standarden for e-samhandel Vejledning i opsætning af NemHandelsprogrammet Om NemHandelsprogrammet Hvis du har et økonomisystem, som kan skabe NemHandelsfakturaer, kan du kombinere økonomisystemet med det gratis NemHandelsprogram, som kan sende fakturaerne via internettet. OBS! NemHandelsprogrammet kan kun bruges sammen med et økonomisystem, som kan skabe NemHandelsfakturaer. For at bruge NemHandelsprogrammet har du brug for: Et økonomi- eller ERP-system eller lignende, som kan danne fakturaer i formatet OIOXML eller OIOUBL. Hvis du er i tvivl, om dit system kan det, så spørg din økonomisystem leverandør. Microsoft Windows XP eller Microsoft Windows Server 2003 inkl. de nyeste service packs på den pc, hvor dit økonomisystem ligger, og hvor Nemhandelsprogrammet også skal installeres (Microsoft.Net Framework version 3.0 (installeres automatisk under installationen af NemHandelsprogrammet, hvis det ikke findes på pc en)). En internetforbindelse. To forskellige e-mail-adresser, som udelukkende bruges til NemHandel. NemHandelsprogrammet vil automatisk foretage en løbende oprydning i indholdet i disse mailbokse, så det er meget vigtigt, at de ikke bruges til andet end NemHandel. En såkaldt medarbejdersignatur fra DanID og et funktion s certifikat til NemHandelsprogrammet også fra DanID. Du bestiller medarbejdersignatur og funktions- certifikat hos DanID (www.danid.dk).
Proceduren sådan gør du Din virksomhed skal have en medarbejdersignatur for at kunne få et funktionscertifikat til NemHandelsprogrammet. Hvis din virksomhed ikke allerede har en medarbejdersignatur (kaldes også LRA ), skal du bestille en hos DanID. Hvis du har fået en medarbejdersignatur, kan du med det samme få og installere et funktionscertifikat til NemHandelsprogrammet. Du skal kontakte DanID for at få et funktionscertifikat. Har du derimod endnu ikke en medarbejdersignatur, så følg vejledning nedenfor. Vær opmærksom på, at både signaturen og NemHandelsprogrammet skal installeres på samme maskine. Bestilling af medarbejdersignatur Hvis din virksomhed ikke allerede har en medarbejdersignatur, skal du bestille en hos DanID (www.danid.dk). En medarbejdersignatur er en slags elektronisk ID-kort, som dokumenterer en medarbejders identitet og tilknytning til en virksomhed. Når man først har fået én medarbejdersignatur (DanID kalder denne første medarbejdersignatur for LRA ), kan man nemt få flere signaturer/certifikater, fx. et funktionscertifikat som det, du skal bruge til NemHandelsprogrammet. Man bruger samme format. For at bestille din medarbejdersignatur gå ind på DanIDs bestillings side. Angiv din virksomheds CVR-nr. og klik på Videre. Der vises nogle grundlæggende virksomhedsoplysninger for din virksomhed, og du skal udfylde formularen. Bl.a. skal du angive hvilken medarbejder, der skal være virksomhedens lokaladministrator og dermed have ret til at bestille, ændre og nedlægge medarbejdersignaturer på vegne af virksomheden. Når DanID har godkendt bestillingen af en medarbejdersignatur, modtager lokaladministratoren en e-mail og et brev med installationskode. Lokaladministratoren kan herefter installere egen medarbejdersignatur, der samtidig kan anvendes som adgang til at administrere og vedligeholde denne og evt. andre af virksomhedens signaturer hos DanID. Herefter skal der bestilles et funktionscertifikat til NemHandelsprogrammet. Husk ved bestillingen at angive, at funktionscertifikatet gerne må placeres i en offentligt tilgængelig telefonbog. Du kan få mere at vide om funktionscertifikater og bestille et funktionscertifikat hos DanID. Når du har fået funktionscertifikatet kan du gå videre til næste trin og downloade og installere NemHandelsprogrammet. Hvis du allerede har et funktionscertifikat kan du under Spørgsmål om NemHandel på NemHandel.dk læse mere om hvad du gør, når det skal fornyes. Download NemHandelsprogrammet Hvis du har en tidligere version af NemHandelsprogrammet skal du afinstallere det, inden du går igang. Se mere under punktet Installation af ny version af NemHandelsprogrammet under spørgsmål om NemHandel på NemHandel.dk. 1. Installation af NemHandelsprogrammet a) Download NemHandelsprogrammet og følg vejledningen nedenfor. Hvis computeren spørger, om du er sikker på, at du vil installere, så svar Ja. Hvis computeren spørger, om den skal pakke filerne ud til et midlertidigt bibliotek, så klik Åbn. Hvis computeren ikke allerede har Microsoft.Net Framework version 3.5, vil det nu automatisk blive installeret. I den forbindelse vises en dialogboks, hvor man skal acceptere licensbetingelserne. b) Efter NemHandelsprogrammet er hentet, åbnes den på computeren, hvorefter du skal dobbeltklikke på setup.exe. c) Installationsguiden spørger, hvor på pc en NemHandelsprogrammet skal installeres dvs. hvilken bruger NemHandelsprogrammet skal installeres til. Vælg bruger og klik Ok. d) Installationsguiden NemHandel Setup vises. Klik Next for at komme videre. e) Licensbetingelserne for selve NemHandelsprogrammet vises. Acceptér disse og klik Next.
Proceduren sådan gør du f) Installationsguiden foreslår herefter, hvor NemHandels mappen skal ligge på pc en denne placering bliver kaldt Destination folder og vil ofte være på C-drevet, under mappen Programmer. Klik på Install for at fuldføre installationen. 2. Indstilling af NemHandelsprogrammet til at bruge funktionscertifikatet a) Find NemHandelsmappen på pc en, åbn NemHandels programmet (NemHandel.exe) og klik på menuen Opsætning. Vælg Konfiguration og klik så på fanebladet Certifikater. b) Under Afsendelse vælg funktionscertifikatet, som du gav navnet NemHandel, da du bestilte og downloadede det. Under Modtagelse vælg igen funktionscertifikatet NemHandel. Klik så på OK 3. Indstilling af NemHandelsprogrammet til at sende og modtage via e-mail (valgfrit) OBS! Hvis du kun er interesseret i at sende elektroniske fakturaer til kunder i den offentlige sektor, behøver du ikke at gennemføre dette punkt, men kan gå direkte videre til punkt 4. Det er altså kun nødvendigt at indstille NemHandelsprogrammet til at sende og modtage via e-mail, hvis du ønsker selv at kunne modtage elektroniske dokumenter via NemHandel. For at kunne sende og modtage via e-mail skal du have to forskellige e-mail-adresser, som du udelukkende vil bruge til dette formål - det er meget vigtigt, at disse e-mail-adresser ikke også bruges til at sende og modtage andre e-mails, da NemHandelsprogrammet løbende vil foretage oprydning i disse mailbokse automatisk. Den ene e-mail-adresse skal bruge til at sende og den anden til at modtage NemHandelsdokumenter. Få evt. din IT-ansvarlige eller e-mail-udbyder til at hjælpe med at gennemføre processen med at indstille NemHandelsprogrammet til at sende og modtage via e-mail. Læs mere om dette på sidste side i afsnittet Registrer NemHandels profiler. 4. Indstilling af ERP-/økonomisystemet til at samarbejde med NemHandelsprogrammet Til dette trin kan det være en god idé at få hjælp af din økonomisystemleverandør. a) Åbn NemHandelsprogrammet, klik på menuen Opsætning og vælg Konfiguration. b) På fanebladet Dokumenter : kopiér stien fra feltet Sti til indsættelsesmappe. Dette er stien til den mappe, hvor ERP-/ økonomisystemet skal placere færdige fakturaer således, at Nem- Handelsprogrammet kan hente og afsende disse. Denne sti skal nu skrives ind i ERP-/økonomisystemet, så systemet kan lægge færdige fakturaer dér, hvor NemHandelsprogrammet henter dem. c) Åbn ERP-/økonomisystemet og find det sted, hvor det kan angives, hvor systemet skal placere færdige fakturaer. Sæt den kopierede sti ind. Få hjælp af din ERP-/økonomisystemleverandør, hvis du er i tvivl om, hvor den kopierede sti skal indsættes. 5. Afprøvning af NemHandelsprogrammet Nu mangler du kun at afprøve Nemhandelsprogrammet. Åbn NemHandelsprogrammet, afsend det testdokument, som ligger i Ikke afsendte, og kontrollér, at du modtager en kvittering i Kvitterede. Hvis ikke du indenfor 24 timer har modtaget kvitteringen, kan du kontakte NemHandel Support for at få hjælp. NemHandel Support kan kontaktes via e-mail på support@nemhandel.dk eller via telefon på hverdage mellem kl. 10 og 14 på telefon 7026 5676. a) Åbn NemHandelsprogrammet og klik på menuen Opsætning. Vælg Konfiguration og klik så på fanebladet Afsendelse. b) Udfyld formularen med de korrekte oplysninger og klik på OK. c) Klik igen på menuen Opsætning i NemHandelsprogrammet, vælg Konfiguration og klik så på fanebladet Modtagelse. d) Udfyld formularen med de korrekte oplysninger og klik på OK. e) Herefter kan du vælge en eller flere NemHandelsprofiler via Fanebladet Profilkonfiguration.
Dokumentoversigt Dokumentoversigt I dokumentoversigten på hovedvinduet kan du håndtere alle dine forretnings meddelelser. Her kan du sende, modtage og vise meddelelser, og se deres status. Venstre side af vinduet viser en mappeoversigt, hvor du kan se indgående og udgående meddelelser. Mappeoversigt I mappeoversigten vælger du den mappe, du vil se meddelelser for. Hvis du fx. vil se alle meddelelser, som endnu ikke er afsendt, skal du klikke på Ikke afsendte dokumenter. Du kan se hvor mange dokumenter der er i hver mappe efter navnet på mappen.
Status Status I mappeoversigten kan du vælge status i stedet for dokument. Kvitterede På billedet kan du se 4 kvitterede dokumenter i mappen. Højre side af vinduet viser indholdet af den mappe, der er valgt i mappeoversigten. Indholdet af mappen viser samtlige meddelelser i den valgte mappe. Kolonnerne vil variere alt efter, hvilken mappe du har valgt, men Type og ID vil altid fremgå. Du kan vælge flere meddelelser ad gangen ved at holde CTRL nede, samtidig med at du klikker på meddelelserne.
Applikationsrespons Applikationsrespons Har du en profil, hvor du skal sende en applikationsrespons kan denne også ses i mappen. I dette tilfælde Kvitterede. Opsætning af dokumentsti Du kan vælge den mappe, du ønsker at indsætte forretningsdokumenter i. Dokumenter, som indsættes i denne mappe, vises i klienten og kan afsendes fra denne. Det er desuden muligt at vælge Automatisk afsendelse af dokumenter. Hvis dette vælges, vil dokumenter, som indsættes i indsætningsmappen, afsendes automatisk, dvs uden brugeren behøver trykke afsend. Dette kræver, at klienten kører.
Valg af certifikat Valg af certifikat Du vælger to certifikater, en til afsendelse og en til modtagelse af meddelelser. Fra hovedvinduet, vælg Opsætning og derefter Konfiguration. I konfigurationsvinduet, vælg fanebladet Certifikater. Opsætning af afsendelse Angiv e-mail adressen på den mailkonto, der håndterer kontrolbeskederne under udvekslingen i feltet Afsender email, fx afsendelse@mycompany.dk. BEMÆRK: denne mail MÅ IKKE anvendes til andre typer beskeder end dem, der anvendes under kommunikationen med profilerne. Bemærk også at programmet sletter mails fra mail serveren, efterhånden som de læses.
Opsætning af modtagelse Opsætning af modtagelse Angiv e-mail adressen på den mailkonto, der håndterer kontrolbeskederne under udvekslingen i feltet Afsender email adresse, fx afsendelse@mycompany.dk. BEMÆRK: denne mail MÅ IKKE anvendes til andre typer beskeder end dem, der anvendes under kommunikationen med profilerne. Bemærk også at programmet sletter mails fra mailserveren, efterhånden som de læses. Registrer NemHandelsprofiler (valgfrit) Hvis du ønsker at bruge NemHandelsprogrammet til andet end at afsende faktura og kreditnota, skal du tage stilling til hvilke NemHandelsprofiler, du vil understøtte. NemHandelsprofilerne definerer, hvordan e-handelsdokumenterne anvendes i forskellige forretningsprocesser. Det kunne f.eks. være en forretningsproces startende med en ordre, efterfulgt af en ordrebekræftelse og afsluttende med en faktura. Nogle profiler understøtter meget avancerede e-handelsprocesser og andre de meget simple. Idéen bag profilerne er, at man slipper for at lave bilaterale aftaler med hver enkelt leverandør/kunde. Du skal for hver profil angive om, du er leverandør eller kunde, dvs. om du understøtter en given profil til at sende eller modtage eller begge dele. For at angive hvilke profiler med tilhørende dokumenter du kan modtage, skal du gå ind i menuen Opsætning og vælge Profilredigering. Her får du først mulighed for at angive de simple profiler, og du kan ved skift af fanebladet få adgang til at angive de mere avancerede profiler. Husk inden du registrerer dig at undersøge, om dit IT-system understøtter de dokumenter og de forretningsprocesser, som indgår i profilerne. Du kan læse mere om brugen af NemHandelsprofiler på IT- og Telestyrelsens hjemmeside: www.itst.dk/nemhandel. standarden for e-samhandel