Udviklingsinitiativer i Rengøring & Patientservice 2008-2010 BILAG Rengøring & Patientservice OUH Odense Universitetshospital
Indhold Dette hæfte indeholder de udviklingsinitiativer som er prioriteret og beskrevet i udviklingsplanen for Rengøring & Patientservice 2008-2010. Fokus A: Dialog med afdelingerne A1 Dokumentation af omfanget af patient transporter A2 Udarbejdelse af servicebeskrivelser A3 Udvikling af modeller for serviceaftaler A4 Forsøg med strukturerede dialogmøder med afdelingerne Fokus B: Kvalitetssikring og udvikling af kerneydelserne B1 Analyse og optimering af opgaveløsning efter kl. 14 B2 Forberedelse af akkreditering B3 Yderligere implementering af infektions hygiejne standarden DS 2451-10 B4 Undersøgelse af nye teknologier og metoder Fokus C: Medarbejderudvikling, -trivsel og -velvære C1 Udvikling af interne kurser C2 Fokus på trivsel og sundhed C3 Forsøg med PC-støttet forberedelse af MUS-samtaler C4 Udskiftning af kommunikationssystem Fokus D: Vilkår for ledelse D1 Evaluering og justering af ledelsesområder D2 Struktureret efter- og videreuddannelse af ledergruppen D3 Styrke de personaleadministrative støttefunktioner D4 Forsøg med I lære som leder 2
Udviklingsinitiativ: A1 Dokumentation af omfanget af patienttransporter Der udarbejdes model for dokumentation af omfanget af patienttransporter. Model afprøves, tilpasses og benyttes herefter i forhold til samtlige afdelinger. Omfanget af patienttransporter er reelt ukendt. Derfor sker ressourceallokeringen efter skøn med fare for ressourcespild. Primo 2008 er model udarbejdet. Ultimo 2009 foreligger målinger for transportopgaver på samtlige afdelinger. På baggrund af faktuel viden om omfanget af patienttransporter bliver det muligt at tilpasse ressourcer til virkeligheden, hermed sikres en bedre ressource udnyttelse. 3
Udviklingsinitiativ: A2 Udarbejdelse af servicebeskrivelser Til hver enkelt afdeling udarbejdes beskrivel-ser af den service Rengøring & Patientservice leverer. Afdelingerne ved i dag kun i begrænset om-fang, hvilken og omfanget af den service vi ud-fører for dem, samt hvor mange ressourcer der er afsat til dette arbejde. De betyder, at de kun i begrænset omfang henvender sig, når forudsætninger for tildeling af ressourcer ænd-rer sig. Medio 2008 er der udarbejdet en model for kommende servicebeskrivelser Ultimo 2009 er der udarbejdet servicebeskrivelser for samtlige afdelinger Fælles udgangspunkt for senere tilpasning af ressourcerne. Servicebeskrivelser er en forudsætning for at kunne overtage yderligere opgaver fra plejen. 4
Udviklingsinitiativ: A3 Udvikling af modeller for serviceaftaler Der udvikles modeller for indgåelse af serviceaftaler med afdelingerne for herigennem at kunne overtage opgaver fra plejen. Plejen oplever i dag problemer med at rekrut-tere personale. Flere af de opgaver plejen løser i dag kan serviceassistenterne umiddelbart eller med ganske lidt oplæring overtage. 1. kvartal 2008 er udarbejdet første model for serviceaftaler. Vi hjælper plejen med håndtering af rekrutteringsproblemer. Større variation i serviceassistenternes jobindhold med bedre trivsel og større engagement til følge. 5
Udviklingsinitiativ: A4 Forsøg med strukturerede dialogmøder med afdelingerne Der gennemføres forsøg med strukturerede dialogmøder med afdelingerne. VI ønsker at afdelingerne har kendskab til vores ydelser samt at give dem mulighed for at komme med feedback om kvalitet og ønsker til opgaveløsningen, samt skabe forum for gensidig information om fremtidige ændringer med betydning for opgaveløsningen. Inden udgangen af 2009 er resultaterne af DS INSTA tilgængelig på intranettet. I 2009 igangsættes forsøg med strukturerede dialogmøder med 2-3 afdelinger. Bedre dialog. Mere forudsigelighed. Større til-fredshed hos afdelingerne. Bedre udnyttelse af ressourcerne 6
Udviklingsinitiativ: B1 Analyse og optimering af opgaveløsning efter kl. 14 Organiseringen af opgaveløsningen efter kl. 14 tilpasses på baggrund af gennemgribende analyse. Tidsrummet hvori patientbehandlingen foregår udvides hele tiden. Den nuværende organisering og ressourcefordeling har vist sig uhensigtsmæssig i forhold til at sikre den nødvendige kvalitet i opgaveløsningen. I første kvartal 2008 er gennemført en analyse af organiseringen af område 5. Inden udgangen af 2008 er gennemført ændringer som foreslået i analyse. Øget fokus på kvalitet efter kl. 14. Ressourcetildeling optimeret i forhold til opgavemængde. 7
Udviklingsinitiativ: B2 Forberedelse af akkreditering Der udarbejdes og implementeres procedurer i Rengøring & Patientservice, så afdelingen kan leve op til kravene i forbindelse med en kommende akkreditering af OUH. OUH skal akkrediteres i henhold til Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM). Dette berører også Rengøring & Patientservice. Tidsplanerne fra IKAS rykkes hele tiden, hvorfor det er svært at beskrive milepæle her. Den interne organisering af akkrediteringsarbejdet er tilpasset primo 2008. Rengøring & Patientservice overholder centralt udmeldte tidsplaner frem mod akkrediteringen. Rengøring & Patientservice opfylder kravene til akkreditering. 8
Udviklingsinitiativ: B3 Yderligere implementering af infektionshygiejne standarden DS 2451-10 Det vurderes, hvilke yderligere elementer af DS 2451-10 det er relevant at arbejde videre med. Implementering af disse elementer påbegyndes. Rengøring & Patientservice har igennem de senere år implementeret de væsentligste dele af DS 2451-10. Der er dog elementer, så som en klud pr. patient, vi endnu ikke har implementeret. Ultimo 2008 har vi i tilknytning til DDKM vurderet, hvilke yderligere elementer af DS 2451-10 vi med fordel kan arbejde videre med. Senest i løbet 2009 er vi påbegyndt implementering af yderligere relevante elementer af DS 2451-10. Højnelse af kvaliteten. 9
Udviklingsinitiativ: B4 Undersøgelse af nye teknologier og metoder Vi ønsker i de kommende år at have særligt fokus på nye teknologier og metoder, som kan være med til at optimere opgaveløsningen. Der sker løbende udvikling af teknologier og metoder inden for vores arbejdsområde, som muliggør optimering af opgaveløsningen og forbedring af arbejdsmiljøet for personalet. Blandt andet har robotteknologien udviklet sig meget i de senere år. I løbet af 2008 nedsættes en arbejdsgruppe for at sikre at der tilrettelægges en systematisk undersøgelse Inden 2010 har vi vurderet og afprøvet flere nye teknologier og metoder. Effektivisering af opgaveløsningen. Forbedret arbejdsmiljø. 10
Udviklingsinitiativ: C1 Udvikling af interne kurser Vi har udarbejdet et antal skræddersyede interne uddannelsesforløb for vores medarbejdere. Igangsatte GVU forløb er afsluttet. Med næsten 500 ansatte har vi stor mulighed for at imødekomme vores medarbejderes uddannelsesbehov ved at skræddersy egne interne kurser. Herved kan vi hurtigt og billigt opkvalificere vores medarbejdere. Der er mere end 80 medarbejdere som i forbindelse med igangsatte GVU forløb er blevet afklaret i forhold til merit uddannelsen. Af disse er 32 i øjeblikket i gang med deres uddannelse. Yderligere ca. 20 ønsker at deltage i merit uddannelsen. I første halvdel af 2008 er der udarbejdet principper for fokus på formidling /undervisning for A-instruktører og kontaktpersoner. I anden halvdel af 2008 er der gennemført genopfriskningskurser i 1. hjælp og hjertemassage. I 2009 har relevante medarbejdere modtaget opfriskning i anvendelse af de korrekte rengøringsprodukter. I 2009 har de sidste GVU afklarede, som ønsker merit uddannelse, færdiggjort deres uddannelse. Kompetenceløft af personalet. Mere motiverede medarbejdere. 11
Udviklingsinitiativ: C2 Fokus på trivsel og sundhed Vi gennemfører løbende aktiviteter i og udenfor arbejdstiden hvor fokus er medarbejdernes trivsel og velvære. I samarbejde med PenSam har vi i 2007 og 2008 sat fokus på trivsel og sundhed, med det formål at nedbringe sygefraværet samt mindske nedslidningen. I forlængelse af dette projekt igangsættes en række aktiviteter. Vi ønsker at fortsætte lignende tiltag også efter 2008. PenSamCup gennemføres i 2008. Der gennemføres yderligere 1-2 arrange-menter for hele personalet hvert år. Større fællesskabsfølelse. Mere engagement. Sygefraværet nedbragt. 12
Udviklingsinitiativ: C3 Forsøg med PC-støttet forberedelse af MUS-samtaler Der udarbejdes et PC- system til brug ved forberedelse af MUS-samtaler. Systemet skal kunne tilrettes efter de konkrete behov for evaluering af personalets kompetencer. For i højere grad at kunne lave strategisk kompetence udvikling er der behov for nemt og enkelt at kunne afdække medarbejdernes kompetenceniveauer i forhold til centrale områder af deres opgaveløsning. Til dette formål kan et elektronisk system være en mulighed. Primo 2008 nedsættes en projektgruppe med repræsentation af personalet. Efteråret 2008 første forsøg med PC-støttet forberedelse af MUS-samtaler gennemføres. Primo 2009 evaluering af forsøg. Styrke gennemførelsen af MUS-samtaler. 13
Udviklingsinitiativ: C4 Udskiftning af kommunikationssystem Det daglige kommunikationssystem til serviceassistenterne optimeres, så man ikke længere må ringe forgæves pga tekniske problemer. Der opleves store driftsforstyrrelser på Dect-telefonien. Herudover er vedligeholdelsesudgifter stærkt stigende. En mere stabil løsning er afgørende af hensyn til serviceassistenternes mulighed for at kunne udføre deres arbejde. 1. kvartal 2008 fremtidig kommunikationsplatform er valgt. 1. halvår 2008 afprøvning af ny platform er gennemført. Inden udgangen af 2008 Plan for udbredelse af ny kommunikationsplatform foreligger. Den daglige kommunikation lettet. Der bruges færre udgifter til drift af telefonisystem. 14
Udviklingsinitiativ: D1 Evaluering og justering af ledelsesområder Den i 2006 gennemførte omorganisering er evalueret og ledelsesområderne er evt. justeret. For at forbedre rammer og vilkår for ledelse blev der i 2006 ændret på ledelsesområderne. Herved blev de enkelte serviceområder personalemæssigt mindre. Enkelte områder er fortsat meget store med mere end 50 ansatte pr. serviceleder. Det skal derfor overvejes om yderligere organisatorisk tilpasning og/eller opgaveflytning er nødvendig. 1. halvår 2008 der er gennemført en evaluering af omorganiseringen fra 2006, samt en analyse af hensigtsmæssigheden i nuværende ledelsesområders størrelse. Primo 2009 evt. justeringer af organisationen er implementeret. Vilkårene for ledelse er forbedret og den daglige opfølgning i forhold personale og afdelinger styrket. 15
Udviklingsinitiativ: D2 Struktureret efter- og videreuddannelse af ledergruppen Der etableres en fælles struktureret efteruddannelse for hele ledergruppen. Kravene til ledelse ændres løbende. Der er derfor løbende behov for at kompetenceudvikle ledergruppen. Et fælles struktureret forløb giver ledergruppen en fælles referenceramme. Herved lettes den daglige håndtering af ledelsesopgaverne. Forløbet er dynamisk over tid, og kan også indeholde individuelle forløb i forhold til den enkeltes behov og udgangspunkt. I løbet af 2008 udarbejdes oplæg til det fælles fundament for den fremtidige strukturerede efter- og videreuddannelse af ledere i R&P. I anden halvdel af 2008 er de konkrete initiativer gennemført. Herefter gennemføres initiativer løbende. Større ledelseskraft. Afdelingsledelsen hele ledergruppen involveres i idé udviklingen. 16
Udviklingsinitiativ: D3 Styrke de personaleadministrative støttefunktioner De personaleadministrative støttefunktioner styrkes i Rengøring & Patientservice, så der frigives ledelses tid til andre opgaver. Med næsten 500 ansatte bruges der meget ledelsestid til at sikre, at personalesager forløber korrekt og med respekt for den enkelte medarbejder. Opfølgning på sygefravær, gennemførelse af tjenstlige samtaler og MUSsamtaler er meget tidskrævende og indeholder en række administrative opgaver som godt kan udføres af stabspersonale. Funktionsbeskrivelser for administrativt personale revideres primo 2008. I forbindelse med genbesættelse af vakant administrativ stilling prioriteres personaleadministrative kompetencer. Mere effektiv personaleadministration. Frigivelse af ledelsesressourcer. 17
Udviklingsinitiativ: D4 Forsøg med I lære som leder Ønsker at give udvalgte medarbejdere mulighed for at prøve kræfter med og opkvalificere sig inden for ledelse. De sidste gange der er rekrutteret serviceledere er dette sket eksternt. Dette er i sig selv ikke dårligt. Men vi vil også gerne gøre det muligt for vores medarbejdere at gøre karriere internt i afdelingen, da viden og erfaring med opgaveudførelse i praksis også er nyttig viden når det optimale søges. I praktikken skal medarbejderne samtidig fungere som servicelederafløsere. I første halvdel af 2008 er der udarbejdet et forløb for at komme I lære som leder. Inden udgangen af 2009 har 2-4 gennemløbet I lære som leder og samtlige områder har haft en servicelederafløser. Bedre mulighed for intern rekruttering af ledere. Afdelingsledelsen samt serviceledere. 18
OUH Odense Universitetshospital Rengøring & Patientservice ouh.rp@ouh.regionsyddanmark.dk Sdr. Boulevard 29 5000 Odense C Tlf. 6541 2936 www.ouh.dk Grafik & Klinisk Foto - December 2007