IndFak Kontrakt manual

IndFak Kontrakt manual

1. Kontraktadministratorens arbejdsopgaver... 3 1.1 Login... 3 1.2 Personlige forside... 4 1.2.1 Hurtig menu... 4 1.3 Personlige indstillinger... 5 1.3.1 Opsætning... 5 1.3.2 Automatisk kontering... 6 1.3.3 Skift adgangskode... 6 1.3.4 E mail notifikationer... 7 2. Kontrakter... 7 2.1 Søge oprettede kontrakter frem... 8 2.2 Oprette ny kontrakt... 8 2.2.1 Reference... 10 2.2.2 Kategorier... 10 2.2.3Kontrakt linjer... 11 2.2.4 Fakturaer... 12 2.2.5 Historik... 13 2.3 Rediger en eksisterende kontrakt... 13 2

1. Kontraktadministratorens arbejdsopgaver I IndFak har du mulighed for, at oprette kontrakter i kontraktmodulet, som er gældende for din organisationsenhed. Kontrakterne skal afspejle aftaler, som er indgået med leverandører om faste leverancer til ens organisationsenhed fx husleje eller avisabonnementer. En af fordelene ved, at oprette dine kontrakter i IndFak er primært, at opnå fordelen med faktura match. I IndFak er det således muligt, at få kontrakten til, at matche med fakturaen, og fakturaen kan dermed automatisk sendes til betaling i Navision. Samtidig er kontrakt modulet også anvendelig til at samle dine kontrakter i system. Herved kan du nemt danne dig et overblik over dine kontrakter, samt vedligeholde dem. Med kontraktmodulets advis system, vil du også modtage en påmindelse på at kontrakten snart udløber. Den enkelte kontrakt kan indeholde generelle kontraktdata sammen med specifikt fakturadata, der skal bruges til, at autogodkende indgående fakturaer, som refererer til en kontrakt, der er oprettet i IndFak kontraktmodul. I denne manual vil du lære at: Logge ind i IndFak Opsætte personlige indstillinger Søge dokumenter Oprette og vedligeholde kontrakter NB: Såfremt du er blevet tildelt kontrakt læse adgang, vil du have mulighed for at gennemgå de samme funktioner i kontraktmodulet, som kontraktadministratoren. Du har du ikke mulighed for at redigere i en kontrakt. 1.1 Login 3

Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.2 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. Yderst i højre side af skærmen finder du to informationsbokse, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationer, har du mulighed for at skifte organisation fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. 1.2.1 Hurtig menu 4

I IndFak har du også mulighed for at anvende en hurtig menu fra din personlige forside. Med hurtigmenuen har du mulighed for at behandle et dokument uden at åbne det. Du skal eksempelvis blot markere ordren i venstre side og herefter klikke på en relevant knap i hurtig menuen. Du skal være opmærksom på, at det ikke er alle knapper i hurtig menuen, der er relevante for det dokument, som du skal behandle. NB: Det anbefales naturligvis, at du gennemgår dokumentet inden du videresender det. 1.3 Personlige indstillinger Hvis du klikker på indstillinger, vil du få mulighed for at tilrette de personlige indstillinger. Som skærmbilledet viser, har du 4 faner under indstillinger: 1. Opsætning 2. Automatisk kontering 3. Skift adgangskode 4. E mail notifikationer 1.3.1 Opsætning Hvis du fx skal på ferie, og du ønsker at en kollega skal varetage dine opgaver, så kan du her vælge din kollega som stedfortræder. Som stedfortræder kan en anden person overtage dine roller i Indfak. Det vil blive registreret på dokumentet, at det er din stedfortræder, som har udført opgaven. Din stedfortræder vil ligeledes modtage alle dine E mail notifikationer. Du har også mulighed for at ændre sprog. Her kan du vælge imellem dansk, engelsk, norsk og svensk. Nederst i skærmbilledet kan du vælge en standardadresse, som automatisk vil blive påført, hvis du opretter en rekvisition eller ordre. 5

1.3.2 Automatisk kontering Under fanen Automatisk kontering har du mulighed for at opsætte en standard kontering, som vil blive påført på de dokumenter, som du opretter eller får tilsendt, såfremt en kollega ikke allerede har udfyldt konteringsfeltet. På billedet vil du bemærke, at enkelte felter er Låst for editering. Dette skyldes, at systemadministratoren har valgt, at du ikke må anføre en standard kontering for den pågældende dimension. Du kan således opleve, at alle felter er Låst for editering. Bemærk! Du skal være opmærksom på, at opsætter du Automatisk kontering, så vil værdierne blive påført på linjekonteringen. Det kan have en uheldig konsekvens, hvis ikke alle obligatoriske felter kan udfyldes. Det skyldes, at når linje kontering er påbegyndt, så skal den færdig udfyldes. 1.3.3 Skift adgangskode Du har altid mulighed for, at ændre din adgangskode til IndFak under fanen Skift adgangskode. Du skal huske på, at adgangskode til IndFak skal indeholde både store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. NB: Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 6

1.3.4 E mail notifikationer I IndFak er det muligt at opsætte specifikt hvilke E mail notifikationer, du ønsker at modtage, såfremt systemadministratoren tillader det. På billedet ses det ved, at brugeren kun har mulighed for at redigere i et felt. Såfremt du ikke ønsker, at modtage nogle af de E mail notifikationer, som du er opsat til at modtage, skal du kontakte din systemadministrator og bede denne om at fravælge dette for dig. I feltet E mailadresse skal du anføre den adresse, som du ønsker at modtage dine mails på. 2. Kontrakter Du tilgår kontraktmodulet ved at vælge Kontrakt i fanen øverst i skærmbilledet. I kontrakter har du mulighed for at få et overblik over alle de kontrakter, som er oprettet i den organisationsenhed, du befinder dig i. Fra ovenstående skærm har du mulighed for at gøre følgende: Søge oprettede kontrakter frem Oprette nye kontrakter Redigere i eksisterende kontrakter 7

I de kommende afsnit vil vi gennemgå ovenstående muligheder. 2.1 Søge oprettede kontrakter frem Søgning Fritekstsøgning med mulighed for, at søge efter bl.a. kontraktnummer, kontraktnavn og beskrivelse. Leverandørs navn Vælg en leverandør fra drop down listen. Dato interval Opsæt søgning på kontraktens start og slut dato. Vis kun aktive kontrakter Hvis du fjerner markeringen, vil du have mulighed for at se alle inaktive kontrakter. 2.2 Oprette ny kontrakt Når du skal oprette en kontrakt skal du udfylde en række felter. Disse er markeret med blå og beskrevet i nedenstående. På baggrund af den aftale du har indgået med leverandøren, vil de fleste af felterne være at finde i den oprindelige kontrakt. Hvis du mener at et felt er irrelevant at udfylde, så kan du blot skrive: N/A. 8

Aktiv Markering i feltet viser, at kontrakten er aktiv. Kontraktnavn* Kontraktens navn i IndFak. Kontraktnummer* Kontraktens nummer i IndFak. Beskrivelse af kontrakt* Giv en kort beskrivelse af kontrakten formål og omfang Kontraktansvarlig* I dropdown listen har du mulighed for at vælge andre IndFak brugere, som enten har rollen rekvirent eller disponenter i den organisationsenhed, som du opretter kontrakten i. Leverandør* Vælg en leverandør fra dropdown listen. Leverandøren skal være oprettet i Navision og være overført via stamdata. Betalingsbetingelser Anfør kontrakten betalingsoplysninger. Leveringsbetingelser Anfør kontrakten leveringsoplysninger. Kontraktsum: Mulighed for at anføre kontraktsummen. Valuta* Dropdown felt med tilgængelige valuta i systemet. Kontraktens startdato* Anfør startdato. Brug evt. dato ikonet til at finde den rette dato. Kontraktens udløbsdato Anfør slutdato. Brug evt. dato ikonet til at finde den rette dato. Aftaletype*: Om det fx er en abonnementsaftale. Vigtighed* Aftalens vigtighed. Pristype* Kan benyttes til at angive om det er en rammeaftale, fastprisaftale, dagspris eller lignende. SLA aftaler*: Hvis der er en SLA aftale forbundet med kontrakten. Forsikring*: Hvis der en forsikring forbundet med kontrakten. Vedhæft filer: Her kan du vedlægge en fil. Påmindelse: Marker feltet hvis du ønsker at modtage en påmindelse om kontraktens udløbsdato og angiv hvor mange dage før kontraktens udløbsdato, der skal afsendes e mail til den kontraktansvarlige. 9

2.2.1 Reference Det er muligt at tilknytte en reference til kontrakten. Tilknyt referencen hvis du mener, det er relevant i forhold til kontraktens formål. Som minimum skal du udfylde referencens navn. Reference bruges kun til information. Når du har tilknyttet en reference vil den blive synlig med de indtastede informationer i bunden af billedet. 2.2.2 Kategorier Det er muligt at tilføje en UNSPSC kategori til kontrakten. Formålet med at tilføje en kategori er udelukkende for information. 10

2.2.3Kontrakt linjer I kontrakt linjer har du mulighed for, at tilføje kontraktens linjer. Kontraktens linjer bruges til at skabe match mellem faktura og kontrakt. Det er derfor vigtigt at angive formålet med kontrakten præcist. Se mere om match mellem kontrakt og faktura i næste afsnit. Ved at klikke Tilføj Linje har du mulighed udfylde linjen med medfølgende information: - Beskrivelse Beskrivelse af kontrakt linjen. - Kategori Vælg en UNSPSC kategori. Tryk på og du vil få en kategori oversigt. - Varenr. Kontrakten varenummer - Enhed Angiv en enhedsbetegnelse - Stykpris Enhedens stykpris - Antal - Beløb - Kontering Du har mulighed for at angive hvordan den enkelte linjes skal konteres. Hvis kontrakten har flere linjer, som skal konteres på samme måde, kan du nøjes med, at udfylde konteringen øverst i skærmbilledet. Den vil således være gældende for hele kontrakten. 11

2.2.4 Fakturaer Under fanen fakturaer har du mulighed for, at opsætte kriterier for match mellem en faktura med en kontrakt. I ovenstående skærmbillede skal du tage stilling til følgende: - Tillad automatisk match Når feltet er markeret vil det betyde at fakturaer, som overholder alle nedenstående punkter, automatisk vil godkendes og sendes til betaling i Navision. - Maks faktureringsbeløb pr. år Det er muligt at angive et maks løb for hvor meget, der må automatisk godkendes pr. år. Samtidig kan der tilføjes en periode, hvor det er muligt at angive hvor mange automatiske godkendelser, der må fuldføres. Fx 6 stk. i persioder 01 01 2010 31 12 2010. - Maks faktureringsbeløb pr. faktura Angiv hvor meget en faktura må lyde på for at kunne automatches med kontrakten. Fakturaen vil matches med en kontrakt, hvis fakturaen indeholder kontraktnummeret. Når faktura forsøger, at matche med en kontrakt vil det ske udfra nedenstående fremgangsmåde. Når en faktura skal automatches, skal følgende punkter være opfyldt: - Er kontraktnummeret angivet i fakturaen? - Må der laves automatch på denne kontrakt? - Matcher leverandøren på fakturaen og kontrakten? - Matcher den angivne organisationsenhed på fakturaen og kontrakten? - Ligger den angivne faktura indenfor en periode og er max antal overskredet i denne periode? - Er max total beløb overskredet for hele året? - Er den enkelte faktura total overskredet? - Matcher kontraktlinjer? o Matcher produkt nummer? o Matcher antal? o Matcher pris? o Matcher enhed? Under fanen Fakturaer er det også muligt at se alle de fakturaer og kreditnotaer, som er forsøgt at mache med kontrakten. 12

2.2.5 Historik Ændringer til kontraktdata vil blive registreret under Historik fanen. Ændringer vil blive registret med: - Navn - Brugernavn - Organisationsenhed - Dato/tidspunkt - Samt hvori ændringen består 2.3 Rediger en eksisterende kontrakt I IndFak er det muligt at redigere i alle oprettede kontrakter. Alle felter som gennemgået i Afsnit 2.2: Oprette ny kontrakt vil være redigerbare. 13

14