OPSTARTSFORLØB I PSYKIATRIEN 2020 VI STILLER SKARPT

OPSTARTSFORLØB I PSYKIATRIEN 2020 VI STILLER SKARPT

DEFINITION PÅ OPSTARTSFORLØB Opstartsforløb er en fordanskning af den teoretiske term onboarding. Onboarding er en proces, der handler om at få den nye medarbejder til at høre til. DEN GODE VELKOMSTKULTUR Hele afdelingen blev gjort opmærksom på, at der var nye medarbejdere kommet til afdelingen, og navnene og titlerne på nyansatte stod tydeligt på tavlen i kaffestuen, så man følte sig meget velkommen og ventet. Der var desuden morgenbrød til alle, fordi der var nye medarbejdere. En rigtig fin velkomst. Der blev vist rundt i afdelingen og udleveret relevant information, og vi modtog et fint individualiseret introduktionsprogram for de kommende uger den første dag. (citat fra nyansat i Region Nordjylland)

BAGGRUND OG DATA Spørgeskema udsendes den 1. i hver måned til alle de nyansatte, der har været ansat i 3 måneder på det tidspunkt. Spørgeskemaer er udsendt til alle medarbejdere, der er startet i 2020. Undersøgelsen indeholder både kvantitative og kvalitative svar. De kvalitative svar bruges til at understøtte og præcisere de kvantitative fund. Alle svar bliver behandlet anonymt. Enheder med mere end 5 besvarelser modtager et datasæt. Der har været 123 gennemførte spørgeskemaer i Psykiatrien i 2020.

2020 ET ÅR MED CORONA 2020 har været præget af ekstraordinært mange ansættelser i covid-19 regi. Corona har generelt set skabt udfordringer blandt medarbejderne, både i form af nye opgaver og et forandret arbejdsmiljø. Det forventes, at disse omstændigheder i nogen grad betyder en lavere svarprocent, og måske påvirker nogle af resultaterne negativt. Dog angiver en del nyansatte i de kvalitative besvarelser, at de har stor forståelse for, at opstarten har været anderledes på grund af corona. Det kan derfor ikke med baggrund i undersøgelsens kvalitative besvarelser konkluderes, at corona i nogen stor grad har påvirket opstartsforløbene negativt.

Grundet coronasituationen har der ikke rigtig været mulighed for et socialt arbejdsliv, men jeg føler mig trods det taget godt imod. Selvfølgelig var min start præget af corona. Jeg startede 1. april under nedlukningen, så første arbejdsdag var på skype. Min første "fysiske" arbejdsdag var præget af første dag efter nedlukningen. Men jeg synes, jeg er blevet taget godt imod. Det var lige i starten af coronanedlukningen, så det var lidt ustruktureret, men det gik. Jeg blev ansat under coronanedlukningen, så det er helt forståeligt, at der ikke var et stort og forkromet program og plan fastlagt. Dygtigt personale og kollegaer. På trods af corona har de gjort alt for, at jeg kan arbejde og være en del af fællesskabet.

ET OPSTARTSFORLØB HOS OS VARER 90 DAGE

ANALYSE OG ANBEFALINGER

OPBYGNING AF ANALYSE OG ANBEFALINGER Rapporten lægger ud med den samlede vurdering af tilfredsheden med opstartsforløbet. Herefter kommer 7 overordnede anbefalinger, som foldes ud enkeltvis. Anbefalingerne er enslydende med 2019. Enkelte steder er der stillet skarpt på konkrete indsatser til forbedringer. Tallene fra 2019 fremgår til sammenligning under hver anbefaling.

HVOR TILFREDS ER DU MED OPSTARTSFORLØBET I DIT JOB

SAMLET VURDERING AF TILFREDSHED MED OPSTARTSFORLØB 85% vurderer, at de samlet set er tilfredse eller meget tilfredse med det opstartsforløb, de har haft i deres nye job i Psykiatrien. Der var forud for undersøgelsen sat et mål om, at 90% af de nyansatte skulle være tilfredse eller meget tilfredse med opstarten. Det samlede tal for Region Nordjylland er 84%. Sammenligning 2019 Tallet for Psykiatrien er uændret fra 2019.

OVERORDNEDE ANBEFALINGER 1 Alle ledere skal sende relevant information ud før 1. arbejdsdag: til den nye medarbejder. til kollegerne. 2 Alle ledere er ansvarlige for, at der foreligger en plan for første arbejdsdag og en plan B, hvis plan A ikke kan gennemføres. 3 Alle ledere er ansvarlige for, at den nyansatte får en god og fyldestgørende introduktion til deres opgaver og har adgang til løbende hjælp og faglig sparring. 4 Alle ledere skal afholde opstarts- og opfølgningssamtaler med den nyansatte. 5 Alle nye medarbejdere kan med fordel tilknyttes en mentorordning. 6 Inddrag de fantastiske kollegaer. De gør en forskel. 7 Det giver god værdi for den nyansatte at vide, han/hun er en del af noget større. Vær lokalt opmærksom på, hvordan dette bedst gøres.

1 HAR DU INDEN 1. ARBEJDSDAG MODTAGET INFORMATION FRA NÆRMESTE LEDER OM:

1 VAR DER INFORMATION, DU MANGLEDE INDEN DIN FØRSTE ARBEJDSDAG

1 ANALYSE: INDEN FØRSTE ARBEJDSDAG 98% af de nyansatte får information fra kommende leder inden opstart. 12% mangler information, dvs. nogle af de 98% får ikke tilstrækkelig information. Det er bemærkelsesværdigt, at kun 68% angiver at have modtaget praktisk info som løninfo og vagtplan, og 70% angiver at have modtaget information om første dag på jobbet. Alle medarbejdere bør modtage denne type af information inden første arbejdsdag. Nærmeste leder har et særligt ansvar for at sikre, at det sker.

1 ANBEFALINGER: INDEN FØRSTE ARBEJDSDAG Det giver en tryg opstart, og en følelse af at være ventet og velkommen, når den nyansatte modtager information fra leder inden 1. arbejdsdag. Derfor skal 100% have hørt fra nærmeste leder inden 1. arbejdsdag. Psykiatrien ligger tæt på 100%, men det er værd at bemærke, at mailen skal indeholde de rigtige informationer. Velkomstmail kan indeholde: Mødetid og -sted første arbejdsdag Vagtplan 4 uger frem Komme- gåtider Plan for introforløb Orienter altid medarbejderne, så de ved, der kommer en ny kollega.

2 1. ARBEJDSDAG I hvilken grad oplevede du, at din afdeling/dit kontor var klar til din ankomst den første dag? Oplevede du, at der var en fast plan for din første arbejdsdag?

2 ANALYSE: 1. ARBEJDSDAG 78% oplevede i høj eller meget høj grad, at deres enhed var klar til deres ankomst den 1. arbejdsdag. 82% oplevede, at der var en fast plan for 1. arbejdsdag. Ud fra de kvalitative besvarelser kan vi se, at langt de fleste får en varm velkomst, var ventede og er blevet taget godt imod.

2 1. ARBEJDSDAG Der var lagt introprogram, hvilket fungerede rigtig godt. Jeg har følt mig taget godt i mod, alle i min afdeling har været hjælpsomme og imødekommende, og der har været styr på alle praktiske ting. Oplevede at være "i vejen" på sengeafsnit - er usikker på, om afsnittet var klar over, at jeg skulle starte den dag. Jeg blev taget rigtig godt imod, og blev koblet på en dygtig kollega som føl de første par dage.

2 ANBEFALINGER TIL 1. ARBEJDSDAG For mange nyansatte er 1. arbejdsdag at sammenligne med 1. skoledag. Derfor skal alle nyansatte opleve, at deres arbejdsplads er klar, når de kommer. Der skal ligge en plan for 1. arbejdsdag, f.eks.: Rundvisning Præsentation af kolleger og enhed Samtale med leder Gennemgang af opgaver og intro til IT-systemer Præsentation af mentor Lederen skal have en plan B klar for 1. arbejdsdag i tilfælde af at den oprindelige plan ikke kan gennemføres.

3 INTRO TIL OPGAVER OG FAGLIG SPARRING I hvor høj grad oplevede du, at du fik en god introduktion til løsningen af dine arbejdsopgaver? I hvor høj grad oplever du, at du løbende får tilstrækkelig faglig hjælp eller sparring?

3 ANALYSE: INTRO TIL OPGAVER OG FAGLIG SPARRING 68% oplever, at de i høj grad eller meget høj grad har fået en god introduktion til deres arbejdsopgaver. 77% oplever, at de i høj grad eller meget høj grad får løbende faglig hjælp eller sparring. Flere af de nyansatte peger på, at der mangler skriftlige instrukser/struktureret materiale over opgaverne. Sammenligning med 2019 I 2019 oplevede 61% at få en god introduktion. Det er en fremgang på 7 procentpoint. I 2019 oplevede 69% at få løbende hjælp og sparring. Det er en fremgang på 7 procentpoint.

3 INTRO TIL OPGAVER OG FAGLIG SPARRING I ambulatoriet oplevede jeg nogenlunde introduktion til arbejdsopgaver, men på sengeafsnittet var der, og er stadig, usikkerhed ift., hvad jeg skal, hvordan og hvorfor. Det er vanskeligt som ny på området at skulle "opfinde" sine egne opgaver. Jeg er blevet opfordret til at spørge om hjælp, men det er vanskeligt, når man er på rimelig bar bund ift., hvilke opgaver der skal varetages og hvordan. Kunne godt savne organiserede skriftlige instrukser, men jeg har selv lavet dem hen ad vejen.

3 ANBEFALINGER: INTRO TIL OPGAVER OG FAGLIG SPARRING Alle nyansatte skal opleve, at de får en god og fyldestgørende introduktion til deres opgaver og har adgang til løbende hjælp og faglig sparring. Det kræver følgende: Giv den nyansatte klarhed over, hvad der kommer til at ske i opstartsperioden. F.eks. opgaveoverblik, tidsplan og go-to personer ved spørgsmål. Lav f.eks. et kompetencekort, der viser, hvordan og hvornår den nyansatte er oplært i de forskellige opgaver. Se desuden anbefalinger vedr. leders og mentors ansvar (pkt 4 og 5).

4 SAMTALE MED LEDER Har du haft en opstartssamtale med din nærmeste leder? Har du været til opfølgningssamtale med din nærmeste leder? I hvor høj grad vidste du, hvad der forventedes af dig i forhold til løsningen af dine arbejdsopgaver?

4 ANALYSE: SAMTALE MED LEDER 76% har opstartssamtale med nærmeste leder. 52% har opfølgningssamtale med nærmeste leder. 57% vidste i høj eller meget høj grad, hvad der forventedes af dem i løsningen af deres opgaver. Det er bemærkelsesværdigt, at 68% oplever at få en god introduktion og 77% oplever at få hjælp og sparring, mens kun 57% angiver at vide, hvad der forventes af dem. Et svar kan være, at forventningsafstemning og feedback fra leder mangler. Det er leders ansvar at afholde både opstartssamtale og opfølgningssamtaler. Det er vigtigt for at sikre forventningsafstemning, feedback, og at den nyansatte oplever sig set og hørt. Sammenligning 2019 I 2019 havde 72% en opstartssamtale. Det er en fremgang på 4 procentpoint. I 2019 havde 42% en opfølgningssamtale. Det er en fremgang på 10 procentpoint. I 2019 vidste 59% hvad der forventedes af dem. Det er en tilbagegang på 2 procentpoint.

4 SAMTALE MED LEDER Jeg har følt mig meget forberedt til mit arbejde, og kan altid spørge mine kollegaer eller leder efter hjælp. Det er dejligt, at når jeg laver nogle småfejl, fx den måde jeg dokumenterer på, at lederen hiver fat i mig og snakker om det, uden at det føles som en skideballe. Lederen er anerkendende for, at jeg har været i praktik på andre afdelinger, hvor der dokumenteres anderledes, men at jeg så bliver guided og får nogle dage med min mentor til at øve og rette op. Dette har jeg været meget glad for. Jeg manglede og mangler fortsat en tydelig jobbeskrivelse. Det har været tydeligt, at mine og min leders forventninger til, hvilken opgaver jeg skal løse, og hvordan, har været utydelig.

4 ANBEFALINGER: SAMTALE MED LEDER For både opstarts- og opfølgningssamtaler er anbefalingen, at 100% af de nyansatte har disse samtaler med deres nærmeste leder. Det anbefales, at der planlægges et antal kortere feedbackmøder eller kaffemøder ud fra medarbejderens behov. Det er et lederansvar at sikre, at nye medarbejdere føler sig klædt på til deres opgaver, taget godt imod og ved, hvad forventningen til dem er.

5 MENTOR Har du været tilknyttet en mentor? I hvor høj grad har du være tilfreds med din mentor?

5 MENTOR Jeg er tilknyttet en mentor, men vores vagtplan gør, at vi sjældent har vagt samtidig. og når der er, så er der ofte ikke tid til, at vi kan gå fra i en kort tid til at samle op. Den var rigtig fin, jeg fulgte min mentor, faktisk i 10dage, dette gav meget stor følelse for sikkerhed og lære stedet og de forskellige opgaver at kende. Mega glad. Thumbs up! Jeg er blevet tilknyttet en mentor, men min mentor har ikke henvendt sig til mig, og jeg vidste først, hvem min mentor var lang tid efter første dag.

5 ANALYSE OG ANBEFALINGER: MENTOR 73% har haft en mentor. 85% er i høj grad eller meget høj grad tilfredse med deres mentor. Der er stor tilfredshed med mentorordningen, dog er der 2 udfordringer, man skal være opmærksom på: 1. Mentor og nyansat skal have sammenfaldende arbejdstider. 2. Mentor skal have tid til at gennemgå de faglige spørgsmål, den nyansatte må have. Det kan klart anbefales, at alle nye medarbejdere uanset faggruppe bliver tilknyttet en mentor. Sammenligning 2019 Der er markant fremgang på 18 procentpoint i andelen af nyansatte, der har haft en mentor fra 2019, hvor tallet var 55%. Tilfredsheden er stort set uændret fra 2019, hvor tallet var 84%.

6 KOLLEGER I hvor høj grad oplever du, at du er blevet taget godt imod af dine kollegaer?

6 KOLLEGER Tiderne er lidt usædvanlige nu hvor der er Corona, men før det var der god stemning på arbejdet, specielt i forbindelse med frokost. Alle mine kollegaer har overskud til at hjælpe mig, både i starten og nu. Det er dejligt, at man kan stole på sine kollegaer, det giver en dejlig ro og sikkerhed. Jeg føler mig taget godt imod. Personale er meget imødekommende og jeg kan være mig selv. Jeg modtager ofte på tilfældige tidspunkter komplimenter af mine kollegaer og har ad flere gange fået at vide at mine kollegaer er glade for at jeg er en del af personalegruppen.

6 KOLLEGER 86% føler sig godt taget imod af deres nye kolleger. Sammenligning 2019 I 2019 følte 92% sig godt modtaget af kolleger. Det er en tilbagegang på 6 procentpoint. Dette kan skyldes corona, da flere nyansatte nævner, at det sociale har lidt under corona.

7 INFO OM ARBEJDSPLADS OG ITOP I hvor høj grad er du blevet introduceret til dit eget område, lokale strategier, politikker m.m.? I hvor høj grad er du blevet introduceret til Region Nordjyllands ITOP-værdier (Indflydelse, Tillid, Ordentlighed, Professionalisme)?

7 INFO OM ARBEJDSPLADS OG ITOP 50% er i høj eller meget høj grad introduceret til planer og strategier for eget område. 32% har hørt om de personalepolitiske ITOPværdier. For mange nyansatte giver det god værdi at kende til sin egen rolle, muligheder samt opgaveløsning i den større sammenhæng, fx det konkrete hospital eller sektor. Undersøgelsen viser, at den nyansatte i meget lille grad har kendskab til dette. Det er op til den lokale ledelse at vurdere, hvordan og i hvilket omfang denne information skal gives. Sammenligning 2019 I 2019 kendte 50% til planer og strategier. Tallet er uændret. I 2019 havde 35% hørt om ITOP. Det er en tilbagegang på 3 procentpoint.

REGIONALE INDSATSER På PersonaleNet findes værktøjer til at forbedre enhedens opstartsforløb: https://personalenet.rn.dk/personale/rekruttering/sider/default.aspx Der er i gangsat et forbedringsprojekt med TR, afsnitsledende sygeplejersker, lønkonsulenter og forhandlere mhp. at optimere den nyansattes kendskab til lønforhold og vagtplaner inden opstart i jobbet. Der er i regi af Kompetenceforum igangsat et arbejde med at udvikle en regional mentorordning for alle medarbejdere i Region Nordjylland. Der er udviklet et nyt modul til Kursusportalen, som fra den 1. juni 2021 sender notifikationer ud til nyansattes leder og den nyansatte for at understøtte strukturen i opstartsforløbet.