1 Deltagere Sporvejsfunktionærernes Boligforening v/ Advokatfirmaet Valdal Kresten Valdal (Advokatfirmaet Valdal) Susanne Kirk (Advokatfirmaet Valdal) Københavns Kommune Elsebeth Korsholm (Teknik og Miljøforvaltningen) Ole Bjerregaard (Teknik og Miljøforvaltningen) Maria Nielsen (Teknik og Miljøforvaltningen) 1. Styringsdialogen Kommunen bød velkommen. Valdal fortalte indledningsvis, at de tal der er indsat i styringsrapporten er forkerte og Valdal udleverede ny rapport med tilrettede tal, beregnet efter samme model som sidste år. Kommunen informerede om, at der er forpligtelse til at rette tallene i styringsrapporten på almenstyringsdialog.dk. Kommunen spurgte til, hvad styringsdialogen har sat i gang i boligorganisationen. Valdal oplyste, at det ikke i år har sat så meget i gang. Det forklaredes endvidere, at Sporvejsfunktionærernes Boligforening tidligere har været administreret af AAB. Det vides ikke på nuværende tidspunkt, om samarbejdet mellem organisationen og Advokatfirmaet Valdal vil forsætte i de kommende år. Afdelingen og organisationen er sammenfaldende, og der sker ikke den store administrative adskillelse. Bestyrelsen har endvidere siddet i mange år, og der anses ikke at være problemer på nuværende tidspunkt. Desuden er der kommet mere arbejde i administratorfunktionen, og derfor er Advokatfirmaet Valdal måske ikke så oplagte længere som administrator. Skellet mellem den almene sektor og den private er tilsvarende blevet større, og udviklingen går i hver sin retning. Kommunen forklarede, at kommunen gerne ville bidrage til udviklingen af de små boligorganisationer gennem styringsdialogen, så mødet ikke bare bliver formelt. Nogle af de små organisationer har for eksempel meldt sig til Teknisk Tilsyn, som er gratis. Tilsynet kan være med til at få sat nogle ting i gang i afdelinger og skabe incitament herfor. Valdal forklarer, at man godt kan være interesseret heri. Boligsammensætning Kommunen konstaterede, at boligforeningen har mange små boliger. Valdal informerede om, at der sidste år var 2 små boliger, der blev sammensat til 1. Der ønskedes generelt ikke sammenlægning blandt de ældre beboere. Valdal oplyste, at området ellers er godt for børnefamilier. Kommunen meddele, at boligforeningens ønske om anvisning af stats, regions og kommunale medarbejdere ikke kunne efterkommes. Endvidere oplyste Valdal, at man levede op
2 til kommunens anvisningskrav, og kommunen gav ros herfor. 2. Hovedaftalens mål som ramme om samarbejdet Vedrørende hovedaftalen anførtes, at Valdal godt kunne genkende målene som del af organisationens virke, og at der er afsluttet CO2 projekt vedr. solfangeranlæg, som dog ikke gav besparelse sidste år, men at afkast forventes i år. Derudover er der foretaget en energimærkning, herom uddeltes papirer. Det oplystes, at man ikke bygger eller tiltænker at bygge nyt. 3. Konklusion vedr. målopfyldelse og behov for aftaler a. Vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger Kommunen henviser til målsætningerne i almenboliglovens 6 og spurgte til kommentarer hertil. Valdal mente, at afdelingen lever op til de opsatte mål, og at ejerskabsfølelsen i boligforeningen gør en kæmpe forskel. Valdal gennemgik styringsrapporten med uddybende bemærkninger. b. Udsættelser Valdal forklarede, at der har været 1 udsættelse, der angik beboelse af lejemål af anden person end egentlig lejer, og at udsættelsen derfor var meget atypisk. 4. Gennemgang af Sporvejsfunktionærernes Boligforening a. Økonomi/drift Kommunen anførte, at de tidligere nævnte af Valdal udleverede udregnede beløb vedr. styringsrapportens regnskabsnøgletal ser fornuftige ud. I relation til korrekt udfyldning af næste års styringsrapport henviste kommunen til Landsbyggefondens vejledning herom. Endvidere drøftedes honorarfastsættelse. Valdal forklarede, at det sidste år ikke var nogen god forretning for administrator, men det skulle se bedre ud i år hvorfor honoraret i år syntes fornuftigt for såvel boligorganisation som administrator. Kommunen informerede om kommunens kritiske regnskabsgennemgang, hvor der bl.a. tages fat i relevante konti og kritiske nøgletal. De konti, kommunen særligt interesserer sig for, er vedr. underskud, opsamlede underskud og opsamlede henlæggelser. Tilbagemeldingen til boligorganisationerne om resultatet af gennemgangen sker på det årlige styringsdialogmøde. Henlæggelsesniveauet fremførtes specifikt som problemområde af kommunen. Efter tiltrædelse af ny kasserer er boligorganisationen dog blevet mere opmærksom på problemet, og der er lavet aftale om henlæggelsesniveauet, som skal stige, finansieret af huslejestigninger.
3 Kommunens spurgte specifikt til køkkener, der ikke ses at være renoveret siden 1944. Det bekræftedes, at nogle stadig er fra denne periode, så der kan være brug for renoveringsarbejder fremover. Kommunen pointerede, at man ikke kan henlægge til forbedringsarbejder. Valdal spurgte til definition for forbedringsarbejder, og om hvorvidt man i store træk kan agere på samme måde som ved udlejningsejendomme. Kommunen bekræftede dette. Kommunen oplyste, at afdelingens benchmark især vedr. henlæggelsesniveauet bør højnes lidt. Valdal udtalte, at man vil arbejde for at opnå et højere niveau. Kommunen spurgte til udvikling af dispositionsfonden, selvom det generelt ser fornuftig ud. Valdal forklarede, at der ikke er nogen plan for den fremtidige udvikling, og at de ikke har gjort sig tanker om emnet. Der spares op, og det mener man er tilstrækkeligt. Kommunen forklarede kort fordele ved at have en politik for dispositionsfondens anvendelse og opfordrer til, at man overvejer at udfærdige en. b. Ledelse og demokrati Valdal pointerede, at der ikke er nogen problemer vedr. ledelse og demokrati. Kommunen meddelte, at der vil blive sat fokus på emnet almen god ledelse, herunder afdelingsbestyrelsens udgifter, som et punkt på næste års dagsorden. c. Udlejning og velfungerende boligafdelinger Se ovenfor. d. Byggeri, renovering og klima Kommunen har forståelse for, at organisationen ikke ønsker at bygge nyt, men spørger til, hvorvidt man har overvejet klimatilpasning, og om der er problemer i forbindelse med skybrud. Det blev forklaret, at afdelingen ikke har haft problemer, formentlig fordi bebyggelsen ligger højt. Der er ikke lavet fremtidssikring vedr. dette anliggende. Kommunen anførte, at man ved udførsel af Teknisk Tilsyn fremover også vil fokusere på tilstandsrapporter. 5. Tilsyn med drift og vedligeholdelsesplaner for Sporvejsfunktionærernes Boligforening Se punkt 4. 6. Forretningsgange og forvaltningsrevision Valdal fortalte, at man på dette område er bagud. Kommunen informerede om, at dette er lovpligtigt og at der på BL s hjemmeside er koncepter, man kan bruge til inspiration. Der opstod
4 spørgsmål om, hvorvidt organisationen er medlem af BL. Valdal var ikke sikker herpå. Kommunen havde den forståelse, at medlemskab ikke foreligger. Kommunen anførte, at hvis man er medlem af BL, er man som udgangspunkt også en del af udlejningsaftalen, hvor der stilles krav til blandt andet særboliger og puljeboliger. Konceptet blev forklaret. Det blev aftalt, at organisationen giver tilbagemelding vedr. medlemskab samt, at boligorganisationen igangsætter arbejdet med forvaltningsrevisionen samt ved næste års styringsdialog vender tilbage med udviklingsplan vedr. implementering af hele forvaltningsrevisionen. 7. Eventuelt Næste års møde ønskes afholdt hos boligorganisationen.
Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2011 1 Aftale mellem Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening ved Advokatfirmaet Valdal og Københavns Kommune for driftsåret 2012. Aftalen er udarbejdet i forlængelse af styringsdialogmødet den 14. december 2011. Aftaler på boligorganisationsniveau 1. Det blev aftalt at Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening meddeler hvorvidt de er medlem af BL. Ansvarlig for aftalen: Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening ved Advokatfirmaet Valdal. Deadline for aftalen: Januar 2012. 2. Det blev aftalt, at Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening igangsætter forvaltningsrevisionsarbejdet samt udarbejder notat om plan for gennemførelsen/implementering af forvaltningsrevisionen. Ansvarlig for aftalen: Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening. Deadline for aftalen: Straks vedr. igangsætning af forvaltningsrevisionsarbejdet. Næste års styringsdialogmøde vedr. implementeringsplan for den resterende del af arbejdet. 3. Det blev aftalt, at Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening i fremtiden vil henlægge større beløb. Ansvarlig for aftalen: Sporvejsfunktionærernes Andelsboligforening. Deadline for aftalen: Indsendelse af plan i medio 2012 og opfølgning på næste års styringsdialogmøde. 4. Opfølgning vedr. mulighed for at få udført Teknisk Tilsyn. Ansvarlig for aftalen: Københavns Kommune. Deadline for aftalen: Kommunen sender orientering i januar 2012.