Forandring, i politisk styrede organisationert" Et blueprint af en forandringsproces! 1!
2! Forandring i fem akter" Første akt:!kommunikation om ambition og ramme! Andet akt:!den praksis vi har i dag! Tredje akt:!udviklingsdelen! Fjerde akt:!det fælles billede af forandringen! Femte akt:!realiseringen af den fælles plan! Se også ProcesGuiden som inspiration til hvordan du! agerer i de enkelte akter!
3! Første akt "Ambition og ramme " Kommunikationen omkring en forandring skal hele tiden være nærværende ift. hvor dem der deltager i arbejdet er.! Det er nødvendigt at ledelsen tydeligt melder ambitionen ud og angiver hvad rammen for arbejdet er. Jo mere konkret, jo bedre.! Det er vigtigt ikke at virke for frelst eller skråsikker på forandringen. Der er målgruppen slet ikke. Derfor skal kommunikationen i de første akter gå meget på den fælles forståelse af den nuværende situation, og mindre på hvor lysegrønt der er på den anden side af forandringen.! Det er vigtigt at være ærlige omkring vilkår og evt. indbyggede præmisser. Er der tale om en besparelse er det bedre at tage den diskussion den up front, end at det kommer snigende hen ad vejen.! Forandringer bygger et langt stykke af vejen på gensidig tillid og velvilje hos den enkelte, og den afhænger igen meget af hvad man får ud af kommunikationen.! Det er kritisk for kommunikationen at man har den logik man kommunikerer for øje. Det samme emne skal kommunikeres vidt forskelligt om det er til ledelse systemet, en del af af en faglig diskussion eller til kollegaen som menneske. (se ProcesGuiden)!
4! Andet akt "Aktuel praksis" Udgangspunktet er altid det vi gør i dag. Får vi ikke et fælles! billede af vores nuværende praksis, er det vanskeligt at lave en! fælles forandringsproces.! Den praksis der er i dag er udgangspunktet for forandringen! Hvad producerer vi i afdelingen i dag?! Hvilken kvalitet og pris producerer vi til?! I hvilke processer leverer vi disse resultater?! Hvor stor variation er der indenfor hver proces?! Hvilke elementer er kritisk for vores kunder!
Hvad er det vi producerer?" 5! I denne afdeling producerer vi:! X1 = Blodprøve test for OOO! Y7 = Analyse af mønstre! E3 = Træning af Bioanalytikere!
Til hvilken kvalitet og pris?" 6! I denne afdeling producerer vi:! X1 = Blodprøve test for OOO! Y7 = Analyse af mønstre! E3 = Træning af Bioanalytikere! Vi producerer med følgende kvalitet! X1 = Fejl < 2 procent! Y7 = Ugentlig ledelsesrapport! E3 = 150 endagskurser 4,8/5.0! Enhedsprisen er! X1 = 17 kr. pr. prøve! Y7 = 100 mandetimer hver uge! E3 = 1.500 kr. pr. kursusdag!
Hvad er vores hovedprocesser?" 7! Proces 1! Blodprøver" Proces 2! Proces 3! X1 = Blodprøve test for OOO! Vi producerer med følgende kvalitet! X1 = Fejl < 2 procent! Enhedsprisen er! X1 = 17 kr. pr. prøve!
Hvad er variationen i processerne?" 8! Proces 1! Proces 2! I denne afdeling producerer vi:! X1 = Blodprøve test for OOO! Vi producerer med følgende kvalitet! X1 = Fejl < 2 procent! Enhedsprisen er! X1 = 17 kr. pr. prøve! Proces 3!
Hvilke forløb har vi på tværs af processerne?" 9! Proces 1! Proces 2! Forløb 1 Forløb 2 Proces 3! Forløb 3 Forløb 4 I denne afdeling producerer vi:! X1 = Blodprøve test for OOO! Vi producerer med følgende kvalitet! X1 = Fejl < 2 procent! Enhedsprisen er! X1 = 17 kr. pr. prøve! Hvad er kritisk for kunden?"
10! Tredje akt " Udvikling af koncept" Hvilke konkrete ændringer skal der ske i de processer og forløb vi har afdækket?! Hvordan udvikler man de nye processer/delprocesser sammen med dem der skal arbejde dem efter senere! Hvem skal involveres udefra for at løfte udviklingsarbejdet?! Hvordan spejler man de konkrete tiltag i hvad der er kritisk for kunderne?! Hvilken teknologi kan understøtte den nye måde at arbejde på?! Hvilke kompetencer kræver de nye processer?! Indarbejdelse af myndighedskrav / best practice! Udviklingsarbejdet bør organiseres i projekter! IT-arkitektur og sikkerhed! Oversætte centrale standarder til lokale forhold etc.! Givet med Den Danske Kvalitetsmodel? Består forandringen i helt nye processer og/eller forløb starter de her i udviklingsdelen. Involvering og ejerskab er nøgleordene!
11! Fjerde akt "Det fælles billede" I fjerde akt får vi et fælles billede af den konkrete forandring! Vi skal beslutte hvilken forandring der skal ske og hvor i processerne og forløbene forandringen skal realiseres.! Hvis forandringen er givet udefra (som her) er opgaven at forankre disse i de konkrete processer og forløb og definere helt præcist hvad der betyder for måden at producere på! Derefter skal der laves en analyse af hvor stor afstand der er mellem den praksis vi har i dag og den nye praksis?! Denne positionsanalyse er grundlaget for at lave den plan der effektuerer forandringen!
Hvor skal der forandres i processen?" 12! Proces 1! Proces 2! I denne afdeling producerer vi:! A1 = Blodprøve test for OOO! Vi producerer med følgende kvalitet! A1 = Fejl < 2 procent! Enhedsprisen er! A1 = 17 kr. pr. prøve! Proces 3!
Hvor skal der forandres i forløbene?" 13! Proces 1! Proces 2! Forløb 1 Forløb 2 Proces 3! Forløb 3 Forløb 4 I denne afdeling producerer vi:! X1 = Blodprøve test for OOO! Vi producerer med følgende kvalitet! X1 = Fejl < 2 procent! Enhedsprisen er! X1 = 17 kr. pr. prøve! Hvad er kritisk for kunden?"
Hvad betyder forandringen konkret" 14! Proces før ændring! Proces med to ændringer! Fælles standard 1 Fælles Standard 2
De individuelle positioner" 15! Hvor lang afstand har hver enkelt fra egen praksis til den nye praksis? Hvad skal der til for hver enkelt, for at flytter sig ind på målskiven?
Femte akt: Realiseringen af den fælles plan" 16! Milepæl 1 Den fælles arbejdsproces/forløb beskrevet, med de to nye standarder! Milepæl 2 Ledelsesudmelding om hvordan der følges op på den nye praksis! Milepæl 3 Intern audit af praksis med de to nye standarder.! Milepæl 4 Robust overfor ekstern audit!
M 1 : Den fælles arbejdsproces beskrevet, med de to nye standarder " Arbejdsproces/forløb er beskrevet! Det skal tydeligt fremgå i hvilke processer/forløb, hvilken standard gælder.! Der skal angives roller, hvem har ansvaret for at gøre hvad etc.! Dokumentet udarbejdes sammen med dem der skal arbejde efter de nye beskrivelser. Herunder involveres TR-systemet efter behov.! Der hvor der ikke skal være fælles standard beskrives rammen/funktionen, men der er metodefrihed! Dokumentet godkendes af ledelsen! 17!
18! M 2 : Ledelsesudmelding om hvordan der følges op på den nye praksis " Ledelsen melder klart ud om hvordan den vil følge op på hvordan den nye praksis i afdelingen er. Dette er ikke en diskussion, men en orientering.! Det meldes også ud hvem der konkret vil forstå opfølgningen og hvad vedkommende har mandat til! Det meldes også ud hvordan ledelsen vil monitorere den nye praksis.! De ansatte der ønsker støtte/kompetenceudvikling tilbydes dette! De skabeloner/værktøjer som er nødvendige for at arbejde i processen gøres tilgængelige.!
19! M 3 : Intern audit" Der indsamles data for hvordan den aktuelle praksis er.! Data vurderes ift. den aftalte proces/forløbs beskrivelse! Der udarbejdes LIS for hvor proces/forløb! Der er tilbagemelding til involverede ansatte og ledelsen! I iterationer gives tilbagemelding og performens, samt krav til justering af praksis! Alle aktiviteter logges!
20! M 4 : Ekstern audit" Den nye praksis er nu etableret og den er robust overfor ekstern audit! Der følges løbende op på ny praksis og der justeres efter behov.! Processer og forløb er dokumenteret og lette for nyeansatte at gå til.! Det er endvidere meget nemme at forandre dem næste gang fordi der er tydeligere fælles praksis!
Feedback eller dine erfaringer er meget velkomne på " claus@kvantespring.com eller! claus.ingemann@regionsyddanmark.dk! 21! Claus Ingemann! Kvantespring.com! Tlf: 3132 8088!