Spørgeskema om kommunernes effektiviseringsarbejde 2013 og 2014 Undersøgelsen om kommunernes effektiviseringsarbejde vedrører perioden 2013 og 2014, og følger op på KL s tilsvarende undersøgelser, der er udarbejdet hvert år siden 2009. Resultaterne er publiceret i pjeceserien De effektive kommuner. Undersøgelsen anvendes som dokumentation i dialogen med politikere, stat og journalister, og som grundlag for de initiativer KL igangsætter for at understøtte og inspirere kommunernes fortsatte arbejde. KL vil bl.a. offentliggøre udvalgte resultater af undersøgelsen på Kommunaløkonomisk Forum i januar 2014. KL gør opmærksom på, at dele af undersøgelsen vil blive anvendt i dialogen med kommunerne, hvorfor besvarelsen ikke nødvendigvis vil være anonymiseret. Spørgeskemaundersøgelsen fokuserer på følgende områder: - Tilrettelæggelsen af effektiviseringsarbejdet - Realiserede og forventede effektiviseringsgevinster - Administrative effektiviseringer - Indkøb - Udbud - It og digitalisering - Velfærdsteknologi - Stordrift og fælleskommunal effektiviseringer Det skal bemærkes, at der ved effektiviseringer i dette spørgeskema forstås tiltag, der sikrer, at kommunen får mere for de samme penge eller får det samme for færre penge. Effektivisering er altså ikke det samme som servicereduktioner eller omprioriteringer. Det anbefales, at spørgeskemaet besvares af kommunaldirektøren eller økonomidirektøren/-chefen. Spørgeskemaet skal besvares elektronisk senest mandag d. 9. december 2013 Af tekniske årsager er det nødvendigt, at kommunen besvarer hele spørgeskemaet på én gang og ikke laver besvarelsen trinvist. Det kan derfor være en fordel at indtaste kommunens svar med udgangspunkt i et fysisk eksemplar af skemaet. Ønskes en udskrift af spørgeskemaet inden det udfyldes, kan en pdf-version hentes på http://www.kl.dk/effektivisering2013 Spørgsmål vedrørende undersøgelsen kan rettes til Lars Eckeroth (larseckeroth@kl.dk / 3370 3414). Tekniske spørgsmål kan rettes til Ane Rohde (aro@kl.dk/3370 3265). På forhånd tak for besvarelsen!
Baggrundsoplysninger Kommunenavn: Kontaktperson (navn): Titel: E-mail: Direkte telefonnummer: Tilrettelæggelse af effektiviseringsarbejdet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1) I hvilken grad har den nuværende kommunalbestyrelse stillet krav om konkrete forslag til effektiviseringer i budgettet for 2014? (1 er lig med (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) mindre grad og 10 er lig med høj grad) 2)I hvilken grad forventer du, at kommunalbestyrelsen vil stille krav om konkrete forslag til effektiviseringer i den kommende valgperiode? (1 er lig med mindre grad og 10 er lig med høj grad) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3) I hvilken grad vurderer du, at der er grundlag for yderligere effektiviseringer i kommunen i den kommende valgperiode? (1 er lig med mindre grad og 10 er lig med høj grad) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Hvordan har kommunen tilvejebragt forslag til effektiviseringer for budget 2014 og frem? (angiv gerne flere svar) (1) Kommunen har opfordret borgerne til at bidrage med forslag til effektivisering (2) Kommunen har opfordret medarbejderne til at bidrage med forslag til effektivisering (3) De enkelte forvaltninger/afdelinger har på egen hånd bidraget med forslag til effektiviseringer (4) Forslagene er udviklet på centralt niveau og kvalificeret i dialog med de enkelte forvaltninger (5) Effektiviseringerne er udmøntet direkte på rammen, så der er ikke udarbejdet konkrete effektiviseringsforslag (6) Andre veje Realiserede og forventede effektiviseringsgevinster Hvor meget udgør de samlede effektiviseringsgevinster? (angiv skønsmæssig beløbsmæssig størrelse i 1.000 kr.) Realiseret i 2013 Indarbejdet i budget 2014 Dagtilbuds: Skole: Ældre: Handicap:
Realiseret i 2013 Indarbejdet i budget 2014 Det tekniske område: Beskæftigelses: Administration: Andre områder: I alt: Evt. bemærkninger Hvilke indsatsområder har kommunen fokus på i 2014 med henblik på at opnå effektiviseringsgevinster? Dagtilbuds- Skole- Ældre- Teknik- og miljø Social- Beskæftigelses- Administration Øvrige områder Strukturtilpasninger (fx institutionssammenlægninger) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Omlægning af service (fx øget fokus på rehabilitering) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Fælleskommunalt samarbejde (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Velfærdsteknologi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Digitalisering (inkl. ændringer af arbejdsgange) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Øget konkurrenceudsætning, herunder udlicitering (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 4
Dagtilbuds- Skole- Ældre- Teknik- og miljø Social- Beskæftigelses- Administration Øvrige områder Hjemtagning af opgaver (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bedre og billigere indkøb (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Lavere sygefravær (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Andet (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Angiv op til fem konkrete effektiviseringstiltag i budget 2014, der vurderes at have et særligt stort effektiviseringspotentiale: Administrative effektiviseringer Beskriv op til tre effektiviseringstiltag, som er gennemført i 2013 eller som skal gennemføres i 2014, med henblik på at reducere kommunens udgifter til administration:
Indkøb Har kommunen budgetteret med besparelser på indkøbs i budget 2014? (1) Ja (2) Nej Hvor store besparelser er der budgetteret med på indkøbs i 2014? (Angiv værdi i 1.000 kr.) Hvordan forventer kommunen at realisere indkøbsgevinster i 2014? (1) Ved i højere grad at indgå centrale aftaler på områder, hvor indkøbene tidligere har været foretaget decentralt (2) Ved at indgå endnu bedre aftaler på de områder, hvor kommunen allerede har aftaler (3) Ved at øge brugen af allerede indgåede aftaler (øge compliance) Hvad er den gennemsnitlige anvendelsesgrad (compliance) på de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået (angiv skøn i procent)? (1) Pct (2) Ved ikke Har kommunen sat et strategisk mål for, hvad compliance bør være? (1) Ja (2) Nej 6
Hvilke redskaber bruger kommunen til at sikre compliance? (angiv gerne flere svar) (1) Kommunen anvender et E-faktura-baseret ledelsesinformationssystem (2) Kommunen opgør løbende compliance fordelt på forvaltninger eller institutioner (3) Kommunen formidler løbede compliance til forvaltninger eller institutioner (4) Kommunen anvender E-handel system (5) Andet: Udbud I hvilken grad vurderer du, at kommunen vil kunne frigøre økonomi ved de nye regler for frit valg og udbud på ældre, som trådte i kraft pr. 1. januar 2013? (1) Gevinster på op til 2 pct. af de samlede driftsudgifter (2) Gevinster på mellem 2 og 4 pct. af de samlede driftsudgifter (3) Gevinster på mere end 4 pct. af de samlede driftsudgifter (4) Ingen gevinster (5) Ved ikke det er ikke vurderet Har kommunen planer om at anvende de nye regler for frit valg og udbud på ældre til at bringe en eller flere ydelser i hjemmeplejen i udbud i 2014? (1) Ja (2) Nej (3) Det er der ikke taget stilling til Hvilke ydelser har kommunen planer om at bringe i udbud? (angiv gerne flere svar) (1) Personlig hjælp og pleje (2) Rengøring (3) Indkøb og levering af varer
(4) Tøjvask (5) Madservice (6) Andet (7) Det er der ikke taget stilling til Har kommunen planer om at udbyde ydelser i hjemmeplejen sammen med et eller flere plejecentre? (1) Ja (2) Nej (3) Det er der ikke taget stilling til IT og digitalisering Inden for hvilke områder har kommunen effektiviseringsgevinster? (angiv gerne flere svar) Realiseret i 2013 Indarbejdet i budget 2014 Digital post Selvbetjeningsløsninger Lukning af kanaler eller reduktion i tilgangen til kanaler (fx ændrede åbningstider) Billigere it-løsninger Implementering af nye fagsystemer Implementering af ny ESDH-løsning Implementering af øvrige it-løsninger Etablering af call center (enten internt eller på tværs af kommuner) Fælleskommunalt samarbejde om it- 8
Realiseret i 2013 Indarbejdet i budget 2014 drift Systematisk udsøgning af sager i relation til social snyd og fejludbetalinger Velfærdsteknologi Andet Ingen effektiviseringsgevinster Hvis andet, skriv gerne hvordan: Hvad gør kommunen for at realisere de fulde gevinster af større it- og digitaliseringsprojekter? Aldrig Af og til ofte Altid Der udarbejdes business cases som beslutningsgrundlag for at (1) (2) (3) (4) igangsætte projektet (1) (2) (3) (4) Der følges løbende op på projektets fremdrift og gevinstrealisering, fx med konkrete måltal Gevinsten bliver indarbejdet i budgettet på forhånd (1) (2) (3) (4) Gevinsten høstes først, når der er dokumentation for, at den er (1) (2) (3) (4) realiseret
Aldrig Af og til ofte Altid Det enkelte område får lov til at beholde en del af gevinsten (1) (2) (3) (4) (1) (2) (3) (4) Der gives resultatløn for vellykket implementering og gevinstrealisering (1) (2) (3) (4) Der følges op på om arbejdsgange er tilpasset de nye itsystemer Hvordan sikrer I, at fagcheferne har incitament til at høste de fulde effektiviseringsgevinster ved større it og digitaliseringsprojekter på deres eget område? Benytter kommunen Kommunernes drejebog for monopolbruddet (www.kombit.dk/drejebogen) til at forberede implementeringen ved de kommende udbud af monopolsystemerne? (1) Ja (2) Nej (3) Ved ikke Hvem har ansvaret for implementering og realisering af gevinster ved store it- og digitaliseringsprojekter? (angiv om nødvendigt flere svar) (1) Direktionen 10
(2) Den relevante fagdirektør (3) It-chefen (4) Økonomichefen (5) Den / de relevante fagchef(er) (6) Andre (7) Ansvaret er ikke placeret Velfærdsteknologi I hvilken grad forventer kommunen, at velfærdsteknologi kan være med til at frigøre ressourcer i perioden 2014-2017? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I mindre grad (4) Slet ikke Hvilke velfærdsteknologiske løsninger har kommunen taget i brug, og hvilke løsninger overvejer kommunen at investere i i 2014? Er taget i brug Tages evt. i brug i 2014 Robotstøvsugere (1) (2) Løfteteknologi (fra 2 til 1 medarbejder) (1) (2) Talegenkendelsesprogrammer (1) (2) Spiserobotter (1) (2) Toiletter med skyl, spule og tørrefunktion (evt. (1) (2) med hæve-sænkefunktion)
Er taget i brug Tages evt. i brug i 2014 GPS til demente (1) (2) Elektroniske nøglekort (1) (2) Telemedicin (1) (2) Teletolkning (1) (2) Andre løsninger (1) (2) Hvis du har svaret andre løsninger, angiv gerne hvilke Stordrift og fælleskommunale effektiviseringer På hvilke områder mener du, at man generelt bør overveje muligheden for stordrift/fælleskommunale effektiviseringer? Inden for hvilke områder har kommunen indgået eller forventer kommunen at indgå i fælleskommunale samarbejder med henblik på at indhøste effektiviseringsgevinster i 2013 og 2014? (angiv gerne flere svar) (1) Call center (2) Madservice (3) IT-drift 12
(4) Sikrings (vagt) (5) Vej og park (6) Beredskabs (7) Hjælpemiddeldepoter (8) Lønadministration (9) Andet (10) Kommunen indgår ikke i fælleskommunale samarbejder Effektiv sagsbehandling og kontrol af sociale ydelser I hvilken grad vurderer du, at der er økonomisk potentiale i at styrke kommunens indsats mod socialt snyd og fejludbetalinger på de sociale ydelsesområder? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I mindre grad (4) Slet ikke Har kommunen iværksat særlige initiativer i 2013 for at styrke indsatsen mod socialt snyd og fejludbetalinger på de sociale ydelsesområder? (1) Ja (2) Nej (4) Ved ikke Hvis ja, angiv gerne hvilke initiativer
Har kommunen anskaffet en it-løsning for systematisk udsøgning af sager i relation til social snyd og fejludbetalinger (fx KMD kontrol, SAS eller lignende) (1) Ja (2) Nej (3) Det overvejes Mange tak for din besvarelse! 14