Veje og Grønne Områder Sagsnr. 278575 Brevid. 2269511 Ref. ANSE Dir. tlf. 46 31 37 88 Anettesej@roskilde.dk Test af ny affaldsordning i Roskilde Kommune 5. februar 2016 Formål og baggrund Roskilde Byråd har besluttet, at der skal indføres en ny affaldsordning for private husstande fra april 2017. Den nye affaldsordning vil indebære en øget sortering af affald hjemme hos borgerne således, at der fremadrettet sorteres i 5 fraktioner på adressen. Affaldssorteringen vil fremadrettet omfatte organisk affald, restaffald, glas, metal og papir/karton. Forvaltningen ønsker at teste den fremtidige affaldsordning hos tre forskellige brugergrupper forud for implementeringen. De tre brugergrupper, hvor test af affaldsordningen vil blive gennemført, er: - Villaområde, med individuel affaldsordning på den enkelte adresse (ca. 100 adresser) - Rækkehuse med individuel affaldsordning for organisk affald og restaffald og fællesløsning for glas, metal og papir/karton (ca. 40 adresser) - Etageboliger med fælles affaldsordning for alle fraktioner (ca. 100 adresser). Formålet med testen er, at: - Afprøve affaldsordningen i praksis, og derved give forvaltningen viden om tekniske, kommunikative og administrative forhold, som skal varetages i forbindelse med udrulning af en ny affaldsordning til hele kommunen - Identificere effektiviserings- og forbedringsmuligheder i den gennemførte test, således at borgerne oplever den endelige udrulning som ordentlig og kvalificeret gennemført - Marginalt at vurdere effekten i den kommende affaldsløsning i forhold til mængder, sorteringsevne afsætning m.v. Projektmål / Produktet Projektets mål har derfor ligeledes tre fokusområder i forhold til gennemførelse af testen, som er anført nedenfor: Teknisk projektmål: Der er udarbejdet et erfaringsnotat over tekniske forhold ved montering, udbringning, kørsel og vedligehold af indsamlingsmateriel, som forvaltningen skal sikre bliver varetaget forud for udrulning af ny affaldsordning.
Projektet har desuden fokus på at sikre en hensigtsmæssig sammenhæng mellem indkøring af den nye affaldsordning i forhold til samspil mellem beholderleverandør, bilproducent og renovatør. Side2/6 Kommunikativt projektmål: Der er udarbejdet en kommunikationsstrategi for udrulning af en ny affaldsordning på baggrund af brugerevaluering af det udarbejdede informationsmateriale og kanaler hos borgerne i testperioden. Administrativt projektmål: Der er udarbejdet en sagsgang for, hvordan forvaltningen skal varetage administrationen af den nye affaldsordning i IT-systemet RenoWeb, herunder gerne lagerstyring af indsamlingsmateriel. Succeskriterier Projektet er et pilotprojekt på den store udrulning af den nye affaldsordning i Roskilde Kommune og bruges primært til at indsamle viden, som kan forbedre og effektivisere den endelige udrulning. Da det er et pilotprojekt, er der et sideordnet succeskriterium, der handler om at skabe en positiv fortælling om den nye affaldsordning. Følgende succesmål er derfor opstillet ved siden af formål og mål: Mindst 80 % af testfamilierne er overvejende eller meget positive overfor det nye affaldsordning ved den endelig brugerevaluering Mindst 5 % af de 250 testfamilier er villige til at indgå i en "ambassadør-rolle" ved udrulning af den endelige affaldsordning Testprojektet omtales mindst 5 gange i løbet af projektperioden i den lokale presse. Organisation Projektet er forankret i Veje og Grønne områder med Ivan Hyllested Pedersen som opdragsgiver og styregruppe for projektet. Som projektleder er Anette Sejersen udpeget. Projektgruppen vil bestå af projektleder samt repræsentanter fra Affaldsteamet under Veje og Grønne områder samt tilknyttet konsulent Dorte Hvid-Jacobsen fra Rambøll. Kompetence Projektgruppen har kompetence til at indgå aftaler med leverandører af materiel til indendørs og udendørs sortering, samt aftale med renovatør om indsamling i testen.
Projektgruppen har desuden kompetence til at gå i dialog med grundejerforeninger, Boligselskabet Sjælland, afholde borgermøder og kommunikere direkte med brugerne i forbindelse med gennemførelse af testen. Side3/6 Procesovervejelser Dette projekt kræver en høj grad af borgerinvolvering for at sikre, at det kan gennemføres, og de ønskede mål kan opnås. Forvaltningen har derfor både forholdt sig til interessentinddragelsen og procesdesign for projektet, som det fremgår af nedenstående afsnit. Som det fremgår af projektets formål skal det sikre en test af den nye affaldsordning hos borgerne. Nedenfor er vist hvilke interessenter, der vil indgår i projektet samt, hvordan de involveres i projektet.
Side4/6 Inddragelsesstige Interessenter Hvornår Hvordan Test Testfamilierne Gennem hele perioden Konsultation Vurdering af systemet i forhold til teknik Renovatør Ved opstart Vurdering af tømningsrutine på nye beholdersystemer Leverandør af beholdere Leverandør af RenoWeb Grundejerforeninger og boligselskab Før opstart og gennem projektet Før opstart og gennem projektet Før projektstart Vurdering af beholdersystem og behov for administration i forbindelse med udbringning og vedligehold Vurdering af administrativt system til styring af affaldsordningen Brev i forhold til deltagelse i testen Kara/Noveren Før projektstart Dialog i forhold til afsætning af indsamlet affald Observation Udvalgte testfamilier Midtvejs i projektet Fx udarbejdelse af "brugerrejser" i forhold til hvad der hæmmer og fremmer sortering af affald Legitimering Offentligheden Opstart og ved evaluering Pressemeddelelse KMU/BR Opstart og Dagsorden evaluering Tabel 1: Forvaltningens forventninger til inddragelse af interessenter i projektperioden
Som det fremgår at projektets formål, skal projektet sikre en test af den nye affaldsordning hos borgerne. For at sikre et hensigtsmæssigt projektforløb, er der udarbejdet en tidsplan for processen, herunder hvordan der kommunikeres i projektet. Side5/6 Figur 1:Forvaltningens forventning til gennemførelse af projektet illustreret som et ZigZag diagram Tidsplan Tidsplan for test er 1. april til 1. oktober 2016. Evaluering forelægges KMU på mødet i januar 2017. For at borgerne ikke skal opleve at sortere i en periode og derefter gå tilbage til den nuværende affaldsordning fortsætter sorteringen frem til 1. oktober 2017, eller hvornår de bliver koblet på den nye affaldsordning. Ressourcer Nedenfor er vist en oversigt over det forventede ressourceforbrug ved gennemførelse af dette projekt. Oversigten er opdelt i timer anvendt i Roskilde Kommune, forvaltningen samt i eksterne udlæg til anlæg, drift og konsulentbistand. Der er tale om et overslag over forventet ressourceforbrug på baggrund af projektleders erfaringer med tidligere gennemførte projekter samt referencer fra lignende projekter gennemført af Rambøll.
Side6/6 Ressourceforbrug - Anslået Roskilde Kommune Eksternt Projekt: Test af ny affaldsordning hos tre brugergrupper Forvaltningen Indkøb Drift Konsulent timer kr. kr. kr. Udarbejdelse af kommissorium 20 Politisk orientring om projekt 20 Dialog med de tre brugergrupper forud for forsøget 50 Indkøb af materiel til de tre brugergrupper 10 182.590 Opdatering af administrationssystem RenoWeb, herunder afprøvning af RenoTrack 20 75.000 25.000 Udarbejdelse af informationsmaterialer 100 25.000 Tryk af informationsmaterialer 25.000 Indsamling og kørsel af ordninger i perioden 1. april til 1. oktober 2016 127.108 Indsamling og kørsel af ordninger i perioden 1. oktober 2016 til 1. april 2017 148.293 Borgermøder 100 Administration af forsøgsordning, herunder opsamling af data til evaluering 100 Dataindsamling via interview og spørgeskema, inkl. forarbejde og databehandling 100 Kommunikation med testfamilierne undervejs i projektet 50 Evaluering af forsøg 50 Politisk orientering om evaluering 20 Sparring til projektleder fra Rambøll 50.000 I alt 640 282.590 275.401 Tabel 2: Forvaltningens forventning til anslået ressourceforbrug ved gennemførelse af projektet internt i form af 100.000 timer og eksternt i form af kr. Evaluering og opfølgning Evaluering og opfølgning sker løbende gennem projektet. Projektlederen er ansvarlig for at der opsamles de ønskede resultater vedrørende tekniske, kommunikative og administrative forhold undervejs i projektet, så det kan ske en samlet afrapportering i januar 2017. Projektlederen sørger for at projektgruppen løbende indsamler denne viden, herunder får gennemført den aftalte brugerinvolvering og evaluering. Projektets fremdrift afrapporteres løbende til styregruppen som anført i procesdiagrammet.