Ekstension Idekatalog -1-
Ekstension Hermed er udarbejdet en forslag/plan til, hvordan man kan opstarte en ny klub. Følgende beskrivelse (plan) viser hvordan starten af ny klub kan tænkes gennemført, men vi er alle forskellige, og har dermed også forskellige måder at gøre tingene på. Endvidere skal der også tages hensyn til lokale forhold og indstillinger. Hvordan er det med Nabo klubber. Hvordan er det med rekruteringsgrundlaget m.m. Der er forsøgt at foretage en opdeling af indholdet, således at man kan gå ind og se de forskellige faser. Man skal være opmærksom på at nogle faser skal køre sideløbende. God arbejdslyst, Jeg kan oplyse, at det er uhyre spændene og berigende, at være med i opstart af ny klub, og det giver nære venskaber for resten af livet. Sv. Aage, januar 2002 e-mail: pilene@worldonline.dk -2-
Startgruppen Kontakt Regionens tjenesteleder for ekstension. (se adressebog) Startgruppen etableres på Regions- Sektions eller Distrikts plan. Den etableres når der er enighed om at der bør være mulighed for etablering af en ny klub, i et bestemt område. Startgruppen skal virke som igangsætter, inspirator og vejleder, for ekstensions udvalget i den klub, der ønsker at gå i gang med en ekstensions opgave. En sådan opgave vil for de fleste klubber føles som en uoverskuelig opgave, som man er usikker overfor, og dermed ikke selv tør gå i gang med. Man kan også være uheldig og få tingen grebet forkert an. Dette kan få til følge, at projektet mislykkes, og man står tilbage med store skuffelser. Startgruppens ekspatrice bygger på erfaring fra tidligere ekstensions projekter, stor kendskab til vores bevægelse samt en teoretisk indsigt i emnet. Startgruppen foretager de første undersøgelser om mulighederne. Den udarbejder målsætning for hele forløbet. Derefter udpeger startgruppen en eller flere klubber som vil stå for ekstensionen og dermed vil være moder klub for den forhåbentlige nye klub. Den/de klubber der påtager sig opgaven, nedsætter selv ekstensions udvalg. Initiativet kan også komme fra en klub som så nedsætter en ekstensions udvalg, der derefter kontakter Startgruppen for at få Start hjælp. Startgruppen må på ingen måde overflødiggør moderklubbens ekstensions udvalg. Ekstensions udvalg Udvalget kan bestå af 4-8 medlemmer. Det er vigtig at det ikke er moder klubbens eksisterende EMC udvalg, idet det ikke er overkommelig at både varetage intern og ekstern ekstension. Vil man søge medlemsemner af yngre årgang, bør udvalget også bestå af yngre medlemmer. Medlemmerne skal gerne have forskellige færdigheder. Bland andet: Organrations talent, udadvendt fremtoning, computer nørd, dygtig sekretær Have tid til rådighed, være entusiastisk, være udholdende, have erfaring fra en del år som Y`s Men`s og meget andet. Frem for alt skal hele udvalget tro på ideen, og brænde for sagen. Det er også vigtig at udvalget er ideologisk harmonisk, eller hurtig får aftalt spilleregler, således at man ikke senere skal bruge meget tid om medlemsemner er gode nok. -3-
Møde mellem Startgruppen og Ekstensions udvalget. Her aftales målet og muligheder. Hvad bør man vide? Hvor kan man finde det? Hvem kontakter jeg? Hvad findes der af eksisterende ekstensions materiale? Hvornår på året er det bedst at charter en ny klub? Hvem skal være med? Hvor får man nåle fra? Hvordan kan love og vedtægter se ud? Hvem skal godkende dem? m.m. Nu er det ekstensions udvalget som køre løbet og startgruppen som er rådgiver. Der udarbejdes arbejdsplan med arbejdsfordeling. Der aftales at alle beslutninger bliver ført til protokols, og der udsendes referat hurtigst efter møderne. Program for udvalgets møder, hvem, der har hvad færdig til hvornår. Hvad man gør hvis tidsplan ikke kan overholdes. Det er af største vigtighed at udvalget holder sin klub, nabo klubber og Startgruppen orienteret om alle tiltag og hændelser, glæder og sorger. Det er også af største vigtighed at klub præsidiet holder Distriktet orienteret. Der er nemlig brug for alles interesse og hjælpsomhed. Planlægnings møder i Ekstensions udvalgt Det kan være få eller mange møder, antallet af møder afhænger af mange ting. men sørg for af få struktur, være vel forberedte til alle møderne. Det er vigtig at dampen holdes oppe. Det er meget sjovere når der hele tiden sker fremskridt. Man skal dog være forberedt på at der kommer skuffelser, for det gør det. Det første man skal have aftalt er, hvem der tegner gruppen og samler trådene?. (formand) Hvem vil vi søge som medlemmer? (alder) (trosretninger) (også indvandrer) Hvordan tilstræber vi erhvervsmæssig spredning? Hvor må vi sprede os geografisk? Skal det være en blandet klub? Hvad må medlemskabet koste? Hvor er der lokale muligheder? (hotel, hytte, menigheds hus eller lignede) Hvem og hvordan skal der laves mad? Hvad kunne være navnet på en ny klub? Husk her at navnet skal indeholde navnet Y s Men`s Club. Hvordan er vores økonomi, hvor meget må vi trække på klubkassen? Hvor finder vi medlemsemner (Bilag 01) Udarbejde liste til medlemsemner. (alle klubkammerater skal bidrage også nabo klubber). (Bilag nr. 02) Udarbejde et budget, og få den godkendt i moderklubben. (Bilag nr. 03) Kan ny klub være med i moder klubbens pengerejsnings projekt? (evt. 1 år) Skal medlemsemner kontakts personlig, i deres hjem? (det bør de) Kan der være fælles aktiviteter/møder for ny og gammel klub? Udarbejde introduktions breve med personlig præg. (Bilag nr. 04) Udarbejde informations folder. (Bilag nr. 05) -4-
Skal vi bruge pressen, og til hvad? (Bilag nr. 06 & 07) Er der medlemsemner vi skal have med i udvalget? (det kan absolut anbefales) Er der resurse personer i området? (præst, spejder, menighedsråd m.m.) Hvornår vil vi holde vores første introduktions møde for ny klub? Hvordan skal første møde være? (kl.18.oo til spisning eller kl. 19,3o til kaffe) (Bilag nr. 08) Kan vi selv køre aftenen, eller skal vi indkalde hjælp? Brug af lokale og kendte personer er at foretrække. Vores medlemsemner må ikke føle af der kommer fremmede og påfører os nogle Amerikanske tanker. Hvor meget må vi fylde på den første aften? Udarbejde program for den første halvår. (Bilag nr. 09) Hvad med dem som ikke kan komme til den første møde? Brug ikke gamle løsninger Tænk nyt. Pas på ikke at kopiere moder klubben. Lad kommende medlemmer få indflydelse. Det skal være deres klub. Her er oplistet de ting (der er garanteret flere) som udvalget skal have styr på inden man går i gang med at kontakte medlemsemner. Det bliver helt sikker til en del møder. Og husk, at når ekstensionen sættes i gang, skal der ske noget hele tiden. De indbudte personer må ikke føle at de bliver glemt og de skal mærke, at de virkelig er ønskede. Liste til registrering af medlemsemner. (Bilag nr. 02) Det er vigtig at man får mange adresser på medlemsemner. Erfaringen viser at der skal skaffes 6-8 gange så mange navne som man kan regne med at få som medlemmer. Listerne skrives sammen af udvalget og emnerne få nr. Det er mere overskuelig at fjerne f.eks. nr. 14, end Jens Jensen, hvis vedkomne ikke har tid eller interesse. Listen bør behandles i udvalget, og evt. uheldige personer sorteres fra. Navne på listen fordels til udvalgets medlemmer, som så er kontaktperson til pågældende medlemsemne. -5-
Udsendelse af indbydelse og informations folder. (Bilag nr. 04 & 05) Indbydelse med navn på den indbudte sendes. Det er også vigtig at kontaktpersonen underskriver brevet. Af brevet fremgår at emnet vil blive kontaktet i løbet af nogle dage. Man må gerne aftale møde pr. telf., men man bør opsøge emnet privat. Ved besøget, skal kontaktpersonen være oplagt, for det er her det afgøres om emnet kommer til informations mødet. Er emnet positiv, aftales tidspunkt for evt. afhentning og af hvem. Her kan man også udlevere moderklubbens program, for at vise hvem der er med. i bevægelsen. Er emnet negativ, notere man årsagen og får det senere noteret på emne listen. Det kan også være at emnet ikke kan komme den planlagte aften, og så skal man have afgjort hvornår der er anden informations aften. Emnet kan også være positiv, men ikke har tid på nuværende, men gerne vil kontakte igen om 1 2 eller 3 år, da er det også vigtig at det bliver noteret, således at det kan følges op. Første informations aften. (Bilag nr. 08) Aftalt dagsorden følges Husk, fyldig referat af mødet som sendes til alle deltagere. Moderklubben er vært ved traktementet. Sørg for positiv stemning. Brug evt. musik og brug billeder. Klar udmelding om hvad vi står for. Det kristne budskab skal have et kraftig placering. Hvad er vores formål. Hvordan er vores mødeform. Hvad får man ud af være medlem. Klargør hvad det koster at være medlem. Klargør at den enkelte klub er suveræn, og selv udarbejder sine vedtægter. Programmet indeholder passende antal sange/salmer Det er os der informere, dog ikke så meget at vore gæster bliver forvirrede. Der skal være rig mulighed for spørgsmål. Vi skal også stille spørgsmål til medlemsemnerne for at danne os et indtryk af hvordan vores budskab er blevet modtaget. Få evt. aftale med alle/nogle om næste møde, som kan være et møde der afholdes som en normal internt møde i en Y`s Men`s Club.(Første klubaften.) -6-
Anden og evt. tredje informations aften. Afholdes nøjagtig som første, skal afholdes hurtigst efter, da der ikke må gå for lang tid mellem første informations aften og første klubaften. Efter informations aftnerne er det vigtig at ekstensions udvalget holder en evaluerings møde, for at følge op på alle indtrykkene. Fik vi det gjort ordentlig? Hvem skal vi have fat i igen, hvem skal slettes af listen? Udsende indbydelse til førte klub aften. (Bilag nr. 10) Husk referat fra informations aftenen. Kontaktpersonen holder linjen varm. Der aftales samkørsel eller afhentning. Aftenen skal aftales detailleret, og køres efter Toastmasterplanen. (Bilag nr. 11) Toastmasteren skal være meget engageret, og komme med farverig velkomst og udtrykke forventninger. Under nyt fra udvalgene, fremlægges programmet, og der reklameres for de enkelte arrangementer. Et godt og alsidig klubprogram er en af de vigtigste ting for vore medlemmer. Efter klubmødet er det en god ting hvis man i forvejen har oplyst om at der er forlænget mødetid, og dagsorden udsendt/udleveret. (Bilag nr. 12) Efter normal klub aften kan man med stor udbytte bruge noget tid på at spøge de enkelte deltager om hvordan de oplevede det, hvad de gerne vil have uddybet, og i øvrigt få afklaret deres mange spørgsmål. Da er det vigtig at man placeres sig ved gruppe arbejde, således at den enkelte ikke er trykket af skulle spøge i større forsamling. En sådan aften er det vigtig, at man sørger for at få nogle, gerne alle sine klubkammerater til at komme og være med i grupperne for at besvare alle spørgsmålene, på en ligefrem og uhøjtidelig måde. Man kan også bruge gruppearbejdet til at få afklaret visse ting som den nye klub selv skal/kan bestemme. Det er vigtig at de føler, at det er deres klub. Husk at evaluere aftenen, således at alle går hjem med samme oplevelse. Husk også her fyldig referat til alle. -7-
Anden og efterfølgende klubaftener Programmet følges. Ved interne møder, inddrages de nye medlemmer mere og mere. Hvem kan tænke sig at tage 3 minutter næste gang, Hvem vil prøve at være toastmaster? Der nedsættes udvalg med deltagelse af kontaktpersonerne. Der fremstilles program. (Bilag 09) Der findes pengerejsnings projekt. (se aktivt. muligheder i adr.bog) Der nedsættes charter udvalg. Der nedsættes udvalg til fremstilling af love og vedtægter Der findes charter præsident, og vicepræsident. Der findes Skatmeter. Der findes Sekretær. Der aftales arbejdsfordeling, med Y`s Men`s håndbogen som grundlag. Der fremstilles egne brevpapir og kuverter. Der udarbejdes deltagerplan. (Bilag nr. 13) Der udarbejdes stambogs blad. (Bilag nr. 14) Der udarbejdes opgave plan for klubbens ledelse. (Bilag nr. 15) Der udarbejdes regnskabs principper for skatmesteren. (se håndbog) Der udarbejdes aftalebrev til brug for talere (Bilag 16) De nye medlemmer overtager mere og mere, og ekstensions udvalget trækker sig mere og mere tilbage, men er stadig synlige, og altid klar til at hjælpe og gribe ind hvis noget køre skævt. Ekstensions udvalget skal også føre den nye klub ind i begreberne og forpligtigelserne til distrikt og region. Det er også her vigtig at ekstensions udvalget selv holder sine møder for at holde sagen på sporet. Love og vedtægter (Bilag nr. 17, 18 & 19) Udvalget for love og vedtægter udarbejder klubbens love og vedtægter. Disse må ikke være i modstrid med Regionens love. Lovene skal godkendes af Regionslederen, og det er også en god ide at sende vedtægterne med. En klub skal have love og vedtægter inden den kan blive chartret. Det er også vigtigt, at love og vedtægter bliver så klare og entydige som muligt. Det er nemmere at få det afgjort i opstarten, end når det evt. opstår en fortolknings spørgsmål. -8-
Stiftende Generalforsamling (Bilag nr. 20) Her er det vigtig at man har anmeldt sin charter dato for ellers må man ikke bruge Y`s Men`s navn og logo. Ellers holdes generalforsamlingen som en ordinær generalforsamling, dog med den tilføjelse at den er stiftende. Chartring af den nye klub. For at få godkendt en chartring af klub, skal man i forvejen have aftalt dato med regionslederen. Man skal have rekvireret charteransøgning ved regionens sekretær. (Bilag nr. 21) se adressebog. Charteransøgningen skal sendes til vores Generalsekretær i Geneve. Den skal sendes senest 8 uger før chartringen. Klubbens Charter udvalg fastlægger sammen med præsidiet, hvordan højtidig heden skal foregå. Der besluttes hvem der skal med, Regionsleder, sektionsleder og distrikts guvernør, bør altid med. De inviteres med ægtefælder. som gæster. Spændene, og højtidelig program fastlægges. Budget udarbejdes. Arbejdsfordeling.: Udsendelse af indbydelser (husk i meget god tid, mindst 3 mdr.) (Bilag nr. 22) Hvem modtager tilmeldingerne? (skal fremgå af indbydelsen) Hvem og hvordan modtages deltager betalingen. (skal fremgå af indbydelsen) Arrangement i kirken. Aftale med præsten og kirketjener Parkering, vejvisnings skilte og flaghejsning. Arrangere overnatninger for dem som måtte ønske det. (det som reglen få) Arrangement i festsalen (hotel eller anden sted) Udsmykninger, kirke og hotel. Bordopstilling placering af gæsterne og hvordan man får det formidlet. (Bilag nr. 23) Festprogram, med festtaler og underholdning, toastmaster plan. (Bilag nr. 24) Hvem skal fotografere? -9-
I kirken foretages en gudstjeneste i.fl. aftale med præsten. (bilag nr. 25 & 26) Regionslederen foretager den egentlige chartring i kirken (aftal med ham hvad han skal bruge af lille bord, lys, bibel m.m.) Distrikts guvernør og charter klub præsident deltager sammen med regionslederen i højtidelig heden. (Bilag nr. 27) Når chartringen i kirken har fundet sted, får de enkelte nye medlemmer overrakt/påsat klubemblemer. Dette bør foregå meget højtidelig. Nålene skaffes og betales af moder klubben. (se adr. på leverandør i adressebogen) (Bilag 28) Det er også almindelig at moderklubben giver den nye klub en gave, det er ofte en sangbog til alle nye medlemmer puds et par stykker ekstra. Den nye selvstændige klub Efter chartringen, er klubben selvstændig og køre selv. Ekstensions udvalget må dog ikke slippe, den nye klub her. Der bør i halv eller hel år være min. en fra udvalget som deltager i den nye klubs liv og trivsel, for at være hjælper og være viden bank. Når chartringen har fundet sted, bør ekstensions udvalget holde en afsluttende evaluering, for at få samlet alle oplevelserne og få nedskrevet hvad der var godt, og hvad der var mindre godt. Disse erfaringer har stor værdi for vores fortsatte virke. God arbejdslyst! -10-