Forpagtningsaftale Mellem Hjørring Kommune Springvandspladsen 5 9800 Hjørring (herefter benævnt Bortforpagter) Og Navn Adresse By (herefter benævnt Forpagter) er der indgået følgende forpagtningsaftale vedrørende Cafeen i Vendsyssel Teaterog Oplevelseshus (herefter benævnt Huset ).
Indholdsfortegnelse 1. Formål... 3 2. Det forpagtede... 3 3. Varighed... 3 4. Anvendelse af det forpagtede... 4 5. Andres benyttelse af det forpagtende... 5 6. Benyttelse af ejendommen... 5 7. Forpagtnings- og forbrugsafgifter... 5 8. Forbrugsafgifter... 6 9. Navnerettigheder... 6 10. Forsikring... 7 11. Indretning og inventar... 7 11.1. Nyanskaffelser... 7 12. Vedligeholdelse... 7 13. Rengøring... 8 14. Det forpagtedes overlevering og aflevering... 8 15. Afståelse og fremforpagtning... 9 16. Misligholdelse... 9 17. Betingelser... 9 18. Underskrift... 9
1. Formål Hjørring Kommune opfører i partnerskab med bl.a. Realdania fonden Vendsyssel Teater og Oplevelseshus. Huset skal fungere som teater, samlingssted for byens borgere samt udgøre rammerne for et vækstlag for de lokale unge og de ikke-organiserede, der interesserer sig for musik, scenekunst og kulturliv. Huset ejes af Hjørring Kommune, men drives af Vendsyssel Teater. Cafeen er ikke en del af den øvrige drift af Huset og er således i sin helhed Forpagters ansvar. Huset forventes åbnet december 2016, hvor Cafeen også skal være klar til åbning. Bortforpagters ambition er, at der i Huset kan skabes et miljø, hvor folk ikke blot kommer for at deltage i arrangementer, aktiviteter og lign., men også bliver et samlingssted for byens borgere. Derfor er i Huset opført en café, som skal bidrage til realisere denne ambition. Formålet med forpagtningsaftalen er, at forpagteren skal drive et spise- og serveringssted, som ud over at være et almindeligt spisested for besøgende, også skal kunne levere mad og servering ved aktiviteter og arrangementer i Huset. 2. Det forpagtede 2.1. Adresse Asylgade 2, 9800 Hjørring. 2.2. Område Forpagtningen omfatter alene Cafeen i Huset. Se tegninger over området i udbudsmaterialet, bilag 1-5. Cafeen består af køkken samt bar/udskænkningsområde. I tilknytning til Cafeen forefindes der et personaletoilet/bad. Servering vil ske i Husets fællesareal, hvor der er opstillet borde, stole og bænke. Dertil hører desuden et udeareal, hvor der vil være mulighed for servering. Cafeen er indrettet til servicering for op til 80 mennesker. Forpagters kunder er berettiget til at anvende toiletterne i fællesarealet. 3. Varighed Forpagtningsaftalen træder i kraft december 2016. Forsinkes byggeriet af Huset forbeholder Hjørring Kommunes sig ret til at udskyde forpagtningsaftalens ikrafttrædelse til byggeriets færdiggørelse. Forpagtningsforholdet ophører uden varsel eller opsigelse 4 år efter forpagtningsforholdets start. Aftalen kan opsiges til den 1. i en måned med 6 måneders forudgående varsel.
Forpagter har ikke fortrinsret ved en eventuel genforpagtning af det forpagtede efter denne forpagtningskontrakts ophør uanset årsagen hertil. 4. Anvendelse af det forpagtede 4.1. Drift Det forpagtede må ikke uden Bortforpagters skriftlige samtykke anvendes til andet formål end café. Forpagter er således ikke berettiget til at anvende det forpagtedes køkkenfaciliteter til andet formål end café uden samtykke. Forpagter er ikke berettiget til at udleje det forpagtede helt eller delvist til konferencer, selskaber eller lignende eller til at anvende det forpagtede til egne arrangeret kulturelle, musikalske eller andre arrangementer uden Bortforpagters forudgående samtykke. Det forpagtede skal drives under hensyntagen til Husets profil og med henblik på bedst muligt at betjene brugerne af Huset. Forpagter skal således til enhver tid være opmærksom på og bidrage til den integrerede funktion, det ønskes at Cafeen får for Huset. Forpagters anvendelse af det forpagtede må ikke medføre lugt-, støj-, ryste- eller lysgener, eller på nogen anden måde være til gene eller ulempe for tredjemand. Forpagter skal sikre, at dennes personale og andre, der får adgang til det forpagtede, omgås dette forsvarligt. 4.2. Servering ved arrangementer i Huset Forpagter er forpligtet, men ikke eksklusivt berettiget, til at tilbyde at levere mad og drikkevarer til aktiviteter og arrangementer i Husets øvrige lokaler og områder. Husets brugere er således ikke forpligtet til at købe mad og drikkevarer i Cafeen ved aktiviteter og arrangementer i Husets øvrige lokaler og områder. Forpagter er ikke berettiget til at opstille bar eller lignende ved arrangementer og aktiviteter i Husets øvrige lokaler og områder, men kan indgå nærmere aftale herom med ledelsen for Huset. 4.3. Bevillinger og godkendelser Bortforpagter er ved forpagtningens begyndelse ansvarlig for, at det forpagtede lovligt kan anvendes til café, herunder at køkkenet er godkendt. Forpagter er ansvarlig for, at den faktiske brug af det forpagtede sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder arbejds-, miljø- og sundhedslovgivningen, politivedtægten, gældende lovgivning om brandværnsforanstaltninger i forsamlingslokaler, herunder krav til flugtveje og servicetjek af brandslukningsudstyr, myndighedsforeskrifter, myndighedstilladelser, brandkrav, regler om skadedyrsbekæmpelse samt med respekt af de på ejendommen tinglyste servitutter, således at ethvert ansvar i så henseende i forhold til tredjemand og offentlige myndigheder er Bortforpagter uvedkommende. Forpagter er bekendt med og accepterer, at der er rygeforbud i Huset, hvilket Forpagter er forpligtet til at implementere i Cafeen. Tillige er Forpagter bekendt med og accepterer, at varer, paller, affald mv. ikke må oplagres på ejendommen uden ledelsen for Husets forudgående samtykke.
Forpagter er ansvarlig for at indhente og opnå samtlige tilladelser og bevillinger til Cafeen. På Bortforpagters forespørgsel er Forpagter forpligtet til at udlevere kopi af samtlige tilladelser og bevillinger og korrespondance med offentlige myndigheder. 4.4. Åbningstider Forpagter er forpligtet til at holde det forpagtede åben for brugerne af Huset i overensstemmelse med de i udbudsbetingelserne pkt. 4 anførte åbningstider. Cafeen er således som minimum forpligtet til at holde åben i forbindelse med annoncerede arrangementer i Huset, men skal i øvrigt fastsætte åbningstiderne under hensyn til målsætningen om at kunne indgå som en integreret del af Huset. Bortforpagter forbeholder sig dog retten til at afgrænse cafeens åbningstider i juni og juli måned. Forpagter skal således være indstillet på, at der kan fastsættes rammer for cafeens åbningstider i juni og juli måned, således at der skal holdes lukket i de sene eftermiddagstimer og aftenstimer. 4.5. Dialog Forpagter er forpligtet til løbende at afholde møde med ledelsen for Huset vedrørende anvendelsen af det forpagtede og Huset. 5. Andres benyttelse af det forpagtende Brugerne af Huset er ikke berettiget til at medbringe og indtage egen mad og drikkevarer i Cafeen bortset fra babymad. Forpagter skal være indstillet på, at andre har mulighed for leje hele Huset i op til 10 dage om året, hvorfor Forpagter skal være indstillet på at holde lukket disse dage og at Husets brugere efter nærmere anvisninger har adgang til at benytte det forpagtede. Dette sker efter forudgående passende varsel fra ledelsen for Huset, dog senest 3 uger forinden. Forpagter skal desuden være indstillet på, at der i de sene eftermiddagstimer og aftenstimer i juni og juli måned kan gives Husets brugere adgang til at benytte det forpagtede efter nærmere anvisninger. 6. Benyttelse af ejendommen Forpagter er bekendt med, at der kan forekomme støjgener fra aktiviteterne og arrangementerne i Huset, og kan ikke gøre mangelindsigelser af nogen art gældende som følge heraf. 7. Forpagtnings- og forbrugsafgifter Forpagteren betaler en forpagtningsafgift på X procent af Cafeens bruttoomsætning eksklusiv moms i det indeværende regnskabsår. Bruttoomsætningen omfatter enhver indtægt fra det forpagtede. Såfremt forpagtningsperioden i overtagelses eller ophørsåret ikke omfatter 12 regnskabsmåneder, nedsættes den årlige bruttoomsætning forholdsmæssigt.
Omsætningsafgiften beregnes halvårligt og forfalder til betaling bagud den 31. januar og 31. juli, første gang d. 31. juli 2017. Forpagter skal udarbejde en opgørelse over Forpagters bruttoomsætning i det forløbne halvår, som skal være Bortforpagter i hænde senest den 15. januar og 15. juli. Forpagter skal senest den 1. februar indsende årsregnskab indeholdende en selvstændig opgørelse over indtægterne. Årsregnskabet skal være kontrolleret og attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor. Samtidig med underskrivelsen af denne Forpagtningsaftale er Forpagter forpligtet til at oplyse Bortforpagter om Forpagters revisor, ligesom Forpagter er forpligtet til straks at oplyse Bortforpagter, såfremt Forpagter skifter revisor. Den af forpagter tilbudte omsætningsafgiftsprocent kan ikke ændres i aftaleperioden. 8. Forbrugsafgifter Forpagter betaler udover forpagtningsafgiften jf. afsnit 7 det forpagtedes andel af ejendommens udgifter til vand og el samt renovation. Forpagter er forpligtet til at betale det forpagtedes andel af Husets eludgifter på grundlag af særskilte bimålere og forsyningsselskabets gennemsnitspris for el for den pågældende periode. Ledelsen af Huset og Forpagter aflæser i fællesskab bimålerne på overtagelsesdagen og herefter hver den 1. i måneden. Forpagters bortskaffelse af renovation sker via Husets renovationsordning efter Husets ledelses anvisninger og mod betaling af 425 kr. månedligt (foreløbigt ansat) til Ledelsen af Huset. Beløbet reguleres hvert år den 1. januar med 3 %, første gang den 1. januar 2016. Forpagter er ikke berettiget til at opbevare glas, flasker eller storskrald på ejendommen uden ledelsen for Husets tilladelse. Forpagter er forpligtiget til at betale det forpagtedes forholdsmæssige andel af vand aftalt til 1.000 kr. månedligt (foreløbigt ansat). Beløbet reguleres med 3 % hvert år den 1. januar, første gang den 1. januar 2016, på baggrund af forrige års andel. Bortforpagter er berettiget til at installere bimålere, og forpagter vil herefter være forpligtet til at betale det forpagtedes andel på grundlag af disse bimålere og forsyningsselskabets gennemsnitspris for vand i den pågældende periode. Parterne aflæser i fællesskab bimåleren hver den 1. i måneden. Forpagter betaler de afsnit 8 anførte afgifter kvartalvis bagud. Bortforpagter betaler ejendomsskatterne. 9. Navnerettigheder Forpagter er berettiget til at vælge et navn til Cafeen, idet navnet dog skal godkendes skriftligt af Bortforpagter. Vendsyssel Teater- og Oplevelseshus skal dog anføres som undertitel.
10. Forsikring Forpagter er forpligtet til inden kontraktstart at tegne en sædvanlig løsøreforsikring og ansvarsforsikring for det forpagtede. Forpagter er på anfordring forpligtet til at fremsende en kopi af forsikringspolicerne og eventuel korrespondance med forsikringsselskaberne til bortforpagter. 11. Indretning og inventar Ved kontraktstart vil Cafeen fremstå indflytningsklar. Cafeen vil blive overtaget med installationer, belysning, møbler mv. Køkkenet vil blive overtaget med det inventar, som fremgår af bilag 4. Bortforpagter gøres særligt opmærksom på, at der ikke forefindes service, hvorfor Forpagter selv skal anskaffe dette, samt øvrigt inventar mv. som måtte være nødvendigt, og som ikke fremgår af bilag 4. Såfremt Forpagter ønsker at ændre indretningen herunder maling, opstilling af stole, ophængning af plakater mv., skal dette godkendes af bortforpagter. 11.1. Nyanskaffelser Forpagter er berettiget til at købe og installere nyt inventar til brug for køkkenet uden Bortforpagters samtykke, hvis anskaffelsesprisen for det enkelte inventar ikke overstiger 10.000 kr. ekskl. moms, jf. dog pkt. 12. For køb af inventar over 10.000 kr. ekskl. moms, er Forpagter kun berettiget til at købe og installere nyt inventar til brug for køkkenet med Bortforpagters forudgående samtykke. Forpagters installation af købt inventar skal opfylde myndighedernes krav. Det påhviler Forpagter for egen regning at indhente alle nødvendige tilladelser og opfylde ethvert myndighedskrav. Forpagter er erstatningsansvarlig for skader, der er forårsaget af de installationer, Forpagter har foretaget i forbindelse med købet af inventar. Det af forpagter købt inventar tilhører Forpagter. Forpagter er forpligtet til at påføre navn på købt inventar, således at dette klart kan adskilles fra det forpagtede. 12. Vedligeholdelse Al indvendig vedligeholdelse, herunder fornyelse og reparation, af det forpagtede, herunder af inventar, påhviler Forpagter. Forpagter er bl.a. forpligtet til at vedligeholde, reparere og/eller forny: a) indvendige overflader og beklædninger på lofter, vægge, gulve, døre, vinduer, træværk, rør o.lign. b) dørgreb, hængsler, dørpumper og beslag, låse og nøgler c) afløbsinstallationer, herunder fedtbrønd og fedtudskiller, samt el-installationer d) ventilations- og klimaanlæg e) armaturer, ventiler og betjeningsgreb af enhver art vedrørende varme, vand og afløb f) VVS-sanitet, inventar, hårde hvidevarer og brandmateriel.
Forpagters vedligeholdelse skal ske i det omfang, det er nødvendigt, for at det forpagtede kan holdes i god vedligeholdelsesmæssig stand svarende til den stand, hvori det forpagtede blev overtaget. Forpagter er forpligtiget til at opretholde og for egen regning bekoste serviceaftale på installerede maskiner. Forpagter er forpligtet til for egen regning at udskifte det til Bortforpagter tilhørende inventar, når vedligeholdelse heraf ikke længere anses for hensigtsmæssig, idet sådant nyt inventar tilhører Bortforpagter. Tillige er Forpagter forpligtet til at kompensere ved nyanskaffelse ethvert svind af inventar. Udskiftning af inventar, der overstiger 10.000 kr. kræver samtykke fra Bortforpagter. Ved udskiftning af inventar har Forpagter ret og pligt til, uden særskilt kompensation, at anskaffe inventar, der modsvarer tidens krav. Bortforpagter er berettiget til til enhver tid at besigtige det forpagtede for konstatering af, om pligten til vedligeholdelse, reparation og fornyelse er opfyldt. Hvert år, første gang 1. december 2017, foretager Parterne en gennemgang af det forpagtede med henblik på at konstatere, hvilken vedligeholdelse, renholdelse og fornyelse der skal foretages i det følgende kalenderår, således at det forpagtede stedse kan holdes på et meget højt vedligeholdelsesniveau. Den udvendige vedligeholdelse påhviler Bortforpagter. 13. Rengøring Den indvendige renholdelse af det forpagtede, herunder bar/udskænkningsområdet, køkkenet, personaletoilet/bad og depotrummet mm., påhviler Forpagter. Forpagters rengøring skal ske i et sådant omfang, at det forpagtede til enhver tid fremstår indbydende, rent og med en upåklagelig hygiejnestandard. Forpagter er til enhver tid forpligtet til at overholde gældende lovgivning og myndighedskrav til hygiejne og kvalitet i serveringsarealet, køkkenet og depotrummet mm., herunder ved anvendelse af råvarer og halvfabrikata. Forpagter afholder omkostningerne i forbindelse med Miljø- og Levnedsmiddelkontrollens lovpligtige tilsyn. Forpagter skal sørge for at fællesarealerne, som benyttes til servering, fremstår pænt og ryddet for brugt service mv. Husets ledelse er ansvarlig for rengøring af fællesarealerne. 14. Det forpagtedes overlevering og aflevering Ved forpagtningsforholdets ophør, uanset af hvilken ophørsgrund, påhviler det forpagter at aflevere Cafeen i samme gode stand som ved overtagelsen, det vil sige lokalerne samt inventar og løsøre skal være i samme stand som ved forpagtningsforholdets påbegyndelse uden anden forringelse end den, som tid og forsvarlig brug medfører. Eventuelle istandsættelsesarbejder må kun udføres af momsregistrerede, faguddannede håndværkere. Såfremt det forpagtede ikke afleveres i den aftalte stand ved forpagtningens ophør, udføres de nødvendige foranstaltninger til at bringe det forpagtede i aftalt stand på Bortforpagters foranledning for Forpagters regning.
15. Afståelse og fremforpagtning Forpagtningen kan ikke overdrages eller afstås til tredjemand, og der er ikke mulighed for videreforpagtning, herunder at lade driften overgå til andre medmindre Bortforpagter accepterer overdragelsen. 16. Misligholdelse Hvis én af parterne i denne aftale misligholder sine forpligtelser ifølge aftalen, er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, hvis ikke den misligholdende part retter sig efter et skriftligt påbud om at ophøre med misligholdelsen inden for rimelig tid. Hvis der er tale om en væsentlig misligholdelse af aftalen, kan den anden part ophæve aftalen overfor den misligholdende part med øjeblikkeligt varsel. Som væsentlig misligholdelse anser bortforpagter blandt andet, at: forpagter undlader at betale forpagtningsafgift i overensstemmelse med aftalens bestemmelser. forpagter standser sine betalinger, kommer under konkurs eller skifteretsbehandling, eller der indledes forhandling om rekonstruktion, eller forpagter mister de, til driften af det forpagtede, fornødne bevillinger. 17. Betingelser Denne forpagtningsaftale er betinget af at: 1) forpagter opnår samtlige tilladelser og godkendelser til at anvende det forpagtede som aftalt, herunder bl.a. alkoholbevilling, 2) der tegnes forsikring i overensstemmelse med afsnit 10. Såfremt disse betingelser ikke er opfyldt senest ved kontraktstart, er Bortforpagter berettiget til at træde tilbage fra denne forpagtningsaftale, uden at Forpagter kan gøre krav gældende. 18. Underskrift Dato: For Hjørring Kommune Dato: For Forpagter