Langeland Kommune Fredensvej 1 Rådhuset 5900 Rudkøbing Ankestyrelsens decisionsskrivelse vedrørende Langeland Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2013 Ankestyrelsen modtog ved e-mail af 16. september 2014 beretning om revision af Langeland Kommunes sociale regnskaber for regnskabsåret 2013 på områder med statsrefusion. Ankestyrelsen har gennemgået de dele af revisionsberetningen, der vedrører ydelser og tilskud på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område, som er omfattet af bekendtgørelse nr. 195 af 27. februar 2013, om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social-, Børne- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder, jf. 82, stk. 3 i bekendtgørelse nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. Konklusionen på revisionen er, at Langeland Kommunes forvaltning og udbetaling af disse ydelser og tilskud har givet revisionen anledning til revisionsbemærkninger på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område. 27. februar 2015 J.nr. 2014-0064-44187 Ankestyrelsen Metode og Praksis Teglholmsgade 3 2450 København SV Tel +45 3341 1200 Fax +45 3341 1400 revision@ast.dk www.ast.dk EAN-nr: 57 98 000 35 48 21 Åbningstid: man-fre kl. 9.00-15.00 Personfølsomme oplysninger kan kun fremsendes elektronisk til sikkermail@ast.dk Bemærkningerne kan henføres til: SEL 41 og 42 Merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste Det specialiserede børn- og ungeområde
Det specialiserede voksenområde Ankestyrelsen bemærker følgende i Langeland Kommunes revisionsberetning: Revision på det sociale område Revisionsbemærkninger SEL 41 og 42 Merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste Ankestyrelsen finder det kritisabelt, at revisionen for regnskabsåret 2013 har ledt til en revisionsbemærkning på området. Bemærkningen kan henføres til, at der er fundet fejl i alle gennemgåede sager på område, der har basal betydning for grundlaget for den bevilgede støtte. Fejlene kan blandt andet henføres til utilstrækkelig dokumentation for, at barnet er omfattet af bestemmelsernes målgruppe, og til utilstrækkelige faglige beskrivelser af grundlaget for bevilling af støtten, herunder for at merudgifterne er sandsynliggjorte. Der henvises også til personsagsgennemgangen nedenfor. Ankestyrelsen finder det positivt at revisor har ydet rådgivning af både generel og konkret karakter på området, og at kommunen har tilført området flere medarbejderressourcer. Ankestyrelsen finder det ligeledes positivt, at kommunen har gennemført revurdering af alle løbende sager i foråret 2014. Ankestyrelsen skal bede kommunen følge revisors anbefaling om, at det interne kvalitets- og ledelsestilsyn skærpes, så korrekt sagsadministration sikres. Det specialiserede børn- og ungeområde SEL 52 Forebyggende og anbringende foranstaltninger Ankestyrelsen finder det kritisabelt, at revisionen for regnskabsåret 2013 har ledt til en revisionsbemærkning, der kan henføres til, at der er fundet fejl i alle gennemgåede sager på området, som har basal betydning for en betryggende sagsbehandling i overensstemmelse med gældende regler. Ankestyrelsen bemærker, at fejlene kan henføres til dels langvarig sagsbehandling, også i sager, hvor der er underretninger, og dels til manglende gennemførsel af aktuelle børnefaglige undersøgelser, manglende 2
afholdelse af børnesamtaler, manglende handleplaner og utilstrækkelig journalføring. Der henvises også til personsagsgennemgangen nedenfor. Ankestyrelsen er enig med revisor i, at fejlene er basale og central karakter, og at området ikke administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det skal derfor indskærpes overfor kommunen, at hjemtagelse af statsrefusion er betinget af, at ydelser efter loven er givet i overensstemmelse med lovgivningen. Ankestyrelsen finder det positivt, at kommunen har iværksat tiltag til forbedringer af sagsadministrationen i forhold til afholdelse af børnesamtaler, udarbejdelse af handleplaner efter afsluttet børnefaglig undersøgelse og iværksættelse af foranstaltninger, som undersøgelsen peger på, implementering af den i september 2013 godkendte procedure for underretninger samt for kontinuerlig journalføring. Ankestyrelsen finder det ligeledes positivt, at kommunen i løbet af 2014 implementerer sagsbehandlingsmetoden ICS, og sagsbehandlingssystemet DUBU. Ankestyrelsen forudsætter, at kommunen har fulgt revisors anbefaling om, at implementere hensigtsmæssige arbejdsgange for administrationen af området. Henset til områdets potentielle betydning for kommunens hjemtagelse af statsrefusion for særligt dyre enkeltsager, skal Ankestyrelsen anmode kommunen om at indsende en redegørelse inden en måned fra dags dato. Redegørelsen bedes indeholde en status på de iværksatte tiltag og på implementeringen af hensigtsmæssige arbejdsgange og af ICS og DUBU. med beretningen for 2014, herunder af om, der er foretaget de nødvendige berigtigelser som følge af de konstaterede fejl. Det specialiserede voksenområde Ankestyrelsen finder det kritisabelt, at revisionen for regnskabsåret 2013 har ledt til en revisionsbemærkning, der kan henføres til, at der er fundet fejl i 19 ud af 20 gennemgåede sager på området. SEL 85-108 (undtaget 100) Merudgifter til voksne Sagsgennemgangen har omfattet 15 sager efter servicelovens 85, om socialpædagogisk støtte, 97, om ledsageordning, 104, om værksteds- og dagtilbud, 107, om midlertidige botilbud og 108, om længerevarende botilbud. De konstaterede fejl kan henføres til utilstrækkeli- 3
ge beskrivelser af borgenes funktionsnedsættelser, som er grundlaget for den ydede støtte, utilstrækkelige eller manglende handleplaner, utilstrækkelig journalføring, herunder også i forhold til notatpligten og manglende løbende opfølgning af sagerne. SEL 100 Merudgifter til voksne Sagsgennemgangen har omfattet 5 sager, og fejlene kan blandt andet henføres til utilstrækkelige faglige beskrivelser af grundlaget for den bevilgede støtte og manglende dokumentation for at de bevilgede merudgifter er sandsynliggjorte. Der henvises også til personsagsgennemgangen nedenfor. Ankestyrelsen er enig med revisor i, at de beskrevne fejl på det specialiserede voksenområde har basal og central betydning for grundlaget for de bevilgede ydelser, og at området ikke administreres efter gældende regler. Ankestyrelsen indskærper, som ovenfor på børneområdet, at det er en betingelse for hjemtagelse af statsrefusion, at de bevilgede ydelser og støtte er givet i overensstemmelse med lovgivningen. Ankestyrelsen finder det positivt, at kommunen har iværksat tiltag på området til forbedring af sagsadministrationen på området i form af fastlæggelse af plan for gennemførelse af revurdering i alle løbende sager, kompetenceudvikling af medarbejderne og tilrettelæggelse af arbejdsgange, der skal sikre en sagsadministration i overensstemmelse med gældende regler. Ankestyrelsen skal anmode kommunen om at følge revisors anbefaling og tilrettelægge et struktureret internt kvalitets- og ledelsestilsyn på hele området. Kommunen anmodes ligeledes om at følge revisors anbefaling om at overveje, hvordan sagsadministrationen på området kan gøres mindre sårbart. På baggrund af det specialiserede voksenområdes betydning for hjemtagelse af statsrefusion, både efter servicelovens 176, om særligt dyre enkeltsager og servicelovens 100, om merudgifter til voksen, anmodes kommunen om at indsende en redegørelse inden en måned fra dags dato med status på implementeringen af de iværksatte tiltag til forbedring af sagsadministrationen. med beretningen for 2014, herunder af om, der er foretaget de nødvendige berigtigelser som følge af de konstaterede fejl. 4
Personsagsgennemgang SEL 41 og 42 Merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret fejl i alle 5 gennemgåede sager på området og vurderer, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regler. Fejlene kan henføres til manglende faglige vurderinger for, at barnet er omfattet af målgruppen for støtten, utilstrækkelige faglige begrundelser for den bevilgede støtte, manglende beregning af de sandsynliggjorte merudgifter i forbindelse med, at der er sket betaling direkte til leverandører, manglende takstregulering, forkert beregning af tabt arbejdsfortjeneste og mangelfuld journalføring. Fejlen har potentiel refusionsmæssig betydning. Der henvises endvidere til afsnittet ovenfor vedrørende revisionsbemærkningen på området. SEL 100 Merudgifter til voksne Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret fejl i alle 5 gennemgåede sager på området og vurderer, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regler. Fejlene kan henføres til manglende faglige vurderinger af, at borgeren er omfattet af målegruppen for støtten, manglende faglige begrundelser for den bevilgede støtte, herunder for, hvordan de beregnede merudgifter er sandsynliggjorte, langvarig sagsbehandling, manglende revurdering af sagerne og mangelfuld journalføring. Fejlene kan have potentiel refusionsmæssig betydning. Der henvises endvidere til det ovenfor anførte om revisionsbemærkningen på det specialiserede voksenområde. SEL 176 Særligt dyre enkeltsager SEL 52 - Forebyggende og anbringende foranstaltninger Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret fejl i alle 7 sager, der er gennemgået på området og vurderer, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regler. Fejlene kan henføres til manglende fremgang i sagerne, utilstrækkelig iværksættelse eller opfølgning på børnefaglige undersøgelser, manglende afholdelse af børnesamtaler, manglende handleplaner og utilstrækkelig journalføring. Endvidere er der i to sager afholdt udgifter efter bestemmelsen til administrative udgifter. Det er ligeledes konstateret, at ikke i 5
alle sager, er der overensstemmelse mellem den bevilgede støtte og de afholdte udgifter. Der henvises endvidere til afsnittet oven for om revisionsbemærkningen på det specialiserede børneområde. SEL 85-108 (undtaget 100) - Det øvrige specialiserede voksenområde Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret fejl i 14 ud af 15 sager, der er gennemgået på området og vurderer, at området ikke administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regler. Flere sager har flere ydelsestyper på området. De konstaterede fejl kan henføres til utilstrækkelige beskrivelser af borgenes funktionsnedsættelser, støttebehov og omfanget af den bevilgede støtte, utilstrækkelige eller manglende handleplaner, manglende løbende opfølgning i sagerne og manglende eller mangelfuld journalføring. Der henvises også til afsnittet ovenfor om revisionsbemærkning på det specialiserede voksenområde. LAS 81 Enkeltydelser Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret fejl en af de 3 gennemgåede sager på området. Fejlen kan henføres til, at der er udbetalt støtte uden, at der ses at være truffet afgørelse herom et tidligere afslag var hjemvist fra klageinstansen ny sagsbehandling og afgørelse. Fejlen har udbetalings- og refusionsmæssig betydning. Ankestyrelsen finder det positivt, at revisor, trods fejlen, vurderer, at området administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regler. Ankestyrelsen anmoder kommunen følge revisors anbefaling om, at det sikres at formalia altid overholdes i forbindelse med, at der træffes afgørelse. Kommunen og kommunens revisor anmodes om fortsat opmærksomhed på området. Kommunens indsats mod socialt snyd Ankestyrelsen bemærker, at revisor vurderer, at Langeland Kommune har etableret hensigtsmæssige og betryggende procedurer til at forebyg- 6
ge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende. Opfølgning for regnskabsåret 2012 Der har ikke været bemærkninger i beretningen for regnskabsåret 2012 på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område, der har nødvendiggjort en opfølgning i 2013. Temarevision Kommunernes hjemtagelse af refusion hen over året Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold udmeldte for regnskabsåret 2013 en temarevision omhandlende kommunernes hjemtagelse af refusion hen over året. Temarevisionens formål er at sætte fokus på vigtigheden af rettidige refusionsanmodninger, og at tilskynde kommunerne til at sikre, at der løbende i budgetåret foreligger et retvisende refusionsgrundlag, og at der foretages den fornødne kvalitetssikring heraf, således at der i videst muligt omfang foretages korrekte refusionsanmodninger, og at restafregninger og berigtigelser mindskes i størst muligt omfang. Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold udsendte vejledning til temarevisionen til kommunalbestyrelserne og de kommunale revisorer i brev af 28. juni 2013. Ankestyrelsen finder det tilfredsstillende, at revisor i forbindelse med temarevisionen har fundet, at kommunens forretningsgange for den kvartalsvise refusionsanmodning er betryggende og hensigtsmæssigt tilrettelagt. Revisor bemærker dog, at kommunen ikke anvender budgettal til indberetningerne, men budgettal og sidste års forbrug til at beregne 1. kvartals indberetning, og for resten af året anvendes forbrug holdt op mod budget/korrigeret budget. For de særligt dyre enkeltsager bemærker revisor, at der hjemtages samme beløb hvert kvartal. Ankestyrelsen finder det ligeledes tilfredsstillende, at kommunen løbende foretager korrektion og ændring i de løbende refusionsanmodninger og restafregninger ved afvigelser i forhold til budgettet eller når de faktiske udgiftstal giver anledning hertil. Revisor bemærker, at der ikke foretages systematiske analyser af forskydninger/afvigelser, men i de situationer, hvor der vurderes at være behov, drøfter Økonomiforvaltningen større afvigelser med fagkontorerne. 7
Ankestyrelsen har noteret sig, at kommunen ikke foretager en systematisk analyse af store restafregninger, men at Økonomiforvaltningen vurderer behovet og foretager analyser ved væsentlige afvigelser. Ankestyrelsen bemærker, at kommunen ændrer forretningsgangen for den kvartalsvise refusionsanmodning, hvis analyser med videre giver anledning hertil. Ankestyrelsen har noteret sig, at revisor anbefaler kommunen at tilrettelægge en struktureret kontrol af afvigelser samt at fastlægge niveau for, hvornår der skal foretages analyser af afvigelser, og i den forbindelse beskrive, hvornår og hvordan sådanne medfører korrektioner i de løbende forskudsvise refusionsanmodninger. Revisor anbefaler også, at kommunen overvejer, om det er muligt og hensigtsmæssigt at anvende dispositionsregnskaber på enkeltsagsniveau. Afsluttende bemærkninger Ankestyrelsen betragter de punkter, hvor det eksplicit er anført ovenfor, at revisor anmodes om at følge op på området i kommunens beretning for regnskabsåret 2014, som videreførte forhold. De øvrige beskrevne punkter anser styrelsen derimod som værende afsluttede. Ankestyrelsen forudsætter, at kommunen har rettet de fundne fejl, og at revisor har påset, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor det har været påkrævet. Ankestyrelsen har ikke yderligere bemærkninger til revisionsberetningen. Venlig hilsen Helle Østergaard Stisen Chef, Metode og Praksis 8
Kopi er sendt til Tilsynet, Statsforvaltningen Kommunens revisor, PWC 9