Bestyrelsesmøde Tid: Fredag den 27. marts kl. 13.00 15.30 Sted: Distribueret til: Afbud: Referent: På Sporet 8, Aalborg S-1.046 Lars Bo Breddam, selvsupplerende, formand Jørgen R. Henriksen, Region Nordjylland, næstformand Kristian Gaardsøe, FOA Aalborg, næstformand Vibeke Haaning, KKR Nordjylland Jan Nielsen, Selvsupplerende Birger Thomsen, FOA Brønderslev Bent Fuglsbjerg, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Maybritt Skak Pedersen, SOSU Nord, medarbejderrepræsentant Nichlas Lambek Jacobsen, elevrepræsentant Lærke Pilgaard, elevrepræsentant Anja Jørgensen, SOSU Nord, direktør Lene Kvist, SOSU Nord, vicedirektør Mette F. Lyng, SOSU Nord, økonomi- og udviklingschef Kristian Gaardsøe, FOA Aalborg, næstformand Vibeke Haaning, KKR Nordjylland Anja Jørgensen, direktør Ny direktionssekretær Maja Sønderby Neve deltager Side 1 af 10
Dagsorden til bestyrelsesmødet: 1. 13.00 13.05 Godkendelse og underskrift af referat fra den 15. september v/lasse Breddam 2. 13.05 13.20 Oplæg til godkendelse studietur for bestyrelsen og MIO i september v/jette Gade Ressourcer 3. 13.20 13.50 Årsregnskab og revisionsprotokollat 2014 v/mette Lyng og Peter Nørrevang fra Deloitte a. Årsrapport 2014 b. Årsresultat 2014 c. Revisionprotokollat 2014 Marked 4. 13.50 14.50 Gennemgang og drøftelse af SOSU Nords strategiindsatser for 2015 v/anja Jørgensen og lederteamet a. Gennemgang af det endelige udkast af strategiindsatser for 2015 i. Koblinger ift. tendenser i ressourceregnskabet for 2014 samt indberetninger i Handleplan for øget gennemførsel 2015 v/anja Jørgensen ii. Koblinger til de 4 politiske mål og de tilhørende kvalitetsindikatorer v/anja Jørgensen 1. Analyse- og evalueringsarbejdet ift. de 8 kvalitetsindikatorer iii. Digitaliseringsstrategien foreløbige status v/michael Møltorp 1. Digitalisering hvorfor og hvordan? 2. Det pædagogiske område - Business Case over skemalægning 3. Det administrative område - Business Case over tidsregistrering 4. Dgitaliseringsstrategiens betydning ift. kravet om effektiv institutionsdrift v/mette Lyng iv. Campus på sporet fremlæggelse af strategi for serviceområdet v/lars Riis 5. Status på EUD-reformen v/lene Kvist a. Beslutning om overgangsordning b. Orientering om organiseringen af GF1 og GF2 Organisation 6. 14.50 15.00 redegørelse for koblingen mellem resultatlønskontrakt 2015 og indsatsstrategierne for 2015 v/anja Jørgensen 7. 15.00 15.15 Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2014 v/lasse Breddam 8. 15.15 15.25 Status på sygefravær og personaleomsætning, herunder orientering om handlingsplanen for 2015 godkendt i MIO v/anja Jørgensen 15.25 15.30 Eventuelt - udviklingsredegørelsen - opsamling på tal for PA-uddannelsen Side 2 af 10
Referat 1. 15.30 15.35 Godkendelse og underskrift af referat fra den 15. december 2014 v/lasse Breddam Referat fra bestyrelsesmødet den 15. december 2014 skal godkendes og underskrives. Bestyrelsesformanden indstiller til, at referatet godkendes. Indledningsvis orienterede bestyrelsesformanden om status på forhandlingerne om et samlet beslutningsgrundlag for en fusion mellem Danske Erhvervsskoler og Danske SOSU-skoler, og hvor der har været konstateret uenighed om fusionsønskerne mellem repræsentanterne for Danske SOSU-skoler henholdsvis direktør- og bestyrelsesforeningen. Hvad angår SOSU Nord, har vi tidligere vedtaget i bestyrelsen, at vi ikke kan støtte omhandlede fusionsønsker mellem Danske SOSU-skoler og Danske Erhvervsskoler. Med det som udgangspunkt og med baggrund i drøftelser mellem direktørgruppen og B-SOSU - kunne formanden oplyse, at der er indgået aftale om, at fusionsovervejelserne med Danske Erhvervsskoler ikke videreføres. SOSU-skolernes nuværende organisering i Danske SOSU-skoler bliver således videreført, idet der ligeledes er taget initiativer til at styrke såvel organisationen Danske SOSU-skoler som samarbejdet mellem foreningerne for Danske SOSU-skoler. Referatet blev herefter godkendt og underskrevet. Referat fra den 15. december 2015 2. 13.05 13.20 Oplæg til godkendelse studietur for bestyrelsen og MIO i september v/jette Gade På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at der skulle arbejde videre med en fælles studietur for bestyrelsen og MIO. Turen er planlagt fra torsdag den 24. september til lørdag den 26. september. Teamkoordinator Jette Gade har udarbejdet et udkast til turen og vil give et kort oplæg om indholdet. Direktøren indstiller til, at bestyrelsen beslutter om der skal arbejdes videre med en konkret planlægning ift. oplægget af Jette Gade. Side 3 af 10
Bestyrelsen besluttede, at den tidligere drøftede studietur for såvel bestyrelsen som MIO i perioden 24. 26. september 2015 går til Amsterdam. Ledelsen arbejder videre med programmet, som herefter udsendes til bestyrelsen og MIO til orientering. Ressourcer 3. 13.20 13.50 Årsregnskab 2014 v/mette Lyng og Peter Nørrevang fra Deloitte a. Årsrapport 2014 b. Årsresultat 2014 c. Revisionsprotollat 2014 a) Revisor Peter Nørrevang, Deloitte, gennemgår årsrapporten og revisionsprotokollatet for 2014 og svarer på spørgsmål. b) Årsresultat 2014 gennemgås ikke på mødet, men der er mulighed for at stille spørgsmål. Direktøren og formandsskabet indstiller årsrapport, årsregning og revisionsprotollat for 2014 til bestyrelsens godkendelse. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet for 2014 samt Revisionsprotokollatet for 2014. Jan Nielsen forlod mødet efter punkt 3. Bilag 3 - Årsrapport 2014 Bilag 3.1 - Revisionsprotokollat 2014 Bilag 3.2 - Aktivitetsopgørelse 2014 Bilag 3.3 - Resultat 2014 Bilag 3.4 - Noter til resultat 2014 Marked 4. 13.50 14.50 Gennemgang og drøftelse af SOSU Nords strategiindsatser for 2015 v/anja Jørgensen og lederteamet a. Gennemgang af det endelige udkast af strategiindsatser for 2015 Side 4 af 10
i. Koblinger ift. tendenser i ressourceregnskabet for 2014 samt indberetninger i Handleplan for øget gennemførsel 2015 v/anja Jørgensen ii. Koblinger til de 4 politiske mål og de tilhørende kvalitetsindikatorer v/anja Jørgensen 1. Analyse- og evalueringsarbejdet ift. de 8 kvalitetsindikatorer iii. Digitaliseringsstrategien foreløbige status v/michael Møltorp 1. Digitalisering hvorfor og hvordan? 2. Det pædagogiske område - Business Case over skemalægning 3. Det administrative område - Business Case over tidsregistrering 4. Dgitaliseringsstrategiens betydning ift. kravet om effektiv institutionsdrift v/mette Lyng iv. Campus på sporet fremlæggelse af strategi for serviceområdet v/lars Riis 5. Status på EUD-reformen v/lene Kvist a. Beslutning om overgangsordning b. Orientering om organiseringen af GF1 og GF2 Ledelsen har på baggrund af diverse analyser, evaluering af året 2014 og dialogmøder i 2014 udarbejdet en oversigt over de strategiske indsatser for året 2015. Der er skabt en rød tråd fra indsatsplanen til både handlingsplan for øget gennemførsel til Undervisningsministeriet samt til mini handlingsplaner for alle teams og sidst men ikke mindst er der en rød tråd til de 4 politiske målsætninger og tilhørende kvalitetsindikatorer, som SOSU Nord skal leve op til. Ledelsen vil give en fremstilling af indsatsstrategierne for 2015, hvortil der vil være en udvidet gennemgang af digitaliseringsstrategien, da denne i 2015 har stærke koblinger til både kravene om effektiv institutionsdrift på det administrative område samt til kravene om digitalisering og undervisningsdifferentiering på det pædagogiske område. I gennemgangen af digitaliseringsstrategien vil der være et særligt fokus på implementeringen af de to nyindkøbte it-systemer; skemalægningssystemet og tidsregistreringssystemet. Michael Møltorp vil i sit oplæg bl.a. gennemgå systemernes indholdsmæssige fordele og deres driftsoptimale fordele samt deres økonomiske fordele. Yderligere vil der være en udvidet gennemgang af indsatsstrategierne for serviceområdet ved Campus På Sporet. Endelig vil Lene kvist give en status på sidste nyt ift. implementeringen af Eud-reformen. Til dette punkt vil der i uge 12 kører en proces med praksisfeltet samt skolen to lokale uddannelsesudvalg omkring hvilke overgangsordninger SOSU Nord i 2015 skal udbyde. Lene vil fremlægge status på denne proces, hvor det eventuelt kan blive nødvendigt, at bestyrelsen i samråd med direktionen træffer beslutning om, hvilken udbudsmodel skolen skal tilbyde i overgangsfasen. Strategiindsatser 2015: Ledelsen indstiller til, at bestyrelsen drøfter det samlede strategioplæg sammen med ledelsen og evt. bidrager med forbedringsforslag til beskrivelserne. Handleplan for øget gennemførsel 2015: Ledelsen indstiller til, at bestyrelsen godkender udkast til Handleplan for øget gennemførsel for 2015. Side 5 af 10
Status på EUD-reformen: Ledelsen indstiller til, at bestyrelsen tager statusgennemgangen til efterretning samt evt. i samråd med direktionen beslutter udbudsmodel i overgangsfasen. Strategiindsatserne for 2015 blev drøftet og bestyrelsen havde følgende kommentarer til det samlede stategioplæg: Hvordan ligger SOSU Nord i forhold til de øvrige SOSU skoler? Hvordan formidles strategiarbejdet til medarbejderne? LUU erne - hvordan er de tilkoblet? AJ orienterede om, at der i 2. kvartal, når alle SOSU skoler har indleveret deres årsregnskab, vil udkomme en komparativ rapport. Strategiarbejdet formidles til alle teams af nærmeste leder, hvilket sker i løbet af 1. og 2. kvartal. De lokale uddannelsesudvalg er tilkoblet i hele implementeringsplanen for EUD-reformen samt har på alle møder løbende drøftelser af både samarbejdet mellem skolen, praktikken og indholdet i uddannelserne, hvilket bl.a. er omdrejningspunktet i både udviklingsredegørelserne og behovsredegørelserne. Med baggrund i drøftelserne godkendte bestyrelsen herefter skolens udkast til Handleplan for øget gennemførsel for 2015. Status på EUD-reform ved Lene Kvist blev pga. tidspres ikke givet, men vil blive vedhæftet referatet. Statusoplæg til MIO og bestyrelse - marts 2015_Lene Kvist.pptx Bilag 5 - Folderen kort og godt om kvalitetsmål til bestyrelsen Bilag 5.1 - SOSU Nords indsatsstrategier for 2015 Bilag 5.2 - Handleplan for øget gennemførsel 2015 Bilag 5.3 - SOSU Nord business case over skemalægning Bilag 5.4 - SOSU Nord business case over tidsregistrering ORGANISATION 6. 14.50 15.00 Redegørelse for koblingen mellem resultatlønskontrakter 2015 og indsatsstrategierne for 2015 v/anja Jørgensen Efter aftale med formandsskabet vil Anja Jørgensen uddybe sammenhængen mellem resultatlønskontrakter og indsatsstrategierne for 2015. Side 6 af 10
På baggrund i udsendte resultatlønskontrakter for 2015 og den af den uddybende gennemgang af strategiindsatserne i punkt 4 blev det af AJ tydeliggjort, hvordan der er målrettede koblinger mellem skolens strategier og aftalerne i resultatlønskontrakterne. Som yderligere orientering udleverede AJ et skema over, hvordan den samlede ledelses resultatlønskontrakter hænger sammen med de forskellige strategiindsatser for 2015. Bilag 6 Resultatlønskonktrakt 2015 7. 15.00 15.15 Evaluering af bestyrelsens arbejde i 2014 v/lasse Breddam Hensigten af er at drøfte, hvordan arbejdet i bestyrelsen er forløbet i 2014 mht. - Dagsorden - Bilag - Arbejdsform - Indhold i møderne - Referat Formålet er at konstatere hvad der fungerer godt og at få justeret hvor det bliver påpeget. Bestyrelsesformanden indstiller til at bestyrelsen drøfter evalueringskategorierne og evt. fremkommer med forbedringsforslag til de fremadrettede møder. Punktet udsættes til næste møde, da tre bestyrelsesmedlemmer var fraværende. Ingen. 8. 15.15 15.25 Status på sygefravær og personaleomsætning, herunder orientering om handlingsplanen for arbejdsmiljøtema 2015 godkendt i MIO v/anja Jørgensen MIO skal på mødet den 25. marts drøfte og beslutte, hvilke arbejdsmiljøtema organisationen skal have Side 7 af 10
fokus på i 2015, herunder nedbringelse af sygefravær. Anja Jørgensen vil give en kort orientering om beslutningen fra MIO. Direktøren indstiller til, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. AJ orienterede om, at MIO har besluttet at Arbejdsmiljøtemaet for 2015 er arbejdsglæde og trivsel med følgende tre underpunkter: Arbejdsglæde og trivsel Forebyggelse af sygefravær Storrumskultur og retorik/kultur Arbejdsmængde- og opgave AJ fortalte, at hvert team i organisationen i løbet af 2. kvartal skal beslutte 1-2 handlingspunkter til hver af de tre underpunkter, som teamet ønsker at arbejde med i det kommende år. I forbindelse med underpunkt 1, vil der bliver udsendt statistik over sygefravær til alle teams. Med baggrund i beslutningerne i MIO havde bestyrelsen en længere drøftelse af det bekymrende og stigende sygefravær, og såvel bestyrelsesformanden og direktøren gjorde opmærksom på, at problemstillingerne i relation til sygefraværet har været genstand for tilbagevendende drøftelser i bestyrelsen. Det blev endvidere klargjort, at AJ tidligere har tilkendegivet, at arbejdet med at reducere sygefraværet skulle målsættes som en obligatorisk arbejdsmiljøtema/-indsat i 2015. Yderligere gjorde AJ opmærksom på, at sygefraværet har været drøftet flere gange i MIO, hvilke også fremgår af referaterne og endvidere har alle medarbejdere haft mulighed for at rette henvendelse til AJ enten ved mail eller opringning eller ved fremmøde ved speakers corner med forudvalget til MIO. Med baggrund i drøftelserne blev det fra bestyrelsen klart tilkendegivet, at såvel bestyrelsen som ledelsen vil fastholde fokus på målet om et reduceret sygefravær. Ligeledes blev det tilkendegivet, at bestyrelsen forventer, at alle medarbejdere og MIO bidrager til nedbringelsen af sygefraværet. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Bilag 8 Sygefravær 2014 Bilag 8.1 Personaleomsætning 4 kvartal 2014 Eventuelt Kl. 15.25 15.30 a. Orientering om at punktet udviklingsredegørelser fra LUU til EPOS jævnfør årshjulet først kommer på bestyrelsesmødet i juni Side 8 af 10
b. Opsamling fra mødet i september 2014 v/anja Jørgensen Tal på hvor mange PA-ansøgere der er fra andre regioner? Tal på hvor mange PA-ansøgere der har gymnasial baggrund? Bopæl Pædagogisk assistentuddannelse - ansøgere 2013 % 2014 % Ansøgere udefra 20 3,3% 20 3,0% Ansøgere fra Region Nordjylland 587 96,7% 639 97,0% I alt 607 100% 659 100% Gymnasial baggrund Opgjort første gang på januaroptaget 2015. Der er 70 ud af 275 der har en gymnasial uddannelse, hvilket svarer til 25 %. Side 9 af 10
Lars Bo Breddam Jørgen Henriksen Jan Nielsen Vibeke Haaning Kristian Gaardsøe Birger Thomsen Lærke Pilgaard Maybritt Skak Pedersen Bent Fuglsbjerg Nichlas Lambæk Dirigent Side 10 af 10