Kulturafdelingen Sagsbehandler: Søren Friang Klougart Sagsnr. 04.04.00-P05-1-14 Dato:13.8.2014 1. Uddybende notat ang. halanalysen Dette notat har til formål at uddybe udvalgte emner fra analysen af Horsens Kommunens idrætshaller. Disse emner er: Principper for udvikling/modernisering af idrætshaller Harmonisering af tilskud/driftsmidler til selvejende og kommunale haller Kommerciel brug af lokaler ved hallerne samt cafeteriedrift. Nedenfor præsenteres hovedpointerne fra de enkelte afsnit, der hver især går mere i dybden med emnerne. 1.1 Om principperne De foreslåede principper har til formål at fungere som rettesnor og en huskeseddel ift. processen med at renovere/modernisere en given idrætshal. Principperne er baseret på halanalysens opstillede tre pejlemærker: 1. Hallerne skal kunne mere, men alle haller skal ikke kunne alt 2. Liv i hallerne samling af aktiviteter 3. Aktivitets- og foreningsudvikling. 1.2 Om harmonisering af tilskud/driftsmidler Hvis man ønsker at lave en harmonisering af tilskuddet/driftsmidlerne til de selvejende og de kommunale idrætshaller med udgangspunkt i udgifterne til de kommunale haller, kan der realiseres en besparelse på ca. 0,8 mio. kr. En indledende beregning viser, at dette vil medføre følgende ændring i de årlige tilskud til de selvejende haller: Sportshallerne i Brædstrup: ca. - 230.000 kr. Hovedgårdhallen: ca. - 265.000 kr. Østbirkhallen: ca. - 450.000 kr. Parkhallen: ca. +165.000 kr. I denne udregning opereres der med, at hallernes renter og afdrag ved lån fortsætter uforandret, og at kommunen udover tilskud til driftsudgifter yder et tilskud svarende til størrelse på den enkelte hals renter og afdrag på lån til anlæg. Da Kulturafdelingen ikke kender de nærmere vilkår for de enkelte hallers lån, er der en vis usikkerhed i beregningen. Parkhallen skiller sig ud, fordi de pt. afdrager ekstra på deres lån. Hvis kommunen ønsker at hjemtage driften af de nuværende selvejende haller, vil dette medføre en besparelse på ca. 2,1 mio. kr. årligt, hvis kommunen samtidig indfrier gælden på ca. 18,6 mio. kr. 1.3 Om kommerciel brug af lokaler samt cafeteriedrift Kommerciel brug af lokaler kan deles op i midlertidig udlejninger til f.eks. private arrangementer og møder samt længerevarende udlejning til erhvervsdrivende. Ift. midlertidig udlejning kan Horsens Kommune selv afgøre, om man vil tillade udlejning til private fester og 1
lign. Der er ingen juridiske hindringer for dette, så længe det foregår på markedsvilkår. Det samme gælder for udlejning af tomme mødelokaler. Ift. længerevarende udlejning skal det ske til såkaldt accessorisk virksomhed, hvilket betyder aktiviteter, der ligger udenfor men i forlængelse af det primære formål. Hvad det er, er ikke defineret præcist. Erfaringer fra andre kommuner viser, at udlejning til f.eks. cafeterier og fitnesscentre er lovlig, mens udlejning til solcentre ikke er det. Halcafeterierne har traditionelt set været en vigtig del af det sociale liv i idrætshaller, men driften af dem er de senere år generelt blevet en udfordring, hvilket både gælder forpagtede og foreningsdrevne cafeterier i Horsens Kommune og resten af landet. Der er ingen juridiske hindringer i at udlicitere cafeteriedriften til en privat forpagter, der ønsker at sælge mad ud af huset. Erfaringer fra andre kommuner viser, at denne driftsform også kan give problemer, og at der er begrænset interesse for at tage forpagtningen. Åbnes der op for at tillade private arrangementer og møde i hallernes lokaler, kan dette måske hjælpe til at gøre privat cafeterieforpagtning rentabel og derved interessant. Grundet cafeteriernes rolle i hallernes sociale liv og udfordringerne med at drive dem, foreslås det, at der igangsættes en række pilotprojekter, der kan være med til at afklare, hvordan og om, man kan lave en fornuftig fremtidig cafeteriedrift i kommunens idrætshaller herunder også tiltag omkring sund mad. 2
2. Udkast til principper for udvikling/modernisering af idrætshaller Der skal sikres en sammenhæng mellem de løbende tekniske renoveringer og mindre moderniseringer samt de større anlægsinvesteringer, der bevilges via de årlige budgetforhandlinger. Investeringerne skal bidrage til at indfri de opstillede pejlemærker for halområdet. Derfor gælder det, at når en hal skal moderniseres, skal der tages højde for den enkelte hals og lokalområdets karakteristika alle haller skal ikke være ens og kunne det samme. det vurderes, om hallen skal udvikles som en lokalhal eller et lokalt samlingssted. der fokuseres på, at projektet er med til at udvikle halområdet og som udgangspunkt ikke bare bygger mere af det samme. Det kan bl.a. vurderes, om hallen evt. kan udvides med en specialfacilitet, som kan være til glæde for et større område/hele kommunen. det overvejes, om der skal etableres faciliteter til andre kommunale eller ikkekommunale formål for at understøtte, at hallen bliver et lokalt samlingssted. Herunder om det er muligt og hensigtsmæssigt at etablere samarbejder med eksterne aktører. der være et lokalt engagement og lokalt behov for nye faciliteter. Der skal være nogen til at aktivere faciliteterne, når de er opførte. lokale kræfter inddrages i hele processen fra ide til færdiggørelse. 3
3. Harmonisering af tilskud/driftsmidler til selvejende & kommunale idrætshaller Denne del af notatet har til formål at forsøge at belyse, hvordan en evt. harmonisering af tilskuddene/driftsmidlerne til idrætshaller i Horsens Kommune vil påvirke kommunens fire selvejende idrætshaller. Det drejer sig om Sportshallerne i Brædstrup, Østbirkhallen, Hovedgårdhallen og Parkhallen ved Forum Horsens. Kulturafdelingen har foretaget en beregning af den gennemsnitlige udgift pr. kvadratmeter til henholdsvis de kommunale og de selvejende idrætshaller. For de kommunale haller er det udregnet på baggrund af forbrugsudgifterne på de enkelte haller samt en vurderet andel af Forum Horsens samlede forbrug til administration, løn osv. (se uddybning herom sidst i kapitlet). For de selvejende haller er de samlede udgifter lig med det årlige kommunale driftstilskud. Efter rådgivning fra Økonomisk afdeling er renter og afdrag til de selvejende hallers lån trukket ud af denne beregning, fordi de kommunale haller ikke har den udgiftspost. Beregningerne er foretaget med udgangspunkt i budgettallene for 2014. Resultatet af denne beregning viser, at Horsens Kommune i gennemsnit har udgifter til de kommunale haller på 421 kr./m 2. For de selvejende haller er dette tal 495 kr./m 2 ekskl. udgifter til renter og afdrag. Hvis man vælger at lave en harmonisering af tilskuddene med udgangspunkt i udgifterne til de kommunale haller, vil det betyde følgende for de selvejende haller. Antal m 2 Tilskud 2014 Heraf renter & afdrag*** Gæld Nyt tilskud ved 421 kr./m 2 Nyt tilskud inkl. renter & afdrag Ændring i tilskud Brædstrup* 5.194 2.880.897 460.000 7,0 mio. 2.186.674 2.646.674-234.223 Hovedgård 1.710 1.079.194 91.500 2,8 mio. 719.910 811.410-267.784 Østbirk 1.681 1.165.619 7.500 1,8 mio. 707.701 715.201-450.418 Parkhallen** 1.964 1.418.909 758.000 7,0 mio. 826.844 1.584.844 + 165.935 Samlet 6.544.194 1.317.000 18,6 mio. 4.441.129 5.758.129-786.490 * Tilskuddet til og arealet af Brædstrup svømmehal er fratrukket. Beløbsstørrelsen er skønnet, da størrelse af tilskuddet til svømmehallen ikke er udspecificeret i det samlede tilskud. ** Udover driftstilskuddet bliver Parkhallen betjent af Forum Horsens personale, hvilket modsvarer en værdi på ca. 100.000 kr. årligt. *** For Brædstrup, Hovedgård & Parkhallen er der anvendt de faktiske udgifter hertil i regnskab 2013. For Østbirk er samme metode anvendt fra regnskab 2012, da det seneste regnskab ikke er modtaget i skrivende stund. Ift. ovenstående oversigt skal det nævnes, at Parkhallen af skattemæssige årsager afdrager ekstraordinært på deres kreditforeningslån og i løbet af fire år forventer kun at have et lån på ca. 2 mio. kr. til Horsens Kommune. Efter denne periode bør man derfor revurdere deres tilskud eller lade hallen overgå til kommunal drift. Ift. ovenstående skal der også tages det forbehold, at Kulturafdelingen ikke kender vilkårene for de selvejende hallers lån. Hvis der er interesse for at arbejde videre med en harmonisering af tilskuddene, bør det derfor undersøges, om deres renter og afdrag i 2013 er repræsentative for hallernes normale drift. Derudover skal der ift. til ovenstående beregning tages et generelt forbehold for, at der i de selvejende hallers økonomi kan være forhold, som Kulturafdelingen ikke er bekendte med. Udregningen viser, at en harmonisering samlet set vil skabe en besparelse på ca. 0,8 mio. kr. og hvis man tager Parkhallen ud af dette regnestykke pga. deres ekstraordinært høje 4
udgifter til renter og afdrag ca. 0,95 mio. kr. Ergo er disse tal den forventede samlede besparelse ved en harmonisering af tilskuddene. Hvis kommunen i stedet vælger selv at overtage driften af de nuværende selvejende haller, vil den samlede besparelse være på ca. 2,1 mio. kr., idet Forum Horsens vurdere, at en kommunal drift af de nuværende selvejende haller kan gøres for den gennemsnitlige udgift på 421 kr./m 2. Kommunal overtagelse vil dog ifølge Forum Horsens betyde en væsentlig ændring i den hidtidige drift af de nuværende selvejende haller herunder bemanding i hallen og drift af cafeterierne. Ved en kommunal overtagelse af de nuværende selvejende haller, skal kommunen samtidig overtage en samlet gældspost på ca. 18,6 mio. kr., der sandsynligvis består af en kombination af lån hos selve kommunen, lån hos KommuneKredit samt kreditforeningslån. Som tidligere nævnt kender Kulturafdelingen ikke vilkårene for disse lån, derfor er det ikke muligt at lave en konkret beregning på den kommunale udgift ved sådan en gældsovertagelse. Det kan nævnes, at de selvejende haller i 2013 (for Østbirk er tallet fra 2012) samlet betalte ca. 1,3 mio. kr. i renter og afdrag. 3.1 Udfordringer En tilskudsmodel hvor kommunen giver et tilskud pr. kvadratmeter og derudover betaler hallens renter og afdrag medfører nogle udfordringer. Hvis hallerne skal have dækket deres udgifter hertil krone for krone, kan en selvejende hal et givent år vælge at afdrage ekstraordinært, hvilket vil besværliggøre Kulturafdelingens budgetlægning og mulighed for at holde budgettet. Man kan også forestille sig en situation, hvor en selvejende hal låner penge til f.eks. solceller. Kommunen vil betale renter og afdrag på lånet, men investeringen vil sandsynligvis medføre en besparelse på hallens driftsomkostninger. Det vil derfor være naturligt, at indgå aftaler omkring vilkårene ved nye lån, og det vil fratage de selvejende haller en del af deres egenbestemmelse. 3.2 Uddybning ang. udregning af udgifter til de kommunale haller Under Haller og idrætsanlæg findes der en udgiftspost, der hedder Fælles forbrug. Denne er udspecificeret og de forskellige poster fx løn og rengøring er vurderet ift. om pengene bruges udelukkende på hallerne (medregnet 100 %) eller om der også bruges noget på udendørsanlæg. Forum Horsens har vurderet, at på de poster, der ikke udelukkende bruges på hallerne, anvendes der ca. 65 % på haller (og 35 % på udendørs anlæg), hvorfor kun 65 % af udgifterne ved disse poster er medregnet. For de tre skolehaller (Gedved, Søvind og Højvang), som pr. 1. januar 2014 er overdraget til kulturområdet, er der i første omgang afsat 240.000 kr. til drift ekskl. forbrug. Der findes endnu ikke specifikke forbrugstal på de tre haller eller en overdraget forbrugsudgift fra Skoleafdelingen. Forum Horsens har vurderet, at hallerne har et forbrug som Egebjerghallen og Hattinghallen. Der er derfor lavet et estimeret forbrug for de tre skolehaller ved at gange deres kvadratmetertal med den gennemsnitlige forbrugspris pr. kvadratmeter på Egebjerghallen og Hattinghallen. 5
4. Kommerciel brug af lokaler ved idrætshaller og cafeteriedrift Denne del af analysen har til formål at afklare hvilke regler og erfaringer, der er på området med at benytte lokaler i kommunale idrætshaller til kommercielle og private formål. Denne del drejer sig derfor om de aktiviteter, der ikke umiddelbart hører ind under brugen af lokalerne iht. Folkeoplysningsloven. Spørgsmålet er her delt op i tre underpunkter 1. Udlejning af lokaler på midlertidigt basis 2. Udlejning af lokaler i længerevarende perioder til erhvervsdrivende 3. Cafeteriedrift 4.1. Udlejning af lokaler i og omkring hallen på midlertidigt basis Udlejning af lokaler på midlertidigt basis kan enten være til private arrangementer (f.eks. fester) eller udlejning af mødelokaler til kommercielle formål. Private arrangementer Det er i dag ikke tilladt at benytte kommunale lokaler i Horsens Kommune til fester og lign. Kommunens jurister skriver følgende om dette: Om man som kommune ønsker at udleje til private fester, skal drøftes politisk, idet spørgsmålet er baseret på holdninger og ikke jura. Udlejningen skal ske på markedsvilkår for ikke at virke konkurrenceforvridende med det lokale, private marked. Der er således ingen juridisk hindring for, at man kan anvender hallerne eller tilstødende lokaler til private arrangementer som f.eks. fester. De fleste af landets kommuner tillader ikke brugen af haller og lign. til private fester. I de kommuner, hvor det er tilladt, er det som regel kun i udvalgte haller/lokaler. Rudersdal er en af disse kommuner, og derfra forlyder det, at det fungerer ok, men at det er usikkert, om man ville tillade det igen, hvis beslutningen skulle tages i dag. Dette skyldes primært administration af bookinger, at der ikke altid er ryddet ordentligt op og lign. Brugen af lokaler ved idrætshaller til private fester vil primært være en konkurrent til kommunens forsamlingshuse, beboerhuse og festlokaler i større boligforeninger, altså lokaler hvor man ofte selv kan/skal stå for det meste. Kommunens hoteller samt f.eks. Håndværkerforeningen, golfklubberne osv. tilbyder et andet produkt (med fuld service og et højere omkostningsniveau), og derfor vil de sandsynligvis ikke blive påvirket i nævneværdig grad af muligheden for at leje lokaler i og omkring idrætshallerne. Det er vurderingen fra folk i branchen, at der i dag findes tilstrækkeligt med lokaler i og omkring Horsens, hvor folk kan holde private fester. Ergo skal en beslutning om at tillade brugen af lokalerne ved hallerne ikke være for at afhjælpe en mangel på lokaler, men for at skabe liv i hallerne og for evt. hjælpe med at gøre cafeteriedriften i hallen rentabel for private forpagtere. Se nedenfor. Udlejning af mødelokaler Kommunens jurister har vurderet følgende ift. udlejning af mødelokaler: En kommunal hal med tomme mødelokaler kan for en kortere eller længere periode leje disse ud på markedsvilkår, i situationer hvor kommunen ikke skal benytte lokalerne til normale, kommunale formål. 6
Man kan derfor forestille sig, at man i et kommende lokalt samlingssted etablerer mødelokaler, som forskellige foreninger kan anvende iht. Folkeoplysningsloven. Dette kan måske medføre en besparelse på lokaletilskud til nogle foreninger, og derudover er der mulighed for at udleje mødelokalerne i dagtimerne (hvor der er mindre søgning fra foreningerne) til virksomheder m.m. på markedsvilkår, og derved generer en mindre indtægt. Sådan en udlejning vil muligvis også betyde en øget omsætning i form af mødeforplejning for et (forpagtet eller ej) halcafeteria. Denne model benyttes bl.a. i Rudersdal Kommune i det forholdsvis nye Birkerød Idrætscenter, hvor de er glade for ordningen. 1 Det er vurderingen fra MeetingHorsens, at der pt. ikke er mangel på mødelokaler i Horsens Kommune, og der vil derfor sandsynligvis ikke være nogen større indtægt ifm. udlejning til virksomheder og lign. Det nævnes også fra MeetingHorsens, at hvis der etableres nye kommunale mødelokaler, bør de eksisterende aktører i byen tilbydes at kunne leje disse lokaler til en favorabel pris og videreudleje dem (en lign. aftale findes for FÆNGSLETS mødelokaler). 4.2. Udlejning af lokaler i længerevarende perioder til erhvervsdrivende I halanalysen nævnes muligheden for at udleje lokaler i kommende lokale samlingssteder til forskellige erhvervsdrivende for at skabe liv. Efter færdiggørelsen af halanalysen har der været en yderligere dialog med juridisk afdeling herom, hvorefter det viser sig, at der alligevel er nogle lidt større begrænsninger end først antaget. Ift. opførsel af lokaler må kommunen ikke agere som erhvervsudlejer. Det betyder, at kommunen gerne må udleje overskudskapacitet i en begrænset periode. Men kommunen må ikke skabe overskudskapacitet, som man herefter udlejer hvilket vil være tilfældet ved udvidelse/modernisering af en hal. Derimod må der gerne ske udlejning til det, der kaldes for accessorisk virksomhed hvilket vil sige: En selvstændig opgave, der i sig selv falder uden for kommunens opgaveområde efter lovregler eller kommunalfuldmagten, men som alligevel kan varetages i den givne situation, fordi den har en nær og naturlig sammenhæng med en lovlig kommunal (hoved)aktivitet og kan afrunde den. Det er ikke entydige regler for, hvad der er accessorisk virksomhed er ift. driften af kommunale idrætshaller, men juridisk afdeling har fundet sager fra Statsforvaltningen, hvoraf det fremgår, at driften af et cafeteria i forbindelse med en idrætshal er at forstå som accessorisk virksomhed. Driften af et solcenter er til gengæld ikke. Det kan i denne forbindelse nævnes, at der i forbindelse med opførsel af det kommunalt drevne Birkerød Idrætscenter fra starten af projektet var involveret en kommerciel fitnesskæde, der var med til at designe de lokaler, som de i dag lejer. Ergo har Rudersdal Kommune vurderet, at kommerciel fitness er at betragte som accessorisk virksomhed i en idrætshal. Alternativt kan man også overveje muligheden for andre typer samarbejde som f.eks. OPP. 1 Mødelokaler anvendes primært af forskellige kommunale enheder, da der er mangel på kommunale mødelokaler i Rudersdal Kommune. 7
4.3. Cafeteriedrift Citat fra halanalysen: Cafeterier har traditionelt set været et af de helt centrale elementer i det sociale samvær i hallerne. Driften af cafeterierne har dog i mange år været udfordrende for langt de fleste kommunale haller. Det er i alle kommunens haller (på nær Forum Horsens) idrætsforeningerne, der driver cafeterierne flere steder dog med meget begrænset eller slet ingen åbningstid pga. udfordringer med bemandingen og dalende kundegrundlag. Derfor er det foreslået i halanalysen, at der laves en række pilotprojekter, som kan være med til at afklare, hvordan og om, man kan lave en fornuftig fremtidig cafeteriedrift i kommunens idrætshaller. Der er foreslået følgende forsøg: Opstilling af kvalitetsautomater og et selvbetjeningskøkken i stedet for det traditionelle halcafeteria. Driften udliciteres til en take-away restaurant (f.eks. sandwichbar), der ikke har behov for fuldt produktionskøkken. Kræver evt. en mindre ombygning af køkken og salgssted. Etablering af fuldt produktionskøkken og udlicitering af driften til en privat forpagter, der kan sælge mad ud af huset og lave arrangementer i udvalgte lokaler. Udlicitering af driften To ud af de tre ovenstående pilotprojekter kræver, at cafeteriedriften udliciteres til forpagtere. Kommunens jurister har kigget på regler omkring udlicitering af cafeteriedriften i kommunale haller. Kommunen vil kunne finansiere driften af en kommunal hal, uagtet at der drives privat café/cafeteria i hallen. Statsforvaltningen forudsætter herved, at driften af caféen er af underordnet karakter i forhold til de øvrigt lovlige kommunale aktiviteter, der finder sted i hallen, samt at en bortforpagtning skal afspejle markedsvilkårene i det område, det er beliggende. Der er således ikke noget til hinder for, at en forpagter kan tilbyde mad ud af huset til nærområdets beboere. Juridisk er der således ingen hindring i at udlicitere driften af hallernes cafeterier, så længe forpagtningsafgiften er på markedsvilkår. Der er i Horsens Kommune ingen erfaringer med at udlicitere driften af halcafeterierne. Flere af cafeterierne i kommunens selvejende haller er til gengæld forpagtet ud. Dog har den nu tidligere forpagter i Hovedgårdhallen for nylig opsagt sin aftale pga. problemer med at få driften til at løbe rundt. Bestyrelsen i Hovedgårdhallen forventer ikke at kunne finde en ny forpagter til cafeteriet. Erfaringer fra andre kommuner I Aarhus Kommune er driften af cafeterierne i en del af de kommunale idrætshaller forpagtet ud. Nogle steder står de lokaler idrætsforeninger selv for udforpagtningen, og andre steder er det kommunen, der er ansvarlig for udforpagtningen. Det forlyder derfra, at selv i en by af Aarhus størrelse, er driften af halcafeterierne mange steder en udfordring. Senest har man haft driften af cafeteriet i forbindelse med Skøjte- og Christiansbjerghallen i udbud, der var to bud, hvoraf den ene var den lokale ishockeyklub. Den ansvarlige for hallerne i Aarhus Kommune vurderer, at dette giver et realistisk billede af interessen for at forpagte cafeterierne i kommunens haller. Generelt er det indtrykket fra andre kommuner, at forpagtede cafeterierne fungerer bedst i større anlæg, hvor der både er mulighed for at sælge mad ud af huset samt at generere indtægter fra f.eks. møde- og arrangementsforplejning. 8
Alt i alt er der ikke nogen nemme løsninger på, hvordan man gør driften af idrætshallernes cafeterier til en succes, hvilket er årsagen til, at der i halanalysen foreslås at reservere midler til ovennævnte pilotprojekter i udvalgte haller. De tidligere nævnte muligheder for at etablere mødelokaler ved lokale samlingssteder og tillade private arrangementer i udvalgte haller/tilstødende lokaler kan derfor også opfattes som muligheder for at gøre det mere attraktivt (eller måske bare rentabelt) at forpagte cafeterierne i udvalgte haller. Grundet udfordringerne for cafeterierne er det sandsynligvis kun aktuelt at overveje udlicitering af cafeterierne i de større haller, der skal udvikles til lokale samlingssteder. Sund mad i cafeterierne Der er generelt stor fokus på maden, der serveres i de danske halcafeterier. DGI m.fl. kører projektet Sundere mad i idrætslivet/smil, som har været prøvet af i en række haller rundt omkring i hele landet. Det er i resten af 2014 muligt gratis at få en konsulent ud og fortælle om konceptet. Der er lavet en foreløbig evaluering af projekt, og de overordnede konklusioner herfra er: Der skal ligge et personligt engagement bag overgangen til sundere mad for at det lykkes. Derfor er der størst succes med denne overgang i cafeterier med ansat personale, som kan være tovholdere på det (ergo ikke i de foreningsdrevne cafeterier). Det er økonomisk udfordrende at skifte til et sundere udbud, fordi det kræver tilvænning for kunderne og der er ikke samme profitmargen på sunde sandwich som på pommes frites og pølser. Kommunerne er en central medspiller i overgangen både i form af en politik på området og ofte også i form af økonomisk støtte til forsøgene. Begrebet sund mad kan forstås som et kontinuum, der spænder fra en fuldstændig omlægning til mindre justeringer ved f.eks. at skifte til fedtfattige pølser, grovbrød, ovnbagte pommes frites osv. Indførelsen af sund mad i halcafeterierne er altså en svær overgang, som kræver støtte fra kommunal side og et personligt engagement fra cafeteriepersonalet. Eventuelle nye forsøg med indførelse af sund mad i cafeterierne i Horsens Kommune bør derfor i første omgang afprøves i nogle af de større haller/lokale samlingssteder, hvorefter man evt. kan bruge disse erfaringer til at udvide forsøgene. 9