Birgitte Sally Tag kontakt Guide til smalltalk gyldendal business
Indhold Forord 10 Del 1 Relationer mellem mennesker 13 1 Netværksscenen 14 Netværk er en del af det moderne arbejdsliv 15 Fundamentet er tillid 16 Det er ikke tanken der tæller, men handlingen 18 Networking handler om at give 20 Byg bro mellem mennesker 21 10 gode råd til at blive en bedre netværker 22 Personlig afklaring netværksscenen 23 2 Smalltalk en særlig kommunikationsform 24 Hvorfor vi smalltalker 25 Kontakten er det vigtigste 26 Kommunikationens lag 28 Tryghed og situationsfornemmelse 30 Vi pakker budskaberne ind 31 Vi vil helst være enige med hinanden 32 Behovet for at tale om de andre 33 Sladder 34 Sladder som fælde 35 Når snakken bliver for meget 35 Social kompetence 36 Mennesker er flokdyr 36 Behovet for at være almindelig 38 Vi gør almindelige ting i samværet med andre 38 Samtaleemner vi taler om det fælles 39 Personlig afklaring dit forhold til smalltalk 42
Del 2 Din smalltalk 45 3 Persontyper 46 Ekstrovert Lad os snakke om det 47 Introvert Jeg skal lige have tænkt det igennem 49 Introverte og ekstrovertes styrker og svagheder 51 Personlig afklaring persontyper 53 4 Find dine ømme tæer i kommunikationen 54 FBI-agenten 55 Storpraleren 57 Trumferen 58 Vandfaldet 59 Afbryderen 61 Den tavse 62 Kloge Åge 64 Rådgiveren 65 Personlig afklaring dine ømme tæer i kommunikationen 67 5 Smalltalk og roller på job 68 Konferencen 69 Lederen 71 Kollegaen 75 Videndeling i din organisation 80 Projektlederen 83 Når du har kunde- eller klientkontakt 87 Smalltalk også på møder! 89 Personlig afklaring rolle på job 92 6 Forhindringer for smalltalk og hvordan du overvinder dem 93 Almindeligt at være genert 95 Kognitiv model en forståelse af usikkerheden i det sociale møde 97 Mentaltræning: Få modet til at kaste dig ud i snakken 107 Brug din indre dialog konstruktivt 108 Visualisering du skal kunne se det 110 Tro på at du kan 112 Vær villig til at løbe en risiko 112 Personlig afklaring forhindringer for smalltalk og hvordan du overvinder dem 113
Del 3 Værktøjskassen 117 7 Kropssproget 118 Det første møde 120 Samklang mellem ord og kropssprog 121 Smil og vær imødekommende en sikker cocktail 122 Få øjenkontakt 123 Stemmen 124 8 Kom i gang med snakken 126 Nysgerrighed er motoren i smalltalk 127 Gode indledere 128 9 Hør efter og hold samtalen i gang 135 Lær at lytte 136 Hold samtalen i gang 138 Pluk kirsebær 138 Kommentér det du hører 141 Stil de rigtige spørgsmål 142 Grav dybere i samtalen 143 Skift emne og bring nyt stof til samtalen 144 Hold samtalen i gang 145 Den gode vært i samtalen 146 Vær nysgerrig og spørg ind 146 Blot dig lidt og skab tryghed 147 Rart med fokus væk fra dig selv 148 10 Kom ud af samtalen, men ikke ud af kontakten 150 Kom med et slutkompliment og vis anerkendelse 151 At afslutte samtalen 152 Personlig afklaring hele værktøjskassen 153 Tak til 155 Bøger og artikler 156
If you don t think much of small talk, try living without it for a while. John Locke 2 Smalltalk en særlig kommunikationsform Du træder ind i et lokale med en masse mennesker. Du lader blikket glide rundt for at se, hvad der er kutyme her: Passer din tøjstil? Hvordan taler folk sammen? Mens du kigger rundt, spotter du dem, som minder om dig. Måske får du øjenkontakt med en jævn aldrende kvinde, der ikke er alt for forskellig fra dig. Hende går du målrettet hen imod. Du siger: Jeg er lige kommet, er jeg gået glip af noget? Det er en ukompliceret indgang, der ikke sætter noget på spil for nogen af jer, og mens din samtalepartner svarer, står I og iagttager og vurderer hinandens kropssprog, stemmeføring og udstråling. I vurderer begge, om den, I står over for, er et menneske, I har lyst til at tale videre med. De fleste af disse overvejelser foregår per automatik i under bevidstheden. Du er i gang med at smalltalke, og meget er på spil. 24
Smalltalk er personlig, intim og handler om almindeligheder. Den er hverken særlig intellektuel eller informativ, men den er vores middel til at forbinde os til og føle os i kontakt med andre. Smalltalk er derfor en væsentlig social kompetence. For at du kan give dig i kast med smalltalken, skal du have lidt viden om, hvad det egentlig er for noget med smalltalk. Hvorfor vi gør det, og hvorfor smalltalk giver utrolig god mening. Det er ikke altid lige til at få øje på, hvad man skal med en kommunikationsform, som umiddelbart virker overfladisk og med et indhold, der virker ligegyldigt. Men smalltalken har masser at byde på. Hvorfor vi smalltalker Smalltalk handler om at skabe kontakt. Hvad vi taler om, er ikke så vigtigt, fordi det er forholdet mellem to mennesker, der er til forhandling: Har jeg lyst til at tale med det her menneske? Har det her menneske lyst til at tale med mig? Men hvordan finder man ud af, om man har lyst til at snakke videre med et andet menneske, når man faktisk ikke taler om noget særlig indholdsrigt? Her får vores nonverbale kommunikation (krop, stemme, ansigtsmimik) en vigtig funktion. Selvom du blot taler om vejret, foregår der en hel masse på de nonverbale niveauer, og det er ofte de nonverbale niveauer, der afgør, om du og din samtalepartner har lyst til at fortsætte kontakten. Ser den anden imødekommende ud, smiler hun, er kropssproget åbent, kigger hun dig i øjnene osv.? 25
Smalltalk handler om at opbygge relationer. Man føler sig ind på hinanden, lærer hinanden at kende og finder ud af, om der er basis for at fortsætte dialogen på et lidt mere personligt plan. Hvis man går for direkte på, kan man møde modstand, og det kan hindre én i at skabe en relation. Smalltalk er med til at afklare, hvor parterne er hver især: Hvem er du, og hvem er jeg? Og ofte er der i den første snak nogle links til en videre kontakt. Så hvis jeg springer smalltalken over, får jeg ikke vejen ind. Irma, personaledirektør i flyselskab Kontakten er det vigtigste Når du går hen til et andet menneske og siger: Sikken et dejligt vejr! er det jo ikke, fordi du tænker, at din samtalepartner er særlig meteorologisk interesseret, men fordi du gerne vil i kontakt med ham. Og snak om vejret er en relativt ufarlig måde at skabe kontakt på. Den er ufarlig, fordi din samtalepartner har mulighed for at vælge et hav af strategier, alt efter om han har lyst til at tale med dig eller ej, fx: 1. Tjah 2. Ja, det er vidunderligt vi skal også i sommerhus senere for at grille og nyde vejret. 3. Ja, det er helt fint. 26
I det første eksempel er din samtalepartner sandsynligvis ikke interesseret i at fortsætte kommunikationen med dig, hvorimod han i det andet klart viser, at han har lyst til at fortælle. Og fortsætter du småsnakken, vil det være oplagt at tage afsæt i sommerhusturen. I tredje eksempel vil du nok være lidt i tvivl om, om han har lyst til at snakke, og her vil du måske fortælle lidt mere om dig selv eller stille et spørgsmål for at få interessen afklaret. Lige meget hvordan din samtalepartner vælger at reagere, er der imidlertid ingen af jer, der taber ansigt, for det, I taler om, er ikke særlig betydningsfuldt. Smalltalkens funktion er social, og formålet er at skabe kontakt med andre mennesker. Vi har brug for at se hinanden an Men kan man da ikke bare droppe smalltalken og gå lige til sagen? Behøver man virkelig at stå og snakke om vind og vejr, når man i virkeligheden gerne vil et bestemt sted hen med samtalen? Ja, for mens I står og snakker med hinanden, får I set hinanden an på en masse forskellige ikke-sproglige niveauer: Hvordan er kropssproget, mens den anden fortæller? Er det åbent, kan jeg have tillid til den anden? Hvordan er ansigtsmimikken? Smiler hun, ser hun mig i øjnene, eller flakker blikket og søger væk fra kontakten? Hvordan lyder hendes stemme? Virker hun sikker eller usikker? Taler hun højt eller lavt? Hvad ligger der i hendes stemmes nuancer? Hvad siger hun, når hun taler om vejret? Taler hun om vejret i poetiske vendinger eller logisk stringent i vindstyrker og antal solskinstimer det sender alt sammen signaler om, hvem det er, du står over for. Først når I har haft denne indledende og 27
tilsyneladende overfladiske snak, har I en fornemmelse af hinanden, og hvordan kommunikationen skal fortsætte. Smalltalken er en form for menneskeligt hundesnuseri, hvor du og din samtalepartner giver jer tid til at tune jer ind på hinanden. Det handler om tryghed og beskyttelse. De fleste vil betakke sig for at springe direkte ud i Du virker som et sympatisk menneske, dig vil jeg gerne lære at kende. Det er alt for direkte, for tænk hvis den anden bare svarer Nå!. Så vil du føle dig ydmyget og tabe ansigt. I stedet må I langsomt nærme jer hinanden, mens tilliden og trygheden langsomt rodfæstes og stabiliserer forholdet. I nærmer jer, samtidig med at I beskytter jer. Smalltalken bliver en effektiv opvarmer til en snarlig mulig big-talk. Kommunikationens lag Du kan opfatte kommunikationen som bestående af en række lag. Når du møder et nyt menneske, starter du udefra i lagene og bevæger dig langsomt ind. Figur 1 kan hjælpe dig med at få skærpet din opmærksomhed for, hvad der sker, når du taler med folk, du ikke kender: Hvor er du selv, og hvor er din samtalepartner? Prøv at få skabt en god balance mellem at give noget til den anden og at beskytte dig selv. Hvis din partner bliver ved med at snakke om vind, vejr, stedet og indretningen, er hun måske ikke tryg nok. Så må I blive i de yderste lag et stykke tid. Taler hun om, hvordan hun har det følelsesmæssigt, er hun tryg i dit selskab. 28
Figur 1 Kommunikationscirklen I nære relationer blander vi lagene uproblematisk. Du kan godt tale med en god ven om vejret og give udtryk for holdninger og følelser i tilfældig rækkefølge, fordi trygheden er etableret i forvejen. Men med nye mennesker har vi brug for at skabe trygheden undervejs, og derfor starter vi udefra. Mange ingeniører har en tendens til at gå til sagen meget lige på og hårdt. Vi er oplært i at opnå resultater, og et resultat kan sagtens være, at vi sørger for at få noget ud af et møde: Lad os komme i gang, nu! Det er noget, som jeg har skullet lære mig selv at tage fat i, den 29
her tendens til bare at ville i mål. Men det er jo vigtigt at komme ordentligt i mål. Derfor er det vigtigt at få talt sammen, og her er smalltalk et godt redskab. Bettina, ingeniør i kommune Tryghed og situationsfornemmelse Selvfølgelig befinder vi os ikke altid på det samme sted i kommunikationscirklen, men ubevidst tilstræber vi at være i samme kommunikationslag. Det er der, vi oplever at være på bølgelængde med hinanden. Hvis du møder et nyt menneske og starter med en lille snak om vejret i klichelaget, og den anden vælger at springe flere lag ind i cirklen, fx ved at starte i følelseslaget med at sige: Jeg er lige blevet skilt og har det faktisk ikke så godt! vil det sandsynligvis virke ret grænseoverskridende. For den slags beskeder kender I ikke hinanden godt nok til at udveksle. Du vil føle dig sat i forlegenhed, og det bliver vanskeligt at skabe en god kontakt. Vi har behov for at føle hinanden an og bevæge os udefra og ind. Sæt ikke hinanden i forlegenhed i jeres samtale! Kender I derimod hinanden, er det i orden og måske nærmest på sin plads at tale lige ud af posen. Det gælder om at fornemme, hvor din samtalepartner er, 30
og tilpasse din kommunikation til situationen, så I får en god kontakt. Bliver han ved med at tale om noget uden for ham selv, fx arbejde, og holder samtalen på et generelt plan, er han formodentlig endnu ikke tryg nok eller har ikke lyst til at diskutere sine meninger og holdninger. Vi pakker budskaberne ind I modsætning til børn siger vi voksne sjældent bare, hvad vi mener, men kommunikerer ofte indirekte og flertydigt. Vi har brug for at blive trygge og bevæge os udefra og ind i cirklen, og derfor pakker vi vores budskaber ind. Når vi i begyndelsen af en småsnak som regel vælger at udtrykke os indirekte ved fx at formulere os lidt forsigtigt og pakke ind, hvad vi egentlig vil eller mener hænger det sammen med sprogets sociale funktion. Vi vil gerne både skabe kontakt og sørge for en god stemning, og til det bruger vi en række høflighedsprincipper: 1. Vær hensynsfuld og vær mindst muligt til besvær for andre Det er her, du sørger for, at din samtalepartner ikke taber ansigt. 2. Vær gavmild Giv udtryk for din hjælpsomhed og underspil dig selv. 3. Vær positiv Lad være med at kritisere din samtalepartner, men udtryk sympati, hvor det er muligt. 31
4. Vær beskeden Lad være med at rose dig selv alt for meget selvfedme er ikke god tone. 5. Vær enig Find det fælles, I kan være enige om. Er det umuligt, så nedton din uenighed ved at vise dig delvist enig. Principperne hjælper os med at overholde de sociale konventioner og blive accepteret i flokken. Vi bruger dem intuitivt i den indledende kontakt, hvor vi jo både skal vise, hvem vi er, se den anden an og vise ham, at vi er interesserede i kontakt. Høflighed er saa noget nær det stærkeste Vaaben, man kan have i Hænde. Emma Gad Vi vil helst være enige med hinanden Vi har en præference for enighed, især når vi møder nye mennesker. Enighed er trygt og et godt sted at starte. Når vi ikke er enige med hinanden, har vi en tendens til først at udtrykke enighed og så trække på vores uenighed. Fx: A: Sikke dejlig varmt her er, hva? B: Jah Men egentlig synes jeg ikke, her er så varmt igen. Den klare udgave ville være at sige Nej, det synes jeg ikke!. Men fordi vi gerne vil udtrykke enighed over for vores samtalepartner, forsinker og pakker vi vores uenighed ind. En anden 32
reaktion på uenighed kan være en pause, der er præcis så lang, at den, der starter samtalen, omformulerer sit udsagn, fx: A: Sikke dejlig varmt her er, hva? B: Pause (ingen reaktion) A: Eller så varmt er her måske heller ikke? B: Nej, jeg synes faktisk, her er lidt køligt. Det, at vi helst vil være enige, gør, at B hellere vil vente på en omformulering af det, A siger, end at udtrykke sin uenighed og A opfanger signalet og omformulerer som forventet. Det kan lyde teknisk, men vi gør det hele tiden instinktivt, når vi taler sammen. Behovet for at tale om de andre Vejret er et yndlingsemne for de fleste smalltalkere, akkurat som de seneste nyheder og begivenheder fra hverdagslivet. Ét tema overskygger dog alle andre: snakken om de andre. Robin Dunbar, der er udviklingspsykolog og fra University of Liverpool, har i en undersøgelse af hvad vi taler om fundet frem til, at 60 % af vores snak handler om andre. Undersøgelsen er foretaget blandt intellektuelle, som man kunne tro havde masser af andet stof at tale om. I undersøgelsen var en lille overvægt af kvinder særligt optaget af temaet. En anden forsker, Susanne Harding, har undersøgt, hvad mænd og kvinder foretrækker af emner. Mændene er interesserede i, hvad en person tænker og har viden om, mens kvinderne er mere interesserede i, hvordan en person føler. 33
Det mest naturlige for os mennesker er altså den sociale snak, og det mest almindelige emne andre mennesker. Vi elsker at tale om personlige og sociale relationer snakke om de andre. Sladder Når sladder er så dejligt at deltage i, er det bl.a., fordi de sladrende alle kender den eller de personer, der bliver sladret om. Det kan være en berømthed, som vi elsker at høre om og forholde os til, selvom vi ikke kender berømtheden personligt. Sladderen bliver en del af måden at være sammen på. Vi er inde i varmen, og fokus ligger på den eller dem udenfor. Vi får ganske enkelt tilført status gennem sladderen. Men vi sladrer selvfølgelig også for at opnå en følelse af intimitet, samtidig med at vi deler information. Følelsen opstår, når vi har noget at være fælles om, fx en eller anden kendis, der nu har giftet sig igen, eller Birthe fra bogholderiet, der er blevet gift med en ingeniør fra en anden afdeling. Sladderen kan blive ond og have karakter af mobning, men den er også vigtig for sammenhængskraften. Fx eksisterer der en uskreven regel om, at når du fortæller noget god sladder til en ven, så skylder hun dig noget så forventer du, at hun også leverer en luns. Det samme gælder selvafsløringer: Hvis jeg udleverer mig selv og fortæller om noget, der går tæt på, så forventer jeg, at du gør det samme. 34
Sladder som fælde Den godmodige sladder kan være dejlig, men den har også sine fælder. Når vi sladrer, kan vi opleve, at vi rent faktisk gør noget. Lad os sige, at vi på en arbejdsplads sladrer om vores leder. Det kan føles rart, at vi alle er enige om, at der er noget galt med ledelsen, og i sladderen bekræfter vi hinanden. Det føles, som om vi gør noget ved vores situation. Det gør vi bare ikke. I sådan en situation er sladderen en falsk følelse af handling, hvor det, der egentlig skulle til, var, at vi havde modet til at tage snakken med vores leder, så vi kunne få gjort noget ved den situation, som vi alle synes, der bør gøres noget ved. Ingen tager ansvar i sladderen. Så vær opmærksom på hvordan, og hvad det er, du bruger sladderen til! Når snakken bliver for meget En anden fælde, vi kan ryge i, er at bruge alt for meget tid på smalltalken. Som med alt andet her i livet bør der også her være en balance. Smalltalk er et middel til kontakt og ikke et mål i sig selv. Vi har behov for at vide, hvor vi har hinanden, og for at vise hinanden interesse, men vi er også på en arbejdsplads, hvor vi har en række opgaver, der skal løses. Så når jeg er fortaler for smalltalk, betyder det ikke, at jeg mener, at vi skal bruge al vores tid på smalltalken, selvom det kan være vanvittig hyggeligt. Så ligesom med sladderen, vær opmærksom på, hvordan det er, du bruger smalltalken, og vær opmærksom på, at den ikke bliver en 35