STATUS OG VIDERE PROCES FÆLLESKØKKENET FÆLLESNOTAT FOR REGION SJÆLLAND, GULDBORGSUND KOMMUNE OG LOLLAND KOMMUNE NOVEMBER 2011
INDHOLDSFORTEGNELSE Side 2 af 6 Indledning... 3 Status... 3 Udbud af byggeopgaven... 3 Placering af storkøkkenet... 3 Kapacitet... 3 Rekruttering af køkkenchef... 4 Kvalitetssikring af eksisterende materiale... 4 Revideret tidsplan... 4 Frigivelse af kapitalindskud... 5 Godkendelse af interessentskabskontrakt... 5 Bestyrelsen i fælleskøkkenet... 5 Politisk stillingtagen... 6 Bilagsoversigt... 6 Bilag 1: Interessentskabskontrakt, 10.11.2011... 6 Bilag 2: Revideret tidsplan for projektering og udførelse, 19.09.2011... 6
INDLEDNING Nærværende notat har til hensigt at: 1) Orientere om status på etableringen af Fælleskøkkenet. Side 3 af 6 2) Lægge op til politisk indstilling vedr. frigivelse af kapital 3) Lægge op til politisk indstilling vedr. godkendelse af I/S kontrakt. 4) Lægge op til politisk indstilling vedr. valg af medlemmer til I/S selskabets bestyrelse. STATUS UDBUD AF BYGGEOPGAVEN Efter vejledning fra projektets tekniske følgegruppe er det besluttet at udbyde byggeopgaven som fagentrepriseudbud/storentrepriseudbud. Det er endvidere besluttet at vælge et EU udbud med prækvalifikation. Således vil den nye bestyrelse blive præcenteret for 4 5 prækvalificerede rådgivere, som efter indstilling fra følgegruppen og styregruppen skal konkurrere om totalrådgiveropgaven. Den samlede udbudsproces er: EU udbud af totalrådgivning. Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU 14.10.2011. Udbud af totalrådgivning til prækvalificerede rådgivere Projektering Udbud af håndværksarbejder Udførelse Til at forestå udbudsprocessen vedr. den fysiske etablering af Fælleskøkkenet er der tegnet kontrakt med Lilholm og Partner. Lolland Kommune varetager kontakten med firmaet. PLACERING AF STORKØKKENET Parterne har besluttet at placere Fælleskøkkenet i Sakskøbing på en ledig grund, der ejes af Guldborgsund Kommune. Bygningens placering på grunden holdes åben, indtil jordbundsanalyser og analyser af eventuelle støjgener foreligger. Analyserne iværksættes snarest af Guldborgsund Kommune. KAPACITET Da borgergrundlaget varierer, vil det også variere, hvilke produkter og hvilke mængder de tre parter har brug for at aftage fra Fælleskøkkenet. Derfor er det besluttet, at 1. november 2011 var deadline for at lægge sig fast på kapaciteten. Dette betyder, at Fælleskøkkenets procentvise anparter, herunder anlægsudgifterne og formandskabet i Fælleskøkkenets fremtidige bestyrelse, fra 1. november 2011 og til projektperiodens udløb lyder:
Fordeling af produktionsmængde Antal døgnkost enheder Procentdel Anlægsudgift Region Sjælland 121.686 21,7 % Kr. 12.536.670 Side 4 af 6 Guldborgsund Kommune 221.434 39,4 % Kr. 22.813.141 Lolland Kommune 218.481 38,9 % Kr. 22.508.940 I alt 561.600 Kr. 57.858.750 Det angivne kapacitetsbehov forpligter ikke udover projektperioden. Med andre ord er regionen eller kommunerne ikke forpligtet til at aftage den angivne produktionsmængde efter Fælleskøkkenets ibrugtagen. REKRUTTERING AF KØKKENCHEF Processen vedrørende rekruttering af en køkkenchef er igangsat og varetages af HR-funktionen i Region Sjælland. Indholdet af stillingsbeskrivelsen defineres på baggrund af interview med nøglepersoner fra henholdsvis Guldborgsund Kommune, Lolland Kommune og Region Sjælland. Ifølge planen kommer annonceringen til at foregå i ugerne 50-52, mens ansættelsessamtalerne afholdes i januar. Ved den endelige udvælgelse deltager I/S-bestyrelsen. Køkkenchefen forventes at tiltræde sin stilling marts 2012. Køkkenchefen indgår herefter i udvælgelsen af totalrådgiver til byggeopgaven. KVALITETSSIKRING AF EKSISTERENDE MATERIALE Fælleskøkkenprojektets forudsætninger har ændret sig i løbet af projektperioden. Derfor nedsættes en kontrolgruppe til revision af det eksisterende materiale vedr. Fælleskøkkenets fremtidige produktionsflow samt til at beskrive den mest effektive måde at imødekomme særlige behov hos aftagerne af køkkenprodukterne (fx leverancer flere gange ugentligt). Af hensyn til projektstart i april 2012 er marts 2012 deadline for kontrolgruppens revision. REVIDERET TIDSPLAN En revideret tidsplan er angivet som bilag (Revideret tidsplan for projektering og udførelse, 19.09.2011). Af tidsplanen fremgår det blandt andet, at projektstart iværksættes april 2012, mens køkkenet forventes at blive taget i brug januar 2014.
FRIGIVELSE AF KAPITALINDSKUD Side 5 af 6 Som det fremgår af statusopdateringen ovenfor, indtræder projektet ved årets udgang en ny fase, hvor interessentselskabet skal overtage opførelsen og ledelsen af Fælleskøkkenet. Dertil kræves frigivelse af økonomisk kapital fra projektets involverede parter. Det forudsættes, at interessenternes udlæg i 2011 først vil udmøntes i budgettet i 2012. Desuden starter byggeriet op ved årsskiftet 2012/13, hvorfor hovedparten af udgifterne ligger i 2013. Relateret til fordelingsnøglen ovenfor er betalingsplanen således: Betalingsplan Procentdel 2012 2013 Region Sjælland 21,7 % Kr. 1.222.479 Kr. 11.314.191 Guldborgsund Kommune 39,4 % Kr. 2.224.561 Kr. 20.588.580 Lolland Kommune 38,9 % Kr. 2.194.898 Kr. 20.314.042 I alt Kr. 5.641.938 Kr. 52.216.813 I praksis frigives parternes kapitalindskud til Lolland Kommune, som varetager midlerne, indtil interessentselskabet er endeligt oprettet. GODKENDELSE AF INTERESSENTSKABSKONTRAKT Interessentskabskontrakten skal godkendes af forskellige instanser, førend den kan tages i brug. Region Sjælland har derfor sendt kontrakten til gennemsyn i Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Lolland Kommune og Guldborgsund Kommune har i fællesskab sendt I/S-kontrakten til godkendelse i Statsforvaltningen. Svar herpå afventes. Der er desuden behov for, at de respektive politiske udvalg tager stilling til oprettelse af interessentskab mellem Lolland Kommune, Guldborgsund Kommune og Region Sjælland, herunder at der tages stilling til interessentskabskontrakten. BESTYRELSEN I FÆLLESKØKKENET Med henvisning til 4 i Interessentskabskontrakten (vedlagt som bilag) skal Fælleskøkkenet ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen består af 5 medlemmer, hvoraf hver kommunalbestyrelse/ Regionsrådet af sin midte udpeger 1 medlem samt 1 stedfortræder herfor. Derudover udpeges 2 medlemmer med særlig branchekendskab af kommunalbestyrelserne og Regionsrådet i fællesskab.
Til orientering tildeles formandskabet i bestyrelsen Guldborgsund Kommune, som tegner sig for den største andel af kapitalindskuddet (jf. 4 stk. 4 samt 7 i Interessentskabskontrakten). Side 6 af 6 Formanden vederlægges med 15.000 kr. pr. år. De øvrige bestyrelsesmedlemmer med kr. 10.000 kr. pr. år. Bestyrelsen forventes nedsat primo januar 2012. POLITISK STILLINGTAGEN Der er for nuværende brug for, at der træffes politiske beslutninger vedrørende: Frigivelse af rådighedsbeløb for 2012. Godkendelse af interessentskabskontrakten. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere. BILAGSOVERSIGT BILAG 1: INTERESSENTSKABSKONTRAKT, 10.11.2011 BILAG 2: REVIDERET TIDSPLAN FOR PROJEKTERING OG UDFØRELSE, 19.09.2011