Vejledning til trykkeriaftalen Økonomistyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.oes.dk og www.statensindkob.dk
2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Hvad er formålet med Rammekontrakten?...3 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten?...3 4. Undtagelser...4 5. Rammekontraktens varighed...4 6. Sortiment på Rammekontrakten...4 7. Bestilling af tryksager...6 7.1 Valg af leverandør...6 7.2 Miniudbud eller direkte tildeling...7 8. Levering...7 9. Fakturering og betaling...8 10. Mangler...8 11. Misligholdelse...9 12. Bodsopkrævning...9 13. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring...9 14. Tvister... 10
3 1. Indledning Som led i 5. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Økonomistyrelsen udbudt rammeaftale om indkøb og distribution af trykkeriydelser. Rammekontrakten trådte i kraft den 1. januar 2011. I forbindelse med den nye rammekontrakts ikrafttrædelse er der udarbejdet følgende vejledning til kunder på aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til et bedre overblik over aftalens konkrete indhold og herigennem overføre kontraktens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måder erstatte Rammekontrakten, men den er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i Rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, sortiments- og prisoversigter. 2. Hvad er formålet med Rammekontrakten? Formålet med denne Rammekontrakt er at sikre, at de tilbudte produkter og ydelser har en kvalitet, der svarer til det niveau, som de tre leverandører har angivet i deres tilbud, og som opfylder kravene om almindelig god kvalitet inden for branchen. Kvalitet dækker over de minimumskrav, som fremgår af Rammekontrakten og kontraktbilagene. Kvalitet under denne Rammekontrakt fremgår desuden af løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2. Læs mere i Rammekontraktens punkt 3 samt Kontraktbilag 1B og i løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2. 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige institutioner er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontrakten, hvis institutionen skal købe varer og tjenesteydelser, der er omfattet af kontrakten. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Selvejende institutioner, kommuner, regioner og Folketinget kan ligeledes gøre brug af Rammekontrakten. Hvis man som selvejende institution, kommune, region eller Folketinget tilslutter sig aftalen, indebærer det alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende aftalen. Det er muligt at tilslutte sig aftalen fra primo januar til den 1. marts 2011.
4 Læs mere om tilmeldingsproceduren på www.statensindkob.dk eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A fremgår det, hvilke selvejende institutioner, der kan benytte aftalen. 4. Undtagelser Såfremt indholdet af en tryksag er omfattet af særlige fortrolighedshensyn eller helt særligt hensyn til leveringssikkerhed, for eksempel trykning af finansloven, politiske udspil, trusselsvurderinger eller lignende, har statslige Kunder alene ret, men ikke pligt til at anvende Rammekontrakten. Bestemmelsen favner således ikke udgivelse af fx analyser og lignende, som ikke er underlagt samme hensyn som ovenfor beskrevet. Det præciseres i den forbindelse, at trykning af materiale, der indeholder personfølsomme oplysninger, ikke er omfattet af denne undtagelse, idet det fremgår af Rammekontrakten, at leverandørerne er forpligtede til at overholde persondatalovgivningen. Endelig gælder den undtagelse til Rammekontrakten, som findes i kontraktens punkt 3, at prepressydelser i relation til trykning af lovgivnings- og regeludstedelsesarbejde. 5. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den trådte i kraft den 1. januar 2011 og løber frem til og med den 31. december 2012. Økonomistyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til to gange et år. Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på vores hjemmeside, www.statensindkob.dk. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt 6.16. 6. Sortiment på Rammekontrakten Nedenfor er ydelser og produkter omfattet af Rammekontrakten oplistet. Der henvises til Kontraktbilag 1B for specifikke detaljer om hvert enkelt produkt. Det præciseres, at det er alene er de produkter, der er specificeret på aftalen, der kan købes på aftalen. Kunden opfordres til at tilpasse sine behov, så de stemmer overens med det udbudte sortiment.
5 Foldere o 90g papir som standard o 4+4 farver o 7 forskellige formater Magasiner o 90g papir som standard o A4 format o 2 forskellige slags ryg Publikationer o 90g papir som standard o 2 forskellige formater Bøger o 3 forskellige formater o 100g papir som standard o Sort/hvid som udgangspunkt o mulighed for tilkøb af farvesider Plakater o 6 forskellige formater o 4+4 farver Brevpapir o 100g papir o A4 format Visitkort o Standardformat o Mulighed for tilkøb af specialfarver Postkort o 300g papir o A6 format Kuverter o 3 forskellige formater o med/uden rude Ovenstående produkter er uddybende beskrevet i Kontraktbilag 1B og prissat i Kontraktbilag 4A. Herudover tilbydes opbevaring på lagerhotel i tre størrelser. A. 1/1 palleplads (Tryksagerne pakket på 1/1 palleplads må have en højde indtil 125 cm.) B. ½ palleplads (Lagerpladsen skal have samme areal som 1 EU palle. Tryksagerne pakket på en ½ palleplads må have en højde indtil 65 cm.)
6 C. En hyldemeter (Lagerpladsen skal have samme størrelse som en hyldemeter med en dybde på 50 cm. Varerne opbevares forsvarligt på hylderne eller pakket i kasser.) Se mere herom i Kontraktbilag 6. 7. Bestilling af tryksager Bestilling af produkter og ydelser foretages via bestillingssystemet som beskrevet i Kontrakbilag 8 eller pr. telefon eller e-mail. Ved bestillingen oplyser Kunden det ønskede antal, format samt antal sider. Kunden fremsender som standard trykklar PDF-fil via bestillingssystem, vedhæftet e- mail eller på fysisk lagringsmedie som eksempelvis Cd-rom eller DVD. Ved modtagelsen af filen kvitterer Leverandøren for modtagelsen, og ordren igangsættes. Inden igangsættelse af produktionen modtager Kunden en første korrektur. Den første korrektur er en elektronisk korrektur til godkendelse af tekster, billeder og ombrydning af tryksagen. Anden korrektur og eventuelle tilkøbte ekstra korrekturgange fremsendes, hvis Kunden ønsker det, som en fysisk printet korrektur i 100 pct. Disse er til endelig godkendelse af tekst, billeder og ombrydning af tryksagen. Anden korrektur samt eventuelle tilkøbte ekstra korrekturgange leveres på den af Kunden anviste adresse. Ved Kundens godkendelse af den endelige korrektur kan produktion og efterfølgende levering igangsættes. Kunden kan indtil godkendelsen af den endelige korrektur ændre det ønskede antal tryksager i bestillingen eller annullere bestillingen. Læs mere om bestillingsproceduren i Kontraktbilag 13. 7.1 Valg af leverandør Der er i intet tilfælde frit valg mellem de tre leverandører på aftalen. Køb direkte på Rammekontrakten er den primære måde, hvorpå Kunden køber ind for under kr. 500.000,-, og sker, når Kunden ønsker at indkøbe produkter og serviceydelser på grundlag af de vilkår, der er fastsat i Rammekontrakten, herunder de fastsatte priser, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne herfor. Køb af tryksager sker efter følgende fremgangsmåde:
7 1. Ved genoptryk sker købet hos den leverandør, som har forestået det oprindelige optryk. 2. Er der ikke tale om genoptryk sker køb af tryksager hos den leverandør, der tilbyder ydelser, som modsvarer Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende bestilling (jf. henvisningerne til prioriterede krav (PK) i Kontraktbilag 1B) for forædling af omslag (jf. pkt. 5.6), square fold (pkt. 5.8), og/eller standardleveringstid (pkt. 5.9). 3. Såfremt flere leverandører opfylder Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende tryksag, jf. ovenstående, sker købet hos den leverandør, hvor prisen for Kunden ved den samlede ordre er lavest. 7.2 Miniudbud eller direkte tildeling Kunden skal ved ordrer, der overstiger kr. 500.000, benytte sig af muligheden for miniudbud, såfremt mere end én Leverandør, tilbyder ydelser, som modsvarer Kundens konkrete behov i forbindelse med den pågældende bestilling, jf. pkt. 2. Ved miniudbud iværksættes en fornyet konkurrence mellem alle Rammekontraktens leverandører om de vilkår, som ikke er fastsat, herunder bestilling af større ordrer til en fast pris. De nedenfor anførte retningslinjer opstiller rammerne herfor. Retningslinjerne for, hvornår der kan ske direkte tildeling, jf. også ovenfor vedrørende valg af leverandør, på kontrakten er følgende: Er der tale om køb til en samlet værdi af mere end kr. 500.000 pr. ordre, er kunden forpligtet til at gå i miniudbud med de tre leverandører på aftalen. Er der tale om køb til en samlet værdi, der ikke overstiger kr. 500.000 pr. ordre, skal der ske direkte tildeling. Til denne vejledning vedlægges som bilag skabeloner, som kan bruges ved gennemførelse af miniudbud. 8. Levering Levering af kundens bestilling sker senest 2½ - 5 arbejdsdage efter leverandørens modtagelse af kundens bestilling, afhængig af hvilken af de tre aftaleleverandør, der benyttes. Levering skal ske på den af kunden ved den konkrete ordre anviste adresse eller til lagerhotellet. Leverandøren er berettiget til enten ét leveringsgebyr eller ét hasteleveringsgebyr, såfremt leveringen sker til den af Kunden anviste adresse. Dette gælder ligeledes,
8 såfremt leveringen sker fra Kundens lagerhotel hos Leverandøren til den af Kunden anviste adresse. Såfremt leveringen sker til Kundens lagerhotel hos Leverandøren, er Leverandøren ikke berettiget til leveringsgebyr. Levering fra Kundens lagerhotel hos Leverandøren til den af Kunden anviste adresse skal ske senest to arbejdsdage fra Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling, medmindre Kunden angiver en længere frist ved bestilling. Kunden og Leverandøren kan aftale individuelle leveringstider, herunder successiv levering. Såfremt de til enhver tid gældende takster fra Post Danmark er lavere end Leverandørens leveringsgebyr, er Leverandøren dog alene berettiget til et beløb svarende til Post Danmarks takst. 9. Fakturering og betaling Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til Kunden. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Kundens modtagelse af fyldestgørende faktura. Alle priser angives i danske kroner og inkluderer alle afgifter undtagen moms. 10. Mangler Der foreligger en mangel, hvis de leverede produkter eller serviceydelser ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller i øvrigt ikke svarer til det, som Økonomistyrelsen og kunderne med føje kan forvente. Hvis samme mangel i et produkt er forsøgt udbedret tre eller flere gange, og manglen fortsat kan konstateres, kan kunden kræve omlevering af hele det leverede produkt, uanset om manglen kun vedrører en mindre del af produktet. Hvis der opstår uenighed mellem parterne omkring karakteren af en mangel ved et produkt eller en serviceydelse, kan parterne anmode Voldgiftsinstituttet om at udpege en uvildig sagkyndig, der herefter afgiver en vejledende udtalelse herom. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt 6.3.
11. Misligholdelse 9 En række forhold kan føre til misligholdelse af kontrakten. Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Det er fx væsentlig misligholdelse, hvis et eller flere produkter ikke lever op til minimumskravene og dette ikke er udbedret inden for 15 arbejdsdage efter kundens reklamation. Herudover gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Læs mere i Rammekontraktens punkt 6.6. 12. Bodsopkrævning Generelt vedrørende forsinkelse: Leverandøren er forpligtet til pr. påbegyndt arbejdsdag at betale en bod svarende til 1 % af prisen for den pågældende bestilling. Er der tale om produkter af typerne folder, magasin, bog og/eller publikation, jf. Kontraktbilag 1B, kan bodsbeløbet ikke overstige det laveste af følgende beløb: 1) 20 procent af prisen på den pågældende bestilling tillagt den samlede pris på de dele af bestillingen, som er bøger, magasiner, foldere og/eller publikationer. 2) 20 procent af prisen på den pågældende bestilling tillagt 10.000 kr. Dette skyldes, at der kan være særlige ulemper for kunden forbundet med en forsinkelse af disse typer produkter. I forbindelse med forsinket levering skal boden betales til Kunden og ikke til Økonomistyrelsen. 13. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig overfor både kunden og Økonomistyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre kr. 10.000.000. Det påhviler leverandøren at opretholde en ansvarsforsikring, der dækker leverandørens erstatningsansvar. Læs mere i Rammekontraktens punkt 6.8.
14. Tvister 10 Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende Rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontraktens bestemmelser. Læs mere i Rammekontraktens punkt 6.19. I tilfælde af tvister kan Statens Indkøb kontaktes gennem Økonomistyrelsens Rådgivning & Support på mail oers@oes.dk eller på tlf. 33 92 90 33 på hverdage mellem kl. 10:00 og 15:00.
11 Aftale om indkøb af trykkeriydelser Model for delkontrakt (Køb efter miniudbud)
12 Model for delkontrakt Rammekontrakt om indkøb af trykkeriydelser (trykkeriaftalen) til efter gennemført miniudbud mellem [Kunden] [ ] [ ] (herefter benævnt Kunden) og [...] [...] [...] (herefter benævnt Leverandøren) Oversigt over bilag - Bilag 1: Opfordringsskrivelsen - Bilag 2: Pris - Bilag 3: Tilbudsafgivelse
1. Baggrund og formål 13 Denne delkontrakt er indgået i henhold til Rammekontrakt om indkøb af trykkeriydelser mellem Leverandøren og Økonomistyrelsen. Statslige myndigheder bliver ved Rammekontraktens ikrafttræden forpligtet til at anvende Rammekontrakten i forbindelse med køb af ydelser, der er omfattet af Rammekontrakten, jf. 2 i cirkulære af 13. februar 2010 om indkøb i staten. Delkontrakten er indgået mellem parterne efter et af Kunden gennemført miniudbud, jf. Kontraktbilag 13 punkt 3, hvor Leverandørens tilbud er vurderet som tilbuddet med den laveste pris. For delkontrakten gælder de i Rammekontrakten med bilag anførte vilkår med de yderligere vilkår, der fremgår af denne delkontrakt med bilag. 2. Opgaven Der er gennemført et miniudbud som anført i Kontraktbilag 13 i henhold til Kundens opfordringsskrivelse, jf. Kontraktbilag 13, punkt 3 (Beskrivelse af rammerne for gennemførelse af udbuddet, herunder frist for afgivelse af tilbud). På baggrund af det gennemførte miniudbud har Leverandøren afgivet den laveste pris og er derfor i henhold til rammekontraktens tildelingskriterier tildelt udførelse og levering af opgaven. Opgaven vedrører de ydelser, som er beskrevet i opgavebeskrivelsen, som Kunden har udarbejdet til brug for gennemførelse af miniudbud herom. Leverandøren leverer opgaven til Kunden i henhold til de i Rammekontrakten angivne vilkår, dog således at prisen for ordren er fastlagt i denne delkontrakt. 3. Pris Opgaven honoreres som en fastprisaftale, hvor prisen på den givne trykkeriopgave er grundlaget for kontrakten. Opsiger Kunden en delkontrakt, er Leverandøren berettiget til et forholdsmæssigt og rimeligt vederlag af den aftalte faste pris for det udførte arbejde frem til ophørstidspunktet. Er det omvendt Leverandøren, der opsiger en delkontrakt med fast pris, er Leverandøren ikke berettiget til vederlag for det hidtil udførte arbejde, hverken helt eller delvist. 4. Varighed Delkontrakten er indgået mellem parterne for perioden indtil opgavens fuldførelse.
I denne periode kan delkontrakten opsiges i henhold til Rammekontraktens punkt 6, Løbetid, forlængelsesoptioner og opsigelse. Uanset ophør af Rammekontrakten er Leverandøren fortsat forpligtet til at levere det af delkontrakten omfattede på kontraktens vilkår, såfremt Kunden skønner, at dette vil være hensigtsmæssigt. 14 5. Underskrifter Dato: For Kunden: Dato: For Leverandøren
15 Bilag 1: Opfordringsskrivelsen Nedenstående tekst er alene tænkt som hjælp til Kunden, der gennemfører miniudbuddet. Opfordringsskrivelsen beskriver Kundens krav til de i miniudbuddet omfattede ydelser. Indholdet af opfordringsskrivelsen tager afsæt i Kontraktbilag 1B, Kravspecifikationen. Opfordringsskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af det konkrete miniudbud, herunder omfanget af de af miniudbuddet omfattede trykkeriydelser samt tidsplanen for miniudbuddet.
Bilag 2: Pris Prisen for Leverandørens udførelse og levering af opgaven er fastlagt til kr. [ ] (Angivelse af fast pris for gennemførelse af opgaven). Leverandøren er ikke herudover berettiget til honorar for Leverandørens bistand beregnet efter medgået tidsforbrug for de allokerede medarbejdere. Prisen beregnes i henhold til retningslinjerne fastlagt i Rammekontraktens bilag 4, Priser. 16
Bilag 3: Tilbudsafgivelse I medfør af Kontraktbilag 13 punkt 3 agter Kunden at gennemføre et miniudbud. Leverandøren opfordres hermed til at deltage i det pågældende miniudbud. Udbuddet omfatter de i Kontraktbilag 1B (Kravspecifikationen) afgrænsede ydelser i forbindelse med trykkeriydelser. På baggrund heraf, opfordres Leverandøren til at fremsende tilbud på udførelse af opgaven. Tilbuddet skal være indleveret senest den [ ]/[ ] 20[ ], kl. [ ]. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt tages ikke i betragtning (tilbudsfristen vil normalt være på minimum 10 arbejdsdage regnet fra afsendelse af opfordringen). Tilbuddet, der skal være skriftligt, skal indleveres i en lukket kuvert til adressen: [ ] Kuverten skal mærkes "Miniudbud - [ ] - må ikke åbnes". Tilbuddet skal indleveres i [ ] eksemplarer. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 13, punkt 3 i relation til Leverandørens afgivelse af tilbud samt vurdering heraf. 17