pkt. C) vil derfor indgå for 2.000 mio. kr. for 144 dage med en vægtning på 40 % De tilbudte årlige udgifter ved trækningsretten vil indgå for en 4 årig periode med en vægtning på 5 % To-banksløsning Såfremt ordregiver vælger to-banksløsningen, jf. pkt. 6.3, vil besvarelsen i bilag 2B Prisbilag tobanksløsning indgå med delvægten 85 % i vurderingen af underkriteriet Økonomi ud fra en økonomisk beregning som angivet nedenfor. Delelementerne angivet i Bilag 2B vil indgå på følgende måde: Den tilbudte rentesats for indestående over 500 mio. kr. i regionens favør (pkt. A) vil indgå for 500 mio. kr. for en 4 årig periode med en vægtning på 10 % Den tilbudte rentesats for indestående op til 500 mio. kr. i regionens favør (pkt. B) vil indgå for 500 mio. kr. for en 4 årig periode med en vægtning på 45 % Der påregnes et brug af træk på kassekreditten på ca. 144 dage i de 4 år. Den tilbudte rentesats for træk på kassekredit ved kreditmaksimum på 1.000 mio. kr. (pkt. D) vil derfor indgå for 1.000 mio. kr. for 144 dage med en vægtning på 40 % De tilbudte årlige udgifter ved trækningsretten vil indgå for en 4 årig periode med en vægtning på 5 % Region Hovedstaden Side 15 af 17
13.3 Serviceniveau 10 % I vurderingen af underkriteriet Service vil besvarelsen af konkurrenceparametre (KPS) fra Bilag 1 Kravspecifikation indgå. Konkurrenceparametre der er tilføjet en * er parametre, som Region Hovedstaden i særlig grad lægger vægt på. Hvor intet andet er specifikt angivet i kravspecifikationen vil ordregiver ved vurderingen lægge vægt på løsninger/tiltag der er enkle og gennemskuelige samt sikrer et højt serviceniveau hos tilbudsgiveren til gavn for ordregiver. 14 Fortrolighed Udbuddet er undergivet offentlighed, jf. Lov nr. 606 af 12/06/2013 - Lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven). Tilbudsgiver bedes klart angive hvilke oplysninger eller dokumenter i det fremsendte materiale, der ønskes undtaget offentlighed som forretningsfølsomme mv. For hver oplysning eller dokument, der ønskes undtaget, anføres kort grunden herfor. Forretningsfølsomme oplysninger kan oplyses i følgeskrivelsen, som bilag eller ved markering af tekst/tal. Region Hovedstaden træffer den endelige afgørelse om offentlighed i udbuddet, iht. Offentlighedsloven, og tilbudsgivers ønsker om at undtage eventuelle oplysninger fra aktindsigt er således ikke bindende for Region Hovedstaden. Tilbudsgiver høres som udgangspunkt ikke inden afgørelsen træffes, men afdelingen bestræber sig på at kontakte tilbudsgiver under udbudsprocessen, hvor det praktisk kan lade sig gøre, og hvor det findes relevant at foretage endnu en høring. 15 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Bilag c Generelle oplysninger angivne e- mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. Region Hovedstaden Side 16 af 17
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 16 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der ikke er en usaglig grund. Region Hovedstaden Side 17 af 17