Vedrørende: Brugerrådsmøde, Hvidovre Stadion Dato: 3. februar 2016 Referat Sted: Deltagere: Mødelokalet, Hvidovre Stadion Ena Christiansen Idrætsrådet Kim Madsen Hvidovre Fodbold A/S Søren Friis Trebbien Hvidovre Tennis Jesper Lennø Hvidovre Idrætsforening, fodboldafd. (supplant) Jette Hansen Hvidovre Stadion Frank Pedersen Hvidovre Stadion Lizette Bergmann Sloth Hvidovre Stadion HVIDOVRE STADION Kultur, Miljø & Vækst Kultur- og Fritidsafdelingen Kontorassistent: Lizette Bergmann Sagsnr.: 16/686 Dato: 3. februar 2016/lzt Afbud: Kopi til: Erik Lund Hvidovre Stadion Michael Bruun Jepsen Hvidovre Atletik & Motion Jacob Holst Hvidovre Tennis Lars Knudsen Hvidovre Idrætsforening, fodboldafd. Lars Hørdum KFA 1. Status på renovering af atletikanlæg samt bane 1 Jette informerede om, at det indledende møde med rådgiver, Atletik og Stadion Restauratøren (salgsboder) blev afholdt torsdag d. 28. januar 2016. Det indledende møde med rådgiver og Fodbold afholdes torsdag d. 4. februar 2016. Gl. klubhus skal have nyt tag. Lige pt. er Teknisk forvaltning på sagen og det skal i licitation. Taget skal renoveres i skoleferien. Fodbolden er informeret, i forhold til afvikling af fodboldskole samt stævner. Jesper fra fodbolden spurgte ind til, om der var nogle planer vedr. kælderen i GL. klubhus. Teknisk forvaltning er klar over problemet, men der endnu ikke er noget nyt. Hvidovre Stadion får udvidet løbebanen fra 6 til 8 baner samt ny belægning. Der kommer varme og nyt vandingsanlæg i bane 1/opvisningsbanen, drænene bliver formentlig også udskiftet. Renoveringen starter d. 20. juni 2016. Byggepladsen bliver formentlig etableret inden, men vi har fokus på, at Fodbolden møder Frem d. 18. juni 2016.
2. Beslutningsområde a) Sæsonfordeling Intet. b) Energibesparelse Vi har fået opsat Led lys i Atletikhallen. Vi er påbegyndt at skifte udendørs belysning til LED lys. Lyset i de andre bygninger på Hvidovre Stadion vil løbende blive skiftet til LED lys. 3. Rådgivende område: a) Drift af anlæg (store nyanskaffelser, ændret indretning og nyanlæg). I uge 6 eller 7 bygges der nyt kontor i forhallen til Erik og Lizette. Vagterne beholder det gamle kontor. De brune trin op til omklædningsrummene, er ved at blive renoveret. Der vil i den periode være en lille omrokering vedr. brug af omklædningsrum. Fodbolden og Motionscentret er informeret. Til efteråret påbegynder vi formentlig renoveringen af de brune trappetrin, i den anden ende af tribunen. Ændret adgang ved Tennis via. brikker der er sat op til deres eget bookingsystem. Så lyset mm. styres via deres bookingsystem. Lørdag og søndag vil vi i fremtiden prøve at ændre lukketiden til kl. 22.00 og se hvordan det går. Tennis vil få besked inden det træder i kraft. Hvidovre Stadion har set på en lille mini traktor. Vi er på nuværende tidspunkt ved at se på priser. KFU puljen har bevilliget os penge til, at forsøge at lave kunstgræs på den ene tennisbane om vinteren. Derudover har vi også fået bevilliget penge til en ny skydelåge ved indkørslen til atletikhallen. Tennis ønsket pigtråden rundt om tennisbanerne fjernet, da det ikke ser indbydende ud. Jette synes umiddelbart ikke, at det er en god idé, da det blev opsat p.g.a. fodboldspillerne kravlede over hegnet for at hent bolde, og dermed ødelagde belægning med deres fodboldstøvler. Side 2 af 5
Kim spurgte ind til, om det var noget nyt vedr. speakerrummet? Jette informerede om, at vi ikke fik bevilliget nogen penge til det prøver at søge via risikoforum til opgradering af lydanlægget. b) Forslag til anlæg, aktivitetsudvidelser og besparelser (kommunens budgetbehandling) I øjeblikket er kommunen ved at lave en procedure for budgetbehandling. Vi kan måske få en besparelse på 1-2 %, men det er endnu ikke sikkert. c) Åbningstider på stadion I forbindelse med det nye briksystem på tennesbanerne, vil der være mulighed for at ændre åbningstiden til kl. 22.00 både lørdag og søndag Jette tager den med Tennis i april måned. 4. Deltagerrunde herunder orientering fra foreningerne Jette, Hvidovre Stadion Der skal findes en løsning til 1. holds spillerne, når de kommer ved en 15-16 tiden. De parkerer i fodgængerovergangen mm. og det er ikke sikkert for skole/fritidshjemsbørnene som skal hjem. Der henstilles derfor til, at de benytter parkeringspladsen. Hertil oplyste Kim, at det ikke kun er fodboldspillerne. Jette prøver at kontakte Teknisk forvaltning med henblik på, at de forlænger fodgængerovergangen over til fortovet. Hvidovre Stadion har modtaget henvendelser vedr. stævner i sommerferien fra fodbolden. Vi har informeret HIF om, at vi derfor ikke har mulighed for, at renovere banerne i sommerferien og at vi ønsker en skriftlig bekræftelse fra formanden i HIF Lars Knudsen om, at de er indforstået med at banerne ikke kan renoveres i sommerperioden. Søren, HvidovreTennis Ønske om at udendørsbanerne er klargjort lidt før i år. Frank vil se hvad han kan gøre når tiden nærmer sig, men at vejret spiller en stor rolle. Indendørs belysningen har været fremvist for et firma, med positiv respons. Generelforsamling sidst på måneden. Side 3 af 5
Vedr. nøglebrik system. ønsker Tennis at få lavet en ny gruppe som hedder Elitegruppen. Jette vil se på det. Hertil oplyste hun, at lyset endnu ikke styres via booking - Tennis får besked en uge før. Frank, Hvidovre Stadion Der er bygget nyt rum i Tennishallen, hvor vi stiller vores fejemaskine. Tennis kan derfor benytte det gamle rum. Parkering inden for porten ved Atletikhallen, ønsker vi at lave som parkering forbudt. Det gælder også De Gamle Kæmpere, som holder ved GL. Klubhus. Vi henstiller til, at brugerne benytter trekantsparkeringen. Hertil oplyste Kim, at det ville være en god idé med en parkeringsplads til de ansatte på Stadion. Ena, Idrætsrådet Idrætsrådet har gang i helhedsplanen. Fristen for høringssvar var mandag d. 1. februar 2016. Der er modtaget 9 høringssvar. Idrætsrådet har lavet indsigelser vedr. optællinger i hallerne, da foreningerne ikke synes at de er optimale. I en del af helhedsplanen arbejdes der også med Fodbold i balance. Der er nedsat en lille arbejdsgruppe, hvor man vil se på hvordan fodboldklubberne kan blive bedre til at arbejde sammen. Der kommer eliteidrætsklasser på Engstrandskolen fra august 2016. Vi starter fra 7 klasse og arbejder os op til 9. klasse. Der er 12 foreninger som har meldt sig til dette og udbuddet er bredt. Der afholdes møde med disse foreninger onsdag d. 3. februar 2016. Og d. 10. februar er der møde med Borgerne vedr. idrætsklasserne. Der arbejdes også på eliteidrætspolitikken, og det skal fremlægges for KFU i marts 2016. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der til Idrætshædring kommer flere priser indover. De nye priser er: foreningspris talentpris, og årets bedste præsentation. Man kan først få priserne fra 12 år og op og det er præsteret indenfor DM. D. 11. marts 2016 har Idrætsrådet jubilæum. Side 4 af 5
Jesper, Hvidovre Idrætsforening Intet Kim, Hvidovre Fodbold A/S Ønsker at bruge aflastningsbanen så snart der er mulighed for det. Jette er opmærksom på dette. Status på ønsket om Wifi? Jette undersøger det med Erik. Har lydteknikeren været forbi vedr. på speakerboks? Jette undersøger det med Erik. 5. Eventuelt Jette oplyste, at næste møde rykkes, til d. 25. maj, da det først planlagte ligger samme dag som Idrætshædring. Jette sender info ud med ny dato. Ena ønskede svar på, hvor langt vi er med elite og Motionscentret? Jette spørger Lars. Side 5 af 5