SUNDBY-HVORUP BOLIGSELSKAB FLYTTEOPGAVER PÅ ENGPARKEN

Transkript

1 DECEMBER 2015 SUNDBY-HVORUP BOLIGSELSKAB FLYTTEOPGAVER PÅ ENGPARKEN FLYTTEUDBUD

2

3 ADRESSE COWI A/S Visionsvej Aalborg TLF FAX WWW cowi.dk DECEMBER 2015 SUNDBY-HVORUP BOLIGSELSKAB FLYTTEOPGVER PÅ ENGPARKEN FLYTTEUDBUD-UDBUDSBREV PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 001 VERSION 01 UDGIVELSESDATO 14 december 2015 UDARBEJDET JEO KONTROLLERET JWSE GODKENDT JEO

4

5 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 5 INDHOLD 1 Udbudsbrev 7 2 Generel information 8 3 Flytteopgaven Tidsplan for flytning: Oplysninger om fra- og tilflytningsadresser: 10 4 Tilbudsgivning Tilbuddets indhold og omfang Vurdering af indkomne tilbud Informations- og spørgemøde samt besigtigelse Frist for spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Frist for afgivelse af tilbud Praktiske oplysninger Adgangsveje og elforsyning Vejrligsforanstaltninger Flyttebeskrivelse Organisation og mandskab Materiel og materialer Opmagasinering Arbejdstider Mærkningssystem 16 7 Flytteproces Beskrivelse af flytteprocessen Læsning, transport og aflæsning Frie adgangsveje Vagtordning 18 8 Kontraktudkast 19

6

7 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 7 1 Udbudsbrev I forbindelse med en gennemgribende renovering den almene boligbebyggelse, Engparken, beliggende på Abildgaardsvej i Nr. Uttrup, skal 2 af 7 boligblokke omdannes så de rummer tilgængelighedsboliger. Omdannelsen betyder, at beboerne midlertidigt skal genhuses under arbejdets gennemførelse. Boligselskabet er ansvarlig for denne genhusning og midlertidig flytning af beboere. Udbuddet vedrører indgåelse af en ikke-eksklusiv aftale med en flyttevirksomhed. Aftalen gælder flytning i forbindelse med renovering af blok 1 og 4, som i alt indeholder værelses lejligheder på mellem 35 og 122m 2 i 9 opgange med stue og 4. sal. Genhusningen vil for den største del af beboerne ske internt i afdelingen, med en forholdsvis kort flytteafstand inden for en radius af 10 km. Det inventar som ikke skal flyttes med til genhusningslejligheden, skal opmagasineres af flyttefirmaet, i den periode som den enkelte genhusning strækker sig over. Byggeperioden for den berørte dal af Engparken strækker sig over ca. 2 år. De enkelte beboere skal selv forestå nedpakning af indbo i lejlighederne. Der vil være fysisk svage beboere, som skal have assistance til nedpakning og udpakning af indbo i lejligheden. Beboersammensætningen er meget varieret, hvorfor flytteprisen skal baseres på en vurderet gennemsnitlig mængde af flyttegods ud fra leverandørens egne erfaringer. Dette udbud vedrører en aftale, som dækker assistance i forbindelse med genhusningen (flytning, nedpakning, opbevaring mm). Aftalen er ikke eksklusiv og boligselskabet kan vælge at lade arbejdet udføre af en anden leverandør. Tilbudsfristen er d. 22. januar 2016 kl. 13:00 Tilbudsgivere kan ikke overvære åbning af tilbud.

8 8 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 2 Generel information Det forventes at flyttefirmaet i samarbejde med boligselskabet deltager i planlægning af flytningen samt tilegner sig kendskab til de eksisterende forhold, inkl. adgangsforhold for at sikre en korrekt flytning. Flyttefirmaet forestår: aftale om flyttetidspunkt med de enkelte lejere levering og afhentning af flyttekasser i de enkelte lejligheder levering af indpakningspapir eller andet egnet medie til sikring af skrøbeligt boliginventar udflytning af møbler, tæpper og flyttekasser med boliginventar og indflytning i genhusningslejlighed returflytning og placering af tæpper, møbler og flyttekasser med boliginventar fra genhusningslejlighed flyttehjælp, inklusiv afmontering, nedpakning, flytning og udpakning af flyttekasser med boliginventar samt montering af inventar m.v. i forbindelse med flytning til genhusningslejlighed og returnering til lejlighed. Flyttehjælp sker efter aftale med boligselskabet for hvert hjælpearbejde bortskaffelse af kasseret inventar og kasserede tæpper til affaldscontainer opmagasinering af boliginventar og indbo for den dels vedkommende, at det ikke skal medtages til midlertidig bolig opmagasinering eller medflytning sammen med øvrigt indbo til genhusning af ejendele fra depotrum Boligselskabet forestår: opdateret tidsplan til rådighed for planlægning af flyttearbejde udstedelse af flytteordre forud for hver enkelt flytning aftale om udførelse af flyttehjælp flyttekoordinator som kontaktperson

9 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 9 3 Flytteopgaven Opgaven omfatter flytning af inventar og ejendele fra ca. 135 lejligheder, som fordeler sig over forskellige lejlighedsstørrelser: 135 udflytningslejligheder: 45 1 værelses lejlighed á m² 5 2 værelses lejlighed á m² 49 3 værelses lejlighed á m² 32 4 værelses lejlighed á m² 4 5 værelses lejlighed á 122 m² Der er ligeledes 135 tilbageflytningslejligheder, hvor der er ændret rum antal, men stort set de samme arealer. Under renoveringen er der installeret elevator i alle 9 opgange. Fordeling af rum : Før Efter renov. renov. 1-rums rums rums rums rums 4 0 I alt Eksisterende forhold og adgangsveje samt fremtidige adgangsveje, boligernes beliggenhed og indretning efter ombygning og renovering, er angivet i bilag 3, Oversigtsplan Yderligere information om Engparken og renoveringsarbejdet kan findes på boligselskabets hjemmeside: nr-uttrup/afdeling-07/renovering.aspx Omfanget af flytteopgaven er baseret på et kvalificeret skøn på baggrund af grundige opgørelser af tidsplaner for ombygning og lejlighedstyper. Afvigelser kan derfor forekomme. 3.1 Tidsplan for flytning: Flytningen planlægges at foregå på hverdage fra april 2016 og frem til 2018 Umiddelbart efter kontraktskrivning udarbejder flyttefirmaet i samarbejde med boligselskabet en udførelsestidsplan, der redegør for flytteopgaven. Opstartsmødet er planlagt efter stand-still perioden til at finde sted d. 5.februar 2016 kl. 10:00 hos Sundby Hvorup Boligselskab. Tidsplanen skal godkendes inden opstart og revideres løbende efter aftale med boligselskabet.

10 10 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR Udkast til genhusningstidsplan Udflytning Udflytning Indflytning Indflytning dato uge dato uge Blok 1 Opgang / / / Opgang / / / Opgang / /2-3/ Opgang / / Opgang / / Blok 4 Opgang / /11-1/ Opgang 44 28/8-1/ / Opgang / / Opgang 48 29/1-2/ / / Oplysninger om fra- og tilflytningsadresser: Bebyggelsen på Engparken, der skal omdannes til tilgængelighedsboliger, indeholder i dag 135 boliger og der skal i forbindelse med tilbudsgivning regnes med alle lejligheder skal udflyttes og indflyttes i genhusningslejlighed og efter 6 måneder returneres fra genhusningslejlighed til oprindelig bolig, i alt ca. 270 flytninger. Der skal afgives fast pris pr. lejlighed. Mængden af flyttegods kan variere meget fra lejlighed til lejlighed, hvorfor pris pr. lejlighed skal baseres på et gennemsnit vurderet ud fra et professionelt skøn. Afstanden mellem udflytningsadresse og indflytningsadresse vil for langt hovedparten af lejemål ske inden for en radius af 10 km. Ved genhusning uden for en radius af 10 km skal der i tilbuddet angives en tillægspris pr. km. inklusiv tid og mandskab.

11 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 11 4 Tilbudsgivning 4.1 Tilbuddets indhold og omfang. De afgivne priser i tilbuddet skal dække alle opgavens omkostninger, såvel direkte som indirekte, herunder planlægning, udførelse af flytteopgaven og opmagasinering. Kontraktsummen er indeksreguleret, men fast i de første 12 måneder fra tilbudsdato, hvorefter der kan ske en regulering i henhold til lønindeks for den private sektor for transport. Det fremsendte tilbud skal indeholde: Oplysning om firmanavn, adresse, CVR nummer, telefon, mailadresse og kontaktperson med direkte telefonnummer og personlig mailadresse. Herunder oplysning om eventuelle underleverandører. Oplysning om bruttofortjeneste, egenkapital og soliditetsgrad/egenkapitalandel for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal være mindst 20% i mindst 2 af de 3 regnskabsår for at komme i betragtning Udfyldt tilbudsliste, bilag 2 Beskrivelse af projektorganisation Beskrivelse af proces og sikring af kvalitet, herunder referencer, der beskriver ansøgers erfaring med løsning af tilsvarende flytte- og opmagasinerings opgaver de seneste 5 år Prisen skal angives ekskl. moms og skal opgøres i overensstemmelse med kravspecifikationerne i dette udbudsbrev. Desuden skal der angives timepris på ekstraopgaver, helligdagsarbejde og kilometerpris for flytteopgaver uden for projektområdet. Projektorganisationen skal vise, at der er en klar kommunikationslinje mellem flyttefirmaet under arbejdets udførelse. Projektorganisationen skal endvidere vise, at der er ansvarlige for flytteopgaven på adressen, hvor flytningen sker, som kan lave aftale med flyttekoordinator og beboere. Flyttefirmaet skal sikre, at der til enhver tid er mindst én dansktalende kontaktperson på den enkelte flytteopgave, som beboerne kan lave aftaler med. Oplysningerne skal indeholde: Oplysning om antal ansatte. Oplysning om lagerkapacitet (til brug for evt. opmagasinering) samt metoder til sikring af opmagasineret indbo. Oplysning om materiel (biler og lifte).

12 12 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR Procesbeskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af flyttefirmaets metoder til håndtering af flyttegods, mærkning i forbindelse med flytning og opmagasinering, kvalitetssikring og håndtering af eventuelle skader forvoldt på flyttegods eller bygninger. De bydende opfordres til straks ved modtagelse af udbudsmaterialet, at sikre sig, at ovennævnte materiale forefindes i det fremsendte, herunder at kontrollere at samtlige nummererede sider i udbudsmaterialet forefindes. Risikoen for evt. for lavt bud, som følge af manglende dokumenter påhviler således alene den bydende. Eventuelle rettelsesblade samt andet supplerende materiale, der måtte blive fremsendt før tilbudsgivningen, indgår ligeledes i udbudsmaterialet. Den bydende frarådes at afgive tilbud indeholdende forbehold (herunder standardforbehold), idet dette kan føre til, at ordregiver nødsages til at erklære tilbud for u-konditionsmæssigt, ifald forbehold vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Den bydende opfordres i stedet til, at stille afklarende spørgsmål i udbudsfasen. 4.2 Vurdering af indkomne tilbud Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende fordeling og vægtning: Udvælgelseskriterier Vægtningsprocent Pris 60% Organisation 20% Proces og teknik 20% 4.3 Informations- og spørgemøde samt besigtigelse. Sundby-Hvorup Boligselskab afholder et informations- og spørgemøde samt besigtigelse af bebyggelserne d. 6. januar 2016 kl. 15:00 og mødes i fælleshuset, Abildgaardsvej 40B Tilbudsgiverne tilmelder sig mødet til COWI, Jens Ove Skjærbæk på direkte tlf. nr , Mobil: eller mailadresse:jeo@cowi.dk. Tilmelding senest den 4. januar Ved mødet får tilbudsgiverne mulighed for at besigtige fraflytningsadresserne på Engparken. Flyttefirmaet skal gøre sig bekendt med forholdene på hhv. fraflytningsadresser og tilflytningsadresse (på tegningsmateriale), herunder adgangsveje og læsseforhold. Manglende kendskab til dette vil ikke give flyttefirmaet mulighed for at rejse et økonomisk eller andet form for ekstrakrav over for boligselskabet.

13 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR Frist for spørgsmål og anmodning om supplerende oplysninger Spørgsmål til udbudsmaterialet og anmodning om supplerende oplysninger skal stilles skriftligt til COWI, Jens Ove Skjærbæk, hvorefter spørgsmål og svar vil blive sendt til de bydende i anonymiseret form. Seneste frist for spørgsmål er d. 18. januar Spørgsmål modtaget på denne dato besvares senest 1 arbejdsdag efter. Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret. 4.5 Frist for afgivelse af tilbud. Tilbud skal være boligselskabet i hænde senest d. 22. januar 2016 kl. 13:00, mrk. Flytning i Engparken MÅ IKKE ÅBNES" på adressen COWI A/S Visionsvej Aalborg att: Jens Ove Skjærbæk Der vil ikke være mulighed for at overvære åbning af tilbud.

14 14 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 5 Praktiske oplysninger 5.1 Adgangsveje og elforsyning. Der anvendes de eksisterende adgangsveje for tilkørsel og evt. anvendelse af lifte og læssebånd. Har flyttefirmaet eget materiel som skal strømforsynes under flytteopgaven, kan firmaet benytte sig af eksisterende el-anlæg. Elforsyning herudover er for flyttefirmaets egen regning. 5.2 Vejrligsforanstaltninger. Flyttefirmaet skal sørge for, at arbejdet udføres under hensyntagen til vejret således der ikke opstår risiko for at indbo bliver vådt eller på anden måde lider skade. Flyttefirmaet skal have indregnet alle omkostninger til vejrligsforanstaltningen i tilbuddet.

15 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 15 6 Flyttebeskrivelse 6.1 Organisation og mandskab Flyttefirmaets projektansvarlige skal have kompetence til at træffe selvstændige beslutninger inden for hele kontrakten, og skal varetage ledelsen af det daglige arbejde. Flyttefirmaet må kun anvende fagligt kvalificeret personale der er organiseret i henhold til gældende dansk overenskomst på området. For at sikre let genkendelighed skal personalet bære ens uniformer, og skal kunne legitimere sig. Det er et krav, at flyttefolkene har ren straffeattest. Der henvises til kontraktudkastets 15 og Materiel og materialer Flyttefirmaet er forpligtet til at stille med det til enhver tid nødvendige materiel til gennemførelse af de omfattede opgaver. Flyttefirmaet stiller det nødvendige antal flyttekasser og nedpakningspapir til rådighed for beboerne og sørger ligeledes for afhentning af tømte kasser. Flyttefirmaet skal stille materiel til rådighed, som sikrer sikker transport af beboernes møbler, billeder, glas/porcelæn og værdigenstande såsom nedpakningspapir og transporttæpper eller lign. Flyttevogne skal være med fast lukket kasse og tætte mod indtrængen af vand og snavs og have et effektivt brandslukningsudstyr. 6.3 Opmagasinering Opmagasinering af indbo fra adresser, som ikke genhuses inden for projektområdet skal ske i lukkede containere/tremmekasser, der henstilles i tempererede og tørre lokaler beregnet for indbo. Der skal som udgangspunkt påregnes opmagasinering fra alle fraflytninger i større eller mindre omfang. Eksempelvis påregnes alt inventar fra depotrum at skulle opmagasineres ligesom lejere kan vælge at lade dele af indbo blive opmagasineret under genhusningsperioden. Mængden af flyttegods til opmagasinering kan variere meget fra lejlighed til lejlighed, hvorfor den samlede pris pr. lejlighed skal baseres på et gennemsnit vurderet ud fra et professionelt skøn.

16 16 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR Det er som udgangspunkt ikke muligt for den enkelte beboer, at få adgang til det indbo, som opmagasineres hos flyttefirmaet. Tilbuddet skal derfor indeholde pris for adgang til opmagasineret indbo. 6.4 Arbejdstider Flyttefirmaets arbejdstidspunkt forudsættes udført inden for alm. arbejdstid mandag-fredag kl til Under særlige betingelser skal flyttefirmaet være forberedt på og have tilstrækkelig mandskab og udstyr til at kunne arbejde i 2-holdsskift. Aftales flytning med beboer til at ske uden for normal arbejdstid, betales der kun for overarbejde og helligdagsbetaling såfremt flytning ikke kan foregå på andet tidspunkt, eller intensiv flytningsindsats samt at der på forhånd er indgået aftale herom med boligselskabets flyttekoordinator. Pris for overarbejde og arbejde på helligdage skal angives i tilbuddet som en særskilt ydelse indeholdende alle omkostninger og ikke som en tillægspris til ordinær ydelse. 6.5 Mærkningssystem Der skal anvendes et adresse og rummærkningssystem, som entydigt angiver placering af flyttegods. Aflæsning og placering foretages af flyttefirmaet i henhold til mærkningen og rumplaner aftalt med de enkelte beboere. Der skal være en éntydig farvemarkering på flyttekasser, der skal sættes i depot, placeres i lejlighed eller kasseres i container. Aftagne gulvtæpper, der kan genanvendes, udlægges af flyttefirmaet, i det omfang det er ønsket, inden indflytning af møbler og flyttekasser under såvel genhusning som returnering til egen lejlighed.

17 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 17 7 Flytteproces 7.1 Beskrivelse af flytteprocessen Flytningen planlægges at foregå direkte fra eksisterende adresse til ny adresse. Tilbud på flytning skal desuden indeholde option på flytning til adresser uden for en radius af 3 km og med opmagasinering af hele (eller dele) indboet. Den enkelte beboer skal pakke indbo ned i flyttekasser. Flyttekasser stilles til rådighed af flyttefirma inkl. beskyttelsesmateriale. Flyttekasser leveres på flytteadressen senest 6 uger før aftalt flytning eller efter aftale. Beboere med særlige behov kan få stillet flyttehjælp til rådighed. Flyttehjælp vil foruden pakning af indbo i flyttekasser også indeholde afmontering af inventar som tæpper, lamper/gardiner og hylder/reoler. Tilbuddet indeholder option med pris på "flyttehjælp" for ud- og indflytning samt returnering til egen lejlighed. Flyttefirma skal, hvor det er nødvendigt, aftage tæpper i lejligheder. Det vil være vanskelig for de enkelte beboere selv at gøre det før lejlighed er tømt. Den enkelte beboer nedpakker depotrum i flyttekasser. Flyttekasser håndteres af flyttefirma og medflyttes til kælderrum ved genhusnings- /tilbageflytningslejlighed. Hårde hvidevare skal som udgangspunkt blive stående i lejligheden under udflytningen, dog skal køleskab medbringes til genhusningslejlighed og returneres sammen med flyttegods til tilbageflytningslejlighed. Komfur, opvaskemaskine, vaskemaskine og tørretumbler bliver ved endt rømning af en opgang frakoblet på boligselskabets foranledning og være afmonteret af installatør. Disse hårde hvidevarer skal mærkes, udflyttes og opmagasineres af flyttefirmaet i fraflytningsperioden. Tilbageflytning af hårde hvidevarer skal ligeledes ske samlet for en opgang forud for tilbageflytning fra genhusningslejligheder, for tilslutning inden indflytning. Flyttefirmaet skal anbringe evt. kasseret indbo i affaldscontainer. Disse containere vil være opstillet i nærheden af flytteadressen og udgifter til leje og tømning afholdes af boligselskabet. Boligselskabet vil udstede en flytteordre på den enkelte flytning og sende den til flyttefirmaet. Den enkelte beboer skal selv kontakte flyttefirmaet, for at lave aftale om tidspunkt for flytning.

18 18 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 7.2 Læsning, transport og aflæsning Transporten med gods må på intet tidspunkt under flytteprocessen stå uden opsyn. Indbo skal placeres i flyttevogn, som aflåses, hvis denne forlades. Flyttefirmaet skal sørge for, at flyttevognene og andet flyttegrej altid er rene og fri for vand. Flyttevognene skal altid køre direkte fra fraflytningsadresserne til indflytningsadressen, uden stop. 7.3 Frie adgangsveje Flyttefirmaet kan i flytteperioden disponere over adgangsveje herunder døre, vinduer og gangarealer. I tilfælde af at der flyttes i områder med byggeaktivitet, tages størst muligt hensyn til unødig oplagring. Flugtveje skal altid friholdes for passage. 7.4 Vagtordning Flyttefirmaet har pligt til at holde opsyn med flyttegodset under flytningen. Flyttefirmaet har i samarbejde med boligselskabet pligt til at bortvise uvedkommende personer på fra- og tilflytningsadresser.

19 UDBUD AF FLYTTEOPGAVE FOR 19 8 Kontraktudkast Aftale sker i form af skriftlig kontrakt og kontrakten er først gyldig ved begge parters underskrift. Begge parter skal underskrive ved tegningsberettiget person eller med fuldmagt. Kontrakten omfatter de aftalte og anførte ydelser. Hvis flyttefirmaet efter kontraktindgåelse ønsker at antage andre underleverandører end de i kontrakten anførte, kan dette kun ske efter forudgående skriftlig godkendelse fra boligselskabet. Boligselskabet har ret til at nægte godkendelse af nye underleverandører. Flyttefirmaet hæfter for underleverandørers ydelser efter denne kontrakt på samme måde som for egne forhold. Krav om sikkerhedsstillelse, forsikring og ansvar fremgår af kontrakten.