Endelig ansøgning [1162] AnsøgningsID Ansøgningsnr. 1162 Projekt Projektets titel Intelligent lagerstyring (Folkebiblioteker i København og Århus) Startdato: 03012011 Slutdato: 31052012 Hovedansøger Hovedansøger 1 Hovedansøger 2 Københavns Kommune Kultur og Fritidsforvaltningen Adresse 1 Nyropsgade 1 Adresse 2 Postnr. 1602 By København V CVR nr. 64 942 212 Fornavn Olga Efternavn BrünicheOlsen Titel Direktør Kontaktperson for ansøgningen Fornavn Mads Efternavn Gaml Organisation Københavns Kommune, Kulturog Fritidsforvaltningen, Drift og Koordinering Stilling Specialkonsulent Email magaml@kff.kk.dk Telefon 1 33664023 Telefon 2 20262232 Side 1 af 33
1. Formål Beskriv kort formålet med projektet og hvordan projektet opfylder tildelingskriterierne. Københavns Kommunes Kultur og Fritidsforvaltning ønsker i samarbejde med Århus Kommune at implementere et itbaseret lagerstyringssystem. Lagerstyringssystemet skal understøtte og i videst muligt omfang automatisere bibliotekernes ressourceplanlægning, materialelagring og håndtering, sporing og transport samt sikre fleksible rapporteringsmuligheder. Med en effektiv logistik og professionel, intelligent lagerstyring kan alle folkebiblioteker i København og Århus på sigt alle landets folkebiblioteker opnå store besparelser i forhold til den tid, der pt. anvendes på materialehåndtering. Udover ressourcebesparelser forventes implementering af dette system at medføre store fordele i forhold til bedre udnyttelse af materialesamlinger og følgelig bedre borgerbetjening. Projektet opererer med følgende succeskriterier: 1. Indfrielse af businesscasens arbejdsbesparende potentiale 2. Forenkling og automatisering af arbejdsgange, herunder ressourcehåndtering, materialelagring, materialesporing, materialetransport og rapportering vha. afprøvet lagerstyringssystem Projektet er fortsat et implementeringsprojekt. Side 2 af 33
2. Projektidé Beskriv visionen giv et sælgende resumé af projektet. Projektet: Intelligent Lagerstyring sikrer og understøtter at bibliotekernes materialesamlinger på den ene side fremstår trimmet og indbydende for borgerne og på den anden side optimerer projektet de interne arbejdsgange. Materialesamlingen styres effektivt med udgangspunkt i borgernes anvendelse af samlingen. Dette er helt afgørende: Lagerstyringssystemet har et stort arbejdsbesparendepotentiale; men ikke på bekostning af den samlede service for borgerne. Tværtimod, systemet vil medvirke til at forbedre serviceniveauet markant. Centrale problemstillinger og løsninger Undersøgelser viser, at op til 57 % af materialerne er sat forkert på plads, hvilket bl.a. betyder at der bruges meget tid på at lede efter materialer. Der anvendes i samme forbindelse meget tid på at lede efter bortkommet materiale samt kassation og trimning af materialesamlingen. Løsningen på disse problemstillinger består af en trestrenget tilgang til styring af materialesamlingen: Differentieret styring af materialer: Dette muliggør en løsning, hvor der sikres fuldt overblik over placering af alle bibliotekernes materialer. Et lagerstyringssystem sammen med et RFIDsystem vil fastlægge, hvor og hvordan, materialerne skal lagres på tværs af kommunens biblioteker samt lokalt på det enkelte bibliotek. On line registrering ved opsætning og fremfinding af materialer: Dette understøtter en trådløs opdatering, således at opsat materiale er direkte registreret i systemet. Systemet sørger for at arbejdsgangene i forbindelse med fremfinding er optimerede med rutelægning i biblioteket, således at den interne transport reduceres mest muligt. Fælles lager: Den primære funktion er håndtering af de sjældent anvendte og sæsonbetonede materialer. Endvidere er materialer, som sjældent udlånes, placeret i en fælles lagerløsning, som via en effektiv logistik hurtigt kan fremskaffes til kommunens borgere via reservationssystemet. Målgrupper Over 100 årsværk berøres på bibliotekerne i København. De direkte berørte personalegrupper er: medarbejdere på bibliotekerne. Set på landsplan er der ca. 4.600 årsværk inden for folkebibliotekerne, hvoraf det skønnes at 2.000 årsværk er beskæftiget med arbejdsgange vedrørende materialehåndtering samt direkte borgerkontakt ifm., fremfinding. Side 3 af 33
3. Fagområde 3. Fagområde Administrationsområdet Side 4 af 33
4. Den nuværende situation Beskriv den nuværende situation ("i dag") og tilhørende arbejdsprocesser så konkret som muligt. Bibliotekerne i Danmark anvender mange ressourcer til materialehåndteringsopgaver: fremfinding af reserveret materiale, modtagelse og opsætning af afleveret materiale, modtagelse og afsendelse af materialer mellem biblioteker, kassation og indgåelse af nye materialer. Københavns Biblioteker bruger over 100 årsværk på disse opgaver svarende til 1/3 af det samlede forbrug. Herudover går godt 1/4 af tiden med den direkte borgerkontakt, hvor en stor opgave er hjælp til fremfinding af materialer. Et væsentligt ressourcetræk ligger i at materialerne ikke er på deres plads. Alene fejlprocenten på hylderne er op til 57%, afhængigt af bibliotek og gruppe. Fejlene skyldes bl.a. at personalet sætter forkert på plads hvilket i sig selv genererer flere fejl, borgerne "roder" m.m. På Hovedbiblioteket i København, der har over 700.000 materialer, vil blot 6 % fejl svare til at 42.000 materialer er fejlplacerede. Hertil kommer materialer, der endnu ikke er sat på plads på hylderne står som "klar til udlån" i bibliotekets database. Materialehåndteringen er primært kulissearbejde på bibliotekerne, og tilfører kun begrænset synlig værdi for borgerne. Ønsket er at minimere ressourcer anvendt på kulissearbejde, og i stedet bruge tiden på værdiskabende borgerbetjening. Udfordringer i forbindelse med materialehåndteringen Overordnet er der tale om en utilfredsstillende borger og personaleservice, idet de materialer, der ifølge bibliotekets database burde være på hylderne, ikke er det. Når borgeren ikke kan finde materialet kan de henvende sig ved skranken, hvor personalet typisk vil lede samme sted som borgeren; dernæst foretage opslag i materialehistorikken med henblik på at se, hvornår materialet er afleveret; herefter ledes der andre steder, fx i afleveringsområdet; og endelig kan materialet reserveres til borgeren. Såfremt der ledes forgæves efter materialet på hylderne eller over hele biblioteket, må materialet kasseres for måske at skulle indgå igen, hvis det dukker op. Endelig kan det medføre at opgaven med at lede efter et materiale overlades til andre biblioteker, da bestilt materiale kan hentes på alle biblioteker, hvor materialerne er hjemme. Bibliotekssystemet rummer begrænsede muligheder for dynamisk lagerstyring, fx: I forbindelse med materiale udstillet andre steder i biblioteket, er det fortsat registreret som klar til udlån på oprindelig plads. Derudover kan effekten af en udstilling alene måles ved manuel registrering, som er tidskrævende. Lister til fremfinding af reserverede materialer udskrives parallelt på tværs af flere biblioteker. Som følge af at der ikke er en online og dynamisk opdatering ved fremfinding, er der risiko for, at det samme arbejde foretages på flere biblioteker samtidigt. 20 % af reserverede materialer afhentes ikke af borgerne. Dette skaber spildt arbejde og bidrager til en dårlig materialeudnyttelse, idet materialerne står døde i afhentningsperioden. Bibliotekerne oplever varierende pladsbehov henover året. Det giver ekstraarbejde, når større mængder materialet rokeres rundt for at skabe plads her og nu. Der mangler overblik over kommende pladsbehov henover året. På landsplan beskæftiges ca. 4.600 årsværk på folkebibliotekerne. Alle har i store træk ens arbejdsgange, og vil kunne bekræfte ovenstående, hvoraf det skønnes at 2.000 årsværk er beskæftiget med materialehåndtering og direkte borgerkontakt ifm. fremfinding uden direkte værdi til borgeren. Side 5 af 33
5. Løsningsbeskrivelse Beskriv konkret den nye teknologi/arbejdsmetode/løsning ("idé"), der skal afprøves i projektet. Det Intelligente Lagerstyringssystem Kommunerne i København og Århus ønsker at indføre et standard lagerstyringssystem, som i dag anvendes i andre brancher. Lagerstyringssystemet understøtter og automatiserer bibliotekernes ressourceplanlægning, materialelagring, håndtering, sporing og fremfinding samt optimering af transport mellem biblioteker og fleksible rapporteringsmuligheder. Løsningen integreres med bibliotekernes grundsystemer og er forberedt til selvbetjeningssystemer som kommunikerer med RFIDchippede materialer samt fremtidige bibliotekssystemer, herunder open source. Systemet vil senere kunne anvendes af alle folkebiblioteker i Danmark bl.a. ved hjælp af en drejebog for implementering. I forhold til eksisterende bibliotekssystem vil et lagerstyringssystem understøtte differentieret styring af materialer ved at: Sikre overblik over specifik placering af materialerne på biblioteket (fx sorteringsmaskinen eller konkret reol). Fastlægge hvor materialerne skal lagres på tværs af kommunens biblioteker samt lokalt på det enkelte bibliotek. Skabe overblik over materialer som sjældent anvendes, eller materialer som mest anvendes sæsonmæssigt fx. ved højtider eller i studiesammenhæng. De sjældne og sæsonbetonede materialer kan udgøre op til halvdelen indenfor særlige grupper. Disse materialer vil fysisk blive styret og håndteret separat fra de øvrige materialer, som borgerne oftere og mere jævnt låner. Give overblik over, hvilke materialer der er mest efterspurgte og give forslag til, hvor disse skal placeres i biblioteket. Dermed vil borgeren lettere kunne finde populært materiale. Lagerstyringssystemet vil endvidere kunne understøtte behovet om online registrering ved opsætning og fremfinding af materialer ved at: Understøtte trådløs opdatering, således at opsat materiale er registreret i systemet. Dette kan ske ved brug af håndterminal/pda eller registrering via RFID i forbindelse med opsætning. Herved undgås, at personalet forsøger at fremfinde materiale, som ikke er opsat. Ved fremfinding af materiale (reservationer fra borgerne og ved kassation) anvendes ligeledes håndterminaler som dynamisk opdaterer beholdningen. Optimere rutelægning i biblioteket, således at intern transport reduceres mest muligt ifm. opsætning og fremfinding. Endelig kan lagerstyringssystemet: Give mere detaljerede informationer om afhentning af reservationer, herunder muliggøre større grad af selvbetjening end nuværende mail og sms løsninger. Implementerer et modul til kapacitetsstyring af reoler, således at der løbende er plads til placering af materiale. Behovet for plads til de enkelte kategorier varierer over året, og systemet vil sikre dynamisk fordeling af plads. Give bedre muligheder for udtræk af relevante statistikker. Det vil indeholde et målstyringssystem, som beskriver udviklingen i nøgletal for anvendelse og drift af bibliotekerne. En sidste løsning omfatter oprettelse af et fælles lager. Et centralt fælles lager oprettes til håndtering af de sjældne og sæsonbetonede materialer. Dette lager kan være placeret samlet eller flere steder opdelt efter kategorier. Lagerstyringssystemet giver forslag til optimal struktur for afhentning af bestilt materiale. Det foreslås at afhentning af bestilt materiale centraliseres til færre adresser, hvorved ressourcer til håndtering og transport reduceres. Det samme vil gælde i forbindelse med centralisering af sjældne og sæsonbetonede materiale. Side 6 af 33
6. Situationen efter indførelse af løsningen Beskriv den nye situation ("i morgen") og de ændrede arbejdsprocesser, når løsningen er implementeret. Efter indførelse af det Intelligente Lagerstyringssystem er der fuldt overblik over materialernes placering såvel på tværs af bibliotekerne som lokalt på de enkelte biblioteker. Løsningen sørger for at materialerne opdeles i de to hovedsegmenter: ofte/jævnt frekventeret materiale og sæsonbetonede/sjældne materialer. Herved er der skabt bedst mulige vilkår for eksponering, tilgængelighed og håndtering af de materialer, som borgerne er mest interesserede i. Dette betyder at borgerne oplever bibliotekerne som mere spændende og levende end førhen. Der er en mere direkte adgang til og overblik over populært materiale. Materiale, som sjældent udlånes, er placeret separat og kan nu kun lånes via reservationssystemet. Samtidig er arealbehovet til opbevaring af sæsonbetonede/sjældne materialer og ressourceforbruget til beholdningsstyring og håndtering af sæsonbetonede/sjældne materialer reduceret. Personalet og borgerne oplever at materialerne i højere grad er korrekt placeret, således at fremfinding er mindre ressourcekrævende. Borgerne har lettere ved at finde reserveret materiale, idet afhentningsinformationen er mere entydig og detaljeret end tidligere. Afhentningsinformationen sendes ud til borgeren på mail/sms. De tidligere flaskehalse af modtaget og ikke opsat materiale er eliminerede. Systemet viser hvornår materialet er på plads, hvor det førhen kunne være hvor som helst på biblioteket. Personalets håndterminal/pda erstatter de tidligere fremfindingslister. Ressourcebehov til generering og styring af fremfindingslister er elimineret. Via håndscanneren fastlægges fremfindingsrækkefølgen således, at personalet skal bruge mindst mulige ressourcer på den interne transport (færrest skridt). Dette gælder også ved kassation. Systemet sørger endvidere for, at et fremfindingsjob alene finder sted på ét bibliotek og ikke som tidligere, hvor den såkaldte liste 2 blev sendt til mange biblioteker, som ofte afstedkom risiko for ressourcespild i form af flerdobbelt arbejde. Opsætning af materialer er mindre ressourcekrævende, og muligheden for fejlopsætning er minimeret ved brug af håndterminaler/pda. Afhentningsprocenten for det reserverede materiale er væsentlig højere end i gamle dage med baggrund i systemets muligheder for en tættere kommunikation med borgeren. Det er muligt at forudsige behovet for hyldeplads fremadrettet, fordi der er overblik over hvad vi har på hylderne, hvad der er på vej retur fra borgerne, og hvad der er på vej i form af nyindkøbt materiale. Derudover er der mulighed for at inddrage udlånsstatistikken i forbindelse med den samlede kapacitetsstyring af hyldepladserne. Systemet sørger for optimering af transporterne mellem bibliotekerne, således at opsamling og aflevering pr. bibliotek minimeres. Systemet fortæller, hvordan udviklingen er i kommunens hovednøgletal for bibliotekerne for en tidsperiode (udlånsantal, reservationsantal, materialer på centrallager, materialer pr. bibliotek, ressourceforbrug pr. udlån/reservation, ressourceforbrug i alt mv.). Side 7 af 33
7. Erfaringer Beskriv erfaringer fra lignende projekter fra ind og/eller udland. Løsningen bag det Intelligente Lagerstyringssystem er kendt gennem mange år i produktions og handelsvirksomheder. Siden 1970 erne har disse virksomheder i stigende grad implementeret lagerstyringssystemer enten som enkeltstående løsninger eller senere mere integrerede løsninger i de såkaldte ERP (Enterprice Ressource Planning) systemer. På globalt plan findes der mange leverandører af standard lagerstyringssystemer. I Nordeuropa og Danmark anvender de fleste virksomheder lagerstyringsmodulerne, som findes i de mest udbredte ERP systemer, såsom SAP, Movex, Baan og Axapta. Der er dog visse brancher, som benytter sig af enkeltstående lagerstyringssystemer, som kan kommunikere med den resterende del af virksomhedernes IT systemer. Den Intelligente Lagerstyring opstår ved kombinationen af at anskaffe et standard lagerstyringsystem og derefter konfigurere parametre og opbygge koncept for styring af lageret. Helt grundlæggende sørger lagerstyringssystemerne for, at der er overblik over varernes placering i lageret. Systemet kan foreslå ruter, som optimerer intern transport ved fremfinding og påpladssætning af varer. Beholdningsstyring er et hovedområde, hvor de fastlagte parametre sikrer, at der ikke er for meget eller for lidt på lageret i forhold til servicering af kunderne. I dag er det nærmest umuligt at styre en virksomhed med lagre uden brug af et lagerstyringssystem. Effekten ved opbygning af et styringskoncept og aktivt arbejde med parametersætning i lagerstyringssystemet kan oftest måles i form af omkostningsreduktion på op til 30 %, samtidig med at leveringsservicen forbedres således at de indkommende ordrer oftere kan leveres komplette til den lovede tid. Erfaringerne fra produktions og handelsvirksomhederne kan overføres direkte til bibliotekerne, hvorved det vurderes at lagerstyrigsteknologien er moden til anvendelse. Det Intelligente Lagerstyringssystem er netop kombinationen af et standard lagerstyringssystem samt opstilling af parametre og koncept for styring af materialernes placering på tværs af bibliotekerne og lokalt på det enkelte bibliotek. Projektet adskiller sig fra lignende projekter i produktions og handelsvirksomheder ved at der er størst fokus på styring af materialernes placering, dvs. overblik over hvor materialerne kan findes og mindst fokus på styring af beholdning. Side 8 af 33
Antal direkte målgruppe(r) Antal direkte målgrupper 1 Direkte målgruppe 1 Direkte målgruppe 1 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Bibliotekspersonale: Bibliotekarer, Kontorpersonale, Opsættere, Medhjælpere og Chauffører. Målgruppen der i alt udgør ca. 400 årsværk i Københavns Kommune vil primært opleve lettere arbejdsgange i forbindelse med fremfinding af materiale, da materialerne er mere korrekt placeret end tidligere. Ressourceanvendelsen til at lede efter materiale, som enten er reserveret eller som borgerne har vanskeligt ved at finde, vil blive væsentligt reduceret. Målgruppen vil derudover opleve at det er lettere at sætte materiale på plads, da Det Intelligente Lagerstyringssystem sørger for at planlægge ruter for påpladssætningen. Som en af de større effekter vil bibliotekspersonalet opleve en mere papirfri arbejdsdag, hvor de tidligere lister til støtte for fremfinding og kassation vil forefindes elektronisk på en håndterminal eller PC. Dette betyder at der ikke længere skal bruges ressourcer på at generere udskrevne lister. Der vil samlet set skulle anvendes færre ressourcer i forbindelse med hjælp til borgere, som har vanskeligt ved at finde materialet på grund af forkert placering. Processerne vedrørende kassation af materiale vil blive mindre ressourcekrævende, idet Det Intelligente Lagerstyringssystem automatisk sørger for at udpege kassationsmateriale, og i kraft af at en større andel af materialet er placeret korrekt og opdateret i systemet. Tilsvarende vil revideringsprocesserne blive mindre ressourcekrævende, da materialet i større grad står korrekt placeret i forhold til Lagerstyringssystemets oplysninger. Andelen af uafhentede reservationer vil være reduceret, idet Lagerstyringssystemet vil forbedre kommunikationen med borgerne med mere detaljeret afhentningsinformation. Som en del af løsningen vil materialer, der sjældent udlånes eller materialer som er sæsonbetonede herunder studie eller årstidsmateriale få én fælles placering (lageret). Dette forventes at give mere plads på bibliotekerne og det forudses, at transportopgaverne mellem bibliotekerne samlet set reduceres. Centralisering af den mindst brugte samt sæsonbetonede del af materialesamlingen vil reducere det decentrale kassationsarbejde og ydermere give mulighed for reduktion i antallet af eksemplarer, således at beholdningen er afpasset til efterspørgselen fra borgerne. Der skal anvendes færre ressourcer på fremfinding, opsætning, kassation, revision og transport af materiale. Indikator for potentiale Det er estimeret at ressourceforbruget til materialehåndteringen samlet set kan reduceres med 15 %, hvilket i Københavns Kommune svarer til 16 årsværk. På landsplan svarer det til 184 årsværk. Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Ressourceforbruget som i dag anvendes til udførelse af påpladssætnings, fremfings, kassations, revisions og transportopgaverne er kendt og det er vurderet at den direkte besparelse i det samlede ressourceforbrug er op til 30 % af den aktuelle ressourceanvendelse, hvorefter projektet har lagt et konservativt potentiale på 15 % ressourcebesparelse. Besparelsen tænkes at indgå i kommende besparelser, så serviceniveauet på bibliotekerne kan opretholdes. Ressourcebesparelsen vil måles, idet der i høj grad vil være tale om faldebortaktiviteter i og med der ikke længere i samme grad skal anvendes tid på at lede efter materiale. Ressourceforbruget i forbindelse med opsætning af materiale og fremfinding af materiale vil kunne måles direkte og resultere i reduktion af ressourceforbruget. Bibliotekspersonalet vil opleve en relativt stor ændring fra at være vant til at arbejde med udskrevne lister i hånden til at fremfindings, kassations, reviderings og transportopgaver foregår elektronisk med håndholdt terminal (PDA) som fortæller alt om hvilket job der skal udføres samtidig med at opdatering af Lagerstyringssystem og bibliotekssystemet (DDELibra) foregår online og automatisk. Bibliotekspersonalet vil opleve, at en ny registrering skal foretages via online terminal. Personalet vil efter en tid fornemme at brugen af online registrering via håndterminal er lettere, da der kun skal registreres én gang online derefter er opgaven afsluttet. Der skal i fremtiden ikke anvendes ressourcer til generering af fremfindingslister samt fysisk håndtering af disse i form af print og håndtering internt i biblioteket. Ressourceforbrug til udskrivning af fremfindings og kassationslister her kan der måles en reduktion. Direkte målgruppe 2 Side 9 af 33
Direkte målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Direkte målgruppe 3 Direkte målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Direkte målgruppe 4 Direkte målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Arbejdskraftbesparende potentiale Direkte målgruppe 5 Direkte målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Side 10 af 33
Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Antal indirekte målgruppe(r) Antal indirekte målgrupper 1 Indirekte målgruppe 1 Indirekte målgruppe 1 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Kommunernes administration Kommunens administrationspersonale vil opleve lettere adgang til statistiske data, bedre overblik over den samlede drift og mindre behov for støtte til drift og udvikling af bibliotekerne. Dette vil frigøre ressourcer til bedre styringsstøtte af bibliotekernes udvikling fremadrettet. Der vil skulle anvendes færre ressourcer fra kommunens administration til støtte for udvikling af bibliotekernes service overfor borgerne samt optimering af ressourcer til drift af bibliotekernes materialestyring. Der vil kunne frigøres op til 10 % af ressourcerne fra Kommunens administration vedrørende støtte til drift og udvikling af bibliotekernes materialehåndtering. I Københavns Kommune anvendes i alt ca. 7 årsværk til disse opgaver. På landsplan er der tale om over 100 årsværk til støtte for området. Reduktion i tidsforbrug til støtte for udvikling og drift af bibliotekerne. Måles i reduceret tidsforbrug. Ingen. Ingen. Ingen. Indirekte målgruppe 2 Indirekte målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Indirekte målgruppe 3 Indirekte målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Side 11 af 33
Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Indirekte målgruppe 4 Indirekte målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Indirekte målgruppe 5 Indirekte målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Arbejdskraftbesparende potentiale Indikator for potentiale Måling af indikator Mulige øvrige effekter Indikator for øvrig effekt Måling af indikator for øvrig effekt Antal øvrige målgruppe(r) Antal øvrige målgrupper 1 Øvrig målgruppe 1 Øvrig målgruppe 1 Påvirkning af målgruppen Borgere Borgerne vil opleve en øget service på bibliotekerne. Borgerne får nemmere adgang til materialerne og lettere mulighed for selv at kunne fremfinde materialet. Borgerne vil ligeledes opleve, at materialerne er præsenteret mere indbydende, og borgerne vil blive inspireret til at låne flere materialer. Ventetiden på reserveret materiale vil falde, da der i højere grad er styr på hvor materialerne befinder sig efter aflevering, hvilket betyder at materialerne hurtigere bliver parat til genudlåning. Side 12 af 33
Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Forbedret Øvrig målgruppe 2 Øvrig målgruppe 2 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Øvrig målgruppe 3 Øvrig målgruppe 3 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Øvrig målgruppe 4 Øvrig målgruppe 4 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Øvrig målgruppe 5 Øvrig målgruppe 5 Påvirkning af målgruppen Hvordan vil målgruppen efter implementering af løsningen opleve den offentlige service/ kvalitet? Effektmåling og samlet evaluering af projektet Øvrige effekter Effektmåling Evaluering Ingen. Effekten af projektet vil blive målt på frigjorte ressourcer til påpladssætnings, fremfings, kassations, revisions og transportopgaver. Evaluering af projektet vil blive foretaget med baggrund i opnåede frigjorte ressourcer samt personalets vurdering af i hvilken grad arbejdet med ikke værdiskabende aktiviteter er reduceret. Derudover vil evalueringen fokuserer på, hvordan de deltagende biblioteker fremadrettet kan indhente gevinster ved at videreudvikle de igangsatte løsninger. Endelig vil evalueringen også omfatte vurdering af mulighederne for at introducere løsningerne på landsplan på en let og enkelt måde. Side 13 af 33
Tabel 1. Projektets arbejdskraftbesparende potentiale Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Bibliotekspersonale KK 100,00 45.300.000 85,00 38.505.000 15,00 6.795.000 Bibliotekspersonale ÅK 33,00 14.200.000 28,00 12.070.000 5,00 2.130.000 0,00 0 0,00 0 0,00 0 15% 15% 15% 15% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Total, direkte berørt målgruppe: Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) 133,00 59.500.000 113,00 50.575.000 20,00 8.925.000 15% 15% Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Administrationspersonale KK 8,00 3.600.000 7,00 3.150.000 1,00 450.000,00 Administrationspersonale ÅK 0,00 0 0,00 0 0,00 0,00 Total, indirekte berørt målgruppe: 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 13% 13% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 8,00 3.600.000 7,00 3.150.000 1,00 450.000 13% 13% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årligt merforbrug Årligt merforbrug i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt forbrug Forventet samlet årligt forbrug Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 141,00 63.100.000 120,00 53.725.000 21,00 9.375.000 15% 15% Side 14 af 33
Projektets arbejdskraftbesparende potentiale Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets arbejdskraftbesparende potentiale" Side 15 af 33
Tabel 2. Projektets økonomiske balance Projektets økonomiske balance 2010 2011 2012 2013 2014 Total Direkte arbejdskraftbesparelse 2.500.000 5.000.000 8.925.000 8.925.000 25.350.000,00 Indirekte arbejdskraftbesparelse 0 0 450.000 450.000 900.000,00 Besparelser på driftsomkostninger 0,00 Økonomiske gevinster total 0 2.500.000 5.000.000 9.375.000 9.375.000 26.250.000 Omkostninger til merarbejde 0,00 Totale projektudgifter 12.037.650 3.370.400 0 0 15.408.050,00 Øgede driftsomkostninger 0,00 Omkostninger total 0 12.037.650 3.370.400 0 0 15.408.050 Årlig økonomisk balance 0 9.537.650 1.629.600 9.375.000 9.375.000 10.841.950 Summeret økonomisk balance 0 9.537.650 7.908.050 1.466.950 10.841.950 Side 16 af 33
Projektets økonomiske balance Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets økonomiske balance" Projektets økonomiske balance er opgjort ex. moms. Side 17 af 33
Tabel 3. Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 16,00 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 400 Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0,0400000000 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan 4.600 Arbejdskraftbesparende potentiale ved landsdækkende udbredelse opgjort i årsværk 184,0000000000 s Side 18 af 33
Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Evt. kommentar(er) til tabellen "Projektets landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale" Side 19 af 33
Tabel 4. Risikoområder Organisation: Risikoen skyldes forhold i organisationen Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Utilstrækkelig projektledelse Hvis der ikke sikres nok ressourcer og know how. Projektet når ikke sine mål Sikre stærk projektledelse 1 3 3 0 0 0 0 Gennemsnit: 3,0 Teknisk løsning: Risikoen kommer af den tekniske løsning Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Manglende integration med bibliotekssystem Utilstrækkelig kravspecifikationen inden løsning Opdat. mellem biblioteks og lagerstyringssystem Tilstrælkkelig kravspecificering. 1 2 2 Lange svartider med trådløs kommunikation Teknisk løsning vedrørende trådløs kommunikation. Langsom opdat. af beholdninger og placeringer mat. Sikre nok kapacitet til trådløs kommunikation. 1 3 3 0 0 Gennemsnit: 2,5 Leverandører: Risikoen er relateret til leverandørerne Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Valg af rette leverandør, rigtige systemløsning Projektet projektledelsen og styregruppen Forkert system vil være katastrofalt Fokus på valg af leverandør og systemløsning 1 3 3 0 0 0 0 Gennemsnit: 3,0 Interessenter: Risikoen er relateret til projektets interessenter Risiko Hvad er det for risici projektet indeholder? Kilde Hvem/Hvad er kilden til risikoen? Sandsynlighed Konsekvens Vurdering Beskriv hvordan risikoen kan påvirke udfaldet af projektet Korrigerende handling(er) Modstand mod forandring blandt personalet. Bibliotekspersonalet Svært at implementere det lagerstyringssystemet. Indragelse af personalet 1 3 3 Borgerne ikke tager løsningen til sig. Borgerne Borgerne vil sige at servicen er forringet. Kommunikere ændret borgerservice. 1 2 2 0 0 Gennemsnit: 2,5 Kvalitet: Risikoen er relateret til kvaliteten af projektets løsning Side 20 af 33 Risiko Hvad er det for risici projektet Kilde Hvem/Hvad er kilden til Sandsyn Konse Vurde Beskriv hvordan risikoen kan påvirke Korrigerende