UDLICITERING OG OVERDRAGELSE AF DEN GRØNNE DRIFT I ODENSE KOMMUNE Odense kommune har en lang tradition for udlicitering af den grønne drift. Allerede i midt 90 erne sender man dele af den grønne drift i udbud. Samtidig startede man kortlægning og registreringen af arealerne I slut 90 erne blev den første af en lang række kvalitetshåndbøger udgivet. Kvalitetshåndbogen er grundlaget for standardplejen af de enkelte elementer.
UDLICITERING OG OVERDRAGELSE AF DEN GRØNNE DRIFT I ODENSE KOMMUNE I 2005 indgår Odense kommune i et samarbejde med Vejle Kommune. De samler deres driftsenheder i et interessentselskab Infra Service I/S. Selskabet skal byde på driftsopgaverne i de to kommuner, på lige fod med private interessenter. Infra Service I/S vinder i 2006 alle entrepriser i odense kommune, på nogle lave bud, med undtagelse af skoventreprisen, som går til Skovdyrkerforeningen. Et offentligt interessentselskab må ikke byde på private opgaver. Efter 1½ år må Infra Service smide håndklædet i ringen. Selskabet har generet et stort underskud som kommunerne efterfølgende må udrede.
UDLICITERING OG OVERDRAGELSE AF DEN GRØNNE DRIFT I ODENSE KOMMUNE Byrådet i Odense beslutter herefter i 2007, at alt drift og vedlighold på både det sorte og grønne skal i offentligt EU udbud. Den offentlige driftsenhed nedlægges og personalet virksomhedsoverdrages i forbindelse med de efterfølgende udbud. Den grønne drift består af: 1300 ha parker & grønne områder, 5 offentlige kirkegårde, 522 ha natur ( 3 natur), 492 ha græsning, 181 ha kolonihaver, 486 ha skove, 313 kilometer vandløb og 245 ha boldbaner. En samlet udbudssum på små 40 millioner
UDLICITERING OG OVERDRAGELSE AF DEN GRØNNE DRIFT I ODENSE KOMMUNE I 2008 vindes parkentrepriserne af Skælskør anlægsgartnere, Søren Ribergaard og Nygaard, og boldbaneentreprisen går til Engbakken Aps. I 2011 ophæves kontrakten med Engbakken, pga. af misligholdelse af kontrakten. Opgaven udbydes igen i 2012 og vindes af Ok grøn anlæg, som i dag er fusioneret med Nygaard og nu hedder OKNygaard. Det koster tid, resourser og penge, hver gang der skal udarbejdes et udbud. Det er en lang proces. Eksterne konsulenter trækkes ind, jurister skal på banen m.v.
BOLDBANER I ODENSE KOMMUNE 58 anlæg, fordelt på 51 Klubber, fra superligaen serie 5 De røde felter på 250 kortet ha viser Arealstørrelserne placering og varierer fordeling mellem af 0,8 og boldbanerne 16 ha i Odense Kommune. Flere anlæg deles mellem flere klubber Eks. 1 ha i Vollsmose deles mellem 4 klubber
HVAD ER ERFARINGEN? Vi skal som udbyder havde 100 % styr på vores registreringen og data. Alle elementer der skal plejes, skal være registeret og beskrevet. Udbudsmaterialet skal være gennemarbejdet, deltaljeret, og fagligt velbeskrevet. Det skal gennem kriterierne for de bydende sikres, at det er konditionsdygtige firmaer, med et fagligt dygtigt personale, der kan byde på opgaven. Opgaven udbydes til laveste pris. En lang entrepriseperiode giver en lavere pris især på maskintunge entrepriser, som boldbaneentreprisen. Nuværende boldbaneentreprise løber i 5 + 2 år.
HVAD ER ERFARINGEN? Vi ser meget lave priser, når virksomheder fra andre landsdele, ønsker at komme ind på det fynske marked. Når en entreprenør går ind med en pris, der kun lige dækker omkostningerne, vil det kræve mere af den tilsynsførende. Parkforvalteren skal sikre, at standardplejen leveres som beskrevet. Entreprenøren skal i disse tilfælde tjene på ekstraplejen. Entreprenøren kan derfor havde større interesse i at udføre ekstrapleje opgaver frem for standardpleje opgaverne. Der skal afsættes administrativt personale til at håndtere opgaven som bestiller, tilsynsførende, opfølgning på kortregistrering, økonomi, kontakt til klubber og foreninger.
HVAD ER ERFARINGEN? Man har som bestiller/parkforvalter en vigtig tilsynspligt. Opgaven kræver at man er fagligt velfunderet. Man har ansvaret for, at entreprenøren leverer den varer der er indgået aftale om. Der er ansvaret overfor forvaltningen, fastholdelse af arealernes værdi. Der er ansvaret overfor borger/bruger/skatteyder. Der er ansvaret overfor de bydende som ikke vandt entreprisen. Man skal være indstillet på at ophæve en indgået aftale hvis varen ikke leveres.
HVAD ER ERFARINGEN? I forhold til en boldbaneentreprise, er det vigtigt med et højt informationsniveau fra entreprenøren og til klubberne i forbindelse med det daglige arbejde. Det er vigtigt i udbudsmaterialet at sikre sig, at entreprenørens opgave og ansvar er velbeskrevet. En idrætsentreprise gælder alle ugens 7 dage. F. eks. skal entreprenøren offentligøre klippeplaner 2 uger frem. Klubberne skal informeres på mail og SMS ved ændringer. Entreprenøren skal kunne træffes telefonisk, alle ugens dage også efter alm arbejdstid.
Politikerne Konsulenter Leverandører Entreprenører Fritid og Eliteidræt Folkeoplysningen og parkforvalteren Foreninger/klubber bruger Rådgiver Forvaltningen OKNygaard
Odense Kommune har udarbejdet en kvalitetshåndbog, som danner grundlag for drift og vedligeholdelse af boldbanerne.
REGISTRERING
REGISTRERING
REGISTRERING I Odense Kommune er alle data er tilgængelige for entreprenørerne på en webplatform. Kortrettelser er tilgængelige for entreprenøren inden for 12 timer. Entreprenøren skal selv hente kortmaterialet via platformen. Via systemet kan vi med det samme se hvilke økonomiske konsekvenser rettelsen har. vi har styr på pengene. Skal vi iværksætte en besparelse kan vi hurtigt følge økonomien. Bliver der tilført nye arealer kan man straks se hvad or mange midler der bør tilføres driften.
KVALITETSBESKRIVELSE
KVALITETSBESKRIVELSE
TILSTANDSKRAV
FASTLAGT STANDARDPLEJE
VEJLEDENDE STANDARDPLEJE
OVERDRAGELSE AF DRIFT TIL KLUBBER Vi har 3 store klubber, som vi har overdraget den daglige drift og vedligeholdelsen af det udendørs anlæg til. Det drejer sig om Tarup/Pårup if, Næsby boldklub og OB. Der er her indgået en skriftlig aftale. Klubben får et årligt økonomiske tilskud svarende til den til en hver tid budgetteret udbudspris tillagt ekstrapleeje. Der foretages en årlig gennemgang af arealerne til sikring af, at plejeniveauet overholdes og faglige tiltag drøftes. Overdragelse af driften kan kun ske til klubber med en hvis økonomisk ballast, da de selv må bidrage økonomisk for at få enderne til at nå sammen.
DIALOG MED FORENINGERNE/KLUBBER En af de vigtigste opgave for parkforvalteren er dialogen og samarbejdet med de baneansvarlige i klubberne. Det er yderst vigtigt at havde dem med som medspiller. Jeg har gennem en årrække opnået en stor gensidige respekt. Det har været vigtigt for mig at der oparbejdes et godt samarbejde mellem Kommunen og klubberne, men også klubberne imellem. På banen kan de godt være modstander, men udenfor banen hjælper vi hinanden.
DIALOG MED FORENINGERNE/KLUBBER Klubberne låner baner, mål m.v. hos hinanden. Klubberne bidrager til banernes vedligeholdelse ved at lægge tørv på plads, fylde mindre huller op med jord og græsfrø, som jeg leverer. Har de et ønske om forbedringer omkring klubhuset, f.eks. et ønske om fliser, bord/bænke eller lign. så levere jeg materialerne og klubben arbejdskraften. Så når vi rigtig langt for pengene, og klubben får et medansvar.
I kvalitetshåndbogen på side 20 står der: