Majbritt Bak, Afdelingsleder Børn og Forebyggelse, Herning Kommune

REFERAT Kommunal styregruppe Referat af 2 møde med DUBUs kommunale styregruppe, 19. maj 2015 Deltagere: Tina Wahl, Kontorchef, Social og Sundhed, KL Hanne Gøttrup, Projektleder, Social og Sundhed, KL Mikkel Damgaard, Centerchef Børn og Familie, Furesø Kommune Mette Kalhøj, Faglig konsulent Børn og Forebyggelse, Herning Kommune Hanne Dollerup, Børne- og Kulturdirektør, Kalundborg Kommune Christian L. Hansen, Børne- og Familiechef, Halsnæs Kommune KOMBIT Søren Kromann, Projektejer og styregruppeformand Peter Gottlieb, Projektleder Christian Holm, Implementeringskonsulent Carina Schou Nielsen, Projektkoordinator (referent) Afbud: Majbritt Bak, Afdelingsleder Børn og Forebyggelse, Herning Kommune Dagsorden 1. Velkomst... 2 2. Formel godkendelse af kommissorium... 2 3. Gennemgang af Statusrapport 2... 2 5. Oracle s tilstandsrapport på DUBU-løsningen... 3 6. Opfølgning på succeskriterier for DUBU... 4 7. DUBUs nuværende og fremtidige økonomi... 4 8. Eventuelt... 5 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/5

1. Velkomst Præsentation af DUBUs implementeringskonsulent Christian Holm og Mette Kalhøj fra Herning Kommune, der afløser Majbritt Bak og er nyt medlem af styregruppen. 2. Formel godkendelse af kommissorium Styregruppens kommissorium blev godkendt med følgende ændringer; Christian L. Hansen, er flyttet fra Aabenraa til Halsnæs Kommune og Mette Kalhøj indsættes i stedet for Majbritt Bak. 3. Gennemgang af Statusrapport 2 Peter Gottlieb gennemgik Statusrapport 2 indeholdende forlængelse af kontrakt med IBM, Open UI, Drift og Særlige emner. Der er pt. 73 kommuner med DUBU i drift. Seneste tilsluttede kommuner er Aalborg og Langeland og der er meget positive tilbagemeldinger fra Aalborg. Der er nedgang i antallet af indberettede fejl fra brugere, men der er stadig indberetninger af fejl, som ikke er fejl, men forkert brug af løsningen. Det regner Kombit med bliver mindre efter Open UI. Der er en tilvækst på 262 brugere fra januar og til nu (primært grundet nye kommuner), men samtidig er der et fald i samlet antal brugere, da IBM er begyndt at rydde op i inaktive brugere. Udover Open UI er der en mindre release 1.18 på vej, der har rettelser af småfejl og rapporter. Styregruppen understregede her vigtigheden af at DUBU er opdateret ift. lovgivningen. Der er i efteråret 2014 gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse af DUBU, der viser, at der blandt brugerne var 25%, der er utilfredse med IBM support. Kombit og IBM er derfor sammen ved at kigge på forbedringstiltag som fx længere åbningstider, kvitteringsmail på henvendelser mm. Kombit vil desuden kigge på, om det er den rigtige supportløsning, der er købt og om der er midler i DUBU til forbedringstiltag. Christian Holm fortalte, at Kombit også opfordrer kommunerne til at hjælpe hinanden ved brug af Yammer som pt. har 240 brugere. Der blev efterspurgt, at der ved genudbud og indgåelse af ny aftale om support overvejes udvidet supporttid om torsdagen, hvor der stadig generelt arbejdes længere og mulighed for at følge den sag, man har indberettet til support. Desuden blev Kombit mindet om, at DUBU hellere skal gøres bedre, så behovet for support kan mindskes. Den kommunale styregruppe vil få en tilbagemelding på næste møde om de videre tiltag til bedring af support som opfølgning på brugertilfredshedsundersøgelsen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/5

Peter fortalte endvidere, at Kombit har modtaget 6 ansøgninger til stillingen som indstationeret kommunal medarbejder i DUBU, hvilket vidner om positiv interesse for DUBU og at opgraderingen til Open UI går planmæssigt. Søren Kromann fortalte, at DUBU med Open UI på lang sigt er et mere teknologisk moderne produkt. Man kan fx bruge DUBU på ipad og tilpasse brugergrænsefladen uden at skulle ned i selve løsningen. Overgangen til Open UI (fra Sta til Prod) sker i weekenden den 20.-21. juni, hvor der er etableret hotline support til brugerne. 4. Kort opfølgning på Ledernetværksmøder og ledelsesinformation Peter Gottlieb fortalte, at der har været holdt to ledernetværksmøder i uge 20 og at der var stor interesse for Køges oplæg om ledelsesinformation (link til video oplæg) På ledernetværksmøderne blev diskussionen om ledelsesrapporter skubbet i gang om og det blev tydeligt, at kommunerne ønsker, at der skal ligge rapporter klar i DUBU. En overvejende del af kommunerne ønsker ikke selv at bruge flere årsværk på at udvikle rapporter og løbende tilpasse dem pga. ændringer i DUBU. Ledelsesrapportering kræver datadisciplin, så førend korrekt data lægges i systemet, giver det ingen fortjeneste. Der er dermed også brug for opbakning og fokus fra ledelse for at følge op på dette. Det som Køge har udviklet af ledelsesrapportering kan rent teknisk kommes i DUBU, men det er ikke Kombits mærkesag at agere leverandør og tilkøbe løsninger, der gør DUBU afhængig af andre systemer for at kunne generere rapporter. Kombit vil undersøge status på ledelsesrapportering i DUBU og sikre, at det kommunerne har fået stillet i udsigt, er muligt og så skal kommunerne selv modnes til at bruge mulighederne. Peter foreslog styregruppen, at der til efteråret holdes et samlet ledernetværksmøde (i stedet for både i øst og vest), hvor også styregruppen, KL, Socialstyrelsen og Ankestyrelsen inddrages med henblik på at sende et signal til kommunerne om den statslige opbakning til DUBU. Styregruppen bakkede op om forslaget og vil høre mere i forbindelse med planlægningen af ledernetværksmødet. 5. Oracle s tilstandsrapport på DUBU-løsningen Peter Gottlieb fortalte, at Oracle i samarbejde med 4 kommuner og Kombit i efteråret 2014 har gennemført en undersøgelse af brugertilfredsheden med DUBU og efterfølgende leveret en DUBUtilstandsrapport. Grundet tidsnød blev rapporten og tiltag ikke drøftet. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/5

6. Opfølgning på succeskriterier for DUBU Hanne Gøttrup og Christian L. Hasen præsenterede oplæg til overordnede mål for DUBU og tilhørende succeskriterier. Grundlaget for oplægget havde Hanne fundet i materiale fra 2012, hvor en arbejdsgruppe bestående af 5 kommunale repræsentanter, Kombit, KL og IBM har udarbejdet bud på gevinster ved anvendelse af DUBU ift. 6 overordnede formål med DUBU. I materialet er angivet tre udvalgte gevinstindikatorer, som alle DUBU-kommuner skal følge op på - bl.a. bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen. Styregruppen efterlyste, at de valgte formål og succeskriterier skal være til at kommunikere og også kunne rettes mod borgerne mere end bare tekniske mål. Desuden skal der procenter på, når succeskriterierne skal findes fx at 90% af sagerne er lovmedholdelige. Det blev nævnt, at der er et behov for at få cementeres succeserne med DUBU, men at gruppen også bør kigge på, hvor sagsbehandlingen kan optimeres og om DUBUs Business Case er retvisende ift. kommunernes mål. Dertil blev nævnt, at DUBU er et fagligt snævert system og at der på sigt bør det kunne datadele med andre systermer på børne- og familieområdet, fx DHUV. Det blev aftalt, at medlemmerne hver især kigger oplægget igennem og der på næste møde er en workshop med for formålet at kigge på en rekapitalisering af DUBU og finde ud af, hvad vi vil på næste trin. Oplæg om Overordnede mål for DUBU og tilhørende succeskriterier er vedlagt som bilag 7. DUBUs nuværende og fremtidige økonomi Peter Gottlieb præsenterede tal på DUBUs udgifter og indtægter fra start og til nu, hvilket viser, at økonomien for DUBU er ved at være i balance. Søren Kromann fortalte, at Kombit arbejder på at få mest muligt ud af kontrakten med IBM, så projektets økonomi belastes mindst muligt og at Kombit har fået besparelser ud af den nye kontrakt med IBM. Ift. Oracle forsøges det samme, men det er ikke så nemt. Den kontrakt der oprindelig blev indgået med Oracle tog ikke højde for en større tilslutning af kommuner og ved tilkøb af licenser har det ikke været muligt at opnå initieringsprisen. Udgiften til licenser er dermed steget og udgør en tung udgiftspost i DUBUs budget. Det betyder, at råderummet i DUBU er ikke ved at ændre sig. Kombit forsøger imidlertid at få mest muligt ud af kontrakten med Oracle fx har Oracle sponsoreret tilfredshedsundersøgelsen. Peter Gottlieb viste tal for brug af licenser i DUBU kommuner opgjort ift. antal brugere og indbyggere. Gennemsnittet for licenser er ca. 1 licens pr. 1000 indbyggere. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/5

Kombit er ved at undersøge om der kan købes portallicenser ( kigge licenser ) og derfor er Furesø og Aabenraa blevet bedt om at give et bud på, hvilket behov de har ift. den type af licenser. Mikkel Damgaard efterlyste mulighed for kiggelicenser og Christian L. Hansen fortalte, at Aabenraa har svaret på behovet ud fra den virkelighed, der er nu men at behovet kan ændre sig. I Faaborg- Midtfyn arbejdes der mere tværfagligt og i Herning Kommune arbejdes der efter Sveriges-modellen, hvilket betyder at der er større socialrådgiverindsats og flere der fx leverer input til de børnefaglige undersøgelser. Hvis udviklingen går i den vej, vil behovet for læselicenser stige. Søren Kromann fortalte, at Kombit har et ønske om at kunne købe mere fleksible licenser, men lige nu er Kombit bundet af de allerede købte licenser. Kombit kan ikke konvertere el. tilbagelevere allerede købte licenser, og ved køb af nye, er man bundet til dem i 2,5 år. Søren præciserede, at der ved overvejelsen om køb af mere fleksible licenser ikke er tale om en øgning i antal brugere, men udelukkende en mulighed for at flere kan kigge i DUBU. Hvis Kombit skal afholde udgifter til flere licenser, vil det betyde færre penge til udvikling. Kombit prioriterer lige nu at bruge penge til udvikling. Styregruppen vil løbende blive informeret om udviklingen og behovet på licensområdet. 8. Eventuelt Mødet 8. oktober holdes i Kombit. På mødet gives en kortere referat af Statusrapporten og der afsættes tid til workshop om overordnede mål og succeskriterier for DUBU. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/5

28. maj 2015 Overordnede mål for DUBU og tilhørende succeskriterier I 2012 udarbejdede en arbejdsgruppe, med repræsentanter fra 5 kommuner, KOMBIT, KL og IBM, bud på gevinster ved anvendelse af DUBU i forhold de 6 overordnede formål med DUBU. Materialet var tænkt til inspiration til kommunernes egen vedtagelse af ønskede gevinster. De 6 overordnede formål med DUBU: 1. Mere systematik i sagsbehandlingen 2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser 3. Bedre matchning af behov og tilbud 4. Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne 5. Nemmere tværgående arbejde mellem offentlige myndigheder 6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Nedenfor er for hvert af de 6 overordnede formål med DUBU beskrevet arbejdsgruppens succeskriterier (gevinster) ved anvendelse af DUBU for henholdsvis rådgivere og ledere. Teksten med rød er en tilføjelse til de oprindelige forslag. I forbindelse med arbejdet med gevinstrealisering pegede de daværende DUBU-kommuner på 3 indikatorer, som alle kommuner skulle følge op på, således at man kan sammenligne opnåede gevinster på tværs af kommuner. De udvalgte indikatorer fremgår sidst i nærværende papir. Forslag til succeskriterier: På det korte og mellemlange sigt: Øget kvalitet i sagsbehandlingen gennem mere systematisk og ensartet sagsbehandling indenfor kommunen og på tværs af kommuner. Øget brug af metoder der virker. Bedre resultater og effekt af indsatser overfor de udsatte børn og unge og deres familier. Styrke mulighed for at udarbejde bedre ledelsesinformation indenfor følgende områder: o Faglig ledelsesinformation o Økonomisk ledelsesinformation o Ledelsestilsyn På længere sigt: Styrke datadeling på tværs af DUBU og it-systermer på skole,- dagtilbud-, PPR- og sundhedsområdet mv., og på tværs af børne- og voksenområdet. 1

1. Mere systematik i sagsbehandlingen Færre fejl og større systematik og ensartethed i sagsbehandlingen. Brugen af den socialfaglige metode ICS sikrer, at Serviceloven og andre love overholdes. Rettidig og mere ensartet sagsbehandling samt højere faglighed med ICS. Guider og støtter rådgiveren gennem sagsforløbet til sikring af, at relevante love, serviceniveauer og sagsbehandlingsprocedurer overholdes. Letter overdragelse af sag til ny rådgiver eller anden DUBU-kommune Større effektivitet og hurtigere og mere ensartet sagsbehandling. Styrkelse af den faglige kvalitet i sagsbehandlingen. Bedre mulighed for overholdelse af budgetter Bedre dokumentation og overblik over sager giver et bedre grundlag for arbejdstilrettelæggelse, herunder opfølgning, videndeling og oplæring. 2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser Sagsbehandleren får bedre overblik over de muligheder, der findes, og de økonomiske konsekvenser af de valg, der træffes. Bedre overblik over muligheder og økonomiske konsekvenser. Øget accept af, at økonomi og faglighed går hånd i hånd Mere økonomisk bevidste sagsbehandlere, når alle data vedrørende indsatser og tilhørende økonomi registerres i DUBU, og kun i DUBU. Valg af tilbud og den tilhørende økonomi hænger sammen med fastlagt serviceniveau. Forbedret økonomisk styring og overblik giver bedre mulighed for at overholde budget. Færre dobbeltindtastninger i forskellige itsystemer/regneark og mindre tid brugt på kontrol. 2

3. Bedre matchning af behov og tilbud DUBU gør det nemmere at finde frem til lige præcis de tilbud, der kan hjælpe barnet eller den unge. Det betyder færre revisiteringer. Det bliver desuden nemmere at registrere og dokumentere effekten af de trufne valg. Bedre overblik over interne og eksterne tilbud / nemmere at finde tilbud, der matcher krav. Skærpelse af mindst indgribende, men nødvendige tiltag (dvs. ikke for mange indsatser pr. barn - da det kan virke for voldsomt). Styrke arbejdet med dokumentation af resultater, effekt af indsatser, og metoder der virker. Bedre overblik over mest benyttede tilbud, herunder tilbuddenes målopfyldelse (effekt). Giver fokus på leverancer fra leverandører. Bedre mulighed for at tilrettelægge tilbudsviften efter efterspørgslen, herunder styrkelse af de forebyggende indsatser i kommunen. Bedre overblik over resultater og effekt af indsatser, og metoder der virker. 4. Lettelse af administrative byrder for sagsbehandlerne DUBU vil reducere den tid, sagsbehandlerne bruger på rene administrative funktioner og frigiver dermed tid til andre dele af sagsbehandlingen. Nemmere opfølgning og planlægning pga. detaljeret sagsoverblik. Mere tid til den faglige del af sagsbehandlingen (borgerkontakt, tværfagligt samarbejde). Alt sagsarbejdet integreres i ét system med automatisk overførsel til blandt andet Ankestyrelsen og Danmarks Statistik. Større tilfredshed blandt rådgiverne pga. bedre IT-funktionalitet. Bedre overblik over de enkeltes arbejdsmængde, og bedre mulighed for i tide at gribe ind, hvis nogen er bagud. Forebyggelse af stress. 3

5. Nemmere tværgående arbejde mellem offentlige myndigheder Et af de vigtigste formål med DUBU er at lette informationsudvekslingen mellem de offentlige myndigheder. Det skal sikre hurtigere og bedre sagsbehandling. Lettere udveksling af oplysninger/sagsakter mellem kommuner. Nemmere informationsudveksling. Bedre håndtering af mellemkommunale underretninger. Nemmere at indhente oplysninger fra samarbejdspartnere Lettere indberetning af statistik til fx DS og Ankestyrelsen. 6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen Højere kvalitet i de informationer, der danner basis for ledelsesbeslutninger, skal sikre et bedre prioriteringsgrundlag. Det giver lederne bedre redskaber til at sparre med sagsbehandlerne og modvirke budgetoverskridelser. Bedre fordeling af sager og optimal ressourceudnyttelse. Bedre overblik over underretninger, 50 undersøgelser og sagsantal til brug for fx. dokumentation af sagsbelastning. Bedre mulighed for dokumentation og informationsmateriale til det politiske niveau og den øverste ledelse. Beslutninger vedrørende økonomi og socialfagligt arbejde kan træffes på et bedre grundlag. Bedre overblik over hvilke sager, der skal lukkes, fordi barnet eller den unge ikke længere har brug for kommunens støtte eller skal overdrages til voksenområdet. Forbedret overholdelse af tidsfrister. Bedre fordeling af sager og optimal ressourceanvendelse. Nemmere og mindre tid til ledelsestilsyn. Optimere økonomistyringen pga. bedre overblik over udvikling i pris og antal i forhold til budget 4

Til inspiration - ledelsesinformation i Køge Kommune maj 2015 (oplæg på DUBU ledernetværksmøder maj 2015) Køge Kommune har siden efteråret 2013 anvendt DUBU. Fra 1. januar 2015 blev alle indsatser og økonomi lagt ind i DUBU, siden da anvender alle ledere og rådgivere i kommunen kun DUBU på det sociale børneområde. Køge udarbejder løbende følgende typer ledelsesinformation: Faglig ledelsesinformation (fx den faglige kvalitet i sagsbehandlingen, antal sagsmængde, overholdelses af tidsfrister ) Økonomisk ledelsesinformation (budget, disponeret økonomi, gennemsnitspriser på tilbud etc.) Ledelsestilsyn gennemføres en gang om måneden (overholdelses af tidsfrister, dato for seneste børnesamtale, for justering af 50, ændrede handleplan etc.) Kommunen har fortsat fokus på rådgivernes datadisciplin i DUBU, der er helt afgørende for at kunne udarbejde valid ledelsesinformation. Tre udvalgte indikatorer, som alle DUBU-kommuner følger op på Ifm arbejdet med gevinstrealisering blev nedenstående 3 indikatorer valgt ud af de samlede 13. De 3 indikatorer er de første kommunerne vil anvende til tværgående måling. DUBU mål 1. Mere systematik i sagsbehandlingen 1 Valgte gevinstindikatorer X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0. 4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne 6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen 2 3 X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0. M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning. 5