REFERAT Dialogmøde 2013 Vestsjællands almene Boligselskab Dato: 14. november 2013 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Direktør Karsten Krüger Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Nej, vedrørende afdelinger i Kalundborg Kommune B. Gennemgang af boligorganisationen VAB har i alt 159 afdelinger fordelt i 8 kommuner. Holbæk Kommune er tilsynskommune for selve boligorganisationen, og Kalundborg Kommune er tilsynskommune for de 28 afdelinger, som er beliggende her. Øvrige kommuner med afdelinger er Odsherred, Køge, Lejre, Ringsted, Slagelse og Sorø. Elementerne i styringsrapporten for selve boligorganisationen drøftes dog på dette dialogmøde, eftersom disse har betydning for de enkelte afdelinger generelt. 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Udlejningssituationen i yderområder, stigende omkostninger til fraflytningstab. Geografi og demografi. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Løbende fokus på resurseanvendelse og effektivitet i driften. Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 1/6
(hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 4.300 3.889 3.867 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 3.812 4.564 1.562 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 3.645 2.015 3.277 VAB bemærker, at de har en udfordrende struktur og geografi, ellers ingen bemærkninger. Boligselskabets udfordringer med at holde udgifterne nede på trods af mange små afdelinger beliggende spredt i 8 kommuner blev drøftet. Kommunen: Finder at regnskabstallene er pæne på trods af de geografiske udfordringer. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Rekrutteringsgrundlaget er svagt med mange små og geografisk spredte afdelinger. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Med henblik på at styrke beboerdemokratiet afholdes i efteråret kursus/seminar for nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler i regnskabsåret: Venteliste: 65,19 % (sidste år: 62,18 %) Kommunal anvisning 34,81 % (sidste år: 26,89 %) Fleksibel udlejning 0 % (sidste år: 0 %) Kombineret udlejning: 0 % (sidste år: 0 %) Annoncering 0 % (sidste år: 10,92 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 0,18 % (sidste år: 0,18 %) svarende til 1 bolig Ledige ungdomsboliger pr. ultimo regnskabsåret 0 % (sidste år: 0 %) (procenterne vedrører kun boligerne i Kalundborg Kommune) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Finansiering, huslejeniveau og udlejningsproblematik. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger. Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 2/6
Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): 024 024, Særslev 1 /Hækkemosen / Udskiftning af vinduer og døre Afsluttet Bakkekammen 025 25, Gørlev 1, Folehaven Udskiftning af gasfyr Afsluttet 025 25, Gørlev 1, Folehaven Efterisolering samt udskiftning af døre og Påtænkt vinduer 028 28, Svebølle 3 / Bellisvej Konvertering af elvarme til varmepumper Afsluttet 028 28, Svebølle 3 / Bellisvej Yderligere energirenoveringstiltag Påtænkes 038 38, Hvidebæk 1/ Enggårdsvej Døre og vinduesrenovering Påtænkes 045 45, Gørlev 3,1 / Egetoften El-afdeling, energirenovering samt udskiftning af Påtænkes varmeanlæg 048 48, Hvidebæk 2/ Kilen- El-afdeling omlægning vurderes, renovering af Påtænkes Sandbjergvej-Bøgelundsvej varmerør i jord 059 59, Hvidebæk 4 /Gåsebjerg Energirenovering til gas-varmepumper Afsluttet 109 107, Rørby 4 / Gl. Sorøvej Tagudskiftning, energirenovering m.m. Påtænkes 198 192, Rækkehuse / Kløvervej Nye carporte Afsluttet 198 192, Rækkehuse /Kløvervej Energirenovering Påtænkt Herudover støttesager i Landsbyggefonden (LBF): 029 29, Gørlev 2 / Søkrogen: Fysisk og sociale helhedsplan er afsluttet i 2012. Kommunen: Bemærkede at LBF den 4. november 2013 og tidligere har rykket VAB for indberetning til reguleringskontoopgørelse for 2010 2012. Da fonden ikke har modtaget opgørelsen, er udbetalingen af huslejestøtten samt evt. driftslån til afdelingen for 2. og 3. kvartal 2013 tilbagebetalt. Afdelingen modtager p.t. 49.500 kr. pr. kvartal. VAB vil straks følge op på dette. 197 191, Etagehuse / Nørre alle: Helhedsplan for området påtænkes. Der er generelt tale om ældre utidssvarende boliger. VAB har sammen med Boligselskabet Alliken, v/domea og Fællesorganisationens Boligforening opstartet sag om en samlet helhedsplan for området (røde blokke på Nørre alle i Kalundborg). Det første møde med LBF er afholdt. Kommunen: Er bekendt med et igangværende fællesprojekt omkring renovering/fremtidssikring af etageejendommene på Nørre Alle i samarbejde med Fællesorganisationens Boligforening og Boligselskabet Alliken, v/ Domea. Der figurerer endnu ingen sag fra VAB i Landsbyggefondens driftsstøttesystem. Kommunen, herunder PLAN og BYG, ønsker at blive involveret tidligt i forløbet og inden opstart af helhedsplan. Såfremt LBF kommer på besigtigelse i forbindelse med støttesagen, ønsker kommunen at deltage. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Afd. 025 25, Gørlev 1/ Folehaven Afd. 077 78, Bjergsted 1/ Kalundborgvej/ Myrehøjvej Afd. 108 115, Ubby 3/ Hovedgaden Afd. 129 129, Havnsø 2 / Lundevej Afd. 130 130, Rørby 5/ Sandbjerggård Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 3/6
De kritiske nøgletal skyldes meget høje opsparede henlæggelser til vedligeholdelse (i forhold til benchmark). VAB forklarede, at henlæggelserne er i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelserne, og at disse ajourføres hvert år. Afd 197 191, Etagehusene / Nørre alle Parterne er enige om, at der ikke er yderligere at drøfte, er drøftet under punkt 2. B. 4. Afd. 508 57, Ubby 5 Kritisk nøgletal skyldes overskud, der overstiger 8 % i forhold til indtægterne, i tre år i træk. VAB oplyser, at budgettet tilpasses. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Aftaler overholdt. Sidste år ønskede VAB i en forsøgsperson på 1 år én kontaktperson i kommunen ved pludselige opståede problemer med socialt belastede personer. Der er været én henvendelse. Ventetider i www.danmarkbolig.dk skal ikke længere indberettes i styringsrapporten. 3. Regnskab 2012 Regnskab 2012 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat i afdelingerne beliggende i Kalundborg Kommune: Årets Afdelinger Type Antal resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2012 Pr. 31.12.2012 016 16, Svebølle 1 / Vesterled F 8 24.400 52.256 709 017 17, Svebølle 2 / Skolevænget F 11 61.750 75.089 663 024 24, Særslev 1 / Hækkemosen / F 12 51.039 81.844 506 Bakkekammen 025 25, Gørlev 2 / Folehaven F 10 12.440 80.548 468 028 28, Svebølle 3 / Bellisvej F 21-25.529-50.389 673 029 29, Gørlev 2 / Søkrogen F 29 57.828 31.354 643 038 38, Hvidebæk 1 / Enggårdsvej F 16 39.931 79.999 678 039 39, Svebølle 4 / Lupinvej F 16 29.980 115.984 819 045 45, Gørlev 3,1 / Egetoften F 27 116.470 252.997 715 048 48, Hvidebæk 2 / Kilen- F 37-21.995-33.488 711 Sandbjergvej-Bøgelundvej U 5 054 54, Svebølle 5 / Berberisvej F 20 55.131 120.185 706 059 59, Hvidebæk 4 / Gåsebjerg F 20-84.209 2.479 671 064 64, Særslev 2 / Birkelunden F 16 63.294 166.066 655 077 78, Bjergsted 1 / Kalundborgvej / F 14 58.502 120.308 832 Myrehøj 108 115, Ubby 3 / Hovedgaden F 8 20.652 62.242 681 109 107, Rørby 4 / Gl. Sorøvej F 6-6.234 6.234 820 Æ 8 129 129, Havnsø 2 / Lundevej F Æ 9 6 87.877 104.799 849 Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 4/6
130 130, Rørby 5, Sandbjerggård F 16 24.471 40.570 744 149 141, Ubby 7 / Kæret F 11 1.269 36.285 843 Æ 4 150 145, Kalundborg 1 / Lerchenfeldvej Æ 22 119.874 119.874 1.048 159 155, Ubby 8 / Enggårdsvej F 13 9.077 9.077 775 Æ 59 170 169, Ubby 9 F 18 74.896 61.864 829 178 177, Gørlev 4 F 15 183.227 233.214 835 184 183, Høng 2 F 26 91.140 125.850 966 197 191, Etagehuse /Nørre Alle F 24 16.628-16.735 644 198 192, Rækkehuse / Kløvervej F 16 67.766-62.306 657 508 057, Ubby 5 F 7 26.140 75.417 727 553 172, Høng I Æ 37 21.309-103.562 1.155 I alt 28 afdelinger I alt F (familieboliger) 426 I alt Æ (ældreboliger) 136 I alt U (ungdomsboliger) 5 I alt boliger 567 Kommunen har noteret sig, at underskud afvikles i henhold til reglerne at revisor har forsynet regnskabet med en påtegning uden forbehold. Herudover blev drøftet revisors anbefaling om at hæve henlæggelserne til tab ved fraflytningsrestancer og til tab ved istandsættelse ved fraflytning. VAB henviste til ny lovgivning, hvor dispositionsfonden fremadrettet dækker udgiften til tab som følge af uforholdsmæssige store tab som følge af lejers manglende huslejebetaling og manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen er enig. Kalundborg Kommune tager regnskabet til efterretning uden yderligere bemærkninger. 4. Skimmelsvamp VAB har en fast forretningsgang vedrørende sager om skimmelsvamp. Der har været ca. 5-10 sager indenfor det seneste år, som alle er blevet udbedret. 5. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. VAB oplyser, at de i alt har haft 10 udsættelser, heraf 2 i boliger i Kalundborg Kommune. 6. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 5/6
Kommunen har noteret sig, at referater fra Repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder er på hjemmesiden afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder ses ikke på hjemmesiden VAB oplyser, at der arbejdes på, at alle referater kommer på hjemmesiden. 7. Eventuelt VAB har ingen aktuelle planer om sammenlægning af afdelinger i Kalundborg Kommune. VAB oplyser, at alle deres boliger er energimærket. 8. Næste dialogmøde - 2014 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 30. april 2014. Det blev aftalt, at VAB indberetter styringsrapporten senest den 15/8-2014. Dette er ligeledes aftalt med Holbæk Kommune, som indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. 9. Aftaler Der blev ikke indgået aftaler. Nærværende referat godkendes af Vestsjællands almene Boligselskab Kalundborg Kommune den 27 / 11-2013 den 26 / 11-2013 Direktør Karsten Krüger Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Vestsjællands almene Boligselskab 6/6