Vejledning om tilsyn med andre aktører Introduktion...1 Styring af tilsyn planlægning, opfølgning og overblik...4 Jobplaner (stikprøvekontrol)...6 Løntilskudsansættelser (stikprøvekontrol)...8 Anden aktørs afgørelser, herunder anden aktørs afslag på tilbud...10 It-sikkerhed...11 Lokaler og fysiske rammer (tilsynsbesøg)...12 Deltagertilfredshed...15 Opfølgning på kommunens egne aftaler med andre aktører...16 Introduktion Vejledningen er en praktisk hjælp til kommunernes tilsyn med andre aktørers indsats og resultater. Den skal hjælpe kommunen med at få de vigtigste punkter med i tilsynet og give kommunen nogle praktiske redskaber til at gennemføre tilsynet ud fra, sådan at kommunerne kan sikre sig, at de hele tiden samarbejder med de bedste aktører. Når andre aktører udfører opgaver for kommunen, har kommunalbestyrelsen pligt til at føre tilsyn med, at opgaverne løses på en fagligt og økonomisk forsvarlig måde. Det er op til kommunalbestyrelsen at beslutte, hvordan rammerne for tilsynet skal fastsættes, og hvordan det konkret skal planlægges og udføres i kommunen. Derfor er det også op til kommunen at beslutte, hvad der skal med i tilsynet, og hvor hyppigt kommunen vil følge op på de enkelte punkter, der er udvalgt til et tilsyn. Vejledningen giver nogle anbefalinger om indhold og hyppighed af de enkelte tilsynsopgaver. Det er dog kommunens ansvar at justere tilsynet, når det er nødvendigt. Det betyder, at der skal være plads til løbende at skrue op og ned for tilsynet i forhold til de resultater, aktørerne leverer. Her i vejledningen er andre aktører en bred betegnelse for andre end jobcentret selv, der udfører opgaver for jobcentret vedrørende beskæftigelsesindsatsen. Vejledningen kan bruges i de situationer, hvor jobcentret skal føre tilsyn med aktører med landsdækkende rammeaftaler, hvor jobcentret lægger hele indsatsen og dermed også myndighedsudøvelsen ud til andre aktører. Vejledningen kan også bruges til at føre tilsyn med andre udførere, som jobcentret bruger i
indsatsen. Men i sidstnævnte aftaler må der findes alternative kilder til data om aktørernes resultater, da de ikke registreres i jobindsats.dk. Vejledningen består af gode råd om tilsyn, som er suppleret med to guides, den ene om brugen af www.jobindsats.dk i opfølgningen på aktørernes resultater og effekter og den anden om brugen af www.defgo.net til gennemførelse af deltagerevalueringer. Endvidere henvises til vejledningen til bekendtgørelsen om andre aktører, som indeholder en række konkrete præciseringer, som kan være nyttige i tilsynet. 2
Her er i stikord en (alfabetisk) oversigt over de vigtigste tilsynspunkter, anbefalet hyppighed og forslag til redskaber, der kan bruges til opfølgning på dem. Tilsyn med: Anbefalet Hyppighed: Understøttes af: Redskab: Afgørelser, herunder AA s afslag på tilbud i sager, hvor den ledige klager Løbende samt i forbindelse med stikprøvekontrol AA-bekendtgørelse og vejledning Gennemgang af aktørens afgørelser/genvurdering i klagesager og via stikprøvekontrol Aktiveringsgrad Kvartalsvis Jobindsats.dk Guide til opfølgning i www.jobindsats.dk Evt. hyppigere 1 Deltagertilfredshed 1 gang årligt www.defgo.net Guide til gennemførelse af deltagerevalueringer Effekter i form af bonusandele Egenkontrol hos aktøren Information fra aktøren til ledige Kvartalsvis Jobindsats.dk Guide til opfølgning i Evt. månedsvis 2 1 gang ca. 3 måneder efter de første henvisninger. Derefter efter behov. 1 gang ca. 3 måneder efter de første henvisninger. Derefter efter behov. Tilsynsbesøg Tilsynsbesøg It-sikkerhed 1 gang årligt Fx ved revisorerklæring Jobplaner 1 gang årligt samt efter behov Stikprøver af AA s registreringer i it-systemet Lokaler og fysiske rammer 1 gang ca. 3 måneder efter de Tilsynsbesøg Skabelon for tilsynsbesøg første henvisninger. Derefter efter behov. Løntilskudsansættelser 1 gang årligt samt efter behov Stikprøver af AA s registreringer i it-systemet Redskabsfordeling Kvartalsvis - i jobindsats.dk Guide til opfølgning i www.jobindsats.dk Rettidighed Ugentligt eller efter behov 1 Guide til opfølgning i www.jobindsats.dk Sagsbehandling (forvaltnings- og offentlighedsloven) Stikprøvekntrol samt løbende Se under Afgørelser Standardbrevenes indhold Stikprøvekntrol samt Se under Afgørelser løbende Styring af tilsynet Årligt/løbende Skema 1 Hvis jobcentret beslutter at følge op ugentligt på rettidighed og aktiveringsgrad, kan data hentes i kontaktmodulet i Arbejdsmarkedsportalen eller det kommunale it-system. 2 Hvis jobcentret beslutter at følge op månedligt på effekter i form af bonusandele, kan data hentes i ledelsesmodulet i Arbejdsmarkedsportalen eller det kommunale it-system. 3
Styring af tilsyn planlægning, opfølgning og overblik Det en god idé at planlægge tilsynet for et år ad gangen at lave en årsplan! I får et klart fokus i tilsynet og målretter de ressourcer, I bruger på tilsynet. I koncentrerer Jer om de vigtigste punkter inden for en periode. I har mulighed for at justere løbende forhold til resultaterne Årsplanen er jobcentrets redskab til at styre tilsynet med andre aktører. Årsplanen giver Jer et overblik over tilsynsaktiviteter fordelt på månederne i året og kan være med til, at I holder fokus på opfølgning på de områder, hvor der er mest brug for det. Det er en fordel at sprede tilsynsaktiviteterne henover året. I planen er der plads til løbende at evaluere og notere, hvordan og hvornår der skal følges op over for aktører, der ikke leverer en tilfredsstillende indsats. Lav en årlig status, hvor I vurderer behovet for ændringer i næste års tilsynsplan! En årsstatus er jobcentrets overordnede vurdering af opfølgningen på de forhold, jobcentret har besluttet at føre tilsyn med. Årsplanen er et godt redskab til at sikre, at I bruger de nødvendige og tilstrækkelige ressourcer på tilsynet og at tilsynet hele tiden er målrettet og dækker behovet. Hvad er gode resultater? I skabelonen til brug for årsplanen er plads til, at jobcentret kan angive en vurdering af, om et givet resultat er tilfredsstillende. Det er en god idé at sammenligne med det tilsvarende resultat for gennemsnittet af sammenlignelige kommuner. Det er også muligt at sammenligne med andre jobcentres resultater hos samme aktør eller med det samlede resultat hos alle aktørerne i jobcentret. For så vidt angår resultaterne af de landsdækkende rammeaftaler er det meget enkelt at sammenligne på www.jobindsats.dk. Hvis nu resultaterne er dårlige Formålet med tilsynet er at finde ud af, om aktørernes resultater er tilfredsstillende. Hvis der er punkter, der ikke er tilfredsstillende er tilsynet grundlaget for en opfølgning. Det vil være naturligt at opfølgningen tilrettelægges ud fra, hvor dårlige resultaterne er, om der er tale om gentagne problemer, om der er tale om systematiske fejl, om der er tale om dårlige resultater på ét eller flere punkter osv. Hvert enkelt jobcenter må selv justere opfølgningen ud fra en vurdering af, hvor alvorlige overtrædelserne er. I første omgang er det oplagt at tage en dialog med aktøren for at opnå en bedre indsats. Samtidig kan jobcentret vælge at intensivere tilsynet i en periode. I opfølgningen må jobcentret tage stilling til ud fra en samlet vurdering om jobcentret skal ophøre med at henvise til en aktør og i stedet bruge andre/en anden. Samarbejde om tilsynet Der er mulighed for at slå sig sammen med andre jobcentre om tilsyn med de aktører, som jobcentrene bruger. Det kan eventuelt lette tilsynsarbejdet. Der er også mulighed for at flere jobcentre slår sig sammen om at holde regelmæssige møder med aktørerne og fx på LVU-området inddrage de relevante a-kasser. 4
Lav en konkret tilsynsplan, fx ved at tage udgangspunkt i dette skema! Ret selv til, når I har besluttet hyppighed og tidspunkter for de enkelte tilsynspunkter. 2010 Tilsyn med: Hver uge Rettidighed Kvartalsvis Halvårligt Bonusandele, Aktiveringsgrad og redskabsfordeling Stikprøvekontrol af: Jobplaner Løntilskudsansættelser Afgørelser Dato for afslutning af tilsyn: 1/4 2010 1/8 2010 1/11 2010 31/5 2010 30/11 2010 Årligt Deltagertilfredshed 15/10 2010 Efter indgåelse af nye delaftaler samt evt. årligt Indsæt dato Lokaler og fysiske rammer Standardbreve Afgørelser Resultat af tilsyn og plan for opfølgning: 5
Jobplaner (stikprøvekontrol) Undgå at aktørerne bliver ved med at lave de samme fejl i jobplanerne, lav en stikprøvekontrol af aktørernes jobplaner! Stikprøvekontrol er en nem måde at tjekke aktørernes administration og sagsbehandling på. En sådan mere detaljeret kontrol af et mindre antal enkeltsager kan være med til at sikre de lediges retssikkerhed og forbedre aktørernes kvalitet. Rent praktisk foregår det ved, at jobcentret udtager et antal ledige, der er henvist til anden aktør, til stikprøvekontrol. Jobcentret beslutter selv, hvor mange der skal indgå i kontrollen. Det anbefales at udtage mindst 1 pct. af alle personer, der i det foregående år har været henvist til anden aktør i det pågældende jobcenter. Det er en god idé at kontrollere mindst 2 sager fra hver af de forskellige aktører. I de sager, der er taget ud i stikprøven, kontrolleres, at aktøren i de tilfælde, hvor der skal udarbejdes en jobplan - har udarbejdet jobplanen forud for afgivelse af tilbuddet og at jobplanen er blevet revideret, hvis tilbuddet ikke indgik i jobplanen. Jobcentret skal kontrollere, at jobplanen indeholder følgende oplysninger: Personens beskæftigelsesmål og planer for tilbud Eventuelt aftalte tilbud Ansvar for tilmelding til tilbud Tidspunkt for påbegyndelse af aftalte tilbud Ansvar og dato for opfølgning Vejledning om mulighed for at søge befordringsgodtgørelse Underskrift af personen og aktøren Skriftlig klagevejledning I jobplanen beskrives, hvad der konkret er aftalt, herunder hvilke eventuelle aktiviteter/tilbud, der er aftalt samt en kort beskrivelse af deres indhold. Indholdet i jobplanen vil blandt andet afhænge af, hvorvidt personen er relativt tæt på arbejdsmarkedet og alene har behov for et konkret målrettet tilbud eller er relativt langt fra arbejdsmarkedet og derfor har brug for et mere sammensat forløb. Det vil i nogle tilfælde være tilstrækkeligt at udarbejde en kort og overordnet jobplan, mens det i andre tilfælde vil være nødvendigt og hensigtsmæssigt at udarbejde længere og mere detaljerede jobplaner. Når der er udarbejdet eller revideret en jobplan, skal anden aktør give personen en kopi af den aftalte jobplan. Jobcentret skal kontrollere, at anden aktør har sørget for, at jobplanerne indeholder de relevante oplysninger, samt at de konkrete tilbud er afgivet i overensstemmelse med formålene i lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 6
Beskæftigelsesmålet i jobplanen skal så vidt muligt være rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Beskæftigelsesmålet skal være beskrevet så præcist som muligt og bør som udgangspunkt være en beskrivelse af hvilket fag, personen skal søge at opnå beskæftigelse inden for, for eksempel en fagbetegnelse. Hvis et beskæftigelsesmål er beskrevet i den lediges cv på Jobnet.dk, og det ligger inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft, kan jobplanen blot henvise til beskæftigelsesmålet i Jobnet.dk. Når et tilbud er rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft, skal jobplanen ikke indeholde en nærmere begrundelse for det pågældende tilbud. Hvis personen ikke er enig i det konkrete tilbud, har personen krav på en begrundelse i jobplanen. Det kræver også en begrundelse i jobplanen, hvis der efter et konkret skøn er afgivet et tilbud, der ikke er rettet mod områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Øvrige forhold i forbindelse med gennemgangen: Jobcenteret skal kontrollere, at jobplanen er underskrevet af personen og anden aktør, og at anden aktør, når der er udarbejdet eller revideret en jobplan, har givet personen en kopi af den aftalte jobplan. Hvis jobcenteret konstaterer, at jobplanen ikke er i overensstemmelse med reglerne eller kvalitetskravene, skal jobcenteret i første omgang tage en drøftelse med aktørerne med henblik på, at der rettes op på jobplanen. Hvis jobcenteret ved stikprøvegennemgangen konstaterer flere fejl og mangler, bør jobcenteret på et senere tidspunkt foretage en opfølgning i forhold til aktøren med henblik på at sikre, at aktøren administrerer i overensstemmelse med reglerne. Hvis jobcenteret efter fornyet undersøgelse fortsat konstaterer de samme fejl, skal jobcenteret overveje, om der er grundlag for at ophøre ned samarbejdet med aktøren. Jobcenteret kan løbende kontrollere andre aktørers jobplaner i Arbejdsmarkedsportalens jobplanmodul som et supplement til stikprøvekontrollen. Tilbud uden en jobplan Kravet om jobplan gælder dog ikke, hvis tilbuddet varer op til 4 uger eller er blevet fastsat under en jobsamtale og er rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. Tilbud kan dermed afgives alene på grundlag af jobsamtalerne i kontaktforløbet, hvis de ligger inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft. For tilbud, der varer op til 4 uger, samt for tilbud, der er blevet fastsat under en jobsamtale og er rettet mod beskæftigelse inden for områder, hvor der er behov for arbejdskraft, skal jobcenteret kontrollere, at følgende betingelser er opfyldt: En person har altid ret til en jobplan, hvis personen beder om det Tilbud, der ikke kræver jobplan, skal altid afgives skriftligt, og Det skal fremgå af sagen, om personen har accepteret tilbuddet 7
Løntilskudsansættelser (stikprøvekontrol) Prioriter tilsynet med løntilskudsansættelser højt. Fejl i sagsbehandlingen kan få alvorlige konsekvenser for den ledige og/eller for jobcentret! Anbefalingerne om tilsyn med løntilskudsansættelser gælder i det omfang, andre aktører har fået overladt myndighedsudøvelse og dermed administrerer løntilskudsordningen for jobcentret. Dette gælder i alle tilfælde de landsdækkende udbud. Der er 4 overordnede krav, som jobcentret ved stikprøveundersøgelsen skal kontrollere er opfyldt: 1. Merbeskæftigelseskravet. Ansættelse med løntilskud skal medføre en nettoudvidelse af antallet af ansatte hos arbejdsgiveren, jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats, 64-67. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt 6 og 7 på blanket AB 201 3. Bemærk i den forbindelse 67 stk. 2 om merbeskæftigelseskravet for offentlige virksomheder, som tager udgangspunkt i budgettet for den enkelte offentlige virksomhed. 2. Forholdstalskrav. Der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ansatte uden løntilskud og antallet af ansatte med tilskud. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 70 stk. 1-6. Konkret betyder det, at antallet af personer ansat med løntilskud og antallet af personer i virksomhedspraktik tilsammen højst må udgøre 1 pr. 5 ordinært ansatte, hvis virksomheden har 0-50 ansatte, dog altid 1 person, og herudover 1 person for hver 10 ordinært ansatte. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt i punkt 6 på blanket AB 201. Denne begrænsning gælder i følge 70 stk. 3 - dog ikke for offentlige virksomheder, der kan godtgøre at personen i løntilskudsjob eller virksomhedspraktik vil kunne få det nødvendige faglige, sociale eller sproglige udbytte af opholdet. Virksomheden skal i den forbindelse redegøre fyldestgørende for, hvorledes man kan opfylde formålet med tilbuddet. Der skal foreligge skriftlig tilkendegivelse fra arbejdsgiveren og en medarbejderrepræsentant om, at der er enighed om dette. 3. Krav om høring af de ansatte. På både offentlige og private arbejdspladser skal de ansatte blandt andet høres om, hvorvidt de er positive over for at medvirke til opfyldelsen af formålet med ansættelsen. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 68 og 69. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt 9 på blanket AB 201. 4. Krav om enighed mellem de ansatte og virksomheden. Af arbejdsgiverens tilbud skal det fremgå, at der er enighed mellem arbejdsgiveren og de ansatte om, at merbeskæftigelseskravet er opfyldt. Jf. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsesindsats 68, stk. 3 og 69, stk. 3. Arbejdsgiveren svarer på dette i punkt 9 på blanket AB 201. 3 Som udgangspunkt bruges blanket AB 201 til at dokumentere opfyldelse af ovenstående krav. Hvis der efterfølgende opstår et behov for at få bekræftet, at oplysningerne på denne blanket er korrekte, kan blanket AB 206 bruges. 8
Endelig anbefales det, at I tjekker, at der er orden i underskrifter og at de rigtige blanketter er brugt: Underskrifter. Jobcentret skal kontrollere, at AB 201 er underskrevet af både en medarbejderrepræsentant og virksomheden under punkt 10 og 11. OBS: Hvis underskrifterne ikke er til stede, er bevillingen af løntilskuddet ikke gyldig. Obligatoriske blanketter. Endvidere skal jobcentret kontrollere, at anden aktør har brugt følgende obligatoriske blanketter: Tilbud om ansættelse i privat/offentlig virksomhed blanketten AB 201 (evt. AB 206). Erklæring fra arbejdsgiver vedrørende arbejdsforhold blanketten AF62 A. Bevilling af løntilskud til ansættelse af medarbejder hos private og offentlige virksomheder blanketten AB 221. Udbetalingsanmodning fra den private eller offentlige virksomhed, som personen er ansat i blanketten AB 250. (Hvis løntilskudsansættelse er ophørt) erklæring om arbejdsophør/støtteintensitet efter et års ansættelse med løntilskud for private virksomheder blanketten AB 420. (Hvis løntilskudsansættelse er ophørt) erklæring om arbejdsophør/udløb af tilskudsperiode ved ansættelse for offentlige virksomheder blanketten AB 421. 9
Anden aktørs afgørelser, herunder anden aktørs afslag på tilbud Det er en god idé at tjekke op på aktørernes afgørelser, så de lediges retssikkerhed er i orden! Andre aktører er omfattet af forvaltningsloven, når de udfører opgaver for jobcenteret. Rent praktisk kontrolleres aktørens afgørelser i sager, hvor den ledige klager til jobcentret. Det er også en god idé, at jobcentret tjekker eventuelle afgørelser, som indgår i de sager, der trækkes ud til stikprøvekontrollen. Når en anden aktør skal træffe en afgørelse efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, lov om sygedagpenge og lov om aktiv socialpolitik, skal afgørelsen træffes inden for en rimelig tid. Hvis en person for eksempel selv har fundet et tilbud og anmoder anden aktør om at afgive dette tilbud, kan anden aktør derfor ikke vente eksempelvis 2 måneder med at træffe en afgørelse. Kontroller derfor, at afgørelsen er truffet inden for en rimelig tid. Jobcenteret skal også kontrollere følgende: Anden aktørs afgørelse er blevet meddelt skriftligt til den ledige. Afgørelsen er ledsaget af en begrundelse. Begrundelsen for afgørelsen indeholder henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I afgørelsen er angivet de hovedhensyn, der har været bestemmende for en eventuel skønsudøvelse. Afgørelsen indeholder en vejledning om klageadgang. At der i klagevejledningen som minimum står, at o den ledige kan klage over afgørelsen til jobcentret, o klagen over afgørelsen skal sendes til anden aktør o anden aktør skal have modtaget klagen over afgørelsen inden 4 uger o Endvidere kan den ledige i klagevejledningen oplyses om, at den ledige kan klage til Beskæftigelsesankenævnet over jobcentrets afgørelse. Endelig kontrolleres, at jobcentret, hvis anden aktør i forbindelse med genvurderingen fastholder afgørelsen helt eller delvis, har modtaget klagen fra anden aktør med aktørens bemærkninger senest 5 arbejdsdage efter, at anden aktør har modtaget klagen fra den ledige. 10
It-sikkerhed Husk, at kommunen er dataansvarlig og derfor også har tilsynspligt i forhold til de aktører, kommunen har indgået databehandleraftaler med! Når en kommune overdrager beskæftigelsesopgaver til andre aktører, vil der samtidig være behov for at videregive personoplysninger til aktørerne. Det er vigtigt at være opmærksom på, at kommunen alene må overlade de personoplysninger, som er nødvendige for de andre aktørers løsning af den aftalte beskæftigelsesindsats. Kommunen er dataansvarlig, andre aktører er databehandlere Det er de enkelte kommuner hver for sig, som er dataansvarlige i relation til andre aktører som databehandlere. Det følger af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats 58, stk. 7. Krav om en databehandlingsaftale Hvis en kommune overlader personoplysninger til behandling hos andre aktører, der dermed bliver databehandlere, skal kommunen som dataansvarlig indgå en databehandleraftale med de andre aktører. Det fremgår af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats 32. Det gælder også, når jobcentret indgår delaftaler under et af de landsdækkende udbud, der er gennemført af beskæftigelsesregionerne. Vær særligt opmærksom på, at kravet om, at den dataansvarlige (kommunen) skal indgå en databehandleraftale med anden aktør, gælder også når kommunen overlader personoplysninger til behandling hos andre aktører uden for de landsdækkende rammeudbud, jf. styringslovens 32 og persondatalovens 42. Andre aktørers databehandling og kommunens overdragelse af personoplysninger til aktørerne skal i øvrigt ske under overholdelse af reglerne i Persondataloven med tilhørende bestemmelser. Databehandlere, der anvender underleverandører Hvis kommunens aftaler med andre aktører giver mulighed for at anvende underleverandører, bør kommunen forpligte de andre aktører til at indgå databehandleraftaler med deres eventuelle underleverandører. Én gang om året skal kommunen kontrollere databehandlernes sikkerhedsforanstaltninger Når kommunen som dataansvarlig overlader behandling af oplysninger til en anden aktør (databehandler), skal kommunen én gang årligt sikre sig, at anden aktør overholder en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Det kan fx ske ved at indhente en revisorerklæring hos anden aktør. De generelle sikkerhedsbestemmelser fremgår af kapitel 11 i Persondataloven og kapitel 2 i Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles af den offentlige forvaltning. 11
Lokaler og fysiske rammer (tilsynsbesøg) Tag ud og besøg aktørerne for at se på de ting, det er svært at fange op på andre måder! Brug spørgeguiden til planlægning af besøget, så I kommer omkring de vigtigste ting! Husk at følge op på det, I fandt ud af under besøget! Formålet med tilsynsbesøg er ved selvsyn at kontrollere, at aktøren leverer den kvalitet, som jobcentret og aktøren har indgået aftale om. Primært med hensyn til: Fysiske forhold, herunder it- faciliteter, lokaler med videre Informationsmateriale med videre Sagsbehandlingsregler, herunder standardbreve til de ledige Det anbefales, at der altid gennemføres et tilsynsbesøg, når en ny delaftale er indgået og aktøren er kommet godt i gang med indsatsen. Derudover kan følgende faktorer udløse et besøg: Negative udfald af tilfredshedsmålinger blandt de ledige (defgo.net) Klager hvis jobcentret konstaterer, at der er uforholdsmæssig mange klager over en bestemt aktør. Gentagne fejl i aktørens rapportering i Arbejdsmarkedsportalen (herunder at anden aktør ikke følger op på jobcentrets notifikationer) eller kommunens eget it-system Gentagne fejl i aktørens afgørelser Spørgeguiden nedenfor er en bruttoliste over forhold, der kan medtages ved tilsynsbesøg. Inden besøget tilrettes spørgeguiden til det konkrete besøg. Samtidig besluttes det, om besøget skal være et anmeldt eller uanmeldt besøg. Skemaet til tilsynsbesøg indeholder to dele: 1. Spørgeguide med grundoplysninger og spørgsmål 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Ud over spørgsmålene til aktøren kan jobcentret vælge at interviewe en eller flere ledige i forbindelse med tilsynsbesøget. Efter besøget er det vigtigt at skrive konklusionerne ned. Det anbefales, at jobcentret afrapporterer umiddelbart efter besøgene. Konklusionerne sendes til den pågældende aktør, til jobcenterchefen og eventuelle relevante lokale medarbejdere. Jobcentret skal altid tage stilling til behovet for opfølgning, når der afrapporteres fra et besøg. Kontraktopfølgning i form af besøg hos anden aktør kan suppleres med regelmæssige kvartalsvise eller halvårlige fællesmøder mellem jobcentret/jobcentrene og andre aktører. Formålet med disse møder er at finde løsninger på generelle problemstillinger i enten samspillet mellem jobcentret/jobcentrene og andre aktører, og/eller i andre aktørers varetagelse af indsatsen. Der er tale om en gensidig læreproces med det sigte at bidrage til en optimal varetagelse af beskæftigelsesindsatsen overfor de personer, der er henvist til andre aktører. Jobcentret vil formentligt desuden have behov for at holde en række bilaterale møder med de enkelte aktører. 12
1. Spørgeguide til tilsynsbesøg Fakta om anden aktør Firma: Besøgsdato: Besøgsadresse: Produkt: Delaftaleident.(er) Målgruppe(r): Kontaktperson(er) hos anden aktør: Jobcenter-medarbejder: Fysiske rammer Lokalisering af indsatsen er den som krævet i udbudsmaterialet, jf. kravsspecifikationen pkt. 8.1 i service- og LVU-udbuddet Fysiske forhold/lokaler og it-faciliteter herunder bl.a. om de lever op til kravene i udbudsmaterialet, jf. kravsspecifikationen pkt. 8.1 i service- og LVU-udbuddet Adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. Informationsmateriale Er aktørens informationsmateriale ajourført og aktuelt i forhold til arbejdsmarkedet? Jf. kravsspecifikationen pkt. 8.2 i service- og LVUudbuddet Er indholdet i informationsmaterialet forståeligt for alle, der deltager i forløbet? Jf. kravsspecifikationen pkt. 8.2 i service- og LVUudbuddet Har aktøren udarbejdet en hjemmeside med kort præsentation af aktøren samt en kort præsentation af forløbet (kræver ikke besøg). Jf. kravsspecifikationen pkt. 8.3 i service- og LVUudbuddet 13
Anden aktørs administration Har aktøren iværksat den egenkontrol, som er angivet i Bilag B 6, pkt. A Anden aktørs sagsbehandling Hvordan sikrer aktøren, at de ansatte overholder bestemmelserne om notatpligt, bistand og vejledning, aktindsigt, begrundelser og tavshedspligt? Har aktøren overholdt Persondatalovens bestemmelser om at personerne skal informeres om, hvilke oplysninger, der registreres, jf. Vejledning (nr.126 af 10/7 2000) om registreredes rettigheder. Er aktørens standardbreve til de ledige i overensstemmelse med lovens krav? Sammenlign evt. med de tekstforslag til standardbreve, som står i vejledningen til bekendtgørelsen om andre aktører, 10). 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Opfølgning/forbedring med hensyn til de fysiske rammer Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs informationsmateriale Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs administration Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs sagsbehandling Dato: Tilsyn udført af: 14
Deltagertilfredshed Tag en pejling på, hvad de ledige mener om indsatsen hos anden aktør! Brug resultatet i opfølgningen på aktørens indsats! Det er nemt at gennemføre en deltagerevaluering. Jobcentrets medarbejdere har adgang til at udarbejde spørgeskemaer og foretage dataindsamlinger elektronisk i defgo.net. Arbejdsmarkedsstyrelsen har aftalt med udbyderen af defgo.net, Interresearch A/S, at alle medarbejderne i jobcentrene får licens til at anvende defgo.net. Værktøjet må dog alene anvendes af jobcentret og ikke af den øvrige del af kommunen. Med defgo.net kan der oprettes webbaserede elektroniske spørgeskemaer og trækkes rapporter på besvarelserne af spørgeskemaerne. Rapporterne kan laves som excel- eller word-rapporter med grafikker. Se guiden til deltagerevalueringer på defgo.net på http://ams.dk/sw14390.asp. I guiden ligger der et forslag til spørgeskema, som jobcentret kan tage udgangspunkt i. Jobcenteret igangsætter deltagerevalueringerne ved at danne og udsende lister med logins og passwords til aktørerne med henblik på, at aktørerne udleverer disse til de ledige og bistår med gennemførelsen af deltagerevalueringen. Det er en god idé at give de ledige i en given måned hos de andre aktører mulighed for at udfylde det elektroniske skema. Det er op til jobcentret, hvilke spørgsmål, der skal indgå i skemaet. I guiden er der forslag til et enkelt spørgeskema, som jobcentret kan bruge. Der er også mulighed for at tilføje spørgsmål. Hvis jobcentret konstaterer utilfredsstillende forhold i besvarelserne, skal dette tages op over for den pågældende anden aktør. Hvis man i øvrigt har tekniske spørgsmål til brugen af defgo.net henviser Arbejdsmarkedsstyrelsen til defgo.net på www.support.defgo.net, eller deres hotline på tlf. 70 27 28 73. 15
Opfølgning på kommunens egne aftaler med andre aktører Lav Jeres eget opfølgningssystem i forhold til kommunens egne aftaler med andre aktører. Det vil sikre gode resultater af indsatsen! Mange kommuner har indgået egne aftaler med andre aktører, som supplerer kommunens eventuelle brug af de landsdækkende rammeaftaler. Der kan være tale om aftaler med en enkelt aktør uden udbud, men efter annoncering, partnerskabsaftaler eller aftaler, der er indgået efter et udbud. Uanset baggrunden for aftalen, skal kommunen føre tilsyn med aktørens ydelser. Det anbefales, at kommunen udarbejder et opfølgningssystem, som specifikt sigter på at følge op på kommunens egne aftaler med andre aktører. Tilsynsvejledningen kan bruges som inspiration. Hovedpunkterne i et opfølgningssystem vil være: Faste kadencer for kontrol med de enkelte punkter Prioritering af, hvilke punkter, der skal føres tilsyn med og hvor ofte Systematisk opfølgning ved konstatering af utilfredsstillende resultater Når kommunen udarbejder en plan for tilsynet, laves der en liste over de punkter, det besluttes skal indgå i planen. De konkrete punkter, der skal indgå i tilsynet, vedrører enten de forhold, som er aftalt i kontrakten eller de krav, der udspringer af lovgivningen. 16