Udbudsbetingelser. vedr. levering af. LC-MS-system. til. Clinical Metabolomics Core Facility. Rigshospitalet. Region Hovedstaden

Transkript

1 Udbudsbetingelser vedr. levering af LC-MS-system til Clinical Metabolomics Core Facility Rigshospitalet Region Hovedstaden EU-udbud nr. 2015/S XXX-XXXXXX

2 Indholdsfortegnelse 1. BILAG ORDREGIVER ORDREGIVERS KONTAKTPERSONER GENERELT TILBUDDETS UDFORMNING Udfyldelse af bilagsskemaer TILBUDSGIVERS EVENTUELLE FORBEHOLD TJEKLISTE TIL TILBUDDET SPROG UDARBEJDELSE AF TILBUDDET FORTROLIGHED FRISTER OG TIDSPLANER SPØRGSMÅL TILBUDSFRIST OG TILBUDSFORMATER ADRESSAT ÅBNING AF TILBUD VEDSTÅELSESFRIST DEMONSTRATION/BESIGTIGELSE AF DET TILBUDTE UDSTYR AFTALETILDELING OG -START LEVERING, INSTALLATION OG IBRUGTAGNING UDBUDSPLAN (OPSUMMERING AF OVENSTÅENDE PUNKTER) UDBUDDETS ART, OMFANG OG FORMÅL LEVERANCEOVERSIGT OPTIONER PÅ SERVICE Forebyggende vedligehold Fulddækkende service RESERVEDELE ADGANGSFORHOLD OG INSTALLATIONSSTED HOS ORDREGIVER DRIFTSFORUDSÆTNINGER TILBUDSAFGIVELSE PRIS AFGIVELSE AF DELBUD AFGIVELSE AF ALTERNATIVT TILBUD KRAVSPECIFIKATIONER MINIMUMSKRAV/SKAL-KRAV (A-KRAV) ØNSKELIGE KRAV (B-KRAV) AFTALEUDKAST TILDELINGSKRITERIUM OG EVALUERING PRIS 40 % KVALITET OG FUNKTIONALITET 60 % UDVÆLGELSESKRITERIER RETLIG SITUATION Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 2 af 11

3 1. Bilag Bilag 1. Bilag 2. Bilag 3. Udkast til aftale. Kravspecifikationer (svarskema). Tilbudsliste (svarskema). Bilag 4. Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel Ordregiver Region Hovedstaden Rigshospitalet, Afsnit 7652 Clinical Metabolomics Core Facility Ole Maaløes Vej 26, Indgang 76, 5. sal 2200 København N v/ Region Hovedstaden Center for Økonomi, Indkøb Kongens Vænge Hillerød 2.1 Ordregivers kontaktpersoner Indkøbsansvarlig kontaktperson: Strategisk Indkøbskonsulent Claus Jørgen Eskerod Tlf.: Direkte tlf.: Fax: claus.joergen.eskerod@regionh.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: EU-udbud 2015/S , LC-MS-system, Rigshospitalet. Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. 3. Generelt Nærværende udbud er et offentligt udbud offentliggjort ved bekendtgørelse 2015/S Den aftale, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en offentlig kontrakt. Udbudsmaterialet består af nærværende udbudsbetingelser med bilag inklusive udkast til aftale med aftalebilag. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbud således skal afgives i overensstemmelse med alle krav i hele dette materiale. Hele udbudsmaterialet er uploadet på og fremsendes hverken pr. eller post. Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 3 af 11

4 3.1 Tilbuddets udformning Tilbuddet bedes afgivet i nøje overensstemmelse med de krav, som er anført i nærværende udbudsmateriale, idet der skal svares udtømmende på alle punkter og i alle skemaer, hvor besvarelse er krævet, med klar og tydelig henvisning til nummerering og overskrifter i udbudsmaterialet, samt alle specielle krav anført i kravspecifikationen Bilag 2 samt øvrige bilag, jf. punkt 1. Alle ønskede oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Der skal kun vedlægges dokumentation, hvor det er udtrykkeligt nævnt, mens eventuel yderligere dokumentation alene skal fremsendes på anmodning. Oplysningerne ønskes opstillet i samme rækkefølge som anført i udbudsmaterialet. Ordregiver gør opmærksom på, at ufuldstændige tilbud kan medføre, at tilbuddet ikke anses som konditionsmæssigt, idet Ordregiver ikke efterfølgende har mulighed for at lade tilbudsgiver korrigere sit tilbud udover det, der er muligt efter Implementeringsbekendtgørelsens Udfyldelse af bilagsskemaer Svar- og tilbudsskemaerne, jf. bilagsfortegnelsen i punkt 1 er udarbejdet med henblik på at sikre en lige vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver vurderingen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Ordregiver ser derfor gerne, at Tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud anvender de svarskemaer, der er anført i bilagsfortegnelsen, jf. punkt 1. Vælger Tilbudsgiver ikke at følge skemaerne og den heri anførte disposition for tilbud, er det Tilbudsgivers ansvar, at hans tilbud på anden vis indeholder alle nødvendige oplysninger og dokumentation m.v. 3.2 Tilbudsgivers eventuelle forbehold Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres tydeligt i tilbudsbrevet med reference til det punkt, det vedrører, og bedes begrundet. Forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder blandt andet pris, ibrugtagningsfrister, kontraktvilkår samt ikke-kapitaliserbare forbehold vil medføre, at tilbuddet vil blive vurderet som ikke-konditionsmæssigt. Tilbuddet vil derfor ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold overfor denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning. Ordregiver forbeholder sig ret til at se bort fra tilbud, som indeholder kapitaliserbare forbehold vedr. ikke-grundlæggende elementer eller til at tage sådanne tilbud i betragtning. Såfremt sådanne tilbud tages i betragtning vil ordregiver på egen hånd kapitalisere de i tilbuddet indeholdte forbehold. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i aftalegrundlaget. 3.3 Tjekliste til tilbuddet Følgende dokumenter og oplysninger skal fremgå af tilbuddet: Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 4 af 11

5 o Underskrevet original-tilbud, jf. punkt 4.2. o Besvarelse af kravspecifikation over A-krav og B-krav, jf. Bilag 2. Tilbudsgiver kan uddybe og supplere bilaget med yderligere dokumentationsbilag. o Besvarelse af tilbudsliste, jf. Bilag 3. o Materiale til kvalifikation af tilbudsgiver, jf. punkt Sprog Tilbudsmaterialet skal være på dansk eller engelsk. Udbudsmaterialet er og kontrakt vil være affattet på dansk. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk eller engelsk og være skriftlig. 3.5 Udarbejdelse af tilbuddet Tilbuddet udarbejdes for tilbudsgivers regning og risiko og returneres ikke. 3.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af de danske regler om aktindsigt. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver om muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Der henvises dog til punkt 6.1 Pris. Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 4. Frister og tidsplaner 4.1 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet herunder aftaleudkast, såfremt der er forhold og krav, der efter tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Tilbudsgiver har derigennem mulighed for at påvirke vilkår og konditioner Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt skriftligt pr. så tidligt som muligt og senest onsdag, den 11. februar Spørgsmålene vil blive besvaret senest tirsdag, den 17. februar Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. ovennævnte svarfrist. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 5 af 11

6 Spørgsmål og svar vil i anonymiseret blive offentliggjort på Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgiver ansvar løbende at holde sig orienteret herom på Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med tydelig angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. 4.2 Tilbudsfrist og tilbudsformater Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag, den 24. februar kl For sent indkomne tilbud vil ikke blive taget i betragtning i tilbudsvurderingen. Det er alene tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbuddet bedes mærket EU-udbud 2015/S , LC-MS-system, Rigshospitalet. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: o 1 stk. elektronisk udgave (cd-rom/usb) indeholdende det komplette tilbud inkl. alle bilag og eventuelle datablade. Materialet på de elektroniske kopier af tilbudsmaterialet skal være i et alment tilgængeligt format såsom PDF eller ODF. Svarskemaer bedes dog udfyldt og returneret i det samme elektroniske format, som det foreligger i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med det originale tilbud Er dette ikke tilfældet, vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion, men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. 4.3 Adressat Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til nedenstående: Region Hovedstaden Center for Økonomi, Indkøb Kongens Vænge Hillerød Kontaktperson: Strategisk Indkøbskonsulent Claus Jørgen Eskerod Tlf.: claus.joergen.eskerod@regionh.dk Hvis tilbuddet afleveres personligt bedes tilbudsgiver henvende sig i receptionen ved hovedindgangen. 4.4 Åbning af tilbud Der vil ikke være mulighed for, at tilbudsgiver kan overvære åbningen af de indkomne tilbud. Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 6 af 11

7 4.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gyldigt indtil 3 måneder fra tilbudsfristen. 4.6 Demonstration/besigtigelse af det tilbudte udstyr Ordregiver forbeholder sig ret til, som led i evalueringen, at besigtige det tilbudte udstyr i perioden fra tilbudsfristens udløb til valg af leverandør. En evt. besigtigelse foretages af relevante brugere, dog maks. 6 personer i alt. Ordregiver afholder egne omkostninger i forbindelse med besigtigelse (rejse og ophold). Det bemærkes, at disse besigtigelser alene vil have karakter af teknisk afklaring, og at ingen form for forhandling af Tilbudsgivers tilbud vil finde sted. 4.7 Aftaletildeling og -start Meddelelse vedr. tildeling af aftale forventes at ske i uge 9 i Aftale anses dog ikke for indgået, før aftalens endelige underskrivelse af begge parter, som tidligst kan finde sted efter udløb af standstill-perioden. 4.8 Levering, installation og ibrugtagning Ordregiver ønsker levering og installation så hurtigt som muligt efter kontraktindgåelse. Tilbudsgiver skal angive sine muligheder i kravspecifikationen i Bilag 2, og de indgår i evalueringen af kvalitet og funktionalitet, jf. punkt Udbudsplan (opsummering af ovenstående punkter) Dato for fremsendelse Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU- Tidende Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Frem til denne dato kan Ordregiver offentliggøre yderligere spørgsmål og svar til de bydende kl Frist for modtagelse af tilbud Uge Uge Forventet meddelelse om tildeling af aftale henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstill-perioden) Forventet indgåelse af aftale Vedståelsesfrist Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 7 af 11

8 5. Udbuddets art, omfang og formål Indkøbet skal understøtte Regionens målsætning om til stadighed at kunne levere behandling på et højt niveau. Indkøbet skal endvidere ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætninger om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. 5.1 Leveranceoversigt Udbuddet omfatter indkøb af et samlet LC-MS-udstyr til Rigshospitalet, Region Hovedstaden. Mængder og omfang vedrørende aftalen fremgår nedenfor og af tilbudslisten, Bilag 3. Den konkrete kravspecifikation, krav til kvalitet m.v. fremgår af pkt. 7 og kravspecifikationen, Bilag 2. De aftalevilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af aftaleudkastet, Bilag Optioner på service Udbuddet omfatter endvidere option på forebyggende vedligehold og fulddækkende service, jf. punkt og Serviceoptioner skal prissættes pr. år, jf. Bilag 3 - tilbudslisten. Prisen indgår i ordregivers evaluering af tilbuddet, jf. punkt 9. Tilbudsgiver skal opretholde service-setup i 7 år fra godkendt afleveringsforretning. Tilbudsgiver bedes i tilbuddet anføre evt. øvrige vilkår og supplerende oplysninger for disse optioner, herunder beskrive hvilke serviceprocedurer, kvalitetssikringsmålinger og kalibreringer der gennemføres samt angive kontaktoplysninger for tilkald mv. Oplysningerne indgår i ordregivers evaluering af tilbuddet i det omfang det fremgår af B-krav i kravspecifikationen Bilag Forebyggende vedligehold Dette serviceniveau omfatter: o Dokumenteret forebyggende vedligeholdelse (i henhold til fabrikantens forskrifter) inden for normal arbejdstid herunder kvalitetssikring min. en gang årligt o Sikkerhedsinspektion. o Opdateringer af software og operativsystem. o Inkl. udskiftning af sliddele. o Ekskl. reservedele og responstid på on-site-tekniker Fulddækkende service Dette serviceniveau omfatter forebyggende vedligehold, opdateringer, fri tilkald af on-site-tekniker med garanteret responstid på 48 timer samt reservedele på samme betingelser som i den vederlagsfri afhjælpningsperiode, jf. punkt 5.5 og aftaleudkastet Bilag Reservedele Tilbudsgiver skal prissætte de mest betydende reservedele, jf. Bilag 3 - tilbudslisten. Reservedele skal kunne leveres i udstyrets levetid hos ordregiver, dog maksimalt 7 år. Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 8 af 11

9 Tilbudsgivers prissætning af reservedele vil ikke indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet/prisen. Tilbudsgiver bedes i tilbuddet anføre øvrige vilkår og supplerende oplysninger, herunder procedurer for bestilling af reservedele, åbningstid, vilkår for returnering af forbrugs- og reservedele mv. Oplysningerne indgår ikke i ordregivers evaluering af tilbuddet, jf. punkt Adgangsforhold og installationssted hos Ordregiver Installationsstedet fremgår af udbudsbetingelserne punkt 2 samt kravspecifikationen, Bilag 2. Tilbudsgiver bedes i besvarelsen af Bilag 2 beskrive, hvorledes det tilbudte udstyr installeres og tilsluttes ovennævnte installationssted. Såfremt udstyret kræver særlige installationstiltag skal dette oplyses. 5.5 Driftsforudsætninger Nedenstående driftsforudsætninger skal lægges til grund for Tilbudsgivers prissætning af tilbud og optioner, hvor andet ikke eksplicit fremgår. o Levetid: 7 år fra godkendt afleveringsforretning. o Driftstid: Dagligt i Ordregivers åbningstid. o Responstid on site: maksimalt 48 timer (fraregnet weekender og helligdage). Øvrige vilkår for drift og sælgers afhjælpningspligt fremgår af udkast til aftale jf. Bilag 1. Afhjælpningsperioden er tre år. 6. Tilbudsafgivelse 6.1 Pris Tilbudspriser på de(t) på tilbudslisten Bilag 3 anførte udstyr og produkter ønskes opgivet som nettopriser. Tilbud skal afgives i danske kroner ekskl. moms, uden kursforbehold men inkl. told og øvrige afgifter. Alle priser skal være faste, medmindre der i nærværende materiale er angivet mulighed for prisregulering. Det må påregnes at tilbudsprisen, subsidiært kontraktsummen vil blive offentliggjort i EU-tidende, såfremt der indgås aftale. 6.2 Afgivelse af delbud Der kan ikke afgives tilbud på dele af den udbudte leverance/aftaler. Der skal derimod afgives tilbud på alle positioner (herunder service, forbrugs- og reservedele). 6.3 Afgivelse af alternativt tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 7. Kravspecifikationer Det udbudte udstyr er beskrevet i kravspecifikationerne jf. Bilag 2. Tilbud bedes afgivet i overensstemmelse med kravspecifikationen, idet tilbudsgiver punkt for punkt bedes redegøre for, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til kravspecifikationen. Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 9 af 11

10 Tilbudskonfigurationen skal omfatte det nødvendige udstyr til efterlevelse af Ordregivers A-krav og de B-krav, som tilbudsgiver ønsker at blive evalueret på. 7.1 Minimumskrav/Skal-krav (A-krav) Tilbudsgiver skal acceptere alle A-krav og fyldestgørende besvare, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til kravene. Tilbudsgiver bedes benytte Bilag 2 til besvarelse af, hvorledes det tilbudte udstyr lever op til A- kravene. Tilbud, der ikke opfylder et eller flere af A-kravene, vil ikke blive taget i betragtning. 7.2 Ønskelige krav (B-krav) Tilbudsgiver skal fyldestgørende besvare om og hvorledes alle B-krav opfyldes. Besvarelse af B- krav gælder og er bindende for det tilbudte udstyr. Alle B-krav vil indgå i Ordregivers evaluering af tilbuddet. Jo bedre Ordregiver vurderer, at tilbuddet opfylder Ordregivers B-krav, desto bedre vil ordregiver evaluere tilbuddet. Angiver Tilbudsgiver, at et eller flere B-krav ikke kan opfyldes, ses der ikke bort fra tilbuddet, men tilbuddet vil alene indgå i evalueringen af det eller de pågældende B-krav med den lavest mulige vurdering. Tilbudsgiver bedes benytte Bilag 2 til besvarelse af, om og hvorledes tilbuddet lever op til B-krav, samt vedlægge de efterspurgte diagrammer og materiale, jf. tjeklisten punkt Aftaleudkast Vedlagte aftaleudkast (Bilag 1) inkl. bilag udgør vilkårene for samhandel i tilfælde af tildeling. Udkastet suppleres med relevante oplysninger og bilag fra tilbudsgivers tilbud. Det fremgår af udkastet, hvor kontrakten suppleres. Da der ikke er tale om en standardkontrakt, opfordres tilbudsgiver til at gennemgå kontraktudkastet nøje og stille spørgsmål til evt. uklarheder, jf. punkt 4.1 i nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for aftalevilkår. Tilbudsgiver opfordres til at gennemlæse aftaleudkastet nøje og stille evt. spørgsmål hertil hurtigst muligt og inden spørgefristens udløb jf. punkt Tildelingskriterium og evaluering Ordregiver agter at indgå aftale med den Tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud på den samlede aftale ud fra de nedenfor anførte underkriterier i punkt 9.1 og Evaluering vil blive foretaget i samarbejde med installationsstedets personale. 9.1 Pris 40 % Prisparameteret vurderes som summen af følgende: Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 10 af 11

11 o Den samlede anskaffelsespris for systemet til Rigshospitalet (installation og uddannelse skal være indeholdt), jf. pos. 1 i Bilag 3 tilbudslisten. o 100 % af den samlede pris på serviceoptionerne i tre år, hvor prisen for forebyggende vedligehold og fulddækkende service vægtes med 50 % hver, jf. position 2 i Bilag 3 - tilbudslisten. 9.2 Kvalitet og Funktionalitet 60 % Evaluering foretages på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af B-kravene i Bilag 2. Eventuel vedlagt dokumentation, og evt. besigtigelse m.v. indgår i evalueringen i det omfang oplysningerne supplerer tilbudsgivers besvarelse af B-krav i Bilag Udvælgelseskriterier For at komme i betragtning skal tilbudsgiver afgive de krævede minimumsoplysninger vedrørende sin retlige situation, jf. dog implementeringsbekendtgørelsens 12. Ved tilbudsgivning fra en sammenslutning af økonomiske aktører stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retslige form, men såfremt flere byder i forening, skal der blandt disse udpeges en ansvarlig tilbudsgiver, der tegner alle de bydende ved tilbuddet og efterfølgende. Endvidere skal de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af aftalen. Ved sammenslutninger af virksomheder skal den krævede dokumentation gives i sin helhed for hver enkelt virksomhed. Virksomheder, der ikke afgiver den krævede dokumentation, vil ikke komme i betragtning. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger viser, at tilbudsgiver ikke er egnet til at løse opgaven Retlig situation Følgende oplysninger om tilbudsgivers retlige situation skal fremgå af tilbuddet: Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a-c. Skabelon til brug for afgivelse af tro og love erklæring vedr. art. 45 i udbudsdirektivet forefindes som bilag til udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig ret til efter tildelingen, men før aftaleindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, højest 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for at den tilbudsgiver, der får tildelt en kontrakt ikke befinder sig i en situation som beskrevet i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. * * * * * Udbudsbetingelser Rigshospitalet Region Hovedstaden Side 11 af 11