Else Iversen, Pia Ravn Dyhr og Annette Schmidt Højby Mentorsamtalen metoder og værktøjer til mentee og mentor Jurist- og Økonomforbundets Forlag 2016
Else Iversen, Pia Ravn Dyhr og Annette Schmidt Højby Mentorsamtalen metoder og værktøjer til mentee og mentor 1. udgave, 1. oplag 2016 by Jurist- og Økonomforbundets Forlag Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk, elektronisk, fotografisk eller anden gengivelse af eller kopiering fra denne bog eller dele heraf er ifølge gældende dansk lov om ophavsret ikke tilladt uden forlagets skriftlige samtykke eller aftale med Copy-Dan. Omslag: Stine Trampe Broch, Tramperiet Tryk: Ecograf, Højbjerg Printed in Denmark 2016 ISBN 978-87-574-2625-0 Jurist- og Økonomforbundets Forlag Gothersgade 137 1123 København K Telefon: 39 13 55 00 Telefax: 39 13 55 55 e-mail: forlag@djoef.dk www.djoef-forlag.dk
Indhold Indhold Indhold Forord... 9 Forfatternes forord... 13 Sådan bruger du bogen... 15 KARRIERE Jeg er usikker på, hvordan jeg kommer videre i karrieren... 25 Jeg er bange for at blive fyret... 31 Jeg er blevet tilbudt forfremmelse... 36 Jeg vil til udlandet for at arbejde... 42 Jeg overvejer at starte egen virksomhed... 48 Jeg vil ikke længere være leder... 55 PERSONLIGT Jeg føler mig ikke værdsat... 63 Jeg er i et dilemma... 69 Jeg skal igennem en organisationsændring... 75 5
Indhold Jeg synes, det går godt... 81 Jeg kan ikke finde ud af at håndtere min chef... 87 Jeg har for meget at lave... 93 Jeg vil udvikle mig i mit job... 97 RELATIONER Jeg fungerer ikke med min chef... 105 Jeg vil gerne have et større netværk!... 112 Jeg er i tvivl om, hvad der forventes af mig... 118 Jeg synes, det er svært at samarbejde... 123 Jeg har svært ved at håndtere kritik... 129 UNDERSØGELSESMETODER Dilemmahåndtering... 137 Adskil problem og person... 140 Lær at bruge dit netværk... 144 Fakta vs. fantasi... 149 Hypoteser... 152 Komfortzone-modellen... 155 Kompetenceafklaring... 160 6
Indhold Motivation... 165 Omstillingsproces... 169 Perspektivskifte... 173 Problemkonkretisering... 177 Rollespil... 180 SWOT-analyse... 183 Trivsel... 186 HANDLINGSMETODER Feedback... 193 Forandringsudsagn... 199 Interesse- eller indflydelsessfære... 204 Prioritering... 208 Projektplan... 214 Scenarier... 218 Litteraturliste... 221 7
Forord Forord Forord I Djøf har vi arbejdet med mentoring igennem mere end 10 år, og vi har været blandt de første i Danmark, der satte sig for at arbejde systematisk med emnet. Fra dag et har potentialet i dette møde mellem vores medlemmer været tydeligt. Der sker noget særligt, når ambitiøse og vidende mennesker mødes med et ønske om dels at blive klogere på hinanden, dels at dykke ned i faglige og personlige udfordringer. Alle kan på et tidspunkt have gavn af noget fra en anden, og alle har på et tidspunkt noget at give hinanden. Vores mål har været at skabe flere anledninger, hvor vi kan koble medlemmerne og på sin vis legitimere, at de får kontakt gennem nogle gode match og samtidig kvalificere de samtaler, de har, så udbyttet bliver større. Vi oplever et stort behov for at kunne reflektere og sparre omkring de ting, som er udfordrende, vanskelig eller som vi undrer os over i arbejdslivet. Gennem mentorordningen er vi med til at give mulighed for det fortrolige frirum, hvor den vigtige refleksion og inspiration kan finde sted. Vi er utrolig stolte af de mange medlemmer, der gennem årene har været en del af ordningen, og som gennem deres engagement og erfaringer som mentorer og mentees har været med til at gøre os og hinanden klogere. Siden vi startede mentorkorpset i 2003, har det store spørgsmål været:»hvordan bliver man en god mentor?«. De 21 første mentorer var pionerer og kastede sig ind i deres nye roller med liv og sjæl og med til at udforme de rammer og spilleregler, som mentorprogrammet i dag bygger på. I starten handlede det om at få bygget det fortrolige frirum, som samtalerne skulle foregå i, og at få den 9
Forord gensidige forventningsafstemning på plads, så rollerne i relationen blev tydelige. Med ret enkle midler fik vi skabt de første match og kunne gennem en fantastisk korpsånd hos mentorerne og de første mentees bygge videre på ordningen. Mentees blev selv til mentorer for nye målgrupper, og vi kunne sammen fokusere endnu mere på mødet mellem de to parter og ikke mindst på, hvilke værktøjer der kan hjælpe de gode samtaler på vej både hos mentorer og mentees. Omdrejningspunktet er stadig det samme i dag:»hvordan bliver jeg en god/bedre mentor?«kodeordene er forventningsafstemning, dialogkompetencer og refleksion over egen praksis og rolle. Gennem talrige træninger, konferencer, supervisionsforløb og samtaler om de flere tusinde forløb, mentorordningen har haft, er der arbejdet med temaet. Dette bliver også et afgørende omdrejningspunkt i udviklingen af Djøfs mentorportal og de praksisfællesskaber blandt mentorerne, som vi vil understøtte i det fortsatte arbejde med ordningen. I Djøfs mentorprogram mener vi ikke, at der er én rigtig måde at være mentor på. Substansen er de etiske spilleregler og rammer for ordningen samt læring om mentor- og menteerollen, men vi mener ikke, at én bestemt metode pr. definition altid er den bedste. Mentees er forskellige, ligesom deres udfordringer er forskellige. Mentorer har forskelligt erfaringsgrundlag og præferencer for samtaletyper og har altså utallige måder at bidrage til og igangsætte den refleksion og udvikling hos mentees, som giver de gode mentorforløb. Derfor er udgangspunktet at inspirere mentorer i deres samtalepraksis uden at pådutte løsninger og at invitere til refleksion over praksis og metoder: Ikke alt virker lige godt så hvad virker? Hvorfor? Over for hvem? Og i hvilke situationer? Og ikke mindst: Hvad vil virke for mig i det forløb, jeg aktuelt er i gang med? 10
Forord Svarene ligger ikke altid lige for, men må afvejes nøje i forhold til det konkrete forløb. Inspiration til at finde svar og til selv at bruge og videreudvikle metoder kan man bl.a. få i denne bog. Bogens store force ligger i at have en metodedel, der fungerer i sig selv, og som også er tæt sammenvævet med de casebeskrivelser, der giver metoderne liv og tydeliggør mentorers refleksioner undervejs. Vi er overbevist om, at bogen kan give både erfarne og nye mentorer tanker og inspiration i deres mentorpraksis, som vil komme både dem og deres mentees til gode fremover. God fornøjelse med læsningen. Britta Borch Egevang Direktør, Djøfs Job & Karriere Lars Brittain Chef, Djøfs Arrangementer & Netværk 11
Forfatternes forord»hvad hjertet er fuldt af, løber munden over med.«ukendt Forfatternes orord Forord Denne bog ville blive til. I flere år har vi tre forfattere arbejdet med mentorprogrammer i forskellige organisationer. Vi har alle følt glæde og inspiration ved at være en del af de mange forløb, vi har været på sidelinjen af. Vi har været dem, der matchede mentor-mentee, uddannede, superviserede og udviklede tanker og idéer om, hvordan mentorsamtalen kan hjælpe udvikling på vej, når relationen er god og veletableret. Ikke mindst er eller har vi været mentorer og mentees og prøvet det på egen krop og sjæl. Vores arbejde og store interesse for ledelse og samtaler har inspireret til bogen. Når vi har introduceret mentorer og mentees til mentorsamtalen, har vi altid opfordret til, at mentor og mentee benytter sig af en logbog til at samle deres tanker og følelser samt deres udvikling. Derfor har vores arbejdstitel på bogen været den sorte boks. Ligesom flyboksen registrerer og dokumenterer, hvad der er sket under en flyrejse, skal denne logbog gerne give mulighed for, at mentor og mentee registrerer og reflekterer over, hvad der sker i samtalen og hvilken udvikling, den sætter i gang. Tanker, følelser og handlinger må ikke gå tabt. En logbog, hvor vi med forskellige cases fra den virkelige verden og med forslag til mulige samtalemetoder i samtalerne har ambitionen om at sætte mere handling og udvikling i gang hos den enkelte. Samtidig er der mulighed for 13
Forfatternes orord at skrive tanker, følelser og udvikling ned og ikke mindst justere på samtalemetoderne, så de bliver dine egne. Som sagt har det været en lang bogrejse, som vi har foretaget, samtidig med at vi har passet vores karrierer, vi har undervejs sagt farvel til Anja Bach Press. Anja har særligt bidraget med gode casebeskrivelser og relevante temaer/samtaleemner til mentorsamtalen. Tusind tak for din indsats, Anja. Vi ved, at du glæder dig lige så meget som os over, at vi har sat det sidste punktum i vores bog. Vi vil også gerne sige tak til de mange mentorer og mentees for den inspiration, de har leveret os gennem årene, og særlig tak til Kristine Riskær Poulsen og Jakob Bjerre, som hjalp os med at sætte retning på projektet. Til Jan Venzel og Inger McLeskey for kritisk gennemlæsning og inspiration til vores brug af cases og samtalemetoder. Og ikke mindst en stor tak til vores familier, som har vist stor forståelse og interesse for vores projekt. Vi håber, at bogen vil blive brugt og udviklet videre af hver enkelt mentor og mentee meget gerne i fællesskab. København, 2016 Else Iversen Pia Ravn Dyhr Annette Schmidt Højby 14