ÅRHUS KOMMUNE - Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur - Rådhuset - 8100 Århus C Tlf. 8940 2384 - Epost mag4@aarhus.dk INDSTILLING Til Århus Byråd Den 18. oktober 2004 via Magistraten Tlf. Nr.: 8940 4888 Jour. nr.: Ref.: IC/SP/LL Fremtidig struktur for Filmby Århus og tilskudsordning til Den vestdanske Filmpulje. 1. Resume Filmby Århus blev i september måned 2001 etableret som en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. Hensigten hermed var at fremme filmen som kultur og som erhverv ved at skabe grundlag for fremvækst af et produktionsmiljø for film og for styrkelse af den audiovisuelle sektor i sin helhed. Det fremgår af tidligere byrådsbeslutninger, at Filmby Århus organisatoriske tilhørsforhold skal vurderes i løbet af 2004, lige som Byrådet har besluttet, at form og udstrækning af filmstøtteordningen skal vurderes ved samme lejlighed. Efter Magistratens 4. Afdelings opfattelse er der behov for en synlig organisation med vægten på de filmfaglige opgaver. Der opstilles 2 modeller for den fremtidige organisering af de kommunale filminitiativer - enten at der etableres en decentral kommunal institution for perioden frem til udgangen af 2008, eller at der fra den 1. januar 2006 oprettes en selvejende institution. Hvis der etableres en decentral kommunal institution, foreslås der nedsat et advisory board med rådgivende funktioner i forhold til ledelsen af Filmby Århus. Ud fra en samlet afvejning foretrækker Afdelingen imidlertid, at Filmby Århus fremover drives af en selvejende institution i form af en erhvervsdrivende fond. Med hensyn til filmstøtteordningen, Den vestdanske Filmpulje, foreslås sekretariatet integreret i den nye organisation.
2. Tidligere beslutninger. På Byrådets møde d. 20. marts 2002 tiltrådtes Magistratens 4. Afdelings indstilling af 30. januar 2002 vedr. anlægsbevilling til Filmby Århus. Det besluttedes i den forbindelse, at Filmby Århus indtil videre og foreløbigt frem til udgangen af 2004 administreres af Fritids- og Kulturforvaltningen. Afdelingen valgte på den baggrund at placere administrationen af Filmby Århus i forvaltningens Kulturafdeling. På Byrådets møde d. 4. december 2002 tiltrådtes en fællesindstilling fra Borgmesterens Afdeling og Magistratens 4. Afdeling vedr. tilskud til Den vestdanske Filmpulje. Det fremgik af indstillingen, at Fritids- og Kulturforvaltningen i forbindelse med evalueringen af administrationsforholdene for Filmby Århus i 2004 vil lægge op til en samlet evaluering af de 2 filmprojekter, herunder deres finansiering og den geografiske udbredelse. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1. Filmby Århus. Forudsætningerne for etableringen af Filmby Århus. Filmby Århus blev i sin tid etableret efter beslutning af Århus Byråd som en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. Hensigten hermed var at fremme filmen som kultur og som erhverv ved at skabe grundlag for fremvækst af et produktionsmiljø for film og for styrkelse af den audiovisuelle sektor i sin helhed. I overensstemmelse med disse hensigter drives Filmby Århus i dag med følgende 3 indbyrdes sammenhængende aktivitets- og forretningsområder: 1. Udlejning af erhvervslokaler til filmindustrien og beslægtede erhverv. 2. Opbygning og drift af professionelle filmstudier som en vækstrelateret infrastruktur. 3. Vækst- og kvalitetsfremmende initiativer og aktiviteter. Lejeindtægten fra de udlejede erhvervslokaler skal gå til at dække renter og afdrag på det lån i kommunekassen, der har finansieret langt den overvejende del af anlægsinvesteringen. Herudover er det intentionen, at lejeindtægten skal dække de omtalte filmrelaterede aktiviteter såsom drift af filmstudier og en række filmudviklingsprojekter, lige som et eventuelt overskud fra filmbyen skal tilføres Den Vestdanske Filmpulje. Der er med andre ord tale om forbundne kar, hvor lejeindtægten først skal dække udgifterne til renter og afdrag (fra 2005 ca. 5,5 mio. kr. pr. år), herefter udgifterne til bygningsdrift (ca. 1 mio. kr. pr. år) og udgifterne til den administrative bistand til filmprojekterne. 2
I det omfang, der herudover er midler, overføres disse til filmstøtteordningen eller andre filmformål som eksempelvis støtte til art cinema. Filmby Århus etableringsfase. Siden Filmby Århus blev etableret pr. 1. januar 2002, har bygningerne været administreret af Fritids- og Kulturforvaltningens Kulturafdeling, der har etableret en særlig driftsenhed på stedet. De første godt 2 år har været præget af omfattende bygge- og anlægsarbejder. Således afsluttedes 1. etape af byggeriet først omkring årsskiftet 2003/2004, mens 2. etape er afsluttet ultimo juni 2004. Afslutningen af byggeriet af 1. etape trak væsentligt længere ud end forventet, dels fordi det var nødvendigt med 2 licitationer på den største bygning, og dels fordi de konkrete lejemålsindretninger blev væsentligt anderledes end oprindeligt forventet. Udlejningssituationen. I samme periode har det omfattende arbejde med at finde relevante lejere og indgå lejekontrakter pågået, lige som der arbejdes med at få gang i udlejningen af de 2 filmstudier. Byggeriet og færdiggørelsen af kontorarealer i Filmby Århus er foregået i etaper, og der kan resumeres følgende nøgletal: Etape Afslutning antal m2 udlejning i % udlejning i % udlejning i % udlejning i % 1 A 1 B 2 i alt nov. 2002 medio 2003 juli 2004 2.727 3.114 4.380 10.221 ultimo 2002 93 0 0 93 ultimo 2003 93 57 0 73 sept. 2004 84 72 100 91 ultimo 2004 100 100 100 100 Primo september 2004 er situationen altså den, at der er udlejet i alt 8.900 m2 fordelt på 18 lejemål, 4 lejemål på i alt ca. 800 m2 er p.t. under forhandling, mens der er 2 ledige lejemål med i alt ca. 500 m2. Det fremgår af oversigten, at interessen for at leje sig ind i Filmby Århus har været jævnt stigende, siden de første lejere flyttede ind d. 1. januar 2002, og især blandt mindre virksomheder med kernekompetencer indenfor audiovisuel produktion og kommunikation har interessen været stor. Alle lokaler, der er afsat til udlejning, forventes herefter at være udlejet ultimo 2004. 3
Filmudviklingsprojekter. Herudover arbejdes der bl.a. med følgende filmudviklingsprojekter: Infrastruktur og produktionsfaciliteter Filmproduktion. Filmfestivaler Kompetenceudvikling. Film kommission. Internationalt samarbejde. Fortsat udbygning af Filmby Århus evt. med en art cinema. Der vedlægges et bilag, hvor disse projekter nærmere gennemgås. Der har således kun i begrænset omfang kunnet indhentes driftserfaringer, og det første hele driftsår uden byggearbejder vil først være i 2005, hvorfor stedets muligheder for filmproduktion samt indtjeningspotentialet ved studierne endnu ikke kendes. Økonomisk situation. Som nævnt ovenfor, skal udgifterne til renter og afdrag primært finansieres af indtægten fra udlejningen af erhvervslokaler. Først med virkning fra 2004 skal der betales renter og afdrag (renter og afdrag fra etape 2 starter først i 2005), men der har siden 1. januar 2002 eksisteret en driftsorganisation på stedet, hvis opgaver har været at udvikle projektet, at administrere byggeriet, at udleje ledige lokaler, at løse de ovenfor nævnte opgaver vedr. film samt at løse forvaltningens øvrige opgaver vedr. film og medier. For driftsøkonomien i projektet har det forsinkede byggeri kombineret med afmatningen på udlejningsmarkedet betydet, at der er oparbejdet et samlet underskud for de første 2 driftsår (2002 og 2003) på knap 1 mio. kr. og dette beløb forventes øget med ca. 0,6 mio. kr. i 2004. Fra 2005 forventes der balance i driftsøkonomien, men der vil fortsat være væsentlige begrænsninger i muligheden for at afsætte midler til f.eks. markedsføring og andre initiativer vedr. film, idet det forudsættes, at ovennævnte underskud afvikles i de kommende år. Når der igennem de første driftsår er opstået et samlet underskud på ca. 1,5 mio kr. skyldes det, at det ikke har være muligt at vente med at udbygge den administrative organisation til det tidspunkt, hvor lejeindtægten kunne finansiere alle udgifter. Omvendt er organisationen blevet trimmet nu, hvor stort set alle faste lejemål er udlejet. Det er planen, at den akkumulerede driftsgæld skal betales tilbage i løbet af 3 år, jvf. nedenfor. Nedenfor vises budgettet for 2004 og de efterfølgende 4 år ser således ud excl. tilbagebetaling af den akkumulerede driftsgæld ( i 2004-priser). Budgettet er naturligvis forbundet med en vis usikkerhed, primært i forhold til den forventede indtægt fra studieleje, men der er også en risiko for, at der i længere perioder står flere af de faste lejemål ledig (der budgetteres med at gennemsnitligt ét lejemål står ledigt). 4
Der er ikke taget højde for renter og afdrag til lånet i Århus Amts Udviklingsfond, da disse er rentefrie i 5 år og afdragsfrie i 8 år. Med mindre der findes anden finansiering, skal der fra 2009 betales ca. 0,5 mio. kr. i renter og ekstra ca. 0,3 mio. kr. fra 2012 i afdrag. Lejeindtægter Studieleje renter/afdrag bygningsdrift sekretariat i alt 2004 4.000 250-2.938-700 -1.200-588 2005 7.350 475-5.531-800 -1.300 194 2006 7.750 675-5.531-800 -1.300 794 2007 7.800 775-5.531-800 -1.300 944 2008 7.800 875-5.531-800 -1.300 1.044 Forretningsplan. Arbejdet med at etablere en virksomheds-/forretningsplan, hvor hovedvægten lægges på de konkrete mål for de næste to år, blev påbegyndt for ca. ½ år siden. Virksomhedsplanen omfatter følgende elementer: 1. Idégrundlag og overordnede mål 2. Organisation og ressourcer 3. Produkter og ydelser 4. Markedsbeskrivelse 5. Konkrete mål for udvikling af virksomheden, herunder markedsføring og PR 6. Finansiering. Den endelige plan vil blive forelagt til godkendelse hos de relevante parter i den fremtidige organisation. Efter Afdelingens opfattelse er der et stort behov for at gennemføre en markedsundersøgelse af behovet for og udviklingspotentialet i anvendelse af studiekapacitet og andre af Filmby Århus faciliteter, men en sådan undersøgelse forudsætter ekstern finansiering, hvilket der arbejdes på at sikre. Mulige organisationsmodeller. Udviklingen af de kommunalt støttede filmprojekter er gået meget stærkt igennem de sidste 5-6 år, og der er fortsat behov for en synlig organisation, der kan stå som inspirator, koordinator og igangsætter for filmprojekterne, idet sekretariatsfunktionen for Den vestdanske Filmpulje bør være integreret i denne organisation. Det er vigtigt, at filmby-projektet gives mulighed for at konsolidere sit økonomiske eksistensgrundlag fra indtægterne på udlejning af kontorlokaler og filmstudier for hermed at sikre finansieringen af en ikke profitgivende filmfaglig og erhvervsfremmende indsats. 5
En vis grad af selvstændighed og albuerum i de økonomiske og indholdsmæssige dispositioner er nødvendig for organisationen. På denne baggrund kan opstilles følgende 2 modeller: 1. Etablering af en decentral institution under Kulturafdelingen. 2. Overførsel af bygningsdrift og øvrige opgaver til en selvejende institution. Forslag til fremtidig organisation. Magistratens 4. Afdeling skal foreslå, at der vælges imellem de 2 ovennævnte modeller, da der bør gives mulighed for, at der i organisationen kan udvikles en selvstændig virksomheds- og personalekultur, som i højere grad vil tilnærme sig den kultur, der er udbredt blandt virksomhederne i AV-industrien. Omvendt kan der i filmby-projektet endnu ikke uddrages erfaringer af et fuldt driftsår, og den væsentlige forretningsdrift af studierne kan ikke siges at være fuldt gennemprøvet, hvorfor det må anses for en fordel at fastholde et nært, gensidigt forpligtende forhold mellem organisationen og Århus Kommune. Begge hensyn kan tilgodeses i de 2 modeller, idet det ved begge modeller bør sikres, at de ikkeindtægtsgivende aktiviteter af filmfaglig karakter kan videreføres i uændret omfang. En egentlig udlicitering af driften af Filmby Århus vil næppe eller kun meget vanskeligt kunne sikre løsningen af de filmfaglige opgaver. Om de 2 ovennævnte modeller skal i øvrigt bemærkes følgende: Model 1: Model 1 giver mulighed for en nær kontakt med de øvrige kommunale kulturområder, lige som der i et vist omfang er adgang til driftskreditter via Fritids- og Kulturforvaltningens decentraliseringsordning Hvis denne model realiseres kan det anbefales, at der som sparringpartner for Filmbyens ledelse i den nye decentrale institution etableres et rådgivende organ - et såkaldt advisory board - med en hensigtsmæssig sammensætning af såvel repræsentanter for erhvervslivet, kommunen som de kreative fag. Model 2. Model 2 forudsætter etablering af en erhvervsdrivende fond, hvilket i givet fald kunne ske på følgende grundlag: Bestyrelsen kan f.eks. bestå af 5 medlemmer, 2 udpeget af byrådet, 2 udpeget af organisationer inden for filmerhvervet og én udpeget af Erhvervskontaktudvalget. Bestyrelsen får ansvaret for godkendelse og implementering af forretningsplanen samt det samlede driftsansvar for bygninger, lokaler, studier, m.v., men kan ikke bygge mere eller pantsætte ejendommene, da disse forudsættes at forblive i kommunal eje. 6
Bestyrelsen skal udarbejde budget og aflægge regnskab. Begge dele skal godkendes af Magistratens 4. Afdeling. Der laves en resultatkontrakt imellem Magistratens 4. Afdeling og bestyrelsen, der forpligter bestyrelsen til at arbejde for at fremme det lokale filmmiljø, for at sikre talentudviklingen, for at være fremmede filmselskaber behjælpelig med optagelser af film i regionen og for at være sekretariat for filmpuljen. Fonden skal overtage forpligtelserne til at betale renter og afdrag af den eksisterende gæld samt forpligtelserne ved lånet i amtets udviklingsfond. Det er vurderingen, at der ved denne model er behov for en vis driftskapital, hvorfor det overvejes at foreslå Byrådet, at der gives afdragsfrihed i 2-3 år for så vidt angår lånet til kommunekassen til finansiering af anlægsudgiften ved byggearbejderne. Således kan der skabes en vis arbejdskapital, der også vil rumme mulighed for afvikling af det opsparede underskud. Det forudsætter, at en evt. afdragsfrihed på byggelånet får virkning fra 2005 - dvs. før fonden overtager driftsansvaret. Der skal laves en aftale imellem Magistratens 4. Afdeling og bestyrelsen om afviklingen af den oparbejde driftsgæld på ca. 1,5 mio. kr. Magistratens 4. Afdeling skal sikre, at den for stiftelsen af den erhvervsdrivende fond nødvendige grundkapital er til stede på 0,35 mio. kr. Sammenfatning. De 2 modeller har tidligere været gjort til genstand for en temadrøftelse i Udvalget for Skoler og Kultur. På baggrund heraf anbefales det, at Filmby Århus-projektet fremover skal drives af en erhvervsdrivende fond i overensstemmelse med det ovenfor anførte. For en fremtidig drift i en erhvervsdrivende fond taler også, at der dermed bedre kan sikres en fornuftig forretningsmæssig drift i udlejningsdelen, hvilket er helt vitalt for økonomien i projektet. Etablering af Den erhvervsdrivende Fond Filmby Århus vil tage nogen tid, da vedtægterne først skal udformes og godkendes af Byrådet, de relevante parter, der skal udpege bestyrelsesmedlemmer, skal give deres samtykke, og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal godkende vedtægterne. Der vedlægges et bilag med en tidsplan for fondens stiftelse. Fonden vil først kunne overtage driftsansvaret med virkning fra d. 1. januar 2006, men det er hensigten at inddrage bestyrelsen i det forberedende arbejde, så snart den er nedsat. Dette indebærer, at den nuværende driftsordning i givet fald skal videreføres frem til udgangen af 2005. Med et valg af en erhvervsdrivende fond som fremtidig driftstype opstår der behov for en personalemæssig afklaring. Der er i dag 3 medarbejdere, der er ansat til at løse de filmfaglige opgaver, og alle 3 er ansat på korttidskontrakter. Det må anses for væsentligt at give mulighed for at fastholde og i det kommende år udbygge de pågældende medarbejderes ekspertise indenfor filmområdet, hvorfor det vil være ønskeligt at kunne tilbyde en mere end 1-årig, men dog stadig tidsbegrænset forlængelse af ansættelsen, som herved vil række ind i den erhvervsdrivende fonds driftsperiode. 7
De pågældende medarbejdere vil, efter afslutningen på den kommunale driftsperiode, kunne få overført deres ansættelse til den erhvervsdrivende fond efter reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven i en tidsbegrænset periode. Fonden vil således efter en indkøringsperiode være frit stillet til at foretage de personalemæssige tilpasninger, man måtte ønske Det skal endelig bemærkes, at de af Fritids- og Kulturforvaltningens øvrige opgaver vedr. film og medier, der er blevet løst i Driftsenheden i Filmby Århus, pr. 1. juli 2004 blev tilbageført til forvaltningen. 3.2. Filmstøtteordningen. Som nævnt indledningsvis, besluttede Byrådet på sit møde d. 4. december 2002, at der skulle foretages evaluering af filmstøtteordningens finansiering og geografiske udbredelse. Der vedlægges et bilag, hvor erfaringerne med filmstøtteordningen nærmere er beskrevet. Århus Kommune har deltaget i en filmstøtteordning, siden Den østjyske Filmfond blev etableret i 1997 i et samarbejde med Århus Amt. I 2002 erstattedes filmfonden af Den vestdanske Filmpulje, idet det var vurderingen, at filmstøtteordningen kunne opnå tilslutning fra et større antal kommuner og amter i det vestdanske område. Dette har indtil videre ikke været muligt. Århus Kommune øgede sit tilskud med 2 mio. kr. årligt i forbindelse med budgetforliget for 2004, så kommunens tilskud i 2004 er på i alt knap 4 mio. kr., hvortil kommer værdi af vederlagsfri studieleje i Filmby Århus. Århus Amt og de øvrige medlemskommuner betaler herudover tilsammen knap 1 mio. kr. Samspillet imellem Filmby Århus, de øvrige filminitiativer og Den vestdanske Filmpulje er vigtigt for satsningen på film som kultur og erhverv, hvorfor Magistratens 4. Afdeling foreslår, at filmstøtteordningen gøres permanent og fremover sekretariatsbetjenes af den erhvervsdrivende fond Filmby Århus. Der tænkes derfor gennemført en række mindre budgetomplaceringer under Fritids- og Kulturforvaltningen, så forvaltningens tilskud til filmpuljen, der hidtil har været afholdt dels via en dertil oprettet konto og dels via bidrag fra kulturaktivitetspuljen, kulturarrangementspuljen og Mediehusets budget, samles på én konto. 4. Økonomiske konsekvenser De foreslåede ændringer har ingen økonomiske konsekvenser, men hvis tanken om en periode med afdragsfrihed i 2-3 år for gælden fra byggeriet gennemføres, vil der være likviditetstab på ca. 1,6 mio. kr. i hvert af de pågældende år. Der henvises i øvrigt til afsnittet Økonomisk situation side 4 og 5. 8
5. Konsekvenser i forhold til mål Indstillingen er et led i opfyldelsen af de filmpolitiske målsætninger i Kulturpolitik og -handlingsplan 2004-07, der blev vedtaget i Århus Byråd den 3. marts 2004. 6. Beslutningspunkter. På baggrund af det anførte indstilles 1. at der med virkning fra d. 1. januar 2006 etableres en erhvervsdrivende fond på det i indstillingen opregnede grundlag med det formål at stå for driften af Filmby Århus samt de øvrige filminitiativer, idet det forudsættes, at den nødvendige grundkapital i fonden er sikret af Magistratens 4. Afdeling, 2. at Magistratens 4. Afdeling snarest forelægger Byrådet et udkast til vedtægter til godkendelse samt fremkommer med forslag til sikring af fondens driftskapital i opstarten, 3. at Filmby Århus indtil udgangen af 2005 fortsat drives af Fritids- og Kulturforvaltningen, 4. at Magistratens 4. Afdeling bemyndiges til at foretage de nødvendige ansættelser til løsning af filmopgaverne på en måde, så de pågældendes ansættelsesforhold overføres til den erhvervsdrivende fond, og 5. at filmstøtteordningen gøres permanent med visse mindre budgetændringer til følge. Torben Brandi Nielsen / G. Holdt-Olesen Bilag: 1. Aktuelle filmudviklingsprojekter. 9
2. Tidsplan for etablering af en erhvervsdrivende fond. 2. Notat vedr. erfaringen af filmstøtteordningen. 10