GODE INTRODUKTIONSFORLØB HK/Kommunals Elevudvalgs anbefalinger til introduktion af nye kontorelever i kommuner og regioner. ELEV
Godt begyndt... Det er vigtigt, at komme godt i gang på en ny arbejdsplads. Og det er arbejdspladsens ansvar, at tilrettelægge et godt introduktionsforløb for nye medarbejdere det gælder selvfølgelig også for nye kontorelever. HK/Kommunals Elevudvalg afgiver her en række anbefalinger og gode ideer til gode introduktionsforløb for nye kontorelever i kommuner og regioner. Anbefalingerne og idéerne er skrevet i forhold til nye kontorelever, men flere af dem er også anvendelige ved introduktion af nye medarbejdere i øvrigt. Inddrag eleverne Vi vil starte med en hel generel anbefaling, når det gælder introduktionen af nye kontorelever: inddrag de kommende 2. årselever i planlægning og gennemførelse af forløbet. Det er der mindst tre gode grunde til. Det understøtter, at eleverne får et godt fællesskab. De kommende 2. årselever kan selv huske deres introduktionsforløb og tænke det med i tilrettelæggelse og gennemførelse. Det er både udviklende og lærerigt.
Før den første arbejdsdag Et godt introduktionsforløb starter allerede før den første arbejdsdag. Ved at starte introduktionen i god tid før første arbejdsdag, bliver de nye elever mere trygge ved at skulle starte og får bedre muligheder for at forberede sig til det forløb, de skal i gang med.
Rundvisning Inden første arbejdsdag bør de nye elever have en rundvisning i de afdelinger, som 2. årseleverne har været i. HVORFOR? For at give de nye elever et indblik i, hvad de har i vente og for at de nye elever føler sig mere hjemme i organisationen fra begyndelsen. HVORDAN? De kommende 2. årselever kan med fordel arrangere rundvisningen. Det er udviklende for de kommende 2. årselever både socialt og fagligt. Desuden vil de være bedre rustet til konferencen på 2. skoleophold. Socialt arrangement Det er vigtigt at komme godt i gang socialt. Der bør derfor inden første arbejdsdag afholdes et socialt arrangement for elever, elevkoordinator og elevvejledere. Det kan f.eks. være en tur i bowlingcenter med efterfølgende spisning. HVORFOR? For at de nye elever møder de øvrige elever, elevkoordinatoren og elevvejlederne. HVORDAN? Det er en god ide, at lade de kommende 2. årselever stå for at arrangere det. På Elevudvalgets hjemmeside www.kommunalelev.dk kan de kommende 2.årselever finde inspiration og hjælp til at arrangere rundvisningen.
Elevens ABC... Eleverne skal have gode muligheder for at forberede sig på det forløb, de skal i gang med. Det er en god idé, at sende et ringbind eller lignende med relevante informationer fra A-Å sammen med velkomstbrevet til de nye elever. HVORFOR? For at eleverne får et overblik over regler, rettigheder og ofte stillede spørgsmål. HVORDAN? Elevernes ABC kan være en del af velkomstmappen, hvor der i første del vil være relevante oplysninger omkring kommunens eller regionens organisation og struktur. Anden del vil være elevernes opslagsværk fra A-Å, som informerer (eleven) om arbejdstider, flexordning, regler om befordring, ferie, tillidsrepræsentanter osv. Kodeord, nøglekort... Det er vigtigt, at der er styr på det mest basale fra den første arbejdsdag. Det gælder f.eks. at sikre, at eleverne har fået en brugerkonto til it-systemerne, at der ligger nøglekort eller lignende klar, at der er navneskilt på døren/bordet osv. HVORFOR? For at eleverne føler sig taget godt imod på arbejdspladsen. HVORDAN? Sørg for at få det på plads i god tid før eleverne har første arbejdsdag. Så kommer det ikke bag på nogen, når de motiverede elever møder op. Vi har lagt et eksempel til fri afbenyttelse på Elevudvalgets hjemmeside www.kommunalelev.dk
Rundvisning i afdelingen De nye elever skal have en grundig rundvisning på deres nye arbejdsplads. Ikke bare egen gang eller afdeling, men i hele huset. HVORFOR? For at eleverne får mulighed for at hilse på sine nye kollegaer og kollegaerne mulighed for at hilse på deres nye kollega. HVORDAN? Sørg for at eleverne får vist hvor kantine, toilet, kopirum osv. er, samt at eleverne får hilst på alle medarbejderne i huset. Introduktionsdagen og første arbejdsdag De første dage på en ny arbejdsplads er meget betydningsfulde. Det er derfor vigtigt, at de nye elever bliver godt modtaget og godt installeret på deres nye arbejdsplads.
Klæd de nye elever godt på Der er en masse ting der er godt at vide og have styr på inden første arbejdsdag. Derfor er det oplagt at bruge noget af introduktionsdagen på at fortælle de nye elever om nogle af de mest grundlæggende ting ved at arbejde i det offentlige. HVORFOR? For at de nye elever får en bredere viden og større forståelse for faget og organisationen. HVORDAN? Arranger at der kommer en kollega, tillidsrepræsentant eller lignende, som kan give eleverne en overordnet viden omkring emner som f.eks.: God forvaltningsskik Intranettet og hjemmesiden Tavshedspligt Rettigheder Fagforening og a-kasse Styr på stol og bord I disse år er der meget fokus på det psykiske arbejdsmiljø, men vi må ikke glemme det fysiske. Det er vigtigt med en god arbejdsstilling. Det er også vigtigt at eleverne bliver introduceret til de tekniske hjælpemidler (telefon, printer osv.). Det sparer eleverne og arbejdspladsen for en masse spildtid og minimerer samtidig begynderfejl. HVORFOR? For at eleverne undgår belastende arbejdsstillinger. For at eleverne hurtigt føler sig fortrolig med de tekniske hjælpemidler. HVORDAN? Sørg for at instruere eleverne i, hvordan skrivebordet og kontorstolen indstilles samt hvordan de tekniske hjælpemidler fungerer. Husk at fortælle eleverne hvis der er særlige regler for, hvordan kontoret må indrettes om der f.eks. må hænges billeder op og lignende. Giv også gerne gode ideer til indretning.
En snak om stedet Eleverne har forhåbentlig allerede tidligere i introduktionsforløbet fået et ringbind eller lignende med relevante oplysninger fra A-Å. Ellers er det nu et godt tidspunkt, at udlevere det på. Men man kan ikke læse sig til alt. Så sæt tid af til en snak om stedet. HVORFOR? For at eleverne hurtigt bliver en integreret del af arbejdspladsen. HVORDAN? Her er en huskeliste over nogle af de emner, som de nye elever med fordel kan introduceres for: Hvordan organisationen er bygget op? Hvordan kulturen på arbejdspladsen er? Særlige værdier, og hvad de betyder? Hvordan tonen er og hvordan man taler sammen? Hvordan og til hvem sygdom skal meldes? Er der personaleklubber, som eleven kan være med i? Vigtige kontaktpersoner tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter mv. Hils på TR og arbejdsmiljørepræsentanten Tillidsrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten er der også for eleverne og det er vigtigt, at eleverne møder dem tidligt i deres forløb. HVORFOR? For at sikre at eleverne bliver orienteret om arbejdspladsens arbejdsmiljø bl.a. diverse politikker inden for sundhed mobning og stress. Og for at eleven ved hvem de skal gå til hvis de har spørgsmål til arbejdsforhold eller fagforening. HVORDAN? Få i god tid inden første arbejdsdag tænkt igennem, hvordan tillidsrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten skal indgå i introduktionsforløbet og få aftalerne på plads.
De første 3 måneder Et introduktionsforløb kan ikke overstås på to eller tre dage, heller ikke hvis det startede måneder før første arbejdsdag. Det tager lang tid at lære en arbejdsplads og en organisation at kende, og der vil hele tiden opstå nye spørgsmål. Fælles frokost eller middag Når de nye elever har haft tid til at sætte sig i kontorstolen, har fået den første introduktion og så småt er kommet i gang, er det en god ide at alle kontoreleverne i kommunen eller regionen mødes. Det kan f.eks. være 14 dage inde i forløbet. Her får de mulighed for at snakke om de første 2 uger på arbejdspladsen og sparre med hinanden om nødvendigt. HVORFOR? For at eleverne får mulighed for at sparre med hinanden og for, at det sociale og faglige fællesskab mellem eleverne understøttes og styrkes. HVORDAN? Sørg for, at arrangementet allerede er planlagt inden første arbejdsdag, så den står i kalenderen.
Faste opgaver og grundigere introduktion Eleven skal løbende have en mere grundig og indgående introduktion til sine faste opgaver, kollegaernes opgaver og funktioner, it systemer osv. Der er mange nye ting, en ny elev skal tage stilling til og lære. Derfor er det rart, at have nogle faste opgaver. HVORFOR? For at elevernes motivation og selvtillid styrkes ved at der, blandt alle de nye ting, er noget de rent faktisk har styr på. Og for at eleverne lærer mere om deres kollegaer både socialt og fagligt. HVORDAN? Arranger løbende en kort intro ved hver medarbejder i afdelingen. Sørg for at have en plan på plads inden første arbejdsdag. Find en skitse på Elevudvalgets hjemmeside på kommunalelev.dk. Virksomhedsbesøg Som ansat i en kommune eller en region er det vigtigt at kende hele organisationen også det, der ligger uden for de ansattes eget felt. Det er derfor en god ide, at planlægge et eller gerne flere besøg i andre dele af forvaltningen og/eller på institutioner og hos vigtige samarbejdspartnere. HVORFOR? For at eleven får kendskab til hele organisationen. HVORDAN? Arranger en elevdag med virksomhedsbesøg, som starter med et fælles møde for alle elever og elevkoordinatoren.det giver mulighed for at holde hinanden opdateret med, hvad der sker, at dele relevant information og at få hilst på hinanden inden virksomhedsbesøget. Eleverne kan f.eks. besøge en privat aktør, en daginstitution, et sygehus eller hvad der nu måtte være relevant.
Hold en evalueringssamtale De første tre måneder i forløbet er en prøveperiode. Men det er en god ide, at holde løbende evalueringssamtaler. HVORFOR? For at sikre, at eleven udvikler sig fagligt og har det godt. HVORDAN? Sæt tid af til en samtale med eleverne efter de har været på arbejdspladsen i ca. 3 måneder. Det er vigtigt at afsætte god tid til samtalen. Sørg eventuelt for, at give eleverne et skema med spørgsmål/ting, som de skal tage stilling til før mødet.... og følg op på uddannelsesplanen Uddannelsesplanen er ét af de allermest centrale dokumenter og arbejdsredskaber. Det er et godt dialogværktøj, som kan være med til at sikre eleverne et bedre uddannelsesforløb. HVORFOR? Du og eleverne får mulighed for at tale om forventninger og ønsker til forløbet. Eleverne bliver inddraget i tilrettelæggelsen af deres eget forløb og udformningen af uddannelsesplanen og får det fulde udbytte af deres uddannelsesforløb. HVORDAN? Du kan med jævne mellemrum, holde møder med eleverne, hvor I sammen følger op på om uddannelsesplanerne bliver fulgt.
De uundværlige elever Næsten hver tredje af de kontoruddannede i kommuner og regioner er rundet 54 år. Det er derfor helt nødvendigt, at der uddannes flere elever i de kommende år kontoreleverne i kommuner og regioner er de uundværlige elever og Elevudvalget er de uundværlige elevers repræsentanter i HK/Kommunal. Læs mere om os på www.kommunalelev.dk. Her kan du også finde vores anbefalinger om elevejledning m.m. Weidekampsgade 8 0900 København C www.kommunalelev.dk