Det Gode Partnerskab. Guide til bedre udbud og samarbejder



Relaterede dokumenter
Sådan bliver du leverandør til Thisted Kommune

Muligheder for at tage miljøhensyn og gøre brug af miljømærker i udbud

Fleksible udbudsmodeller på ældreområdet

Små og mellemstore virksomheders deltagelse i udbud

Udbudsloven hvad er nyt? Bedre udbud Bedre udbud

UDBUD -keep it simple. Spar transaktionsomkostninger og undgå klagesager og aktindsigtsbegæringer, når du køber rådgiverydelser.

Fra vejledningen Udbud-trin-for-trin. Udvælgelseskriterier

SKI's ordbog. Forklaring. Ord

UDBUDSPOLITIK HOLBÆK KOMMUNE

FUNKTIONSUDBUD OG PRAKTISKE TIPS TIL LEVERANDØRER I FORBINDELSE MED TILBUDSGIVNINGEN

STATUS PÅ KOMMUNERNES KONKURRENCEUDSÆTTELSE

DI s høringssvar til udkast til forslag til en ny dansk udbudslov

Kontraktformer som opfordrer til innovation og udvikling

Informationsmøde: Udbud af PC er til Region Syddanmark

Udbud på beskæftigelsesområdet forslag til forbedrede rammeaftaler

Udbud af beskæftigelsesindsatsen

Notat. Bilag 2 Tillægsnotat afsmitning (prækvalifikation) Specifikke detaljer til udbudsmateriale (afsmitning)

Vejledning til kommunerne om udbud af AV-biblioteksmaterialer

Foreløbige bemærkninger til den kommende danske implementering af kontroldirektivet (udbud)

Kontrakten vedrører udlicitering af regelmæssig gennemførelse af uddannelser indenfor AMU kurser rettet imod transporterhvervet i Region MIDT.

Udbudsbetingelser til begrænset udbud - Prækvalifikationsfasen. Sekretariat for administration af tilskudsordning

Gode lønforhandlinger

Udbudsproces og kontraktforhold ved OPI-samarbejde - Udbudsregler

GULDBORGSUND KOMMUNES UDBUDS- OG INDKØBSPOLITIK

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College

Resume Simple udbudsmodeller for rådgiverydelser

Udbud af Trafik- og Byggestyrelsens IT backup og recovery løsning. Udbudsbetingelser. Juli 2015

Udbud på levering af. frokostmåltider i daginstitutioner i Horsens Kommune BØRN OG UNGE

Praktisk erfaring i forbindelse med dialog ved udbud

Indkøbsordning til visiterede borgere

Potentialeafklaring for etablering af frit valg på genoptræningsområdet.

Revideret januar Udbuds- og Indkøbspolitik

Administrationsgrundlag - Sociale klausuler Indhold

Udbudsprocessen blev formelt igangsat ultimo februar 2014 ved annoncering af en prækvalifikationsrunde.

Svar: AU beklager fejlen. Tilbudsfristen er den 26.oktober klokken 14.

Børn og Unge, Aarhus Kommune

Succesrige virksomhedsoverdragelser ved offentlige udbud Vejledning

PJECE Udbudskultur 2015

UDBUDSBETINGELSER. 1. Indledning Udbuddets formål Ordregivende myndighed Udbudsmateriale Fortrolighed...

Dagens program. Indkøb og Logistik

Spørgsmål / svar vedr. EU-udbud 2010/S pr. 5. november 2010: Lukket veneblodprøvetagningssystem til Region Midtjylland

UDBUDSBETINGELSER. for. Indsamling af priser til Danmarks Statistiks forbruger- og nettoprisindeks samt det EU-harmoniserede forbrugerprisindeks

Spørgsmål og Svar A6 udbud af almindelig rutekørsel

UDBUD -keep it simple. Spar transaktionsomkostninger og undgå klagesager og aktindsigtsbegæringer, når du køber rådgiverydelser.

Udbudsstrategi for Glostrup Kommune

Danske Parkdage Direktør Michael Petersen Danske Anlægsgartnere! Udbud set fra! entreprenør perspektiv!!

Annoncering. Udbud af autolifte for: ERHVERVSSKOLEN NORDSJÆLLAND Milnervej Hillerød

Lemvig Kommunes Indkøbspolitik

TRs deltagelse i det politisk- strategiske værksted - hvad skal der egentlig til?

STJERNEKLUBBEN UDBUDSRET - TILBUDSGIVER

Danmark-Odense: Regnskabs- og revisionsvirksomhed 2016/S Udbudsbekendtgørelse. Tjenesteydelser

Punkt 5. Form af tildelingsmodel af langturskoncessioner på Gudenåen

Offentlig Privat Innovation

Workshop om rammerne for for dialog med markedet

KOMMUNEINFORMATIONSMØDE 9. OKTOBER Udbud af kørsel til elever med særlige behov. Proces, resultat og erfaring

Klagenævnet for Udbud J.nr.: (Mette Langborg, Michael Jacobsen) 30. januar 2012

Løbetræning for begyndere 1

Udlicitering i krydsild gode råd om risikostyring

Europaudvalget (1. samling) EUU Alm.del EU Note 36 Offentligt

Udbudsbetingelser for stilladsarbejder på Roskilde Kraftvarmeværk

Afklaringsnotat udbud af hjemmehjælpsydelser i Horsens Kommune

FRI s høringssvar til udkast til forslag til en ny dansk udbudslov

Ofte stillede spørgsmål

Udbudsbrev. Udbud på Vintertjenester 2014 Fredericia Kommune. Offentligt udbud. Juni 2014

Intelligente indkøb af rådgiverydelser

Tjekliste Når du vil afgive tilbud i en udbudsproces

Bygherrerådgivning i forbindelse med udvidelse af Hanstholm Havn BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) JANUAR 2016

Udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud Ortopædisk fodtøj ortopædiske indlæg

Det er vores vision, at Danmark bliver det. land i Europa, hvor samarbejdet mellem det. offentlige beskæftigelsessystem og private

1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Kontrolbud 2

Udbudsbekendtgørelse Levering af tjenesteydelser Nationalt udbud

Udkast til. INDKØBS- og UDBUDSPOLITIK FOR ROSKILDE KOMMUNE

Håndter helhedsorienteret kontrol

Spørgsmål og svar til annoncering af Danskundervisning af udlændinge

DNU Udbudsstrategi. Udbuds- og risikostyringskoordinator Birgitte Møller Rådgivergruppen DNU I/S. Det Nye Universitetshospital i Aarhus

Udbudsbetingelser Annoncering af e-rekruttering som servicebureauløsning

Tal om løn med din medarbejder EN GUIDE TIL LØNSAMTALER FOR DIG SOM ER LEDER I STATEN

BETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Maj 2012

Notat til Statsrevisorerne om beretning om regionernes præhospitale indsats. Juni 2014

Godkendelse: Udbud - Elektronisk nøglesystem

Udbudsbetingelser for offentligt udbud. Offentligt udbud af faglig bistand og facilitering af netværk på det socialøkonomiske forretningsområde

UDBUD -keep it simple. Spar transaktionsomkostninger og undgå klagesager og aktindsigtsbegæringer, når du køber rådgiverydelser.

Vedr. pkt. 1.7 og 1.8 Hvilken dato er den rigtige mht. informationsmødets afholdelse? Der står to forskellige datoer

Udbud på Vask og Leje af arbejdsbeklædning til Roskilde Kommune.

Udbudsannonce. Prækvalifikation. Udbud af hjemmeplejeydelser mv.

Bliv leverandør til det offentlige. Miniguide

Indkøb i Skanderborg Kommune disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser og forretningsmæssige principper.

INNOVATION OG UDVIKLINGSSAMARBEJDE

FLEKSIBLE UDBUDSFORMER

Betingelser for prækvalifikation

Erhvervspolitik

Grund- og nærhedsnotat

UDBUDSMATERIALE FORBEREDENDE VOKSENUNDERVISNING

UDBUDSBETINGELSER ODDER KOMMUNE

Lightregimet. Fremgangsmåde ved tildeling af kontrakter på det sociale område,

Notat om udbud af håndværkerydelser i Næstved Kommune

Konkurrencepræget dialog

Klagenævnet for Udbud J.nr.: (Katja Høegh, Jørgen Egholm, Gorm Kildahl Elikofer) 10. juni 2011

Ansøgning om ændring af prækvalifikationskrav i forhold til udbud af kystnære havmøller

Spørgsmål og svar til: Udbud af Udbud af Skolekørsel i Randers Kommune

Transkript:

Det Gode Partnerskab Guide til bedre udbud og samarbejder

1. Det Gode Partnerskab (www.detgodepartnerskab.eu) Det Gode Partnerskab er etableret i regi af Dansk Industri med støtte fra Erhvervs- og Byggestyrelsen. I alt 20 offentlige og private virksomheder deltager. Vort hovedformål er at bidrage til bedre service og kvalitet i det offentlige og private samarbejde. Den vejledning er udarbejdet af en række medarbejdere fra de deltagende virksomheder og kommuner. 2. Det gode samarbejde den gensidige interesse Fra såvel det offentlige som det private udtrykkes der ønske om at etablere samarbejder, der er mere fleksible og dynamiske, hvor der er mere dialog mellem partnerne, og om at finde de bedste løsninger, der understøtter innovative løsninger og løbende udvikling i forholdet mellem parterne. Såvel det offentlige som det private oplever, at de gældende EU-regler omkring offentlig-privat samarbejde kan være komplicerede eller hindrende for dette. Formålet med denne vejledning er at vise, at der indenfor det eksisterende regelsæt rent faktisk findes en række gode muligheder for at etablere et både fleksibelt og dynamisk samarbejde. Vejledningen præsenterer en række konkrete råd og værktøjer til dette. Som ordregiver sidder du med nøglen Ordregiver besidder rent faktisk betydelige frihedsgrader, når en opgave udbydes. Men det er ordregiver selv, der sidder med nøglen til at udnytte disse frihedsgrader. Som ordregiver er din væsentligste forpligtelse at hjælpe tilbudsgiver til at kunne give det allerbedste tilbud og at du dermed som ordregiver får den bedst mulige løsning. Din forberedelse af udbuddet, og dermed det endelige udbud, er derfor altafgørende.

Tilbudsgiver Tilbudsgiver er i høj grad tvunget til at følge de takter, som ordregiver slår an. Men som tilbudsgiver har du også en forpligtelse til at hjælpe ordregiver undervejs i processen ved at spørge ind til, hvad det er, ordregiver konkret ønsker. Rådgivning EU udbudsreglerne er komplicerede og detailreguleringen udpræget. Mange ordregivere har også utilsigtet oplevet at opstille, krav der siden hen viser sig at være begrænsende for dem selv. Som tilbudsgiver skal du være opmærksom på, at dit tilbud er diskvalificeret, såfremt du ikke overholder formalia. En standardanbefaling til både ordregivere og tilbudsgivere er derfor: Overvej, om der er behov for kvalificeret rådgivning eller kvalitetssikring på såvel den formelle som på den indholdsmæssige del. Denne vejledning tager udgangspunkt i nedenstående fasemodel, hvor vægten er lagt særligt på fasen før udbuddet, udbudsbekendtgørelsen samt kontrakten. Før udbud Udbudsbekendt gørelse Tilbudsfase Evalueringsfase Tildelingsbeslutning Kontrakt Med implementeringen af kontroldirektivet 1. juli 2010 bliver det endnu vigtigere at gennemføre korrekte udbudsprocedurer, men det må samtidigt ikke blive en hindring for at skabe udvikling i samarbejdet mellem offentlige og private aktører. Derfor fokuserer denne guide på muligheder frem for begrænsninger.

3. A. Før udbuddet brug muligheden for dialog - overvejelser om strategier og procedurer For ordregiveren handler det om at tilrettelægge en proces, der giver mulighed for at indhente det bedst mulige tilbud og dermed den bedste løsning. Tag derfor udgangspunkt i, at det handler om at skabe størst mulig fleksibilitet for dig selv som ordregiver. Målet med dialog er at sikre markedskonforme udbud, hvor misforståelser omkring udbud og tilbud undgås og risikoen for misbrug minimeres. Tanken er, jf. Lighedsgrundsætningen, at alle interesserede virksomheder skal have mulighed for at afgive tilbud på de samme vilkår og betingelser. I udgangspunktet er det ligegyldigt, hvilken af de forskellige udbudsformer, der arbejdes med (For en gennemgang af disse herunder hvilke krav der er for, at du kan anvende dem, se eksempelvis Udbudsportalen 1 ), om end der er større frihedsgrader i valg af udbudsform på forsyningsområdet. Dialog FØR udbudsbekendtgørelse Både ordregivere og tilbudsgivere fremhæver ofte, at de manglende muligheder for dialog undervejs i en udbudsproces er hindrende i forhold til at skabe de bedste måder at løse opgaven på eller sprede viden om nye metoder. Frygten er, at man via denne dialog kommer i konflikt med habilitetsprincipperne. Rent faktisk åbner udbudsbestemmelserne mulighed for, at man kan have denne dialog FØR udbudsprocessen. Som ordregiver kan man godt indgå i en dialog med potentielle tilbudsgivere omkring eksempelvis: Markedsstandarder (Hvad er de nyeste standarder på et givent område?) Tekniske standarder (Hvilke forskellige tekniske løsningsmuligheder findes?) Udviklingstendenser på markedet (I hvilken retning bevæger markedet/standarderne sig?) 1 http://www.udbudsportalen.dk/vejledninger/emnespecifikke-vejledninger/udbud---trin-fortrin/fase-2-planlagning/valge-udbudsform/

Som ordregiver har du lov til at opbygge et videns grundlag om den opgave, du udbyder og de forskellige løsningsmodeller, der findes. Ordregiveren kan tilrettelægge denne proces på flere måder således at habilitetsproblematikken undgås: 1) Man kan via en offentlig høring (eksempelvis hjemmeside) anmode tilbudsgivere om oplysninger omkring eksempelvis markedsstandarder, forskellige tekniske løsninger etc. 2) Man kan indbyde potentielle tilbudsgivere til et fælles møde hvorpå disse ting drøftes. 3) Man kan supplere med enkeltvise møder med potentielle tilbudsgivere. Her skal man dog være opmærksom på at behandle potentielle tilbudsgivere ens. Endelig findes der helt alternative muligheder for ordregiver til at opbygge et videns grundlag før udbudsproces: Man kan anvende brugergrupper/brugerudvalg etc. til at blive klogere på krav og muligheder Man kan bruge ekstern rådgivning særligt ved komplicerede forløb eller ved udbud, hvor man har dårligt kendskab til markedsforhold etc. Tilbudsgiver vil have incitament til at indgå i dialogen for at orientere om nye løsninger og skaber derved mulighed for udvikling. Jo længere i udbudsprocessen man er, jo større restriktioner ligges der dog på mulighederne for dialog. Tommelfingerreglen er, at dialogen skal foregå transparent og at den ikke må give bestemte tilbudsgivere en fordel. 3. B. Før udbuddet brug muligheden for dialog også med brugerne Et af de bedste værktøjer, man som ordregiver kan bruge i sine overvejelser i forbindelse med et udbud, er inddragelse af brugerne til den ydelse, man vil anskaffe. Brugerne sidder inde med viden om, både hvad behovet er hvilke mulige løsninger de ønsker, samt ikke mindst hvordan der skal prioriteres, når man ikke kan få det hele.

Det kan derfor anbefales at man både før, under og efter et udbud inddrager brugerne eksempelvis ved: Formaliserede brugergrupper inden udbud der skal bidrage med viden og input til, hvordan udbud kan tilrettelægges og hvad de vigtigste parametre er Inddragelse af brugerrepræsentanter i forbindelse med udarbejdelse af kravsspecifikation. Brugerne kan også i visse tilfælde med fordel inddrages, når tilbud bedømmes eksempelvis til helt konkret at afprøve løsninger. Nedsættelse af brugergrupper når samarbejdspartner er fundet. Ved at etablere samarbejdsfora med brugerne får ordregiver og leverandør mulighed for hele tiden at være i dialog med brugerne og på den måde løse eventuelle problemer samt løbende udvikle samarbejdet. Indkøb af voksenbleer En kommune skulle finde ny leverandør af voksenbleer. Man nedsatte en brugergruppe der undervejs i forløbet var med til at teste produkterne. Efterfølgende mødtes leverandør, medarbejdere og brugerrepræsentanter med jævne mellemrum for at drøfte produkterne og eventuelle forbedringsforslag. For brugerne giver det bedre resultater for leverandøren er der tale om adgang til et gratis og kvalificeret kundepanel der bidrager til produktudvikling. 4. Udbudsbekendtgørelsen undgå unødvendige formelle regler For mange og unødvendige krav til formalia er et problem. Som ordregiver bør du derfor altid stille dig selv spørgsmålet: Vil jeg miste det bedste tilbud, fordi et mindre vigtig formalia ikke blev overholdt? I udbudsbekendtgørelser er der set krav om fremsendelse af årsregnskaber flere år tilbage, referencelister, unødvendigt store økonomiske garantier etc. Det kan i nogle tilfælde være relevant, men man skal være opmærksom på, at jo flere krav man som ordregiver stiller jo større risiko er der for, at et tilbud kan falde på

grund af manglende formalia. Afgørende er, om de afkrævede oplysninger reelt vil blive anvendt i vurderingen af de indkomne tilbud. Overvej derfor meget nøje hvilke krav, der stilles i udbudsbekendtgørelsen og om det reelt er nødvendigt for dig som ordregiver at stille dem. Hjælp også gerne tilbudsgiverne ved at opstille tjekliste over oplysninger og erklæringer som skal indsendes sammen med tilbuddet. 5. Undgå unødvendige krav til tilbudsgivere Som ordregiver gælder det om at finde balancen mellem at sikre så hård konkurrence som muligt og så sikre, at tilbudsgivere også kan løfte opgaven på kvalificeret vis. Vær dog meget opmærksom på, at du som ordregiver ikke utilsigtet får sorteret tilbudsgivere fra, ved at opstille for deltaljerede krav til opgaveløsning eller andet. Eksempel fra Indkøbsordning En kommune udbyder opgaven med at levere indkøb af dagligvarer til hjemmeboende pensionister. Kommunen opstiller som krav, at leverandøren kan give kontanter tilbage til pensionisten. To af tilbudsgiverne kan ikke opfylde denne betingelse. Efterfølgende når kommunen frem til den konklusion, at dette krav ikke var strengt nødvendigt for, at tilbudsgiverne kunne løse opgaven og at de to tilbudsgivere havde andre men tilfredsstillende måder at løse opgaven på. Vær også opmærksom på, at eksempelvis en prækvalificeringsfase typisk er både ressourcekrævende og kompliceret ikke bare for ordregiveren men også tilbudsgiveren. I tilfælde hvor man jævnligt udbyder de samme typer af opgaver, kan det derfor anbefales at prækvalificere leverandører for en årrække. Indenfor den kollektive trafik udbyder trafikselskaberne kontinuerligt opgaver. Man prækvalificerer derfor leverandører for en periode på 3 år. Dermed undgår leverandøren konstant at skulle indsamle og indsende de samme materialer og trafikselskaberne behøver omvendt ikke brug tid på at kontrollere dette.

6. Undgå unødvendige krav til ydelsen I forlængelse af det ovenstående kan der også opstilles krav til ydelsen, der medfører, at man som ordregiver ikke får det optimale tilbud. Der kan eksempelvis ske en teknologisk udvikling, der gør, at den traditionelle måde at udføre tingene på bliver suboptimal. Jo flere prædefinerede krav til ydelsen der opstilles, jo mindre bliver tilbudsgivers mulighed for innovation og alternative løsningsmuligheder. Dialogen før udbuddet kan bruges til at lægge niveauet for krav til ydelsen. Som ordregiver må ethvert krav til ydelsen overvejes, før det indskrives i udbudsmaterialet, da man eller risikerer at udelukke løsninger, der er bedre og billigere. Målet er ikke at udarbejde en god kravsspecifikation i sig selv, men at muliggøre levering af et godt produkt/ydelse. Mere generelt kan man sige, at en kravsspecifikation skal specificere målet og ikke hvordan det nås. 7. Udarbejd tjeklister og formularer hjælp tilbudsgiveren For at hjælpe tilbudsgiveren til at overholde formalia, anbefaler vi, at ordregiver opstiller en tjekliste til tilbudsgiverne over hvilke oplysninger/tilladelser/attester etc., som SKAL fremsendes sammen med tilbuddet. Som ordregiver kan det betragtes som ekstra arbejde at gøre dette, og nogen vil måske mene, at det er tilbudsgivers ansvar at overholde alle praktiske formalia hvilket det i sidste instans også er men igen drejer det sig om at finde de bedste tilbud, og det er ærgerligt at skulle afvise gode/det bedste tilbud, fordi formalia ikke er overholdt. For at hjælpe tilbudsgiveren yderligere kan også vedlægges formularer med vejledning i, hvordan tilbudsgiver skal udfylde disse. Tilbudsgiver indret dine procedurer efter de krav, ordregiver stiller Det nytter intet, at du laver det bedste tilbud, hvis ikke du lever op til formalia. Sørg for som tilbudsgiver at have tjek på denne del af tilbuddet. Alt for mange tilbud diskvalificeres på grund af formelle mangler. Vær opmærksom på, at det kan tage uger at fremskaffe attester/erklæringer etc. fra offentlige myndigheder. Indret derfor din procedure for tilbudsgivning efter de krav, som ordregiveren stiller.

8. Brug spørgsmål og svar Den gennemgående tanke i denne vejledning er, at det gælder om at skabe så gode tilbud/løsninger som overhovedet muligt. Spørgsmål/svar-fasen er en mulighed for tilbudsgiver til at afklare eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet og dermed justere tilbuddet herefter. Udarbejd både spørgsmål og svar i klart og konsistent sprog Som man spørger, får man svar. Som tilbudsgiver kan man ikke forvente at få et klart svar, hvis ens spørgsmål ikke er formuleret klart. Ligeledes må man som ordregiver tilstræbe at give et klart svar. Uklare svar skaber blot forvirring og bidrager til mindre kvalificerede tilbud. 9. Brug eventuelt optioner Et vigtigt element er nøje at overveje kontraktens længde. Såfremt man som ordregiver vælger en kort kontraktperiode, skal man være opmærksom på, at tilbudsgiverne har kortere tid til at afskrive investeringer. Prisen på ydelsen vil derfor alt andet lige bliver højere pr. år end ved en længerevarende kontrakt. Ulempen ved en længerevarende kontrakt kan være, at man derved ikke kan tage højde for markedsudvikling eller udvikling af nye standarder/løsninger. Ofte benyttes en mellemløsning, hvor der indbygges optioner på forlængelse af perioden. Dette kan være fornuftigt men ordregiveren skal være opmærksom på, at en tilbudsgiver ikke kan indregne en eventuel option i sit tilbud. Tilsvarende kan indbygges optioner om supplerende ydelser etc. Gennemtænk mulige behov for tilkøb af supplerende ydelser før udbuddet gennemføres, da men ellers efterfølgende risikerer at skulle gennem nye udbud for at købe de supplerende ydelser.

10. Fleksibel Kontrakt I kontraktfasen er det vigtigt, at man som ordregiver og tilbudsgiver udnytter de muligheder, der findes i forhold til at gøre disse så smidige og fleksible som muligt. A. Afklaringsfase i kontrakt Undervejs i kontraktfasen kan der være forhold, som ikke er tydeligt beskrevet i enten kravsspecifikation eller tilbud, og som dermed skal afklares. For såvel ordregiver som tilbudsgiver er det vigtigt i forhold til det videre samarbejde at få sådanne forhold afstemt og afklaret. Det er muligt at indlægge en sådan afklaringsfase, hvis det er indskrevet i udbudsmaterialet. B. Bonus En mulighed for at skabe et mere dynamisk og udviklingsorienteret samarbejde kan være at indbygge muligheden for incitament/bonus i kontrakten. Man kan således godt undervejs i en kontraktforhandling aftale, at en leverandør opnår en bonus i tilfælde af at bestemte forhold er opfyldt/bestemte mål for opgaven opnås. Dermed kan man som ordregiver skabe sig mulighed for at sikre mere innovative/mere effektive/bedre løsninger og som leverandør kan man få incitament til at udvikle opgaveløsningen. Som ordregiver skal du dog være opmærksom på, at tilbudsgiveren ikke kan indrette sit tilbud på en eventuel mulighed for bonus/resultatbetaling. Man skal derfor være påpasselig med ikke at lade for stor en del af kontrakten være omfattet af bonus. C. Supplerende ydelser Såfremt man som ordregiver måske i løbet af en årrække får brug for supplerende ydelser i relation til den opgave, man har udbudt, kan man indskrive dette i udbudsmaterialet. Dette er væsentligt mindre ressourcekrævende end efterfølgende at skulle gennemføre en supplerende udbudsforretning. Aftaler om supplerende ydelser kan eksempelvis omhandle, at ordregiveren kan have brug for mere af den samme ydelse eller måske tilgrænsende ydelser.

D. Udfyldelse af definerede rammer Kontrakten kan opstille de overordnede rammer for samarbejdet og opgaveløsningen, men samtidigt indeholde en stor frihedsgrad, så længe det foregår indenfor de definerede rammer. Naturligvis er frihedsgraderne i forbindelse med kontraktindgåelse ikke uendelige. Det er afgørende i denne fase, at man ikke forrykker tingene så meget, at det kan skabe nogen tvivl i forhold til, om en anden leverandør ville have vundet opgaven. 11. Perioden imellem udbuddene Denne vejledning har primært fokuseret på processen omkring udbudstidspunktet, men perioden imellem udbuddene overses ofte. Det er i denne periode, hvor ordregiver og tilbudsgiver har mulighed for at komme i dialog indbyrdes samt med brugere og eventuelt få ny inspiration og viden til opgaveløsningen.. Ved at have dialogen indbyrdes kan man udover at drøfte det konkrete samarbejde også tale om mulige effektiviserings- og kvalitetsudviklingstiltag. Som ordregiver kan man blandt andet bruge denne dialog til at opkvalificere sig i forhold til andre typer af udbud og opnå viden om markedsudvikling og standarder. Dette kan gøres eksempelvis ved: Løbende status/opfølgningsmøder hvor den konkrete opgave drøftes Mere uformelle erfaringsudveksling hvor ideer og ønsker drøftes Tilbudsgiver det er imellem udbuddene, at det næste udbud skal vindes Lidt forsimplet kan man sige, at det er imellem udbuddene, at man som tilbudsgiver skal vinde det næste udbud. Det er her, der er mulighed for at udvikle nye innovative løsningsmuligheder, inddrage brugerne og generelt levere en så god løsning/service, at man er umulig at komme udenom ved det næste udbud.

12. Partnerskaber/udviklingskontrakter Både fra ordregivere og tilbudsgivere er der et stort ønske om at indgå i mere udviklingsorienterede og dialogbaserede samarbejder. Særligt hos ordregivere bør man overveje mulighederne for at benytte den udbudsmodel, der hedder konkurrencepræget dialog. En model der dog langtfra kan bruges i forbindelse med alle typer af udbud. Ved komplicerede udbud af velfærdsopgaver såsom drift af plejecentre, handicap/psykiatriopgaver samt rehabiliteringsopgaver bør det dog undersøges, om sådanne udbud kan tilrettelægges som konkurrencepræget dialog. Herudover eksisterer der mulighed for at designe udviklingskontrakter eller at bygge udvikling ind som en del af samarbejdet.