1 Kort vejledning i oprettelse af International Baccalaureate (IB) Denne vejledning gennemgår oprettelse af et udbud af International Baccalaureate på Optagelse.dk. Vejledningen er under løbende revidering og forslag til forbedringer modtages gerne. Har du brug for yderligere hjælp, kan du starte her: https://www.optagelse.dk/hjaelp/im/index.html Du kan finde en animeret demo om oprettelse af uddannelses udbud her: http://www.optagelse.dk/vejledninger/flash_vejledninger/flash_vejl_udbud.html 1.0 Rettigheder til at oprette uddannelsesudbud Hvis du kommer til administrationssiden efter login, kan det skyldes, at du ikke har fået tilknyttet rettigheden Opretter. Under Administration vælger du Se medarbejder oversigt. Se figur 1 Figur 1 Se medarbejder oversigt
2 Figur 2 Medarbejder oversigt I medarbejder oversigten vælger du den ønskede bruger ved at klikke på navnet i medarbejderlisten. Du får nu vist brugerens rettigheder. I eksemplet i figur 3 er Uni-C testbruger21 valgt. For at få tildelt rettigheden Opretter sættes et flueben ud for Opretter. Herefter gemmes ændringen ved at klikke Gem. Bemærk at ændringen i rettigheder først træder i kraft næste gang brugeren logger på Optagelse.dk. Har du ændret i dine egne rettigheder og skal arbejde videre med det samme, skal du altså logge af og derefter logge på igen for at ændringen kan træde i kraft. Figur 3 Rettighedstildeling 1.1 Rettigheder Rettigheden Opretter giver brugeren mulighed for at oprette uddannelsesudbud. Rettigheden Modtager giver brugeren mulighed for at afhente ansøgninger. Rettigheden Lokal brugeradministrator giver brugeren mulighed for at administrere brugere af Optagelse.dk.
3 1.2 Institutions siden For at komme til institutions siden holdes musen hen over Gå til og punktet institution vælges. Her vises institutionsoplysninger, der er tilknyttet medarbejdersignaturen. Desuden nyheder om Optagelse.dk og nye uddannelser. Vælg Udbudsoplysninger for at komme til siden hvor udbuddene redigeres. Figur 4 Institutions forside
4 Herefter får du vist en side med de eksisterende udbud på institutionen. Vælg fanebladet Gymnasiale uddannelser for at se og redigere udbud for erhvervsuddannelserne. Se figur 5. Figur 5 Udbudsoplysninger
5 Oprettelse af et IB-udbud For at oprette et IB-udbud du stå på fanebladet Gymnasiale uddannelser. Herefter trykker du på Tilføj gymnasialt udbud og vælger Anden gymnasial uddannelse i boksen. Figur 6 Vælg uddannelse
6 Herefter kommer du ind på siden hvor du skal oprette udbuddet. Titel udfyldes med International Baccalaureate. Bemærkninger i feltet bemærkninger kan du angive eventuelle bemærkninger som fx en begrænsning i udbuddet. Hjemmeside Her kan du angive en hjemmeside hvor ansøgeren kan læse mere om udbuddet. Udbydende institution sættes altid til den institution, hvorunder udbuddet oprettes. I dette eksempel er vores testbruger medarbejder på Grindsted Gymnasium og HF-Kursus og derfor bliver udbydende institution sat til Grindsted Gymnasium og HF-Kursus. Uddannelsen foregår på Her vælges den institution, hvor uddannelsen rent fysisk er placeret. Valget styrer sættet af mulige studieretningsfag, der vises sammen med udbuddet Ansøgningen sendes til Her vælger du via drop-down menuen den institution, som du vil have på ansøgningerne. Hvis en ansøger udfylder sin ansøgning på Optagelse.dk og efterfølgende vælger at printe sin ansøgning ud, vil det være den adresse, der på ansøgningen står angivet som modtageradresse. Dvs. den adresse som ansøgningen skal sendes til. Ansøgninger der sendes via Optagelse.dk sendes altid til den Udbydende institution Klik til sidst på Gem. Udbuddet bliver nu oprettet. Figur 7 oprettelse af udbuddet
7 Overførsel af udbud til Undervisningsministeriet Når det nye udbud er oprettet, får det status Ny som det ses nedenfor i figur 8. Hvis der er redigeret i et udbud, der er overført fra sidste år, får det status Ændret. Et udbud der er overført fra sidste år uden redigering, får status Overført. Når udbudslisten er komplet og der ikke skal oprettes flere eller redigeres i de eksisterende, kan hele listen markeres ved at sætte flueben øverst i listen. På den måde overføres de samlet til Undervisningsministeriet. Klik på knappen Overfør. Se figur 8. Herefter skifter tilstanden fra Under redigering til Klar til godkendelse. I denne status kan udbuddet ikke længere ændres. Undervisningsministeriet kan nu vælge at godkende udbuddet til offentliggørelse eller afvise udbuddet. Hvis et udbud bliver afvist, kommer det i tilstanden under redigering. Det vil herefter være muligt at redigere i udbuddet igen og rette til, hvorefter udbuddet kan overføres til godkendelse igen. Bemærk: Hvis I skal have ændret en allerede indberettet studieretning dvs. et udbud i tilstanden klar til godkendelse skal I kontakte UNI-C support på tlf. 89376535 for at få ændret udbuddets tilstand til under redigering. Figur 8
8 Når udbuddet er blevet publiceret, så vil det med ansøgerens øjne se således ud.