UDBUDSBREV Flytning af bohave for Slagelse Boligselskab Afdeling 12. Sydbyen Ærøvej 70 80 Ærøvej 94 96 Ærøvej 98 100 Ærøvej 102 104 Ærøvej 106 108 I Slagelse kommune.
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Kontraktpart og ordregivende myndighed 3 3. Udbudsmaterialet 3 4. Opgaven... 4 5. Generelle vilkår for opgavens løsning. 4 6. Forbehold.. 4 7. Opgavens elementer 4 7.1 Selve flytteopgaven inkl. geografisk afgrænsning 5 7.2 Andre opgaver, ned- og udpakning, af- og reinstallation m.v.. 5 7.3 Opbevaring af bohave.. 5 7.4 Rekvisition og afregningssystematik. 6 8. Udbudsform og tildelingskriterier. 6-7 9. Tilbuddets form og omfang 7 10. Udkast til kontrakt 7 11. Besigtigelse. 7 12. Afgivelse af tilbud. 7 13. Vedståelse 8 14. Forbehold... 8 15. Meddelelse om resultat. 8 2 af 8
1. Indledning I Slagelse Boligselskab afdeling 12, skal 6 bolig blokke i løbet af 2013 2014 renoveres, og beboerne skal fraflytte midlertidigt eller permanent. Der er i alt 90 almennyttige boliger i afdelingen, der vil blive berørt af genhusningen, og forventeligt vil omkring 70 husstande skulle hjælpes med en midlertidig flytning og 20 med en permanent flytning. 2. Ordregivende myndighed og kontraktpart Ordregivende myndighed og kontraktpart er: Slagelse Boligselskab Fruegade 3 4200 Slagelse Al kontakt i forbindelse med afgivelse af tilbud m.v. skal ske til: Kuben Management A/S Ellebjergvej 52 3.sal 2450 København SV. Kontaktpersoner: Arne Simonsen Kuben Management tlf. 60 29 60 38 Tage Aasted Jensen Slagelse Boligselskab tlf. 23 83 44 79 3. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende: 1. Nærværende udbudsbrev 2. Tilbudsliste, der skal anvendes ved angivelse af pris 3. Udkast til kontrakt 3 af 8
4. Skema til tro- og love erklæring 5. Foreløbig tidsplan 4. Opgaven Flytning af bohave for op til 90 husstande. De berørte boligblokke i afdelingen består af 18-1 værelses lejligheder på 45 m 2, 24 stk. 2 værelses lejligheder på 62-68 m 2, 30 stk 3 værelses lejligheder på 82 m 2 og 18 stk 4 værelses lejligheder på 86 m 2. Alle boligblokke er på 3 etager. Flytningerne for boligerne er planlagt til at finde sted i perioden februar 2013 og frem til ultimo 2014. Flytningerne vil for langt den største del finde sted til anden bolig i en naboliggende afdeling, eller Slagelse By. 5. Generelle vilkår for opgavens løsning Slagelse Boligselskab lægger vægt på, at flytningen af beboerne sker med stor respekt for den enkelte beboer, og med høj grad af villighed til at udvise fleksibilitet og forståelse for de ønsker og behov, som beboeren må have formuleret i forhold til flytningen, endvidere skal flyttefirmaet kunne indgå i et samarbejde med et evt. andet flyttefirma, der er i gang med en ligestillet opgave i naboafdelingen, og flytningerne vil kunne ske på kryds og tværs af disse afdelinger. Ved udførelse af flytteopgaven, er det en forudsætning, at flyttefirmaets mandskab kan identificeres med beklædning, hvoraf flyttefirmaets navn tydeligt fremgår. 6. Forbehold Der vil kunne ske ændringer i den forudsatte tidsplan. 7. Opgavens elementer Enhver flytning vil som minimum omfatte: Besigtigelse af boligen og bohave inklusive det bohave, der opbevares i eget pulterrum. Levering og afhentning af låneflyttekasser. Aftale med den enkelte beboer om, hvad der skal fraflyttes, og hvad der eventuelt skal bortskaffes. 4 af 8
Flytning til erstatningsbolig og bortskaffelse af det, der måtte være aftalt bortskaffet. Herudover kan der blive tale om bistand til ned- og udpakning. 7.1. Selve flytteopgaven Alle flytninger skal ske fra en bolig med adresse på Ærøvej, og vil som altovervejende hovedregel ske til lejligheder beliggende i naboafdelingen eller i Slagelse by Der kan være tale om enkelte flytninger til anden nærliggende by. Såfremt flytningen sker til anden kommune, vil lejer selv skulle betale evt. difference. Enhver flytning skal ske med størst mulig hensyntagen til det flyttede bohave, og således at skader og slitage minimeres i størst muligt omfang. Der afgives en enhedspris for minimumsydelsen pr. flytning fra/til henholdsvis 1-2 og 3 værelses lejligheder. 7.2. Andre opgaver, ned- og udpakning, af- og reinstallation m.v. Det forudsættes, at beboerne selv nedpakker deres bohave i de udlånte flyttekasser. I spidsbelastede perioder eller i særlige sager, kan flyttefirmaet blive bedt om at yde bistand til hjælp til nedpakning, nedtagning samt opsætning i lejlighederne, disse opgaver afregnes særskilt på timebasis for denne ydelse. På tilbudslisten skal derfor afgives en timepris for en sådan handymand ydelse. Af- og reinstallation skal ske håndværksmæssigt og fagligt forsvarligt og skal udføres af personale, som har den fornødne uddannelse til at håndtere enhver form for el- og vvsinstallationer og tilsvarende. 7.3. Opbevaring af bohave I ekstraordinære situationer kan der blive behov for opbevaring af bohave. Det forudsættes, at bohave opbevares på en betryggende professionel og forsvarlig måde. 7.4. Rekvisition og afregningssystematik Slagelse Boligselskab indgår aftale med den enkelte beboer om tidspunkt for flytningen og om dennes omfang, herunder i hvilket omfang en del af bohavet skal bortskaffes. 5 af 8
Der udstedes med udgangspunkt i denne aftale en rekvisition til den tilbudsgiver, der har vundet opgaven efter nærværende udbud, og beboeren anmodes om at kontakte flyttefirmaet med henblik på besigtigelse af bolig, bohave og evt. pulterrum Fakturaen skal referere direkte til det på rekvisitionen anførte lejemålsnummer samt fraog tilflytningsadressen. Slagelse Boligselskab indbetaler det fakturerede beløb til flyttefirmaet senest 14 arbejdsdage efter modtagelsen af fakturaen, hvoraf også skal fremgå rekvisitionsnummer. Aftale om øvrige ydelser på timebasis sker ligeledes ved anvendelse af rekvisitioner, hvor opgavens omfang aftales mellem boligselskabet og flyttefirmaet. 8. Udbudsform og tildelingskriterier Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud efter tilbudslovens 15a 15d. Tildelingskriteriet er laveste pris. A. Pris 100 % Der skal afgives pris på følgende opgaver: 1. En fast pris pr. gennemført flytning fra bolig uanset etage, eller omfanget af bohave i boligen og evt. pulterrum inkl. udlån af flyttekasser. A. 1 stk. 1 vær. lejlighed 45 m 2 B. 1 stk. 2 vær. lejlighed 62 m 2 C. 1 stk. 3 vær. lejlighed 82 m 2 2. Enhedspris på opbevaring af 6 m 3 bohave i en måned. 3. Timepris ved ned- og udpakning af bohave, af- og reinstallation og anden bistand Priserne skal angives i tilbudsliste, som er bilagt nærværende udbudsmateriale. Alle seks delpriser skal afgives. Prisen vil blive sammenlignet i en beregningsmodel, hvor det antages, at der skal udføres opgaver af følgende omfang: 30 stk. flytninger fordelt på: A. 5 stk. 1 vær. lejlighed 45 m 2 6 af 8
B. 10 stk. 2 vær. lejlighed 62 m 2 C. 15 stk. 3 vær. lejlighed 82 m 2 30 stk. opbevaring af 6 m 3 bohave i 5 mdr. ( 30 x enhedspris x 6 ) 100 timers bistand til ned- og udpakning, opsætning m.m. 9. Tilbuddets form og omfang Tilbuddet skal indeholde følgende materiale: Tilbudspris i form af udfyldt og underskrevet tilbudsliste, der er vedlagt udbudsmaterialet ved fremsendelse til tilbudsgiver Udfyldt og underskrevet tro- og love erklæring, der skal vedlægges, uanset, at erklæring tidligere er afgivet i forbindelse med prækvalifikationen Desuden skal tilbudsgiver angive, hvorvidt der tages forbehold for et eller flere elementer i det afgivne tilbud. Der skal oplyses én kontaktperson, gerne med direkte telefonnummer og e-mailadresse. 10. Udkast til kontrakt for opgavens løsning Udkast til kontrakt er vedlagt. 11. Besigtigelse Slagelse Boligselskab, v/tage Aasted tlf. 23 83 44 79, vil efter aftale kunne arrangere besigtigelse. Henvendelse om ønsket besigtigelse skal ske senest otte dage efter modtagelsen af dette tilbudsbrev. 12. Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være Kuben Management A/S i hænde: Senest Onsdag den 5.december 12 kl. 11 i lukket kuvert mærket: Flytning Slagelse Boligselskab Afd. 12 må ikke åbnes. Til: KUBEN Management A/S Ellebjergvej 52 3.sal 2450 København SV. Att.: Beate Ree 7 af 8
Tilbuddet skal være udarbejdet på dansk. 13. Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbuddets afgivelse, dvs. frem til den 5.marts 2013 14. Forbehold Eventuelle forbehold skal klart fremgå af tilbudsgivers tilbudsliste, og udformes som et selvstændigt bilag til denne. Ved bedømmelsen af de indkomne tilbud vil eventuelle forbehold blive forsøgt kapitaliseret. Kuben Management A/S vil på vegne af den ordregivende myndighed afvise tilbud, som indeholder forbehold, der er væsentlige, og som ikke kan prisfastsættes på en objektiv og entydig måde. 15. Meddelelse om resultat Alle deltagere i udbudsforretningen vil senest den om resultatet af udbudsforretningen. 14.december blive skriftligt orienteret Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af endelig kontrakt, vil udbudsforretningen af Kuben Management på vegne af den ordregivende myndighed kunne aflyses, hvis den ordregivende myndighed har saglig grund til aflysningen. 8 af 8