BO-VEST - en sammenlægningsproces Vinie Hansen Formand BO-VEST
En kort præsentation Vinie Hansen. Formand for BO-VEST og Vridsløselille Andelsboligforening. Næstformand i BL. Styregruppemedlem i sammenlægningen af tre boligorganisationers administrationer til én fælles administration.
Hvad er BO-VEST? Fælles administration af boliger for Tranemosegård, Albertslund Boligselskab og Vridsløselille Andelsboligforening. 36 boligafdelinger. Over 10.000 boliger beliggende i Albertslund, Brøndby, Ishøj og Greve. Cirka 300 beboerdemokrater og 27.000 beboere. 50 administrativt ansatte og 200 ejendomsfunktionærer og driftsledere. BO-VEST trådte formelt i kraft den 1. januar 2007. + + =
Hvorfor gjorde vi det? Bestyrelsens mål er at skabe en robust organisation, der: leverer kvalitetsløsninger. arbejder fleksibelt og effektivt. er konkurrencedygtig til gavn for beboerne. Vi oplever, at samarbejdet bliver tættere og tættere administrativt som politisk.
2005 og 2006 Forberedelserne til BO-VEST AB, VA og TMG har gennem en årrække arbejdet sammen såvel administrativt som politisk i 9. kreds. Direktører og organisationsbestyrelser mødtes og drøftede mulighederne for en administrativ sammenlægning. En styregruppe for det videre arbejde blev nedsat. Budget for samarbejdet blev godkendt på ekstraordinære repræsentantskabsmøder/generalforsamling. Repræsentantskabsmøder/generalforsamling stemte ja til sammenlægning af de tre administrationer. Stiftende repræsentantskabsmøde i BO-VEST godkendte budget og vedtægter og valgte en formand.
3 års indkøringsperiode 2007 Etablering af rammerne for BO-VEST Formel struktur, VN, personale politik og sikkerhedsorganisation Årsplaner: politiske og økonomiske Fælles IT-platform, hjemmeside og designlinje 2008 Udvikling af BO-VEST Status, beskrivelse målsætninger for alle administrative afdelinger Udvikling af servicekoncept, øget brugeradgang på hjemmesiden 2009 udpegning af et fælles fyrtårn for BO-VEST Formulering af mission, vision og værdier Udvikling af et fælles katalog for produkter og ydelser.
Økonomien Andelsindskud fastlagt på 750 kr. pr. lejemålsenhed. Andelsindskud er i alt cirka 8 millioner kr. En del af andelsindskuddet er anvendt til ombygning og indretning af kontorlokaler, inventar og investeringer i IT. Cirka 300.000 kr. er anvendt til flytning og hertil kommer almindelige driftsomkostninger i sidste kvartal af 2006.
Administrationsbidrag Fastholdes på 2007-niveau i en 3-årig indkøringsperiode - Løn og prisstigninger undtaget. 2007 2.326 kr. 2008 2.476 kr. 2009 2.575 kr. 2010 2.678 kr. 2011 2.867 kr. plus moms 2012 2.756 kr. plus moms
Administrationsbidraget Produkter og ydelser Administrationsbidrag BO-VEST BO-VEST pakke Lovmæssigt bidrag Alle afdelinger modtager de ydelser, der er nødvendige for at udføre en forsvarlig administration - plus de ydelser vi i fællesskab har vurderet er nødvendige. Tillægsydelser betales særskilt af boligorganisationer og afdelinger.
Den politiske struktur En administrationsorganisation. Repræsentantskabet er selskabets øverste myndighed. Repræsentantskabet består af organisationernes bestyrelser og udpegede repræsentanter - én repræsentant pr. 225 påbegyndt administrationsenheder i drift. Bestyrelsen består af 9 medlemmer, formand og medarbejderrepræsentant inklusive. 3 medlemmer udpeges, mens resten vælges på repræsentantskabsmødet - også formand og næstformand.
Vi har opnået stordriftsfordele Den største udfordring er at sikre, at frugterne høstes: Driftssamarbejder mellem en lang række boligafdelinger. Markant bedre kontrakt på revision, hvor de tre boligorganisationer har sparet tilsammen 175.000 kr. årligt. Favorabel aftale om el-køb frem til udgangen af 2013, hvor der er opnået en besparelse på ca. 25 øre pr. KWh., hvilket svarer til ca. 2 mio. kr. Mere end dobbelt så stort ansøgerfelt til ledige stillinger.
Vi løfter krævende projekter Opgaver såsom kommunikation, jura, HR, boligsociale projekter og renoveringsager løses internt Vi har igangværende renoveringsprojekter for 4 milliarder kr. Vi har boligsociale projekter for 85 millioner kr. Den nye lovgivning håndteres sikkert og professionelt: omlægning af venteliste systemer, nye vedtægter, styringsdialog etc.
Potentialer vi skal udnytte Fællesindkøb Fortsat ensartning af procedurer og forretningsgange, hvor styrkerne i de forskellige kulturer udnyttes. Intern benchmarking mellem vores 36 boligafdelinger i supplement til benchmarkingen i styringsdialogen. Fortsætte udviklingen mod et stadigt mere tæt og stærkt samarbejde
Evalueringsværktøjer - er vi på rette spor? Strategiplaner beskriver, hvordan målsætningerne for BO-VEST planlægges og gennemføres. Bestyrelsen anvender strategiplanen til løbende at følge op og sikre, at de planlagte projekter sættes i værk. Tilfredshedsundersøgelser beboere og beboerdemokrati Konferencer og fyraftensmøder om aktuelle problemstillinger Bestyrelsesevalueringer Medarbejdernes tilfredshed i forbindelse med APV
Anbefalinger Alle interessenter skal involveres og informeres åbent og ærligt gennem hele processen. Fælles aktiviteter skaber fælles forståelse og samhørighed Medarbejderne skal føle tryghed i ansættelsen, men nødvendige tilpasninger skal ske hurtigst muligt for at udnytte rationalerne. At realisere fordelene kræver en fortsat målrettet styring og opfølgning fra bestyrelse og direktion. I er velkomne til at kontakte os og bruge vores erfaringer.