NOTAT Diabetes produkter - Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet 21. maj 2015 Sagsbehandler: anlu05 Dok.nr.: 2015/0011374-1 Udbud og Indkøb Rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet Frederiksberg Kommune har følgende rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet: Rettelse/tilføjelse 1: Der er annonceret en ny version af Bilag 2 - Prisskema - Diabetes hjælpemidler i Mercell. Skemaet er opdateret således at tilbudsgiver kan skrive i de gule og blå felter og afgive pristilbud. Rettelse/tilføjelse 2: Der er annonceret en ny version af Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, hvor word kommentar er fjernet. Rettelse/tilføjelse 3: Der er annonceret en ny version af Bilag 2 - Prisskema - Diabetes hjælpemidler i Mercell, hvor det i forhold til Apparat til måling af blodketoner og teststrimler hertil er muligt at angive priser separat for apparatet og for teststrimler. Skriftlige spørgsmål og svar Kommunen har modtaget nedenstående skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og udarbejdet følgende svar på dem: Nr. Spørgsmål Svar Svardato 1 I udbudsbetingelserne pkt. 6 står der "Årsregnskab for det seneste regnskabsår (eller fra etableringen af tilbudsgivers virksomhed) 7/5 - Udfyldt skema til brug for regnskabsmæssige oplysninger, jf. vedlagte skabelon. Når vi så ser i ordregivers skabe- Såfremt der aktuelt ikke foreligger disponibelt årsregnskaber for 2014, skal der i Skema - tilbudsgivers økonomiske nøgletal inddateres oplysninger baseret på de seneste tre disponible årsregnskaber dvs. 2011,2012 og 2013. Endvidere skal angivelsen af årstal i skemaet opdateres i overensstemmelse hermed.
lon/skemaet "tilbudsgivers økonomiske nøgletal", så står der årene 2012-2014. Men for undertegnedes virksomhed vil årsregnskab ikke være klart for 2014 før efter afleveringsfristen for tilbuddet. Hvordan ønsker ordregiver derfor at vi skal indsætte vores 3 seneste (2011-2013) årsregnskabsmæssige oplysninger i nævnte skema? 2 Ordregiver bedes være opmærksom på, at udsendte bilag 2 Prisskema er låst, således at tilbudsgiver ikke er i stand til at skrive i de gule og blå felter som ønsket. Vi opfordrer derfor ordregiver til snarest at udsende et nyt bilag 2, eller alternativt fremsende en kode til at åbne bilaget. 3 I udbudsbetingelser, afsnit 9 Vareprøver står der at. Udleveres vareprøver af samtlige tilbudte produkter i produktgruppe A, B, C og D til brug ved tilbudsvurderinger. Det er tilbudsgiverens opfattelse, at det ikke inkluderer vareprøver på Insulinpenne og et apparat til blodketoner ( Produkter, som ikke indgår i vurderingen). Kan udbyder bekræfte det? 4 I udbudsbetingelser, afsnit 9 Vareprøver står der at. Udleveres vareprøver af samtlige tilbudte produkter i produktgruppe A, B, C og D til brug ved tilbudsvurderinger. Det gælder også for eventuelle alternative produkter. Hvis tilbudsgiver tilbyder den samme vare i det samme tilbud eller at produktet går igen i flere tilbud, er det ok at sende én vareprøve afsted eller skal vi levere én vareprøve for hver tilbudte position? 5 i Kontrakten 23 stk.1 er det nævnt at der skal betale bod hvis leverancen er forsinket eller mangelfuld. Vil udbyder uddybe i hvilke situationer der præcist kan kræves bod og hvordan forsinket eller mangelfuld defineres. Der er annonceret ny version af Bilag 2 - Prisskema - Diabetes hjælpemidler, hvor regnearket er åbnet op, så I kan skrive i de gule og blå felter. Ordregiver kan bekræfte, at der alene skal sendes vareprøver af de produkter der indgår i vurderingen, og som er omfattet af produktgruppe A, B, C og D. Der skal fremsendes vareprøver af samtlige tilbudte produkter i produktgruppe A, B, C og D, herunder eventuelle alternative produkter. Der skal kun sendes et eksemplar af hvert produkt, uanset hvor mange tilbud eller positioner produktet indgår i. Frederiksberg Kommune søger som udgangspunkt at løse uoverensstemmelser med leverandører via dialog. Bod i henhold til kontraktens 23 vil typisk komme på tale ved systematiske eller omfattende mangler og forsinkelser. Det vil bero på en 7/5 7/5 7/5 2
6 I 23 stk. 2 nævnes det at 3 skriftlige reklamationer udløser en bod. Vil udbyder forklare hvordan en reklamation defineres og hvilken periode der er tale om (i forhold til 3 skriftlige reklamationer) 7 I 23 stk. 3 er der eksemper på forsinkelser og mangler. Vil udbyder indsætte en udtømmende liste over de situationer hvor der kan kræves bod. konkret vurdering i den enkelte situation, om bodsbestemmelsen tages i anvendelse. Der pålægges under alle omstændigheder ikke bod for bagatelagtige forhold. Reklamationer fra Frederiksberg Kommune vil indeholde en beskrivelse at fejl og mangler i tilbudsgivers leverance og en frist for afhjælpning heraf. Såfremt tilbudsgiver modtager 3 skriftlige reklamationer over mangler og/eller forsinkelser på sådan måde, at reklamationerne tidsmæssigt må anses for sammenhængende, vil ordregive kunne kræve en bod på 1500 kr. pr. efterfølgende reklamation. Bod kan pålægges ved forsinkelse og mangler, jf. kontraktens 23. Om forsinkelse eller mangler foreligger afhænger af, om leverancen opfylder kravene til kvalitet, kvantitet og leveringstid i udbudsmaterialet, særligt kravspecifikationen og kontrakten, i forhold til den enkelte bestilling/leverance. Ordregiver er ikke herudover i stand til at give en udtømmende liste over alle måder hvorpå leverancer kan være forsinkede eller mangelfulde, men har alene har i kontrakten beskrevet typiske måder hvorpå dette kan være tilfældet. Se endvidere svar på spørgsmål 5 og 6. 8 I 10 stk. 2 stilles der krav om kvittering på følgesedlen. Vil udbyder uddybe hvordan det praktisk skal foregå og hvad følgesedlen efterfølgende skal Krav om kvittering på følgeseddel frafaldes. Således at 10. Følgeseddel stk. 2 følge- 3
bruges til. Det vil være til stor ulempe for borgeren. 9 Ankestyrelsens principafgørelsen nr. 115-13 fastslår at udgifter til ketonstrimler til måling af keton-niveauet i blodet skal dækkes efter servicelovens 112. Alligevel står apparat og strimler til måling af blodketoner under produkter, som ikke indgår i vurderingen. Disse produkter bliver erfaringsvis ofte betragtet som ikke på listen - Hvordan vil kommunen sikre at personer med behov for ketonmåling ikke oplever at blive afvist når de ansøger om dette? seddel bortfalder. I det omfang borgere i henhold til servicelovens 112 og efter visitationsbeslutning vurderes at have behov for særlige produkter, der ikke er omfattet af den udbudte aftale, vil borgeren blive visiteret hertil. Ankestyrelsens principbeslutning er relevant i forhold til visitationskriterier, men vedrører ikke sortimentet af produkter, der indgår i dette udbud af diabetesprodukter. 10 Ang. kravspec. pkt. 1.4.7 - Hvis der vælges nye produkter medfører dette op til 2500 gratis målere - til en reel værdi af mindst 250.000 kr. Det er korrekt at målerproducenter ofte tilbyder gratis målere i forbindelse med marketingkampagner, som giver brugere muligehed for frivilligt at prøve en ny måler, men dette er ikke ensbetydende med at distributører har adgang til gratis at udskifte flere tusinde brugere på en gang mange endda imod egen vilje - på basis af en indkøbsaftale. Vil kommunen genoverveje dette krav, og f.eks. acceptere naturlig overgang til eventuelle nye målere på listen, eller at omkostninger til at tvinge alle borgere til at skifte måler afholdes af kommunen selv? I Kravspecifikationen krav 1.4 punkt 7, fremgår det at: Leverandøren skal kunne tilbyde minimum 1 gratis startpakke. Alle borgere skal tilbydes dette ved kontraktperiodens start. I det omfang det tilbudte sortiment bevirker at en bevillingshaver skal skifte apparat, skal tilbudsgiver omkostningsfrit for ordregiver udskifte bevillingshavers apparat så det passer til de tilbudte produkter fra tilbudslisten. Kravet fastholdes, dog således at i det omfang borger efter udbuddets gennemførelse inden for produktgrupperne A,B,C eller D får tilbudt teststimler, der passer til deres nuværende apparat, skal borgerne ikke tilbydes en startpakke eller nyt blodsukkerapparat. I forhold til borgere, der skal have nyt blodsukkerapparat/startpakke kan udlevering af nyt blodsukkerapparat/startpakke, efter 4
aftale med borger, ske løbende det første år, når borgerne løber tør for teststrimler til deres nuværende blodsukkerapparat. 11 pkt. 1.7.2 - Hvad menes med "det fastsatte maksimum". Ønsker kommunen at påvirke patienter, som har behov for at måle blodsukker mere end ca. 4 gange dagligt, til at undlade at måle så ofte som de bør, for at begrænse forbruget til max. 1500 strimler, selvom patienter har krav på et ubegrænset antal strimler ifølge serviceloven? 12 pkt. 4.2 - Ordlyden i afsnit 4.2 er tydeligvis en opdatering af ordlyden fra pkt. 4.3 i Frederiksbergs udbdud i Maj 2011 om diabtesmaterialer. I mellemtiden er der kommet flere nyheder på markedet, og nye funktioner, som ikke fandtes i 2011. Hvordan er der højde for den udvikling indenfor blodsukkermåling, der er sket de seneste år, når brugere (sundehdspersonale og patienter) på Frederiksberg kun har haft tilgang til et meget begrænset udvalg? Har man ved brugerinddragelse sikret sig at få meningstilkendegivelser fra brugere udenfor kommunen, som kender til det fulde udvalg af målere og de nyheder, som er kommet til siden 2011? Vil man overveje at tilføje plads til yderligere et eller flere apparater for at kunne tilbyde sine borgere disse funktioner, som i dag er tilgængelige i langt størstedelen af landets øvrige kommuner? Der eksisterer ikke et loft på 1500 stimler. Tilbudsgiver skal alene melde tilbage, hvis der er borgere, der ønsker at anvende flere end 1500 strimler årligt. Kommunen vil gerne indgå i en dialog med borgere, som bruger flere end 1500 strimler om året, for sammen med dem at foretage en vurdering af deres behov. Kommunen har ikke intentioner om at begrænse forbruget ved borgere, som har behov for hyppig måling. Det nuværende antal af produktgrupper, herunder antal boldsukkerapparater, der efterspørges i udbuddet, fastholdes. I det omfang borgere med insulinpumpe ikke kan anvende de blodsukkerapparater og teststrimler mv., der måtte blive tilbudt i sortimentet, har borgerne mulighed for at ansøge om særbevilling i henhold til servicelovens 112. 5
I angiver, at der i Frederiksberg kommune, er 1500 borgere, der har bevilling i forbindelse med injektionsbehandling samt 35 børn med diabetes. En del af disse borgere vil være i insulinpumpebehandling. Der findes i dag på det danske marked 3 forskellige teststrimler, der anvendes med blodsukkerapparater, der overfører blodsukkerresultater trådløst til tilhørende insulinpumper. Den trådløse overførsel af blodsukkerresultater, sikrer at der ikke sker indtastningsfejl i insulinpumpen, og dermed risiko for fejldosering af insulin. Dette kan sikre mere optimal regulering af blodsukker. Med 2 (A og B) produktgrupper, hvor det evt er muligt at byde ind med apparater samt tilhørende teststrimler, der kan sende trådløst til insulinpumper, vil der som minimum være 1 apparat/teststrimmel, der ikke kan blive en del af sortimentet. Er udbyder opmærksom på det uhensigtsmæssige i dette både for udbyder selv og for berørte borgere? For udbyder, kan det betyde, at der skal afsættes ekstra ressourcer til de produkter, der ikke er en del af sortimentet, mens det for berørte borgere kan betyde utryghed omkring leveringen af deres hjælpemiddel. Fastholder udbyder antallet af produktgrupper? Hvis udbyder fastholder ovenstående, fastholder udbyder så også delkriterierne for bedømmelse af kvalitet/kravspecifikationerne for produktgruppe A og B? 6
13 Udfyldelse af tilbudsskema Hvordan tænker udbyder at de gule felter under Leverandøren skal kunne levere følgende produkter (indgår ikke i vurderingen) skal udfyldes. Skal der angive en pris, eller en ja/nej kommentar. Hvis der ønske oplyst en pris på den tilbudte vare, skal vi anmode om at linje Apparat til måling af blodketoner og teststrimler hertil bliver delt, da den indeholder 3 forskellige produkter (apparat, teststrimmel til måling af blodsukker, teststrimmel til måling af blodketon.) Alternativ til vi gerne have en vejledning i korrekt udfyldelse af feltet. I forhold til produkter,der ikke indgår i vurderingen /ligger ud over produktgruppe A,B,C og D, skal tilbudsgiver angive, at de kan levere de oplistede produkter, med angivelse af en pris herfor. Der gøres særskilt opmærksom på, at ordregiver er ikke forpligtiget til købe disse produkter gennem tilbudsgiver. Dette kan eksempelvis være relevant, hvis den tilbudte pris på produkterne, er uforholdsmæssigt høj. Bilag 2 - Prisskema - Diabetes hjælpemidler er blevet opdateret i Mercell. I forhold til produktet Apparat til måling af blodketoner og teststrimler hertil er det gjort muligt at angive priser på apparat og teststimler separat. 7
8