Aarhus Universitet Guide til ressourceopfølgning AU Økonomi ST Gjerulff, Rikke Schultz & Kristensen, Mariann Bisgaard 06-10-2014
Indholdsfortegnelse Opfølgning af ressourceposter 2 1 Begreber 2 2 Udsøgning af en ressource 2 2.1 Bogførte timer to muligheder 2 2.2 Skemalinjer 2 3 Rettelse af fejlkørsler 3 3.1 Fejlkørsel i Navision 3 3.2 Fejlkørsel i SLS 3 4 Listerne 3 4.1 Barsel uden løn 3 4.2 Nye ressourcer 4 4.3 Fratrådte medarbejdere 4 4.4 Opdaterede ressourcer 4 5 Trin for trin 4 5.1 Trin 1: Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave 4 5.2 Trin 2: Gennemgang af rapporten (de afvigende ressourcer) 6 5.3 Trin 3: Sagsplanlægningslinjer med afvigende Stedkode 7 6 Afstemningsprojekt 8 6.1 Timelisten 8 6.2 Refusionslisten 9 6.3 Ompostering 9 6.4 Opfølgning af SLS omposteringer 10 1
Opfølgning af ressourceposter Når lønnen er kørt over fra SLS til NS, og ressourcenumrene er blevet opdateret, får man besked om, at der skal lønallokeres. Dette vil i princippet bare være et oprydningsarbejde i forhold til de ressourcer, der af en eller anden grund ikke allerede er allokeret. Opfølgningen skal foretages i løbet af de omkring 10 dage, der går fra lønkørslen for månedsløn og til den efterfølgende lukning af Navision. Dette så det sikres, at de budgettal, der gøres til forbrug ved den efterfølgende bogføring, er korrekte. 1 Begreber Det er stillingstypen der afgør om der oprettes ressourcenummer. Se de stillingstyper der ressourceoprettes her: "Stillingstyper" Hvis en stillingstype er forkert skal denne rettes i SLS via de blanketter der ligger på fællesdrevet og her: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/slsomposteringer/ Samko 2 og 3: almen lønkørsel Samko 5 og 6: ekstra lønkørsel 2 Udsøgning af en ressource 2.1 Bogførte timer to muligheder Åben Ressourceplanlægning/Ressourcer, find det pågældende ressourcekort og tast Ctrl + F5. Der kan også søges ud fra modulet Sager, se nedenstående. Gå ind under Sager/Sagsopgavelinjer, tryk F6 på en tilfældig post under kolonnen Forbrug Ressource (Kostbeløb), tryk Vis alle eller Shift+Ctrl+F7, herefter ses hele databasen. Stil herefter markøren i kolonnen Nummer og tryk Ctrl+F7 for at vælge det aktuelle ressourcenummer. For at reducere antallet af poster kan man også vælge at bruge filter på bogføringsdatoen for at lave et hurtigt flowfilter: står i kolonnen Bogføringsdato, tryk F7 og indtast den pågældende periode (fx å for indeværende år) afslut med Enter. 2.2 Skemalinjer Gå ind under Sager/Sagsopgavelinjer, Tryk F6 på en tilfældig post under kolonnen Skema Ressource (Kostbeløb), tryk Vis alle eller Shift+Ctrl+F7, herefter ses hele databasen. Stil herefter markøren i kolonnen Nummer og tryk Ctrl+F7 for at vælge det aktuelle ressourcenummer. Stil herefter markøren i kolonne Budgetnavn, tryk F7 og skriv AUBUDGET afslut med Enter. For at reducere antallet af poster kan man også vælge at bruge filter på bogføringsdatoen for at lave et hurtigt flowfilter: står i kolonnen Bogføringsdato, tryk F7 og indtast den pågældende periode (fx å for indeværende år) afslut med Enter. 2
3 Rettelse af fejlkørsler 3.1 Fejlkørsel i Navision Hvis en allokering er kørt fejl i Navision, fx løn der er bogført på et forkert projekt, rettes dette i en ompostering i Sagskladde på ressourcenummeret. Bemærk! Hvis budgettet rettes tilsvarende skal datoen for skemalinjen ligge i forgående allokeringsperiode, da den ellers vil blive bogført i forbindelse med allokeringsrunden. 3.2 Fejlkørsel i SLS Hvis en lønkørsel er forkert, fx løn der er kørt med fuld kontostreng og som skulle have været ressourceallokeret, skal dette rettes i SLS via de blanketter der ligger på fællesdrevet og her: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/slsomposteringer/ I de tilfælde hvor stedkoden rettes, skal controllerne på cc når omposteringen sendes. Bemærk! SLS fejl må ikke rettes via omposteringer i Navision 4 Listerne Der er flere hjælpelister i spil når der skal laves opfølgning på ressourcerne. Da listerne har en direkte indflydelse afstemningsprojekter er det vigtig, at hver controller er opmærksom på dem: Barsel uden løn Nye ressourcer Spærrede medarbejdere Opdaterede ressourcer Hver af de fire gennemgås nedenfor. 4.1 Barsel uden løn Listen bruges til at allokere korrekt antal timer på de ressourcer der enten går fra på barsel uden løn eller kommer tilbage fra barsel uden løn. I ovenstående eksempel skal ressourcen allokeres 112,23 timer i september allokeringen, da dette er de faktisk udbetalte timer og dermed optræder ressourcen på rapporten Allokerede ressource pr. sag og sagsopgave, da hun afviger fra sin norm tid. 3
4.2 Nye ressourcer Listen med nye ressourcer skal bruges til at allokere det korrekte antal timer på de ressourcer der er tiltrådt midt i en måned. 4.3 Spærrede ressourcer Listen med spærrede ressourcer skal bruges til at allokere korrekt antal timer på de ressourcer der er fratrådt midt i en måned. Da lønallokeringen sker på bagkant af den udbetalte løn, vil ressourcerne blive spærret i forbindelse med den opdatering af ressourcer der sker i Økonomisekretariatet og som skyder vores allokeringsrunde i gang. Disse ressourcer skal derfor åbnes i forbindelse med allokeringen og inden rapporten Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave trækkes. I ovenstående eksempel skal denne ressource altså optræde på rapporten Allokerede ressource pr. sag og sagsopgave, da han kun allokeres med 26,72 timer og dermed afviger fra de 160,33 timer pr. måned der er normtid. En spærret ressource vil ikke blive bogført. Ressourcen spærres ikke nødvendigvis automatisk igen med den efterfølgende opdatering. Det er derfor en god ide selv at spærre så længe dette gøres efter lønnen er bogført. 4.4 Opdaterede ressourcer I forbindelse med den opdatering af ressourcer der sker i Økonomisekretariatet, lægger Thomas Eikeland og Kasper Lyngholm en liste over de ressourcer der har fået ny kostpris på økonomifællesdrevet. Det er vigtigt at være opmærksom på ændringerne da disse overskriver skemalinjerne og dermed ændre budgetterne. 5 Trin for trin 5.1 Trin 1: Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave Rapporten viser de ressourcer, der ifølge stedkoden på ressourcekortet står til at blive allokeret på den angivne stedkode, som er allokeret enten for meget eller for lidt i den angivne periode i forhold til norm tid. Gå ind under Ressourceplanlægning/Periodiske aktiviteter/allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave. På fanebladet Ressource udfyldes følgende: Felt Indstillinger 4
Sted Kode Spærret Nummer Tidstype Udfyldes med relevant Sted Kode Nej RS* Allokering På fanebladet Indstillinger udfyldes følgende: Måned År Vis kun afvigelser Sags Budgetnavn Udfyldes med relevant måned Udfyldes med relevant år Hakkes af AUBUDGET Klik på Udskriv eller Vis udskrift. Alle de ressourcer, der fremgår af rapporten, skal gennemgås, se afsnit 5.2. For de ressourcer der forbliver på rapporten, skal der påføres en bemærkning om årsag. F.eks. vil en ressource, der 5
fratræder/tiltræder midt i en måned, altid komme med, da ressourcen kun får udbetalt en halv månedsløn og dermed afviger fra normtiden. Bemærk! Fordelt Antal er de timer der faktisk er allokeret i Navision. Fuld normtid er et udtryk for ansættelsesgraden på stamkortet og IKKE den faktiske udbetalte løn. Med mindre man har direkte kendskab til de ressourcer, der fremkommer på fejllisten, anbefales det, at man går ind i PØS/ØSLDV for at se, hvor mange timer der skal allokeres. Grundet skæve start/slutdatoer samt forsinkelser mellem udbetalt løn og oprettelse af ressourcenummer, kan det være at der skal allokeres flere eller færre timer end det, der er angivet som normtid på rapporten. Hvis det korrekte timetal allokeres fra start, undgår man, at der kommer differencer mellem SLS og Navision til senere udredelse. 5.2 Trin 2: Gennemgang af rapporten (de afvigende ressourcer) Når en ressource optræder på listen skyldes det, at der er en afvigelse med de allokerede timer og den ansættelsesgrad der står på ressourcens stamkort. Det er vigtigt at der allokeres de reelle udbetalte timer det er derfor ikke nødvendigvis en fejl at en ressource optræder på rapporten. Timerne slås op enten i ØSLDV eller PØS, se PØS gennemgangen nedenfor. Gå ind i PØS/Lønudgift/Lønelement opslag og tast CPR-nummer (findes på ressourcekortet under personoplysninger). Klik på Vis nede i venstre hjørne. Marker Lønninger (for ph.d del A SU klip, marker stipendier) og tast F8 eller dobbeltklik. Det er de faktiske udbetalte timer der skal allokeres. Bemærk der kan være situationer, hvor der i den pågældende månedsallokering, udover samko 3, også er kørt en samko 5: I ovenstående eksempel er marts allokeringen være 480,99 timer. Ovenstående eksempel viser en ressource, der er blevet oprettet til lønkørsel i marts, men ressourcen er ansat fra januar. Løn for marts findes under status 032, samko 3, timer = 160,33. Tidligere løn ligger under status 031, men med samko 5, timer = 320,66. I dette tilfælde, skal man allokere både de 160,33 timer og de 320,66 timer. Dette vil medføre, at ressourcen kommer med på udskriften Allokerede ressourcer pr. sag og sagsopgave, da allokerede timer afviger fra normtid (160,33). Her vil bemærkningen være, at allokerede timer er løn udbet. Jf. PØS/ØSLDV. Et andet eksempel kan være, hvis en ressource starter/stopper midt i en måned. Lønelementet viser det korrekte antal timer, der skal allokeres. Allokerer man et andet antal timer, kommer differencen mellem allokerede timer og faktiske timer med på timelisten og det vil medføre ekstra opfølgning. 6
For Ph.d. studerende skal allokeringen følge ansættelsen, men da denne type er forudbetalt vil den pågældende ressource optræde på listen måneden før. Her er det ligeledes vigtigt at følge op i den sidste måned af del A perioden, da ressourcen vil blive spærret før den sidste måned er kørt. 5.3 Trin 3: Sagsplanlægningslinjer med afvigende Stedkode Rapporten viser, hvilke ressourcer der er allokeret på den angivne stedkode, men som på ressourcekortet er tilknyttet en anden stedkode. Gå ind under Sager/Periodiske aktiviteter/sagsplanlægningslinjer med afvigende STED Kode. Udfyld følgende felter. Klik på Udskriv eller Vis udskrift. Bemærk at det kan tage lidt tid, inden rapporten er færdigdannet. Alle de ressourcer, der fremgår af rapporten, skal gennemgås og der skal der påføres en bemærkning om årsag. Eksempelvis kan en ressource være tværfaglig og dermed retmæssigt optræde på listen. Såfremt en ressource optræder pga. en fejl, skal det fremgå af bemærkningen hvad der er sat i gang for at rette den. Det er dog vigtigt at både et projekts og en ressources stedkode er indenfor samme hovedområde. I modsat fald skal der altid laves en rettelse. Er ressource f.eks. oprettet med forkert stedkode, skal dette rettes via en SLS ompostering. Blanketterne findes her: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/slsomposteringer/ Alternativt tilfører man (via intern handel) det projekt, ressourcen er allokeret på, midler fra det projekt, der skulle have betalt lønnen, for at rette fejl mellem hovedområder. 7
6 Afstemningsprojekt Der er fra 2014 oprettet fem aktiviteter til bogføring af ressourcedifferencer på afstemningsprojekterne på ressourceniveau: Aktivitet 59121 = Allokeringsdifference (timer) Aktivitet 59122 = Refusioner Aktivitet 59123 = Netto ferieudbetaling Aktivitet 59124 = Residualbeløb (kostprisdifferencer mm.) Aktivitet 59125 = Løn nr. uden ressource nr. Bemærk! Der må ikke omposteres på disse aktiviteter! Der skal heraf følges op på henholdsvis allokeringsdifferencen og refusionerne. Det tilfalder den pågældende controller at koordinere og sikre at denne opfølgning sker korrekt og kontinuerligt. Der vil på bagkant blev lavet to lister til hjælp: Timelisten Refusionslisten Rettelser til time- og refusionslisten skal ske via ompostering. 6.1 Timelisten På timelisten vises forskellen mellem de timer der er udbetalt i SLS og de timer der er allokeret i Navision. Her er det SLS der er den angivende faktor og differencen bogføres direkte på afstemningsprojektet. Timelisten kommer på bagkant dvs. den opgøres månedslønnen er bogført. Der er tre ting man skal være opmærksom på inden man laver en rettelse i forhold til timelisten: Timetal: sammenlign altid Navision og PØS, så der ikke opstår dobbelt rettelser. RS-nummer: undersøg om ressourcen har fået nyt RS nummer. Ompostering: undersøg om eventuelle omposteringer er lavet korrekt. Der omposteres mellem afstemningsprojektet, på aktivitet 59812 og det finansierende projekt. Bemærk! Når man udsøger en ressource i forhold til udbetalt løn, skal dette gøres under forbrug. Se beskrivelsen under punkt 2.1 Eksempel: I ovenstående eksempel er RS12019 overallokeret i Navision med 56,89 timer år til dato (Sum af Timedifference_ÅTD). Indeholdt er her den seneste måneds bogføring: udbetalt i SLS 103,44 timer og 8
allokeret i Navision 160,33 timer. Forskellen på de 56,89 timer omposteres tilbage på det aktuelle afstemningsprojekt. Bemærk! Omposteringer til og fra afstemningsprojekter skal ALTID laves i samarbejde med controlleren! 6.2 Refusionslisten Her vises de refusioner der er indgået på ressourceniveau. Der er her primært tale om barsels- og sygdomsrefusioner. Refusionslisten kommer på bagkant dvs. den opgøres efter hver lønbogføring. Alle refusioner skal omposteres væk fra afstemningsprojektet, dette gøres ved en månedlig opfølgning. Gå ind under Sager/Sagskladder, vælg kladdetypen under eget hovedområde og find en tom kladde. Kolonneoverskrift Bogføringsdato Bilagsnr. Sagsnr. Sagsopgavenr. Type Nummer Beskrivelse Sted Kode Delregnskab Kode Enhedskode Antal Kostpris (RV) Kostbeløb (RV) Anvendes til Udfyldes med relevant bogføringsdato Udfyldes automatisk Udfyldes med relevant Sagsnr. Udfyldes med relevant Sagsopgavenr. Udfyldes med Ressource Udfyldes med relevant Ressourcenr. Udfyldes med relevant beskrivelse Afledes automatisk fra Sagsopgaven Afledes automatisk fra Sagsopgaven Udfyldes automatisk med Timer Udfyldes med relevant Antal Udfyldes automatisk med ressourcens kostpris Udfyldes automatisk med Antal gange Kostpris (RV) Omposteringen laves på RS-nummer med antal 1/-1 og en positiv kostpris. Kostprisen svarer til det beløb, der står på listen. Der omposteres mellem afstemningsprojektet, på aktivitet 59813 og det finansierende projekt. Fleksjobbidrag på afstemningsprojekterne skal ikke omposteres. De skal ligesom AES blive på afstemningsprojekterne. For fleksjobbere er refusionen indregnet ikostprisen. 6.3 Ompostering Der skal hver måned følges op på henholdsvis timer og refusioner som skal omposteres væk fra afstemningsprojektet ind på rette projekt. Til dette formål skal følgende to aktiviteter bruges: 9
Aktivitet 59812 = Til/fra projekter vedr. allokeringsdifference Aktivitet 59813 = Til/fra projekter vedr. refusioner Bemærk! Alle ompostering til og fra et afstemningsprojekt koordineres og/eller laves i samarbejde med den pågældende controller Omposteringen foretages under Sager/Sagskladde. Vælg kladdetypen under eget hovedområde og find en tom kladde. Kolonneoverskrift Bogføringsdato Bilagsnr. Sagsnr. Sagsopgavenr. Type Nummer Beskrivelse Sted Kode Delregnskab Kode Enhedskode Antal Kostpris (RV) Kostbeløb (RV) Anvendes til Udfyldes med relevant bogføringsdato Udfyldes automatisk Udfyldes med relevant Sagsnr. Udfyldes med relevant Sagsopgavenr. Udfyldes med Ressource Udfyldes med relevant Ressourcenr. Udfyldes med relevant beskrivelse Afledes automatisk fra Sagsopgaven Afledes automatisk fra Sagsopgaven Udfyldes automatisk med Timer Udfyldes med relevant Antal Udfyldes automatisk med ressourcens kostpris Udfyldes automatisk med Antal gange Kostpris (RV) Kontroller at omposteringen går i nul dette sker ikke automatisk. Klik på Bogføring/Kontroller/Vis udskrift eller Bogføring/Bogfør. Bemærk! Der må ikke laves skemalinjer på afstemningsprojekterne! 6.4 Opfølgning af SLS omposteringer Når en stedkode rettes bagud i tid via SLS ompostering, vil dette ikke slå igennem på afstemningsprojektet. Det er derfor nødvendigt at controllerne er opmærksomme på, at residualbeløbet skal flyttes manuelt efterfølgende. I nedenstående tilfælde er timerne for RS15466 overgået fra stedkode 4313 til 3402. Rettelsen er foretaget i SLS: Herefter skal omposteringen af residualbeløbet laves i Navision: 10
Ompostering af residualbeløbet adskiller sig fra andre omposteringer på tre væsentlig punkter: 1. Omposteringen af residualbeløbet sker på aktivitet 59810, Korrektioner mellem afstemningsprojekter 2. Omposteringen sker på ressourcenummeret uagtet at det er på tværs af hovedområder 3. Omposteringen bogføres decentralt uagtet at det er på tværs af hovedområder Bemærk! Sagskladden skal underskrives af alle involverede controllere/hovedområder inden bogføring! 11