Kvalitetskrav til private leverandører af madservice (med udbringning til hjemmet) Fastsat i henhold til 8 10 i Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v. 299 af 25/03 2010. GODKENDT DEN 1. november 2010
Fastsættelse af kvalitetskrav Haderslev Kommune har jf. Servicelovens 91, stk. 1 fastsat de kvalitetskrav, der for Haderslev Kommune - skal gøre sig gældende for leverandører af madservice efter lovens 83,stk. 1 nr. 3. Kvalitetskravene afspejler den af byrådet fastsatte kvalitetsstandard for indholdet og leveringen af ydelsen. Godkendelse Kvalitetskravene anvendes som grundlag for godkendelse og indgåelse af kontrakt med leverandører af madservice. Generelt Der skal tages særlige forvaltningsretlige hensyn i forbindelse med levering af sociale ydelser. Leverandøren skal overholde Forvaltningsloven, Offentlighedsloven, Serviceloven, Retssikkerhedsloven og Persondataloven, herunder reglerne om tavshedspligt. Leverandøren er endvidere forpligtet til, at overholde gældende sikkerhedsforskrifter forhold til IT, herunder kommunes Informationssikkerhedspolitik med 2 organisationer, samt Retningslinjer for it-brugere. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning nr. 528 af 15/06 2000. Derudover er leverandøren underlagt Fødevarestyrelsens love og regler. Leverandøren skal endvidere til enhver tid kunne dokumentere, at mad produktionen kan godkendes i henhold til gældende regler for godkendelse af fødevareproduktion. Leverandøren skal ved ansøgningen anføre, hvilke produktionsformer og måltidstyper, denne vil byde ind på. Personaleforhold Leverandøren skal som minimum leve op til Haderslev Kommunes overordnede politiske målsætninger, i forhold til anvendelse af tv/videoovervågning, rusmidler, røgfrit miljø og sygefravær. Uddannelse Haderslev Kommune stiller krav om, at den ansvarlige for produktionen til enhver tid skal være faguddannet (økonoma, kok eller lignede). Maden skal primært produceres af uddannet personale. Produktionen kan dog også udføres af uuddannet personale, der er instrueret til arbejdet af faguddannet personale og endvidere har gennemgået de lovpligtige hygiejnekurser. 2
Maden skal udbringes af personale, der er oplært i håndtering af diverse produktionsformers leverancekrav. Tavshedspligt og straffeattest Leverandøren skal ved ansættelse af personale ved tro og love erklæring sikre, at medarbejderne ikke har strafforhold, der gør dem uegnede til arbejde på området. Leverandørens medarbejdere som kommer i kontakt med borgeren - skal underskrive en tavshedserklæring, som også gælder, når medarbejderne fratræder. Generelt Leverandørens medarbejdere, der kommer i hjemmet hos borgeren, skal bære synligt navneskilt og være i besiddelse af legitimationskort med billede. Ved medarbejderens eventuelle fratrædelse skal legitimationskortet afleveres til leverandøren og destrueres. Leverandørens medarbejdere som kommer i kontakt med borgeren - skal kunne kommunikere på forståeligt dansk. Kommunikationen skal desuden kunne foregå, så det er muligt at opfylde dokumentations- og observationspligten. Arbejdsmiljø Leverandører skal leve op til de lovgivningsmæssigt fastsatte arbejdsmiljøkrav m.v. Personalets arbejdsmiljø kan give behov for særlige arbejdsredskaber mv.. Sikring af arbejdsmiljøet er et ansvar, som den enkelte arbejdsgiver/leverandør har i forhold til sit personale. Sociale forpligtelser Leverandøren skal være villig til at indgå i dialog med myndigheden om det rummelige arbejdsmarked. Leverandøren skal på anmodning orientere om sin politik på området og dens udmøntning. Madens kvalitet, ernæringsindhold og servering Haderslev Kommune stiller krav om, at leverandøren lever op til Haderslev Kommunes beslutninger om kvalitet, ernæringsindhold og servering m.v. jævnfør den til enhver tid gældende kvalitetsstandard på området. Kosten skal så vidt muligt afspejle de individuelle ønsker og behov samt afspejle størst mulig valgfrihed med hensyn til sammensætninger af menuer. Derudover skal den være indbydende, appetitvækkende og velsmagende. Den leverede kost skal endvidere være ernæringsrigtig, varieret, tilstrækkelig og svare til de danske anbefalinger på området. 3
Emballering skal være praktisk og let håndterbar, hygiejnisk forsvarlig, hvor risikoen for brud er minimal, den skal være udformet, så maden ikke løber sammen og skal kunne åbnes af borgere med nedsat funktion i hænder og fingre. Hovedret og biret emballeres separat. Levering af maden Leverandøren iværksætter hjælpen i overensstemmelse med afgørelse og kvalitetsstandarden på ydelsesområdet. Et måltid kan være varmeholdigt, køle- eller frostmad og leveringen kan omfatte følgende måltidstyper, som består af hovedret og biret: Et almindeligt måltid mad. Særlige diætmenuer. Ernæringstætte menuer Mad udbringning skal kunne ske i hele kommunen, mandag til fredag i tidsrummet fra kl. 7.30 17.30. Udbringning af varmeholdigt mad, skal kunne ske på alle årets dage. Der stilles krav til leverandøren om overholdelse af de generelle retningslinjer for erstatningshjælp ved aflysninger, som er beskrevet i kvalitetsstandarden for området. I nogle tilfælde finder leverancen ikke sted som nævnt i afgørelsen. Det kan skyldes forhold hos borgeren eller forhold hos leverandøren. I de tilfælde, leverancen afviger fra afgørelsen, er leverandøren forpligtet til at dokumentere ændringens karakter, omfang og årsag i myndighedens elektroniske omsorgssystem. Leverandører af køle- eller frostmad skal være tilgængelige og skal i hverdage kunne træffes telefonisk. Leverandører af varmeholdigt mad skal kunne træffes dagligt. Iværksættelse Der stilles krav om, at leverandøren skal kunne påtage sig at iværksætte ydelsen senest 5 hverdage efter, at leverandøren er valgt. Afbestilling Afbestilling skal kunne finde sted indtil 2 uger før leveringen. Afmelding Afmelding af madservice skal kunne ske med 2 ugers varsel før sidste levering. Akut levering Ved behov for akut levering af mad, skal levering kunne ske senest dagen efter. 4
Akut afmelding Ved tilfælde med akut afmelding, eksempelvis sygehusindlæggelse eller dødsfald, er der en frist på 5 hverdage. Hygiejne og egenkontrol Det er centralt for kvaliteten af måltiderne, at leverandøren af madservice lever op til de gældende regler om hygiejne og egenkontrol. Beredskab Der skal skabes sikkerhed for, at leverandørerne kan efterleve de afgørelser, der er truffet om hjælp og hjælpens udførelse. Der stilles derfor krav om, at leverandøren skal stille et beredskab til rådighed, for at sikre leveringen af de ydelser, der er truffet afgørelse om og for at sikre, at aftalen om levering af ydelser overholdes. Leverandøren skal ved anmodning om godkendelse og løbende på opfordring sandsynliggøre, hvorledes leverandøren kan efterleve de i kvalitetsstandarden beskrevne krav og kravene til leverancesikkerhed eventuelt ved hjælp af samarbejdsaftaler eller lignende med underleverandører. Der stilles derfor krav om, at leverandøren har et beredskab til at håndtere ferie- og sygdomsperioder blandt personalet og til at håndtere pludseligt opståede ændringer i behovet for hjælp hos de modtagere, der har valgt netop denne leverandør. Leverandøren kan, blandt andet med henblik på at sikre det nødvendige beredskab, indgå aftaler med underleverandører om levering af dele af ydelserne, eller at indgå aftaler med andre leverandører om fælles levering af ydelser. Det vil i sådanne tilfælde være den leverandør, der har indgået kontrakt med Haderslev Kommune, der har ansvaret for, at underleverandøren er bekendt med og lever op til de af Haderslev Kommune fastsatte kvalitetskrav. Hvis en godkendt leverandør har indgået aftale med underleverandører, skal såvel Haderslev Kommune og modtageren af hjælpen orienteres om dette, blandt andet via leverandørens informationsmateriale. Ændringer i borgerens behov Leverandøren skal observere og dokumentere ændringer i borgerens behov og ud fra en faglig vurdering melde væsentlige ændringer tilbage til myndigheden. Leverandøren er desuden forpligtet til - via myndighedens elektroniske omsorgssystem - løbende at holde myndigheden orienteret om andre væsentlige forhold af betydning for levering af ydelserne til borgerne. Handlepligt I forbindelse med situationer, der kræver øjeblikkelig handling af enten myndighed eller leverandør, skal rapporteringen ske hurtigst muligt. I begge situationer er det 5
leverandørens henholdsvis myndighedens ansvar, at den anden part modtager den nødvendige information. Dokumentationskrav Haderslev Kommune skal efter 90 i Lov om Social Service sikre, at hjælpen leveres i overensstemmelse med afgørelsen. Myndigheden stiller krav om, at leverandøren dokumenterer, når modtageren ikke har fået de ydelser, der er truffet afgørelse om. Eventuelle forsinkelser eller andre afvigelser skal registreres og meddeles myndigheden. Der stilles endvidere krav om, at dokumentation, kommunikation og indberetning til myndigheden sker via myndighedens elektroniske omsorgssystem. Leverandøren skal i den forbindelse stille computer og internetadgang til rådighed. Accept af alle borgere Leverandøren skal acceptere alle modtagere, der ønsker at vælge den pågældende leverandør til levering af ydelser som leverandøren er godkendt til. Sikkerhedsstillelse mv. Det kræves, at leverandøren stiller sikkerhed for kontraktens opfyldelse. Sikkerhedsstillelsen skal stå i et rimeligt forhold til den forventede omsætning hos leverandøren. Haderslev Kommune stiller krav om at leverandøren i forbindelse med kontraktindgåelsen sætter en bankgaranti(anfordringsgaranti) som sikkerhed. Bankgarantien som skal være udstedt af et anerkendt pengeinstitut i Danmark - skal ved kontraktindgåelsen være på 5 % af den forventede omsætning, tillagt kr. 50.000,00. Herefter vil bankgarantien være på 5 % af det årlige vederlag(ekskl. moms), dog som minimum kr. 50.000,00. Bankgarantien tilpasses årligt i henhold til kontrakten. Leverandøren har pligt til at underrette myndigheden i god tid, hvis økonomiske forhold hos leverandøren kan hindre levering af aftalte ydelser. 6