Forslag til Projektinitieringsdokument (PID) Demonstration og udbredelse af Telepsykiatri

Forslag til Projektinitieringsdokument (PID) Demonstration og udbredelse af Telepsykiatri 8. november 2013

Indhold 1 STAMDATA... 2 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 2 3 AFGRÆNSNING... 5 4 FASER... 6 5 BUDGET... 8 6 GEVINSTER... 9 7 TEKNISK LØSNING... 10 8 OVERDRAGELSE TIL DRIFT... 10 9 ORGANISERING... 11 10 AFHÆNGIGHEDER... 14 11 KVALITET... 14 12 RISICI... 15 13 INTERESSENTER... 16 14 KOMMUNIKATION... 16 15 TOLERANCER... 17 16 RAPPORTERINGSKRAV... 18 17 REVISIONSHISTORIK... 18 18 BILAG... 18 1

1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektets primære formål Demonstration og udbredelse af telepsykiatri Lone Høiberg At understøtte det tværsektorielle og tværfaglige samarbejde for at sikre kontinuitet og høj kvalitet i patientforløbene i voksenpsykiatrien. 2 Formål med projektet I regeringsgrundlaget for 2011 er psykiatrien udpeget som et indsatsområde og sundhedsministeren har nedsat et udvalg om psykiatri, som skal komme med forslag til forbedringer indenfor den psykiatriske behandling. Udvalgets arbejde forventes klar medio 2013. Også i 2. generations sundhedsaftaler fra 2011-2014 er indsatser overfor mennesker med psykiske lidelser et obligatorisk delområde og det tværsektorielle samarbejde skal generelt understøttes af digital kommunikation, hvor denne er relevant. Nationale og internationale erfaringer viser, at videokonference kan anvendes bredt i psykiatrien. De nationale erfaringer tager afsæt i videotolkning, visitation, supervision, undervisning, administrative møder og supplement i patientbehandlingen. I behandlingen af borgere med psykiske lidelser, satses i stigende grad på ambulant behandling i ambulant psykiatrien, tæt på borgerens nærmiljø. Omkring den psykiatriske patient er der et stort samarbejde mellem flere sundhedsfaglige personer. Det giver et behov for kommunikation mellem flere fagpersoner og på tværs af sektorer. Mellem 10 % og 20 % af den danske befolkning skønnes på et givent tidspunkt at lide af en psykiatrisk sygdom. Aktiviteten i psykiatrien har været og er forsat stigende. Gennem de senere år er der foregået en væsentlig udbygning af de ambulante funktioner og denne udvikling forventes at forsætte. I løbet af det seneste årti er antallet af psykiatriske sengepladser således faldet med 20 %, mens antallet af ambulante ydelser er steget med ca. 20 %, hvilket afspejler psykiatriens målsætning om, at mest mulig behandling bør foregå i patientens nærmiljø. Den betydelige og stigende ambulante aktivitet er udmøntet i satsning på ambulante psykiatriske enheder, ofte placeret lokalt, dvs. i det geografiske optageområde. De ambulante enheder må rumme et tværfagligt behandlingstilbud og har et tæt samarbejde med andre berørte sektorer. Samtidig med satsningen på de nære behandlingstilbud i ambulant psykiatrien, foregår en øget specialisering indenfor psykiatrien såvel i forhold til behandlingen af hyppige forekommende psykiatriske sygdomme med komplicerede forløb, som i forhold til mere sjældne psykiatriske sygdomme. Der lægges i øget omfang vægt på fagligt bæredygtige enheder med god mulighed for at etablere stærke faglige miljøer og opbygning af erfaring. Endelig er især det voksenpsykiatriske område præget af en forventning om, at der frem mod år 2020 vil være en stadig stigende mangel på speciallæger. Psykiatrien består imidlertid ikke kun af læger, da også sygeplejersker, psykologer, social- og sundhedsassistenter, socialrådgiverne, pædagoger og fysio- og ergoterapeuter indgår i patientbehandlingen. Udenlandske erfaringer viser, at telemedicinsk anvendelse af videokonference indenfor psykiatrien bl.a. kan Afhjælpe speciallægemangel gennem understøttelse af opgaveflytning Bidrage til sikring af balance mellem specialisering og nærhed, ved at understøtte samarbejdet mellem specialiserede tilbud og den nære almenpsykiatri. 2

Opgaveflytningen kan både ske mellem faggrupper, fx fra speciallæger til yngre læger, psykologer og sygeplejersker, men også til lavere specialiseringsniveau. Derved kan speciallægerne anvendes mere effektivt. Telepsykiatri kan understøtte opgaveflytningen, da Opgaveflytning kræver undervisning, supervision og nogle gange integrerede forløb Opgaveflytning ofte sker på tværs af lokationer Videokonference er et oplagt alternativ til transport 2.1 Formålet med projektets løsning Formålet med Demonstration og udbredelse af telepsykiatri, er at understøtte det tværfaglige og tværsektorielle samarbejde i bestræbelserne på at forfølge denne strategi, herunder en effektiv udnyttelse af de knappe speciallægeressourcer og sikre kontinuitet og høj kvalitet i patientforløbene. Konkret er det målsætningen, at alle relevante voksenpsykiatriske afdelinger i landet anvender videokonference i koordinering af patientbehandlingen ved udgangen af 2014, i forbindelse med 1) Samarbejde mellem relevante voksen-psykiatriske afdelinger og ambulante psykiatriske enheder 2) Samarbejde mellem voksen-psykiatriske afdelinger og kommuner 2.2 Projektets bidrag til strategiske mål National handlingsplan for Telemedicin Regeringen, KL og Danske regioner har udarbejdet en national handlingsplan for Telemedicin 1 for at sætte fart på anvendelsen af telemedicin og starte national udbredelse af løsninger, som har størst potentiale. Handlingsplanen skal dermed bidrage med to væsentlige indsatser: den skal sikre, at telemedicin tages i anvendelse i højere grad, end det er sket indtil nu den skal levere evalueringer, der kan være grundlag for senere beslutninger om national udbredelse af telemedicin. Der er udvalgt følgende 5 telemedicinske initiativer, Telepsykiatri er initiativ nr. 4: Initiativ 1: Klinisk integreret hjemmemonitorering/etablering af national infrastruktur Initiativ 2: Hjemmemonitorering for KOL-patienter i Region Nordjylland Initiativ 3: National udbredelse af telemedicinsk sårvurdering Initiativ 4: Demonstration og udbredelse af telepsykiatri Initiativ 5: Demonstration af internetpsykiatri RSI pejlemærke Videokonference skal udbredes og implementeres på alle relevante voksenpsykiatriske afdelinger og distriktspsykiatriske enheder i 2014 2. Pejlemærket dækker udbredelse og implementering af videokonference i voksenpsykiatrien. 1 National handlingsplan for udbredelse af Telemedicin, Fonden for Velfærdteknologi, juni 2012 2 RSI pejlemærker, RSI har 15 nye pejlemærker for 2014 2016, september 2013 3

Initiativet skal understøtte samarbejdet mellem de psykiatriske afdelinger på sygehusene og de distriktspsykiatriske enheder, samt samarbejdet mellem de psykiatriske afdelinger og kommunerne. Pejlemærket er delt op i et pilotprojekt, som involverer en kommune i hver region, samt et efterfølgende projekt, der skal udbrede anvendelsen af videokonferencer på voksenpsykiatriske afdelinger og i distriktspsykiatriske enheder på tværs af de fem regioner. 2.3 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen I telepsykiatri initiativet fokuseres konkret på anvendelse af videokonference i voksenpsykiatrien, for at understøtte Samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og ambulant psykiatrien Samarbejdet mellem psykiatriske afdelinger og kommuner Der sigtes mod implementering af virtuelt samarbejde mellem voksenpsykiatriske sengeafdelinger og ambulant psykiatri gennem anvendelse af videokonference til - Konferencer i forbindelse med udskrivning (incl. patient og evt. pårørende) - Løbende kontakt mellem primærbehandler fra ambulant psykiatrien og den indlagte patient - Anden anvendelse af videokonference, fx visitation mellem skadestue og sengeafsnit, behandlingskonferencer, morgenkonferencer. Hertil kommer demonstration af virtuelt samarbejde mellem voksenpsykiatriske afdelinger og kommuner, gennem anvendelse af videokonference have kontakt mellem aftalte kommunale enheder og den indlagte/ambulante patient. E ter løsningen er afprøvet i flere pilotkommuner, vil projektet have erfaringer som kan bidrage til at vurdere potentialet for kommune. Figur 1 Figur 2 Figur 1 viser opkald mellem to videoenheder, figur 2 viser opkald mellem flere videoenheder. 4

2.4 Situationen, hvis projektet ikke gennemføres Generelt bruges der meget tid på transport til/fra møder omkring indlagte patienter. Gennemføres projektet ikke, forsvinder denne tidsbesparelse for de relevante partnere omkring patienten. Det tager tid at koordinere udskrivningskonferencer/ netværksmøder, og det kan være svært at finde et tidspunkt, hvor alle kan mødes. Flere skal sætte tid af til selve mødet og har helt op til en times transport. Videokonferencer bruges også til behandlingskonferencer, hvor ambulantpsykiatrien undgår transport til sengeafsnittene. Igen vil situationen her uden video kræve at der afsættes mere tid for at deltage i møderne. Ved at bruge videokonferencer åbnes mulighed for, at specialambulatorier som fx retspsykiatrien, har ugentlige møder med afdelinger med mange retspsykiatriske patienter. Tidligere har det krævet besøg og med stort tidsforbrug på transport. Møderne har derfor ikke været så hyppige. Det billigste alternativ til at løse samme opgaver uden videokonference, vil være at have flere telefonsamtaler og mailkorrespondancer. 2.5 Alternative løsningsscenarier I stedet for videokonference på møderne er en alternativ løsning mødetelefonen. Mødetelefonen har ikke været et realistisk alternativ, da der kan være mange deltagere og mødet varer omkring en time. 3 Afgrænsning Projektet skal sikre udbredelse af videokonferencer med brug af videoudstyr mellem psykiatriske sengeafdelinger og ambulant psykiatrien. Herunder også anvende videokonference som erstatning for nogle besøg til patienten fra primærbehandleren i ambulant psykiatrien. Endvidere skal der indhentes erfaringer omkring anvendelse af videokonference mellem kommunale enheder og psykiatriske afdelinger/ambulant psykiatri. De kommunale enheder i pilotprojekterne skal have en fælles udgangspunkt for at skabe tilstrækkelig volumen til evalueringen. Projektet afgrænser sig fra anvendelse af trådløs og mobil opkobling af videokonference, da trådløs og mobil netværksdækning endnu ikke i alle dele af landet er tilstrækkelig til at garantere en god billede -og lyd kvalitet, ved anvendelse af standard videoenheder. Projektet inkluderer derfor ikke videokonference til borgeren i eget hjem. Projektet omhandler ikke videooptagelser og efterfølgende journalisering af videooptagelser, men udelukkende realtime videokonference. Projektet medtager kun relevante afdelinger, dvs. at sengeafdelinger og ambulant psykiatrier, der er placeret på samme geografi eller meget tæt udelukkes, da de ikke har logistiske fordele ved at anvende videokonference i deres samarbejde. I demonstrationsprojektet må det forventes, at der skal investeres i udstyr til kommunen, som deltager i pilotprojektet. I projektet er der ikke midler til opgradering af bredbånd eller ekstra kabling. Det vil derfor være en forudsætning, at deltagende organisationer har tilstrækkelig bredbånd og netværksstik til at gennemføre videokonference eller selv finansierer denne del. 5

4 Faser Projektet har forlænget spydspidsafprøvningen i udbredelsesprojektet. Fase 2 forlænges og overlapper fase 3, ligesom evalueringsrapporten for spydspidsafprøvningen afleveres i februar og der også der bliver et overlap mellem fase 3 og fase 4. Der er udarbejdet en faseafslutningsrapport for fase 2 i forbindelse med den oprindelige afslutning 30. september 2013, se bilag 1. Udbredelsesprojektet Overordnet tidsplan for udbredelsesprojektet Projektinitiering Spydspidsafprøvning Erfaringsopsamling fra spydspidsafprøvning Udbredelse Evaluering Fase 1 1. oktober 31. december 2012 Fase 2 1. januar 31. december 2013 Fase 3 1. oktober 14. februar 2014 Fase 4 1. januar 31. december 2014 Demonstrationsprojektet Overordnet tidsplan for demonstrationsprojektet Projektorganisering og samarbejdsaftaler Teknisk klargøring Pilotafprøvning Evaluering Fase 1 1. oktober 31. december 2012 Fase 2 1. januar 31. december 2013 Fase 3 1. oktober 14. februar 2014 Fase 4 1. januar 31. december 2014 4.1 Faseplaner Projektplan fase 1: Projektinitiering Opstart 1. oktober 2012 31. december 2012 Overordnet mål Projektinitieringsdokumentet (PID) er udarbejdet og samarbejdsaftaler med regionerne er indgået Succeskriterier Alle samarbejdsaftaler med regioner er indgået Projektorganisering godkendt i styregruppen Evalueringsmetode godkendt i styregruppen Milepæle PID udarbejdet Projektorganisation etableret Forpligtigende samarbejdsaftaler indgået med alle regioner Leverancer Samarbejdsaftaler udarbejdet Styregruppe etableret Regionale projektledere og deltagere udpeget Projektplan udarbejdet Business case udarbejdet Kommunikationsplan udarbejdet Projektgruppe etableret Kvalitetskriterier beskrevet Evalueringsmetode beskrevet En relevant psykiatrisk afdeling er defineret KPI beskrevet 6

Projektplan fase 2: Spydspidsafprøvning 1. januar 2013 31. december 2013 Overordnet mål Spydspidsafprøvning mellem sengeafdeling og ambulant psykiatrien er gennemført i alle regioner Samarbejdsaftaler indgået med pilotkommuner Succeskriterier Alle samarbejdsaftaler med pilotkommuner er indgået Alle spydspidsafdelinger er identificeret Der er udarbejdet og afleveret en implementeringsplan fra alle regioner Undervisningsmateriale godkendt i projektgruppen Spydspidsafdelingerne har modtaget undervisning Minimum fem kommuner deltager i projektet Alle pilotkommuner har afdækket tekniske behov omkring anvendelse af videokonference Milepæle En afdeling (sengeafdeling med tilhørende ambulante psykiatrier) er udpeget som spydspidsorganisation af hver region Regional implementeringsplan udarbejdet Forpligtigende samarbejdsaftaler indgået med deltagende minimum en kommune pr. region Leverancer Regionale implementeringsplaner udarbejdet Evalueringsværktøjer til spydspidsorganisationer udarbejdet Spydspidsafdelinger identificeret Baseline for mødehyppighed i spydspidsafdelinger Hver spydspidsorganisation er teknisk klar Projektdeltagerne i regionerne er undervist Undervisningsmateriale udarbejdet Spydspidsafprøvning startet op Spydspidsafprøvning afsluttet Trafikstatistik opgjort for spydspidsafprøvningen Kommunale enheder identificeret Baseline for mødehyppighed i pilotkommune Samarbejdsaftaler med pilotkommuner udarbejdet Identificeret og kortlagt alle psykiatriske afdelinger i Danmark Identificeret og kortlagt alle ambulant psykiatrier i de enkelte regioner Teknisk behov på kommunale enheder afdækket Erfaringsopsamling fra spydspidsafdelinger i regionerne er påbegyndt Evalueringsskemaer til pilotkommuner udarbejdet Projektplan fase 3: Pilotafprøvning og evaluering 1. oktober 2013 14. februar 2014 Overordnet mål Erfaringer fra Spydspidsorganisationer indhentet Pilotprojekter i deltagende kommunale enheder i gangsat Antal genindlæggelser i 2013 Succeskriterier Kommunerne er i gang med deres pilotprojekt Der er en superbruger udpeget fra hver kommune enhed Dataansvarlige i regionerne har Milepæle Evalueringsrapport med erfaringer fra de fem spydspidsorganisationer udarbejdet Teknisk implementering på de kommunale enheder Leverancer Data for træk på genindlæggelser beskrevet Afdække regionernes behov for videoudstyr Videokonferenceudstyr installeret i de 7

godkendt data for træk på genindlæggelser deltagende kommunale enheder Undervisningsmateriale udarbejdet til superbrugere Undervisning af superbrugere på de deltagende kommunale enheder gennemført Pilotafprøvning mellem Psykiatriske afdelinger og kommunale enheder igangsat Evaluering af spydspidsafprøvning afsluttes Evt. justeringer af konceptet inden udbredelse Projektplan fase 4: Udbredelse og evaluering 1. januar 2014 31. december 2014 Overordnet mål Udbredelse af videokonference mellem sengeafdeling og ambulant psykiatri Evaluering af pilotprøvning Rapportering af resultaterne af national udbredelsesindsats Succeskriterier Udbredelse af videokonference mellem sengeafdelinger og ambulant psykiatrier på alle relevante psykiatriske afdelinger i december 2014 Evaluering af pilotprøvning og rapportering af resultater fra den nationale udbredelsesindsats Milepæle Udbredelse af videokonference mellem sengeafdelinger og ambulant psykiatrier på alle relevante psykiatriske afdelinger i december 2014 Evaluering af pilotprøvning og rapportering af resultater fra den nationale udbredelsesindsats Leverancer Udbredelse af videokonference mellem sengeafdelinger og ambulant psykiatrier Fokusgruppeinterview gennemføres Spørgeskemaundersøgelse gennemføres Trafikstatistik for pilotprojekterne med kommunerne opgjort Trafikstatistik for anvendelse af videokonference i psykiatrien opgøres hver måned Evaluering af pilotprojekter på de kommunale enheder Samlet evaluering i henhold til evalueringskonceptet for Fonden for Velfærdsteknologi 5 Budget Særskilt finansieret projekt Posteringstekst Indtægter 2013 2014 IALT 1.400.000 Konsulentbistand mm Lønninger Samarbejdsaftaler, øvrige udgifter 475.000 450.000 925.000 150.000 245.000 395.000 8

Andre varer og materialer Kursusaktiviteter Befordring, rejser Revision Fællesudgifter, husleje IALT 25.000 25.000 50.000 15.000 15.000 7.500 7.500 15.000 657.500 742.500 1.400.000 6 Gevinster Den økonomiske del af business casen for initiativet er baseret på sparet transporttid, når personalet fra ambulant psykiatrien gennemfører udskrivningskonferencer på videokonference med de psykiatriske afdelinger, frem for ved fysisk fremmøde på afdelingen. Ved konventionel udskrivningskonference anvendes tid til Transport og parkering for eksterne mødedeltagere Modtagelse af eksterne mødedeltagere Gennemførelse af konferencen (mødetid) Ved telemedicinsk udskrivningskonference anvendes tid til Klargøring af videokonferenceudstyr Gennemførelse af konferencen (mødetid) Det antages i det følgende At mødetiden er den samme i konventionel udskrivningskonference og telemedicinske udskrivningskonference Den sparede tid til parkering og modtagelse af eksterne mødedeltagere ved brug af telemedicin, opvejes af tidsforbrug til klargøring af videokonferenceudstyr Af de 72 identificerede ambulante psykiatriske enheder er de 46 placeret på samme adresse som hovedafdelingen eller så tæt på (5-10 minutters køretid), at videokonference ikke vurderes at indebære væsentlige logistiske fordele. Det forudsættes, at der ikke grundlag for at iværksætte videobaserede udskrivningskonference til disse ambulante psykiatriske enheder, der forholdsmæssigt antages at stå for knapt 60 pct. af. udskrivningskonferencerne For de resterende ca. 40% af de ambulante psykiatriske enheder, er transporttiden til den psykiatriske afdeling ved brug af www.eniro.dk beregnet til gennemsnitligt 72 minutter (tur/retur). Hvis målsætningen sættes til, at 50 pct. af udskrivningskonferencerne (knapt 2.500 møder) ved udgangen af 2014 foregår virtuelt på de 40% af de ambulante psykiatriske enheder, der har længst afstand til hovedafdelingen, vil den forventede besparelse udgøre 3.000 timer, svarende til 486.000 kr. 6.1 Business-case Økonomiske gevinster på landsplan ved telepsykiatrisk udskrivningskonference (mio. kr.) 2013 2014 2015 2016 2017 2018 I alt Estimerede gevinster 0 0 0,5 0,5 0,5 0,5 2,0 Estimerede udgifter 0,1 0,7 0,6 0 0 0 1,4 9

Nettoprovenu -0,1-0,7-0,1 0,5 0,5 0,5 0,6 Summeret økonomisk balance -0,1-0,8-0,9-0,4 0,1 0,6 6.2 Kvalitetsløftsgevinster Gevinsterne forventes primært at være Styrke netværket omkring patienten i overgangsfasen, hvor der er risiko for tab af information Patientens adgang til primærbehandler fra ambulant psykiatrien er lettere tilgængelig Patientens adgang til kontaktperson fra kommune er lettere tilgængelig Videokonference anvendes til andre formål end udskrivningskonferencer Øget tværsektorielt og tværfagligt samarbejde Lettere at planlægge og koordinere netværksmøder, hvor flere relevante samarbejdspartnere mødes 7 Teknisk løsning Alle regioner har etableret egen videoinfrastruktur og testet op mod det nationale videoknudepunkt (VDX). VDX kommunikerer primært med lokale videokonference gateways via Sundhedsdatanettet (SDN) og Internet via IP, men tilbyder også direkte registrering af videokonferenceendepunkter. Den tekniske arkitektur for videokonferenceknudepunktet tager udgangspunkt i de standardprodukter, der allerede findes på området, bl.a. SIP og H323. Pilotkommunerne har ikke nødvendigvis egen videoinfrastruktur. De har mulighed for at koble sig op via MedCom s nationale videoknudepunkt, så deres kommunikation overholder standarderne SIP og H323. Den enkelte region eller kommune anvender det videoudstyr, som de allerede har eller som de indkøber til brug i projektet. Det er et krav, at videokonferenceprotokollerne H.323 og SIP overholdes, om end der arbejdes på også at kunne understøtte videokonferencer der baserer sig på Microsoft Lync. Typemæssigt forventes videokonferenceudstyr fra f.eks. Tandberg, Polycom, Cisco eller LifeSize. Videoudstyret kan være en softwarebaseret pc-løsning med webcam, eller en dedikeret hardwarebaseret løsning som fx en videotelefon eller telepresence løsning. Kvalitetsmæssigt understøttes videostrømme til og med HD-kvalitet. Gennemførelse af en videosamtale i god kvalitet kræver, at der er tilstrækkelig båndbredde (mellem 512 Kbit/s og 1 Mbit/s fri tilgængelig båndbredde) til rådighed, både upload og download. HD kvalitet kræver 1152 Kbit/s. VDX stiller, via en aftale med Seevia, en fælles videoadressebog til rådighed. Aktuelt er der registreret over 4000 videoadresser, primært fra regioner og VDX. VDX indeholder også mulighed for at etablere flerpartskonferencer (MCU) mellem parterne. VDX har etableret et statistikmodul, som stilles til rådighed for projektet. Der gives differentieret brugeradgang i statistikmodulet. Der er oprettet et antal standardrapporter og der er mulighed for at definere egne rapporter. Alle rapporter kan eksporteres i excel-format. 8 Overdragelse til drift Projektet overgår til drift pr. 1. januar 2015. 8.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Når projektet overgår til drift, vil der forsat være opgaver i forbindelse med: 10

MedCom Drift af Videoknudepunktet(VDX). Det vil være support, tilstrækkeligt med licensadgange, kommuner kobles op, statistikmodulet videreudvikles, adressebogen. Hjælpe kommuner i gang med anvendelse af videokonference, anbefalinger til udstyr, båndbredde, adfærd foran en skærm, mødekultur ved videomøder Regioner Drift af regionens videoinfrastruktur Løbende udskiftning af videoudstyr SLA aftaler Organisatorisk forankring af løsningen Undervisning til nye medarbejdere 8.2 Driftsansvarlige Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) VDX MedCom 9 Organisering Samarbejdet mellem MedCom, de regionale projektorganisationer og deltagende kommuner reguleres i forpligtende samarbejdsaftaler, der fastsætter de deltagende parters ansvarsområder og gensidige forpligtelser. Der nedsættes en projektstyregruppe med reference til MedComs styregruppe. Projektstyregruppen består udover MedCom, med ansvar for den nationale projektledelse og drift af den nationale videokonference infrastruktur, af en regionsrepræsentant fra psykiatrien, kommunal repræsentant fra en kommune, en patientrepræsentant udpeget af Danske Patienter og Fonden for Velfærdsteknologi. Hver region etablerer en lokal projektorganisation, med ansvar for den lokale implementering. De fem regionale projektledere og projektlederne fra fem deltagende pilotkommuner samles af MedCom i en projektledergruppe, der har til formål at støtte MedComs nationale projektledelse. 11

9.1 Projektorganisation 9.2 Styregruppe Rolle Navn og titel Enhed Projektejer Ministeriet for sundhed og forebyggelse Styregruppeformand Claus Lassen Graversen Regionspsykiatrien, Midtjylland Sygeplejefaglig direktør Finansieringsrepræsentant Snorre Krøjer digitaliseringsstyrelsen Specialkonsulent Fonden for Velfærdsteknologi Seniorbruger (kommuner) Mette Svarre Kontorchef Århus Kommune Seniorbruger (patienter) Ralph Jørgensen Lokalformand/medlem af Bedre Psykiatri landsbestyrelsen Observatør Heidi Forberg Sekretariatschef RSI Bindeled til MC styregruppe, Lars Hulbæk programleder for telemedicin Souschef MedCom Lone Høiberg Konsulent MedCom Projektejeren har ønsket regionernes repræsentant, der er udpeget af Danske Regioner, som styregruppeformand. Styregruppeformanden er hovedbeslutningstageren og i sidste instans ansvarlig for en holdbar Business Case. Digitaliseringsstyrelsen har en repræsentant i styregruppen, da de finansierer projektet. Seniorbruger for kommunerne er udpeget af KL. Seniorbruger for patienter er udpeget af Danske patienter. Observatør for RSI er inddraget i styregruppen i kraft af projektets status som pejlemærke. Projektstyregruppen er ansvarlig for, at projektet holder rette kurs og kan levere de aftalte produkter. Referere til MedComs styregruppe. en skal styre projektet og ressourcerne, sikre fremdrift af projektet og ressourcerne, og at leverancernes kvalitetsstandard overholdes, samt lede projektet internt og eksternt. Referer direkte til projektets styregruppe. 12

9.3 Projektgrupper Telepsykiatriimplementeringsgruppe Titel Navn Organisation Lise Marie Olsen Region Hovedstaden Teamleder Ditte Marie Hammer Region Hovedstaden Ulla Maegaard Nielsen Region Sjælland Jette Dalsgaard Andersen Region Syddanmark Konsulent Lisbeth Irene Jørgensen Region Syddanmark Marianne de Lemos Region Midtjylland Konsulent Margit Kristensen Region Midtjylland Anne Bøttcher Region Nordjylland Områdeleder Tina Severinsen Thisted kommune Gruppeleder Hanne Storm Thisted kommune Teamkoordinator Ann Borggaard Lolland kommune It konsulent Allan Stig Christensen Odense kommune Chefkonsulent Erik Holm Odense kommune Gruppen har til formål at støtte MedComs nationale projektledelse, sikrer erfaringsudveksling, bidrage med input til bl.a. evalueringsmodel, projektplan og justeringer løsningen inden national udbredelse. 9.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Lone Høiberg 50% i 6 måneder Styre projektet og ressourcerne, sikre 75% i 10 måneder fremdrift af projektet og ressourcerne, 100% i resterende måneder og at leverancernes kvalitetsstandard overholdes, samt lede projektet internt og eksternt. Referer direkte til projektets styregruppe. Projektdeltager Stephanie Bernth Ahrenkiel 7½ time pr. uge Deltager i projektevaluering, produktudarbejdelse, mm. monitorering 9.5 Ansvarsfordeling MedCom s ansvar Udarbejde evalueringsrapport om anvendelse af videokonference i forbindelse med udskrivningskonferencer indenfor psykiatrien Projektledelse Etablering af styregruppe Etablering af projektgruppe 13

Mødeafholdelse med lokale projektledere Informere om projektet Identificere målingsparametre Udarbejde samarbejdsaftaler Undervisning af superbrugere Relationen til Fonden for Velfærdsteknologi og MedCom s styregruppe Projektmonitorering, herunder trafikstatistik Drift af national videoinfrastruktur, herunder samspil med regionale og kommunale videoløsninger Regioners ansvar Udpege deltagere til projektgruppe Deltage i arbejdsgruppemøde og workshops Etablerer lokal projektorganisation Udarbejde implementeringsplan og sikre fremdrift af projektet Udpege psykiatrisk afdeling /ambulant psykiatrier som spydspidsorganisationer Være behjælpelige med kontakt til kommuner Indgå samarbejdsaftale med MedCom Undervisning af slutbrugere Drift af regionale videoløsninger, herunder samspil med national videoinfrastruktur Kommuners ansvar Udpege deltagere til projektgruppe Deltage i arbejdsgruppemøder og workshops Etablerer lokal projektorganisation Udarbejde implementeringsplan og sikre fremdrift af pilotprojekt Indgå samarbejdsaftale med MedCom Undervisning af slutbrugere Drift af egne videoløsninger, herunder samspil med national videoinfrastruktur 10 Afhængigheder Projektet er afhængigt af, de kommuner som deltager i demonstrationsprojektet har tilstrækkeligt båndbredde. Projektet er afhængigt af, at regionerne har videoudstyr på de afdelinger, som de har udpeget som relevante. Teletolkeprojektet har hjulpet med at få meget videoudstyr ud på afdelingerne, men der er ikke en relation mellem en relevant afdeling i teletolkeprojektet og en relevant afdeling i telepsykiatriprojektet. De er udpeget på forskellige grundlag. 11 Kvalitet Det er projektets implementeringsgruppe, som har godkendt evalueringsmateriale, undervisningsmateriale og definitioner, mens projektets styregruppe har godkendt projektdokumenter og samarbejdsdokumenter. Videoudstyr Lyd og billede skal opleves som god via fastnet forbindelse Let og hurtigt adgang til at finde videoadresser til samarbejdspartnere Det skal opleves let/intuitivt at kalde op via video Support skal være let tilgængelig Kontaktperson i egen afdeling Teknisk support via IT afdelingen 14

Undervisning Alle skal tilbydes undervisning. Undervisningen skal indeholde hands on på videoudstyret Adfærd foran en skærm Alle skal kunne kalde op direkte til en anden deltager og ved flere deltagere kalde op til et virtuelt møderum Regionalt udarbejdes vejledninger, som passer til eget udstyr Evalueringsmateriale Gennemføre nulpunktsmålinger i hver spydspidsafdeling og hver pilotkommune Gennemføre spørgeskemaundersøgelse i spydspidsafdelingerne og pilotkommunerne Gennemføre fokusgruppeinterview i spydspidsafdelingerne og pilotkommunerne Indhente trafikstatistik over videoanvendelse i voksenpsykiatrien Logbøger indsamles fra spydspidsafdelinger og pilotkommuner Udarbejde evalueringsrapport for spydspidsafprøvningen Udarbejde evalueringsrapport for demonstrationsprojektet 12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Ikke alle regioner er kommet i gang med deres spydspidsafprøvning Der er gennemført meget få udskrivningskonferencer via video i spydspidsafprøvningen - og færre end estimeret i nulpunktsmålingerne. Modstand på anvendelse af videokonference hos personalet Ikke alle afdelinger har videoudstyr tilgængeligt Der bliver indhentet færre data og erfaringer i spydspidsafprøvningen. Der er stor sandsynlighed for, at det vil påvirke udbredelsen af de øvrige relevante afdelinger i regionen. Risikoen kan ændre på antal af udskrivningskonference r der afholdes via video, men vil ikke ændre på det faktum, at der er besparelser at hente på anvendelse af videokonference generelt. Det bliver vanskeligt at få en stor andel af udskrivningskonferencerne via video Det vil bremse udbredelsen af udskrivningskonference r via video og fordyre projektet Undervejs er psykiatridirektøren orienteret. Den regionale projektleder har løftet problematikkerne til direktionsniveau. Der er brug for ledelsesopbakning for at hjælpe afdelingen i gang. Projektet har forlænget spydspidsperioden til 31/12 2013, for at sikre et godt datagrundlag. Tidlig inddragelse af deltagerne, tilpasset information, undervisning, tilgængelig support, lokal kontaktperson Projektet vil indgå samarbejdsaftaler med hver region og medtage denne risiko. Psykiatriledelsen region Hovedstaden Projektets styregruppe National og regionale projektledere Projektledelser og psykiatriledelserne Manglende ledelsesmæssig forankring i regioner og Regionale projektledere vil mangle den fornødne hjælp til evt. Løbende information til ledelserne og opfølgning på Projektledelsen og repræsentanter for regioner og kommuner i styregruppen 15

Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning pilotkommuner udfordringer implementeringen Manglende bredbånd og netværkskabling i pilotkommuner Takst ved videokonference registreres og honoreres anderledes end ved fremmøde Hvis MedComs statistikmodul skal anvendes til opsamling af data, er det en forudsætning, at regionerne registrerer sig. Projektet har ikke midler til kabling af kommuner. Det kræver en egen investering Disse ydelser tæller ikke i regionernes opgørelser over ambulant aktivitet. Her anvendes ambulante besøg og hjemmebesøg som nøgletal. Det mindsker økonomisk incitamentet for at anvende video. Det vil påvirke arbejdet omkring evaluering af projektet med risiko for ikke at få de relevante informationer Kommunerne udvælges kun som deltager i pilotprojektet, hvis de har eller selv vil etablerer tilstrækkelig bredbånd Behovet for grundlæggende ændringer af incitamentsstrukturer er fremhævet som en forudsætning for udbredelse af telemedicin i den nationale telemedicinske handlingsplan. Området skal følges. Regionerne kan selv trække data, hvis de ikke registrerer sig op på statistik modulet. National projektledelse National projektledelse Regionerne 13 Interessenter Initiativet er forankret i Velfærdsteknologifondens følgegruppe til den telemedicinske handlingsplan, med deltagelse af Ministeriet for Forebyggelse og Sundhed, KL, NSI, Socialstyrelsen, Socialministeriet, Danske Patienter, Danske Regioner, RSI, Økonomi og Indenrigsministeriet, Erhvervs- og Vækstministeriet, Digitaliseringsstyrelsen og MedCom. Alle vil derfor naturligt have en interesse i projektets fremdrift. De fem regioner, som skal implementere løsningen og de fem pilotkommuner, som indhenter erfaringer mhp. løsningens potentiale indenfor det kommunale område. 14 Kommunikation 14.1 Hovedbudskaber Budskaber Projektets vision og strategi: Anvendelse af videokonference i psykiatrien giver lettere adgang til samarbejde og styrker derved netværket omkring patienten. Videokonference kan anvendes til andre formål end udskrivningskonferencer og netværksmøder. Det kan fx være behandlingskonferencer, visitation, supervision. Generelt bruges der meget tid på transport til/fra møder omkring indlagte patienter. Gennemføres projektet ikke, forsvinder denne tidsbesparelse for de relevante partnere omkring patienten. Projektets indhold: Udskrivningskonferencer og andre relevante møder afholdes via video mellem voksen- 16

Resultater og gevinster: It-løsningen: psykiatriske sengeafsnit og ambulantpsykiatrier/kommuner. Projektet udbredes i regioner og indhenter erfaringer fra pilotkommuner. Sparet transporttid. Øget kvalitet for patienter i form af bedre koordinerede forløb. Patienters adgang til kontaktpersoner i ambulante psykiatriske enheder/kommuner bliver lettere. Styrke indsatsen i overgangsfasen mellem indlæggelse og ambulant behandling. Anvendelse af videokonference 14.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer Spydspidsafdelinger og pilotkommuner Psykiatriledelsen Styregruppe Implementerings gruppe Nyhedsbreve 2014 Alle relevante afdelinger Regionale projektledere Kommuner, KL, Fonden for Velfærdsteknolog i, ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i Visionen, løsningen og gevinster Fremdrift af projektet Fremdrift af projektet Erfaringer fra spydspidsafprøv ning Erfaringer fra demonstrations projektet Undervisning og præsentation af projektet Psykiatriledels es-møder Styregruppe møder Projektets fremdrift, kvalitetssikring, erfaringsudveksling Hvem anvender videokonferen ce, gode historier og nyheder Visionen, løsningen og gevinster Implementeringsgruppemøder Hjemmeside, mail til regionale projektledere Rapport Rapport Anvende løsningen Opbakning Projektets fremdrift holdes indenfor rammerne Dele erfaringer og gode ideer mm. Projektet bliver kendt Anvende løsningen Justering af løsningen inden udbredelse Vurdering af potentiale fremadrettet Opstartsfasen for den enkelte afdeling og kommune I forbindelse med projektstatus, som udarbejdes hver 3. måned 5. februar, 7. maj, 2. oktober, 10. december 22. januar, 3. april, 3. juni, 12. september, 14. november I forbindelse med projektstatus, som udarbejdes hver 3. måned Styregruppefo rmand 2014 + regionale projektledere Februar 2014 December 2014 15 Tolerancer Toleranceområde Projektudgifter: Interne ressourcer: Råderum for projektleder Tilskudsmodtager kan omdisponere mellem de enkelte tilskudsberettigede budgetposter, så længe disse ikke overskrider 10% af den enkelte budgetpost. 17

Toleranceområde Råderum for projektleder Tid: Projektet afsluttes 31. december 2014 Afvigelser og ændringer Styregruppe godkendes af: Fonden for Velfærdsteknologi 16 Rapporteringskrav Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens Statusrapport Evalueringsrapport for spydspidsafprøvningen Evalueringsrapport for pilotafprøvning i kommunerne samt udbredelse i regionerne. Fonden for Velfærdsteknologi Styregruppen Danske regioner/rsi? Fonden for Velfærdsteknologi Styregruppen De fem regioner Fonden for Velfærdsteknologi Styregruppen De fem regioner KL Danske regioner RSI Sikre fremdrift af projektet indenfor de aftalte rammer At de indhentede erfaringer danner grundlag for justering af løsningen i forbindelse med udbredelse Status på udbredelse. Vurdering af potentialet for udbredelse af videokonference i kommunerne. Hvert kvartal 14. februar 2014 31. december 2014 17 Revisionshistorik [Udfyld nedenstående skema ved ændringer i PID.] Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 18 Bilag 1. afrapportering, januar 2013 Faseafslutningsrapport fase 2, oktober 2013 18