Gisp Global Internet Service Provider Bilag 1 Brugerhåndbog Aalborg Universitet Master i IIT - Systemadministration
1. Indledning Dette bilag indeholder en beskrivelse af virkemåden for e-mails skrevet til almindelige brugere, samt en kort instruktion om hvordan man opfører sig hensigtsmæssigt ved brugen af mails med hensyn til sikkerhed og respekten for andre brugere. Derefter er der en grundig gennemgang af hvordan man sætter en mailklient op på KMail på en FreeBSD, hvor de forskellige begreber inden for mails vil blive forklaret. 2. Indholdsfortegnelse 1. Indledning...2 2. Indholdsfortegnelse...2 3. Introduktion til brug af e-mail...3 4. God skik og brug af e-mail...5 4.1 Virus...5 4.2 Spam...5 4.3 Teksttype i meddelelsen...5 4.4 Vedhæftede filer...6 4.5 Gyldne regler for brug af e-mail...6 5. Opsætning af mailklient...7 5.1 KMail...7 5.1.1 Oplysninger om navn og e-mailadresse...7 5.1.2 Opsætning af servere...8 5.1.3 Opsætning af sikkerhed...10 GISP Global Internet Service Provider Side 2 af 11
3. Introduktion til brug af e-mail Når du bruger e-mailsystemet er der en del systemer, der skal arbejde sammen og nogle betingelser, der skal væ re opfyldt. Betingelser: Både du og modtageren skal haven en e-mail konto. Dette kan du få hos en ISP (Internet Service Provider Internetudbyder, som f.eks. TDC, Get2net, CyberCity el. lign.) eller igennem din arbejdsgiver, hvis det er i dit arbejde du bruger e-mails. Dernæ st skal du have adgang til en computer forbindelse til Internettet. Denne computer skal væ re udstyret med en mailklient (Netscape, Outlook Express, Outlook, Mozilla, K-mail el. lign). I nogen tilfæ lde kan dine mails læ ses igennem en Internet browser (Web-mail). Web-mail er en service din ISPer giver dig, så der kan ikke gives en generel beskrivelse af dette, men din ISPer kan henvise dig til den hjemmeside hvor du kan se dine mails. Hos din ISP får du en e-mailadresse, der er entydig, det vil sige at der kun findes den ene. Denne e- mailadresse er opbygget af flere dele, som beskrives i boksen nedenunder. E-mailadresse: dit.navn@din.isp.dk dit.navn = @ = din.isp = dk = dit brugernavn hos din ISP Snabela at (engelsk for på eller hos) Internetudbyderes/firmaets domæ ne, der kan bestå af et eller flere navne adskilt af punktummer. En ISPer kan råde over mange domæ ner Topdomæ ne navn, der i dette tilfæ lde viser tilknytningen til Danmark, men det kan også væ re f.eks.:.com el..biz der viser tilknytning til en forretning el. firma.org el..int der viser tilknytning til en organisation I en e-mailadresse er der ikke forskel på store og små bogstaver. Tegnene a-z og tal kan bruges. Nogle specialtegn, som punktum kan også bruges, hvor /, \ og andre specialtegn ikke må bruges. Æ ø og å er ved at blive implementeret i Internetsammenhæ nge, men det frarådes stæ rk at bruge dem, da de er vanskelige for udlæ ndinge at bruge og ikke alle systemer vil understøtte dem. Når du skriver en e-mail består den af følgende elementer: Afsender: Modtager: Cc: Din e-mailadresse, som for det meste indsæ ttes automatisk fra din e-mailklient Den du sender til. Der kan godt sæ ttes flere modtagere i Til-feltet, men du skal væ re klar over at modtagerne kan se de andre modtageres e-mailadresser. Carbon copy. Sendes i kopi til denne/disse modtagere. Disse kan også læ ses af alle der modtager e-mailen GISP Global Internet Service Provider Side 3 af 11
Bcc: Emne: Blind carbon copy. Denne baggrundskopi til andre bevirker at dem der står I Bcc kan se hvem den er sendt til samt Cc men ikke Bcc. Den originale modtager og Cc kan heller ikke se Bcc modtagere. Dette felt vises ofte ikke i mailklienten men man kan få det frem igennem menuerne det kan væ re menuen Vis Overskrift der kort beskriver indholdet det kan væ re tomt med det bør undgås. Meddelelse: Selve e-mailen med de informationer der ønskes sendt til modtagerne. Meddelelsen kan skrives i ren tekst eller i Html-format (samme format hjemmesider er lavet i). Vedhæ ftede filer: Eventuelle dokumenter, billeder eller andet man ønsker modtagerne skal have. Når du har skrevet din mail trykkes der normalt på en knap, der hedder send, hvorefter mailklienten læ gger e-mailen i udbakken og derfra sendes den til din ISPs udgående mailserver (SMTP). Din ISPs mailserver ser på den del af modtagerens e-mailadresse står efter @-tegnet. Ud fra dette findes den ISP modtageren har og denne mailserver kontaktes. Modtagerens ISPer ser på den del af e-mailadressen der står foran @-tegnet. Eksisterer brugeren læ gges mailen i brugerens Indbakke ellers sendes der en besked tilbage til afsenderens ISPer om at brugeren ikke eksisterer, hvorefter denne besked sendes tilbage til afsenderen. Nu ligger e-mailen hos modtagerens ISPer og venter på at modtageren via sin e-mailklient henter mailen ud på dennes computer. Modtagerens e-mailklient henter mailen på det der hedder Indgående mailserver (POP3). Internettets teknikker er bygget op på en sådan måde at det er forberedt på at alle komponenter ikke er til rådighed altid. Dette betyder at en e-mail vil blive leveret selvom en server på vejen ikke er til rådighed. Dette sker ved at den server, der skal aflevere mailen forsøger at kontakte modtageren, men hvis denne ikke svarer bliver e-mailen lagt i kø hvorefter der bliver forsøgt igen med jæ vne mellemrum. Hvis mailen ikke kan leveres indenfor et foruddefineret tidsrum (defineret i serverens indstillinger), returneres e-mailen til afsenderen. Dette tidsrum er ofte 3-4 dage. Igen alt efter GISP Global Internet Service Provider Side 4 af 11
opsæ tning får afsenderen en meddelelse om den udsatte levering. Afsenderen vil altid modtage besked hvis levering opgives. 4. God skik og brug af e-mail. E-mail er blevet et medie, der bruges af mange og som er nemt at bruge. Det er billigt at sende også at sende rigtigt mange beskeder. Når dette er så nemt og billigt er der selvfølgeligt mennesker der ikke kan dy sig for at bruge det til at genere andre med. Dette har gjort at der er 2 fæ nomener man skal forholde sig til når man bruger e-mail: - Virus der er små programmer, der laver uønskede ting på din computer af mere eller mindre destruktiv karakter - Spam der er masseudsendelse af mails til folk der ikke har bedt om modtagelse af disse mails. Disse indeholder gerne reklamer for tvivlsomme produkter. Disse to fæ nomener vil kort blive beskrevet og til sidst vil der væ re nogle gyldne regler for brug af e-mail 4.1 Virus E-mails er den metode hvormed der spredes mest virus, derfor er det vigtigt at omgås e-mails med omtanke, både som modtager og afsender. Vira spredes ved, at der er et program, der finder alle personer i dit adressekartotek og sender en mail til dem med virussen i. Da de fleste vira spredes i det øjeblik e-mailen åbnes er det vigtigt at sortere dem uåbnede. Hvis en e-mail klient enten har en indholdsrude (del af skæ rmen hvor e- mailens indhold kan ses) eller der vises de første linier af e-mailen i oversigten, så er e-mailen åbnet. Slå disse funktioner fra. Når man skal identificere farlige e-mails gøres det ved at se på afsender og emnefelt. Kender du afsenderen skal du se om emnefeltet omhandler noget du sæ dvanligvis taler med den person om. Afsenderen kan væ re ramt af en virus. Denne virus kan have sendt sig selv videre til dig, men med et ikke relevant emne. Kender du ikke afsenderen skal du se på emnet for at identificere om det er noget der er relevant for dig. Hvis det ikke er slettes e-mailen uåbnet. Generelt kan det siges at hvis du er i tvivl om farligheden af en mail, så slet den. Hvis den ikke er identificeret ordentligt via afsender og emnefelt, så er den ikke vigtig. (Får du pludselig e-mails fra vennerne på et andet sprog end normalt bør du også væ re på vagt.) 4.2 Spam Spam er en af de store forbandelser på Internettet. Spam er e-mail man uønsket modtager om alverdens ting. 4.3 Teksttype i meddelelsen Meddelelsen kan væ re skrevet i mindst 3 typer: - ren tekst dette er et tekstformat hvor der ikke kan skrives i forskellige skrifttyper, tekststørrelser m.m. Mange foretræ kker denne type mails, da den ikke kan indeholde vira i selve mailen, ligesom den kan vises på alle e-mail klienter. - Html-format det samme format som hjemmesider er lavet i. Dette tekstformat giver dig mulighed for at lave en opsæ tning ligesom dine hjemmesider, med billeder, forskellige skrifttyper m.m. Men denne teksttype er en såkaldt fortolket tekst hvilket betyder at den kan GISP Global Internet Service Provider Side 5 af 11
indeholde ond kode, der kan læ gge en virus på maskinen og videresende den til de personer der står i din adressebog - RTF-format et Microsoft format hvor man kan lave skrifttyper m.m., men hvor der ikke kan bruges makroer m.m. Oprindeligt lavet til at transportere tekstdokumenter mellem forskellige platforme (Mac, Windows m.m.). Bruges hovedsagligt af Microsoft-produkter. 4.4 Vedhæftede filer Vedhæ ftede filer kan også væ re virusspredere. Specielt skal man væ re opmæ rksom på følgende filtyper: -.exe Programfiler der kan væ re vira -.vbs Visual basic script. Også en programtype, der kan sprede vira. Generelt bør man ikke åbne vedhæ ftede filer med mindre man er sikker på at den er uskadelig. (Hellere ikke selv om man kender afsenderen.) 4.5 Gyldne regler for brug af e-mail Dette bringer os til din opførsel mht. brug af e-mail: - Brug altid relevante overskrifter i emnefeltet emnefeltet skal altid udfyldes, da der er spamfiltre, der automatisk frasorterer e-mails uden emne - Videresend ikke falske virusadvarsler, da de ikke advarer mod en virus, men er virussen selv. De peger ofte på en fil i systemet, du skal slette, men som er en uskadelig måske vigtig fil for systemet. Er du i tvivl om en virusadvarsel er æ gte eller falsk, så lad væ re - Lad væ re med at åbne e-mails med vedhæ ftede filer sendt fra ukendte personer, specielt hvis e-mailen er på et andet sprog end dansk, eller kendte hvis der er noget mistæ nksomt ved mailen. - Væ r opmæ rksom på at vedhæ ftede dokumenter kan indeholde makroer, som også kan væ re vira - Væ r speciel opmæ rksom på filer af typen.vbs og.exe. dette kan væ re vira - Væ r forsigtig med din mailadresse på Internettet, da der er steder de videresæ lger e- mailadresser selv om de siger de ikke gør - Svar aldrig på spammail eller forsøg ikke at blive slettet fra en spammers hjemmeside de opfatter dig som godtroende og så går det løs samtidigt viser du jo at du faktisk har læ st e- mailen - Videresend ikke kæ debreve - Videresend ikke ukritisk vittigheder, spil, billeder m.m. Hvis du gør check dem for virus først - Væ r altid på vagt hver gang der kommer en mail i din indbakke - Væ r opmæ rksom på evt. Netiquette for mailinglister eller lign. GISP Global Internet Service Provider Side 6 af 11
5. Opsæ tning af mailklient 5.1 KMail KMail er en mailklient, der følger med KDE-skrivebordet, der er en af de mest anvendte skriveborde på Linux eller *BSD. Når en e-mailklient skal sæ ttes op er der 3 hovedpunkter man skal igennem: - Oplysninger om navn og e-mailadresse - Opsæ tning af udgående postserver (oftest SMTP) - Opsæ tning af indgående postserver (oftest POP3) 5.1.1 Oplysninger om navn og e-mailadresse. Væ lg menuen settings, configure KMail. GISP Global Internet Service Provider Side 7 af 11
I konfigurationen af mailklienten vil vi her gennemgå de punkter, der hedder Identity, Network og Security, da resten ikke er af betydning for afsendelse, modtagelse og sikkerhed. Identity Her indsæ tter dit navn, din e-mailadresse og evt. den organisation du arbejder for. Denne e-mailadresse er den der får at vide hvis mailen ikke kommer frem, men under advanced kan man sæ tte en anden e-mailadresse, hvor svar skal sendes til. Hvis reply-to address er tom vil svar gå til den anden adresse. 5.1.2 Opsætning af servere Network Her indsæ ttes de metoder, der bruges ved afsendelse og modtagelse af mails. KMail er lidt anderledes en Microsoft e-mailprogrammer, da den baserer sig på UNIX. En væ sentlig forskel på UNIX og Windows i forhold til mail er at UNIX som standard er født med en mailserver som en del af systemet, hvor det for Windows er for det meste er noget der findes på en ekstern maskine. Historisk set er det begrundet i at Internet og TCP/IP protokollerne er en del af UNIX-verdenen, hvor DOS/Windows var maskiner uden forbindelse til omverdenen. I de tidlige dage var e- mailadressen sammensat af brugernavn@host.domæ ne.dk, hvor adressen i dag er uden host-delen. Oprettelsen af en udgående mailserver (Sending) sker ved en 2-tinsproces. Først væ lges typen SMTP eller sendmail. SMTP er en ekstern server medens Sendmail er et lokalt program, der bruges som SMTP-server (MTA). I dette tilfæ lde væ lges SMTP, som er det mest almindelige. I trin 2 opgives et navn for forbindelsen (til egen orientering), den server der bruges samt hvilken port der bruges (standard port 25). Yderligere kan der gives et brugernavn og et password hvis serveren kræ ver bruger genkendelse. Som standard bruges det ikke, da de enkelte SMTP-servere filtrerer e- mailsendere på anden måde. Sæ dvanligvis har en ISPer opsat sin server således at den kun accepterer mail fra eget netvæ rk. GISP Global Internet Service Provider Side 8 af 11
En virksomhed med medarbejder på farten, der opkobler igennem flere ISPer vil typisk have en SMTP-server med brugergenkendelse, så de ikke skal skifte opsæ tning ved skift af ISP. Oprettelsen af en indgående server (Receiving) sker også i en 2-trins proces. Først væ lges typen af kontoen. I dette tilfæ lde er der 4 typer, 2 der bruges til eksterne servere (IMAP og POP3) og 2 typer der bruger lokal post server (lokal mailbox (Mbox) og Maildir). Forskellen i de sidste to er hvordan e-mailene gemmes. Mbox gemmer hver mappe i en fil, hvor GISP Global Internet Service Provider Side 9 af 11
Maildir gemmer hver mail i en fil, men hver mappe i et bibliotek (directory). I dette tilfæ lde bruges POP3, som henter e-mailene ned på den lokal computer. IMAP kontakter mailserveren og viser kun indholdet men lader dem ligge på serveren. I næ ste trin opgives oplysninger om serveren. Først et navn til eget brug, derefter brugernavn og password til kontoen, samt navnet på den server der skal kontaktes med portnummer. Til sidst er der nogle oplysninger om: - password skal gemmes - sletning af mails på server - denne profil skal inkluderes i Check mail processen, der sæ ttes i gang manuelt - mails skal filtreres - hvor tit mails skal hentes automatisk - hvor de skal gemmes og - der er en kommando der skal eksekveres før afhentning det kunne f.eks. væ re at forbinde computeren til Internettet Når disse 3 ting er sat op er mailklienten parat til at arbejde med den opsatte mailkonto. Det skal bemæ rkes at en mailklient kan håndtere flere Identiteter, ud- og indgående servere, men en af hver er nok til at starte med. 5.1.3 Opsætning af sikkerhed Opsæ tningen af sikkerheden begræ nses til følgende: Om man vil bruge HTML is sine mails og om man vil tillade eksterne sider at loade, da de kan have indlejret kode der kan udnytte svagheder i systemet. Sidst er der spørgsmålet om man vil lade systemet automatisk svare på mails der forespørger på kvitteringer. GISP Global Internet Service Provider Side 10 af 11
På siden om OpenPGP spørges om der vil bruges kryptering af e-mails. GISP Global Internet Service Provider Side 11 af 11