Dato: 14/3 2005 Emne: Bestyrelsesmøde Tilstede: Britta, Hans, Jakob, Sidsel, Thor, Dieter, Ann, Michael, Simon, Florian Fraværende: Lars Referent: Hans Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. Manglende udførte arbejdsopgaver fremgår af nedenstående: Gennemgang af sidste referat fra 9/2 Boulderombygning (Rune): Vi skal have udarbejdet en tilstandsrapport for alle vægge på Kochs Skole. Andrew (fra ÅK) kan arrangere det med en bygningsingeniør. Rune har endnu ikke gjort noget, men mente godt han kunne nå at få det sat i sving, evt. med hjælp af Sidsel. Britta og Lars skal være til stede. Husk kun 10 klatrere af gangen i boulderen. Florian og Sidsel sætter et skilt op mht antal klatrere og hensyn med børn i boulderen. Logo (Mikael): Logo bliver sendt til Simon så det kan sættes på hjemmeside. GrupCare(Simon): Simon hjælper Britta og Ole og Louise i gang med børne-liste, kvindeliste samt lister for DGI-vagter og Kochs-vagter. Simon ser på Yahoo - alternativer. Instruktør møde (Lars): Lars indkalder til møde. Bibliotek(Hans): Overdrags til Jeppe, der følger 10000 kr med til indkøb i 2005. Jeppe står herefter for at indkøbe nyt til bib. samt holde styr på sagerne. Desuden for
at refundere penge når medlemmerne har købt ind. Bemærk: bilag skal afleveres til Jeppe Skov Hansen. Hans og Jeppe sætter opslag op om procedurer ved køb af bøger mm. Sikring (Lars): Lars sørger for at der bliver lavet en diskussionsaften, hvor flere personer kunne komme med indlæg: Peter Haremoes, Lars, Tonny, Mette MC og Thomas mfl. Udskiftning af ankre på Kochs skole (Lars): Lars sørger for udskiftning af ankrene på Kochs skole evt. på samme tid som der bliver udfærdiget tilstandsrapport. Lars ville prøve at være der når der skulle laves tilstandsrapport. Ny instruktør eksamen (Lars, Dieter og Tonny): Der vil muligvis blive afholdt en ny instruktør eksamen for dem der dumpede, og for andre der måtte føle lyst til det. Da der ikke er tale om særlig mange, er det ikke sikkert. Hvis der bliver en eksamen bliver det ca. midt i maj. Rengøring i boulderen Der blev diskuteret forskellige tiltag til hvordan rengøringen i boulderen kunne blive systematiseret lidt mere Der var forslag omkring en liste hvor dato for sidste rengøring kunne skrives på. 2. Godkendelse af referat fra generalfosamlingen GF-Referatet blev godkendt. 3. Konstituering af den nye bestyrelse, fordeling af arbejdsområder Forretningsorden Antal Bestyrelsesmøder pr. år er minimum 4, ellers efter behov. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når der mindst er 3 bestmedlemmer tilstede, hvor i blandt enten formand eller næstformand. Bestyrelsesmøder skal indkaldes på bestyrelsesforum eller tilsvarende.
Bestyrelsesforum kan være beslutningsdygtigt, ligesom brug af email kan. Udvalg kan nedsættes af bestyrelsen. Referat skrives efter tur efter referat skabelon/word-skabelon. Britta rundsender. Bestyrelsen er en solidarisk bestyrelse med arbejdsfordeling og ansvarsfordeling, hvorfor formandens rolle ikke er af anden end formel karakter. Målsætning for bestyrelsesarbejdet: Læser sine mails og svarer på de relevante. Deltager i bestyrelsesmøderne. Skriver referat, når det er ens tur. Læser referater fra møder man ikke har deltaget i og i øvrigt læser referatet fra sidste møde igennem før hvert nyt møde. For derved at forberede sig og få gjort de ting man har glemt. Iøvrigt holder sig orienteret indenfor sine ansvarsområder og generelt i klubben. Bestyrelsesmedlemmer: Britta Hjuler Jakob Andersen Dieter Britz Hans Linde Michael Hjelm Simon Vogensen Sidsel Wahlin Florian Rasmussen Thor Nielsen Supleanter: Lars Hessel Ann Menne Oplæg til ansvarsområder / udvalg (udvalgsformand, hjælpere) / huskeseddel:
Formand: (Britta) Næstformand (Hans) Kasserer: (Jakob) Budget og resultatopgørelse til GF Godkendelse af regnskab ved ÅO Udbetaling af finanser Gæsteindtægter Ansøge om og opkræve tilskud fra DB, Århus Kommune Sikkerhed / instruktører: (Lars, Tonny, Dieter) Instruktørkursus Sikringskurser minimunskrav defineres Udlevering af grønne mærker Instruktører (møde m/ instruktører, løbende information til) Årligt sikkerhedstjek Kochs Skole / DGI logbog Grønspættebog - René Tekst til hjemmesiden vedr. Ansvar, Sikringskurser, Instruktøruddannelsen Booking af censorer ved DSF til instuktøreksamen Medlemskontakt: (Dieter) Kontakt til nye medlemmer. Venteliste Henvisning til DB for betaling og instuktør for sikringskursus Arrangere prøveklatring, 1. søndag hver måned, annoncere, aftale med hjælper Hjemmeside: (Simon, Jakob, Rune V) Webmaster Nyhedsbrev til alle mailadresser, udgivelse og printversion Fotos bestyrelsesmedlemmer, tlf-nummer på alle Dank Bjergklub: (Hans, Jeppe) Kontakt til DB, søge om tilskud samarbejde m/ kasserer Forsikringer ved DB (Hvad dækker forsikringen, Brand Kochs skole? Ansvar for klatrevæggen på Kochs Skole?) Bibliotek
Alpin gruppe Udlåns udstyr (2 hjelme) Kochs Skole: (Sidsel, Florian, Dieter) Kontakt til Kochs Skole (Kontrakt, åbningstider, booking af lokaler, aflysningsdatoer opslag, vægbyggeri tilladelse fra skolen, skolens brug af væg, instruktion og betaling for samme, skolens udsyr) Kontaktperson nøglevagter (møde m/ vagter, medlemstjek, reglement opdateres, infomappe i huset, highbouldering?, børneklatring mm) Faciliteterne (køkken, boulder og stensal udstyr og væktøj årligt sikkerhedstjeck i samarbejde med sikkerhedsansvarlig) Ruteroverblik + opslag DGI: (Britta, Thomas) Kontakt til DGI-huset (kontrakt, åbningstider, booking af lokaler, aflysningsdatoer opslag) Kontakt til DGI-Århusegnen (forsikringer, tilskud) Kontaktperson DGI-vagter (møder m/ vagter, medlemstjek, reglement opdateres, infomappe i huset, juniorhold mm) Rutebygning + rutedatabase Faciliteterne (sikkerhedstjek udstyr i DGI-huset i samarbejde med sikkerhedsansvarlig, Udskiftning af kvikled og slidte slynger) DSF: (Sidsel, Simon) Kontakt til DSF (deltage i DSF s generalforsamling, hvad sker der sende relevant info videre, søge tilskud, forsikring, gæsteordning) Sponsorer / indkøb: (Michael,?) Sponsoraftaler (rabatter, røde kort, tekst på hjemmeside) Indkøbsaftaler (rabatter, reb, greb, værktøj, skruer mm) Andre forslag fra medlemmer (liggeunderlag, telt) Børne/juniorklatring: (Ann, ) Kontakt til juniorhold (møde m/ ledere, deltage som hjælper på holdet) Kontakt til børn udenfor holdet (venteliste, forældre m/ små børn) Søge tilskud, kan vi få noget fra DGI / DSF/DB mfl?
Recognocering Ålborg / Pløks mm Kontakt til DSF-juniorgruppe Kvindeklatring: (Britta,?) mailliste, opdatering og intromail fællestur Arrangementer (Florian,?) Kurser (Teknikkurser, begynderkurser,rutebygningskurser - finde hjælpere, koordinere, opslag, oprydning) Konkurrencer (Århus Open, Wolfgang Open - finde hjælpere, koordinere, opslag, oprydning) Turkoordinator: (Allan) Fællesture til DB-kurser 4. Foreningsarbejde / visioner / lederuddannelse Britta orienterede om DGI s foreningsvejledning, www.dgi.dk/nyheder Britta opfordrede til deltagelse i følgende møder: Lederrekruteringsmøde i DGI den 6. April Oplysningsmøde i DGI den 26. April 5. information om forsikringer ved DGI/DIF (hans) Hans udarbejder en forsikrings- vejledningsside til hjemmesiden 6. DB-information (hans) DB har givet 10000kr til drift af bibliotek. Hans søger om penge til rutebygningskursus Hans er desuden i det nye strukturudvalg der skal arbejde mod et fælles dansk klatreunion og specielt forhold vedr. løsrivning af Århus Klatreklub fra Dansk Bjergklub. 7. Gjelleupplaner - Thor Email er sendt ud til samtlige medlemmer med forespørgsel om de vil klatre i et gellerup-klatrested. Der afventes svar fra dette. Thor sætter nye opslag op på Kochs og DGI.
Fordele og ulemper blev diskuteret. Specielt forholdet om et nyt sted i Gellerup vil dele klubben i 2. Bestyrelsen opfordrer medlemmer at de melder tilbage. Bestyrelsen søger fortsat efter nye lokaler og opfordrer medlemmer til at gøre det samme. 9. status vedr. DM 2005 DM-udvalget orienterede om status vedr. DM. Der mangler stadig sponsorer. Britta søger midler ved DSF (5000 til greb, 4000 til rutebygning, og dækning af dommerudgifter, lokaler mm.(vi har ikke fået noget endnu)) Alle typer hjælpere til afholdelse den 21 Maj søges stadig. 10. nye vedtægter? (DB, DSF, DGI, Kommunen...?) Hans underretter DB, sidsel DSF, Britta DGI, Jakob kommunen om vores nye vedtægter Kochs Skole Makro på endevæg skal flyttes på Håndboldmål (florian). Der skal indkaldes til Vagtmøde (sidsel). Der skal fortsat arbejdes på at udarbejdes en tilstandsrapport (lars). Der skal etableres en rengøringsordning i boulderen. Dieter skifter P-leddene (8-stk). Vagter skal fremover bære et orange skilt DGI-Huset (britta) Der holdes åbent 16-18 onsdag i Marts måned. Ordningen fortsætter. Vagter skal fremover bære et orange skilt Web Telefon nr., ansvarsområder og billede af hvert enkel best. Medlem lægges på hjemmesiden. (simon) Arrangementer Der afholdes teknikkursus den 2/4 på Kochs skole. Dette henvender sig
primært til nye medlemmer. Florian står for arrangementet. DSF Simon orienterede om den netop afholdte GF. Sidsel bliver ny DSFkontakt. Evt