EPOS LØN EINDKOMST OG ESKATTEKORT

EPOS LØN EINDKOMST OG ESKATTEKORT KUNDEVEJLEDNING VERSION 2 MAJ 2009

Indholdsfortegnelse 1 Baggrund... 1 1.1 Lidt om denne vejledning... 1 2 Opsætning af parametre... 2 2.1 Specielle feltnumre... 3 2.2 Test indberetninger... 3 2.3 Feltnumre eindkomst... 4 2.4 Kode 68 eindkomst... 4 2.5 Feltnumre 3101 eindkomst... 5 2.6 Dataleverandør eindkomst LSB... 5 3 eindkomst stamdata... 6 3.1 Produktionsenhedsnummer/Arbejdssted... 7 4 eindkomst indberetning... 8 4.1 Formål... 8 5 Importer eskattekort... 10 6 Kort vejledning i TastSelv menu... 11 6.1 Indberet lønoplysninger fil upload... 12 7 Rekvirer skattekort... 14 8 Periodeoplysninger på SE-nr.... 15 9 Foretaget indberetninger... 16 9.1 Periodeoplysning på CPR-nr. (6000)... 17 9.2 Periodeoplysning på CPR-nr. (6001-6005)... 18 10 Tilbageførte indberetninger... 19 11 Slettede indberetninger... 20 12 Aktuelle links... 21 13 Kontakt os... 22 20-05-2009 Side 0

1 Baggrund eindkomst er et register, der stort set indeholder de indkomstoplysninger, som fremgår af den ansattes lønseddel. Registret skal også indeholde indkomstoplysninger om pension, sociale ydelser og lignende. Alle de oplysninger, som i dag fremgår af den årlige oplysningsseddel, er således indeholdt i de månedlige indberetninger til eindkomstregistret. Indberetning af oplysninger skal på sigt kun ske én gang ét sted og sikrer, at ingen skal indberette de samme oplysninger flere gange til forskellige offentlige myndigheder. Grundtanken med registret er at opnå bedre kontrol med udbetaling af ydelser fra det offentlige, øget genanvendelse af data, sikre datas aktualitet samt muliggøre, at virksomheder altid indberetter oplysninger løbende (efterhånden som de dannes i virksomheden), og herved fritages for at skulle genfinde lønoplysninger, eksempelvis udstedelse af kopilønsedler og arbejdsgivererklæringer. Lønsystemer skal også administrere eskattekortet, hvor lønindeholdelse vil være indregnet pr. 1. juni 2008. I perioden indtil 30. maj 2008 udsendes eskattekort, uden at lønindeholdelse er indregnet i trækprocenten, og der lønindeholdes som hidtil. eskattekort er betegnelsen for kombinationen af skattekortoplysninger og lønindeholdelsestrækprocent. eskattekortet udsendes ikke til skatteyderen men til den, der skal forestå indeholdelse af skatten. eskattekortet udsendes fortrinsvis i elektronisk form og alene til dem, der abonnerer på det. Det kan dog også lade sig gøre af få tilsendt oplysningerne på papir. Abonnement er betegnelsen for det forhold, at der er indsendt ansættelsesoplysninger til eindkomst for en person, og indsenderen (abonnenten) derfor modtager eskattekort vedrørende personen. Abonnenten er betegnelsen på den virksomhed, der indsender ansættelsesoplysninger, og dermed er modtager af eskattekortet. Det kan være den indeholdelsespligtige eller dennes lønservicebureau. Pr. 1. januar 2008 bliver det obligatorisk for alle, der indeholder skat, at indberette oplysninger om løn og skat mm. til eindkomst. Abonnementssystemet til udsendelse af eskattekort er en del af eindkomstsystemet. Generelt kan vi henvise til SKATs hjemmeside, hvor du kan finde flere oplysninger om eindkomst og informationer om de mange love og regler, der findes omkring eindkomst specifikt og lønudbetaling generelt. Bagerst i denne vejledning finder du endvidere en detaljeret og kommenteret liste over relevante links. 1.1 Lidt om denne vejledning Vejledningen er ikke tænkt som en betjeningsvejledning på kørsel af eindkomst i Epos Løn men derimod som en oversigt over, hvad der er dækket i Epos, og hvordan man kommer i gang. 20-05-2009 Side 1

2 Opsætning af parametre I parameteropsætningen knyttes lønarterne til de enkelte oplysningsfelter svarende til dem, der fandtes på S74. For at Epos kan vide hvilke lønarter, der skal indberettes som hvilke typer, skal dette også sættes op. Dette gøres i formularen Parameterdefinition på nedenstående måde. Du finder formularen ved at højreklikke på kørslen eindkomst indberetning og vælge Parameterdefinition, hermed fremkommer nedenstående billede: System ID Angiver eindkomst indberetning (A5048). Firma Angiver det firma_id, opsætningen gælder for. Sekvensnr Angiver det feltnr./typenr., der skal indberettes. I formularen Feltnumre (eindkomst) kan man se samtlige feltnumre, som det er muligt at indberette. I formularen kan man desuden "skyde genvej" til parameterdefinitionen ved at benytte objekt-menuen. Værdi 1 Indeholder den lønart, der skal indberettes som ovenstående feltnr. Hvis der er flere lønarter, der skal indberettes som samme feltnr., opretter man flere linjer med samme sekvensnr. med de forskellige lønarter på hver sin linje. Værdi 2 Angiver om det er beløbet eller antallet i Epos, der skal benyttes, hvor værdien 0 = beløb, og værdien 1 = antal. Bemærk at for beløbs- eller antals-indberetninger til eindkomst er det ovenstående beløb eller antal, der indberettes. Afkrydsningsfelter, Kodefelter og Fritekstfelter benyttes til at finde ud af, om f.eks. krydsfeltet skal indberettes. Hvis der findes noget på lønarterne, bliver feltet indberettet, ellers ikke. Værdi 3 Angiver den felt 68-kode, som lønarten er tilknyttet. Forskellige oplysninger kan være grupperet på forskellige felt 68-koder. Det kan f.eks. dreje sig om felt 69, Jubilæumsgratiale og fratrædelsesgodtgørelse, hvor man ved at tilknytte løn- 20-05-2009 Side 2

arten til værdien 69 angiver, at der er tale om jubilæumsgratiale eller fratrædelsesgodtgørelse. Vedr. kode 60 og 61 til personalegode til henholdsvis direktør eller hovedaktionær: Man benytter værdien 6061 til at angive, at der er tale om enten kode 60 eller 61, derefter sætter man feltet "Årsopgørelseskode" på medarbejderen til enten "Direktør" eller "Hovedaktionær". I formularen Kode 68 (eindkomst) kan man se samtlige feltnumre, som det er muligt at indberette. Værdi 4 Her angiver man den kode, der skal indberettes. Dette benyttes kun til feltnumre, der skal indberettes som koder. P.t. drejer det sig kun om feltnr. 500, hvor man skal indberette den lovbaserede barselsfond. Tekstværdi Her kan man angive en tekst, der skal indberettes som et frit tekstfelt. Benyttes kun til fri tekst. Fortegn Angiver om der skal vendes fortegn på beløbet eller antallet, inden det indberettes. Man skal vælge "negativ", hvis der skal vendes fortegn, og "positiv", hvis det skal indberettes, som det er. 2.1 Specielle feltnumre Hvis man på medarbejderen markerer "Årsopgørelse felt 11", så vil indberetningen automatisk danne en felt nr. 11-indberetning, og det er således ikke nødvendigt at sætte dette op i parameterdefinitionen. Det samme gør sig også gældende for "Oplysningsseddel 48e" og "E101 Attest", som ligeledes blot skal markeres på medarbejderen. 2.2 Test indberetninger Det er muligt at angive, at de indberetninger, man danner, drejer sig om nogle test-indberetninger. Derefter kan man overføre filerne til testsystemet hos eindkomst for at teste, at alt virker og er sat korrekt op. Dette sættes op i Epos, ved at man opretter en række i parameterdefinitionen på system id A5202 med sekvensnr. -1 og værdien 1 i Værdi 1-feltet. Det er vigtigt, at man både husker at fjerne denne test-markering igen, og at man sørger for at slette alle de test-indberetninger, man har foretaget. Dette gøres i formularen Foretaget indberetninger. Disse parametre ligger under Løn eindkomst eindkomst indberetning, hvor man højreklikker på musen og vælger parameterdefinition. 20-05-2009 Side 3

2.3 Feltnumre eindkomst Dernæst skal der oprettes en tilknytning mellem oplysningsfelterne og den relevante posttype, der skal dannes for det aktuelle oplysningsfelt. 2.4 Kode 68 eindkomst De mulige koder for felt 68 skal ligeledes oprettes. Koderne kan hentes fra SKATs hjemmeside, www.skat.dk. 20-05-2009 Side 4

2.5 Feltnumre 3101 eindkomst Endelig kan der være tale om, at specielle nulindberetnings-feltnumre skal defineres. Gældende for alle parametre er, at PBJ A/S leverer en standardopsætning, som siden kan tilpasses specielt til den enkelte kunde. Parametrene ligger generelt under Løn eindkomst Opsætning eindkomst. 2.6 Dataleverandør eindkomst LSB Hvis man administrerer flere CVR-numre, kræver det, at man tilmeldes eindkomst som et lønservicebureau, LSB. Tilmeldingen foregår ved, at man anmoder eindkomst om en blanket, som udfyldes og indsendes. 20-05-2009 Side 5

3 eindkomst stamdata I forbindelse med igangsætningen af eindkomst skal der på firmaniveau oprettes en lønkode, der fortæller, at firmaet deltager i eindkomst ordningen. Dette gøres via Løn Opsætning Løn Firmaoplysninger. Herefter vælges detailoplysninger og lønkoder. I formularen Lønkode, som er en detailformular til Firma-lønoplysninger, skal man angive, hvornår Epos skal indberette oplysninger til eindkomst. Kun oplysninger, der ligger efter den dato, man angiver, vil blive indberettet. Skal man ikke længere indberette oplysninger for et bestemt firma, angiver man det også i denne formular, hvor oplysningsfeltet eindkomst sættes med en startdato samt kode = Ja. 20-05-2009 Side 6

3.1 Produktionsenhedsnummer/Arbejdssted Derudover skal produktionsenhedsnummer kombineret med de enkelte arbejdssteder indlægges på arbejdsstedet. Dette gøres via Løn Opsætning Løn P-Nummer. Hvis man ikke kender produktionsenhedsnummeret, kan man få det oplyst på www.virk.dk. Alle virksomheder kan se deres produktionsenheder på www.cvr.dk. Her vil de stå under deres stamdata. Man kan købe oplysninger på www.cvr.dk, hvilket dog kræver, at man tilmelder sig (det er gratis). F.eks. kan man købe "Forretningssteder", som er en oversigt over tilknyttede produktionsenheder med tilhørende oplysninger, til 25,00 kr. Pr. 1. januar 2008, skal alle virksomheder pga. eindkomst selv oprette og vedligeholde deres p-enheder på www.webreg.dk med digital signatur. 20-05-2009 Side 7

4 eindkomst indberetning Der skal hver måned for den enkelte ansatte angives A-skat, AM-bidrag, SP-bidrag (SPbidrag er midlertidigt ikke aktiv) og andre oplysninger, der i dag angives på den årlige oplysningsseddel. Herudover skal der som noget nyt for den enkelte ansatte også indberettes antal løntimer pr. periode, bruttoindkomst, bruttoferiepengebeløb (feriepenge før skat), tilhørsforhold til lovpligtig barselsudligningsordning og det produktionsenhedsnummer, hvor den ansatte arbejder (af hensyn til automatisk beregning af befordringsfradrag). Der vil endvidere blive rekvireret eskattekort gennem dette program for de nye medarbejdere, der er oprettet. Ved den første kørsel bliver der dannet rekvisition af eskattekort for alle aktive medarbejdere. Programmet findes via Løn eindkomst eindkomst indberetning. 4.1 Formål Formålet er at foretage indberetninger til eindkomst. Der dannes grundlæggende tre typer indberetninger: 1) Faste medarbejderoplysninger (record 2101) Disse oplysninger vedrører medarbejdernes ansættelsesperioder, d.v.s. ansættelses- og fratrædelsesdatoer. Desuden benyttes denne record også til at bestille skattekort for nye medarbejdere, eller hvis man ønsker at genrekvirere et skattekort. Oplysningerne dannes automatisk af Epos, når der er ændringer i en medarbejders ansættelse, d.v.s. når en ny medarbejder bliver ansat, eller en medarbejder fratræder. Desuden kan man benytte formularen Rekvirer skattekort, hvis man ønsker at bestille et bikort eller at genrekvirere et skattekort. 2) Periodeoplysninger pr. CPR-nr. Disse oplysninger vedrører medarbejdernes løn og erstatter den tidligere årsoplysningsseddel. Oplysningerne dannes automatisk af Epos på baggrund af den beregnede løn. Bemærk at kun lukkede styrekort vil blive indberettet til eindkomst. 3) Periodeoplysninger på SE-nr. Disse oplysninger bliver ikke dannet automatisk af Epos. I stedet er det i formularen Dan periodeoplysninger på SE-nr. muligt at indtaste oplysninger, som man ønsker, at Epos skal overføre til eindkomst. I formularen Foretaget indberetninger kan man se samtlige indberetninger, der er dannet, og samtlige informationer, som hver indberetning indeholder. I denne formular er det desuden muligt at slette en indberetning, som endnu ikke er overført til eindkomst, eller foretage en tilbageførsel af en indberetning, der er overført til eindkomst. I så fald vil selve tilbageførslen blive overført med den næste indberetning. Bemærk Brugeradgangen i denne kørsel og i eindkomst-modulerne generelt fungerer lidt anderledes end i resten af Epos. 20-05-2009 Side 8

Opsætningen i autorisationsgrupper fungerer kun på Afregningsform og Firma, men ikke på Afdeling og Funktion. Det vil sige, at hvis man har adgang til en afregningsform og et firma, så vil man indberette for alle medarbejdere i firmaet, uanset om man har adgang til selve medarbejderen. For at man kan indberette for flere firmaer i en samlet fil, skal man være tilmeldt hos eindkomst som et LSB, desuden skal man i formularen Dataleverandør markere, at man er et LSB. Feltet Til den Angiver slutdato for de oplysninger, man ønsker at indberette. Alle styrekort der ligger efter denne slutdato, vil ikke blive indberettet, heller ikke selvom de er lukkede. Det er ikke muligt at angive en startdato i selve kørslen alle styrekort, der endnu ikke er indberettet, vil altid automatisk blive medtaget. Feltet skal udfyldes. Feltet Afregningsform Hvis man kun ønsker at køre for en bestemt afregningsform, kan man angive det her. Hvis der ikke angives en afregningsform, vil der blive kørt for alle afregningsformer. Feltet Dataleverandør Det er muligt at vælge, at der til eindkomst skal indberettes en anden dataleverandør end den, der er defineret som standard i Epos. Hvis man ønsker at benytte standard-dataleverandøren, skal man lade feltet være blankt. De dataleverandør CVR-numre, man kan vælge imellem, er dem, der er indtastet i Firma-Lønoplysninger i feltet Dataleverandør CVR. Hvis man vælger en anden dataleverandør, vil kun de firmaer, hvor dette CVR-nr. er valgt som PBS dataleverandør, blive medtaget i kørslen. Muligheden kan benyttes, hvis man f.eks. har flere regioner, som selvstændigt indberetter til eindkomst for et eller flere firmaer. Det er vigtigt at huske stien og filnavnet, da det er den fil, der skal uploades på SKATs hjemmeside. 20-05-2009 Side 9

5 Importer eskattekort Formålet er at importere eskattekort fra en fil, man har fået fra eindkomst. Dette kan enten være skattekort, man har bestilt, eller ændringer til eksisterende skattekort. Det kan ligeledes være ved begyndelsen af et nyt år, hvor alle skal have et nyt skattekort. Bemærk Hvis der allerede er et skattekort for en medarbejder, hvor start- og slutdatoerne overlapper, så vil Epos enten rette slutdatoen på det eksisterende skattekort eller slette det eksisterende helt. Hvis man på det eksisterende skattekort har angivet en frivillig, ekstra trækprocent, vil den automatisk blive overført til det nye skattekort. 20-05-2009 Side 10

6 Kort vejledning i TastSelv menu Udover denne vejledning henviser vi til SKATs egen vejledning i TastSelv Erhverv. Efter at have logget på vælges Indberette/forespørge på eindkomst/letløn som vist herunder: Man kommer herefter til eindkomsts Hovedmenu, der har nedenstående muligheder, hvor man normalt kun skal bruge Indberet lønoplysninger filupload, Meddelelse til virksomhed samt Skattekort download. De øvrige muligheder kan man benytte sig af i det omfang, man har behov for det. 20-05-2009 Side 11

6.1 Indberet lønoplysninger fil upload Her er det vigtigt at huske navnet og placeringen på den fil, man dannede i Epos. Normalt vil det være i Transfer directory, man har lagt filen. Når man har valgt filen, trykker man Indsend (se næste side), hvorefter filen bliver overført til eindkomst. 20-05-2009 Side 12

20-05-2009 Side 13

7 Rekvirer skattekort Formularen giver mulighed for, at man manuelt kan rekvirere et skattekort fra eindkomst. Normalt rekvirerer Epos automatisk et nyt skattekort, når en ny medarbejder bliver ansat, og eindkomst sender automatisk nye skattekort ved årets begyndelse, eller når der er ændringer til en medarbejders skattekort. Hvis man f.eks. ønsker at rekvirere et bikort eller at genrekvirere et skattekort, der er blevet slettet, kan man gøre det i denne formular. Rekvireringen af skattekortet vil hermed blive medtaget i den næste indberetning til eindkomst. 20-05-2009 Side 14

8 Periodeoplysninger på SE-nr. I Epos er det p.t. kun muligt at danne indberetninger for record type 3101 Periodeoplysninger på SE-nr. ved at indtaste dem manuelt i formularen. De indtastede records vil hermed blive medtaget i den næste indberetning, der dannes til eindkomst. Overfør tidligst d. Feltet angiver, hvornår Epos tidligst må indberette denne record til eindkomst. Dette felt gør det muligt at oprette oplysninger, der først skal indberettes på et senere tidspunkt. Nulindberetning Feltet markeres, hvis der er tale om en nulindberetning. Felt nr. Feltet angiver felt nr./type nr., der skal indberettes til eindkomst. I formularen 3101 Feltnumre (eindkomst) kan man se de forskellige feltnumre, der kan indberettes. 20-05-2009 Side 15

9 Foretaget indberetninger Formularen viser de indberetninger, der er dannet til eindkomst. I detailoplysninger kan man se samtlige af de records, der er dannet, til hver indberetning. Formularen kan benyttes til at kontrollere oplysningerne, inden man overfører selve filen til eindkomst, eller man kan benytte den til at sammenligne med de oplysninger, man kan se hos eindkomst. Det er også muligt at slette en indberetning helt eller at foretage en tilbageførsel af en indberetning, hvilket gøres ved at benytte funktionerne "Tilbagefør indberetning" eller "Slet indberetning". Bemærk Man må kun slette en indberetning, hvis den ikke allerede er overført til eindkomst, eller hvis man selv manuelt sørger for at tilbageføre den fra eindkomst. Hovedindberetnings ID Hovedindberetnings ID er en unik værdi, som eindkomst benytter til at identificere de forskellige filer, som sendes til eindkomst. Delvis tilbageført Feltet angiver, at der er tale om en indberetning, der er delvist tilbageført. Faste medarbejderoplysninger (record 2101) kan ikke tilbageføres, derfor vil indberetninger, der indeholder denne type records, og som er blevet tilbageført, kun være delvist tilbageført. De faste medarbejderoplysninger kan stadigvæk ses som detailoplysninger til denne formular, mens de øvrige oplysninger, som indberetningen oprindeligt indeholdt, kan ses som detailoplysninger til formularen Tilbageførte indberetninger. Foretaget indberetninger kan via detailoplysninger nedbrydes til laveste niveau for indberetningen. 20-05-2009 Side 16

Personalegrupper mv. (5000) Formularen indeholder de grupperinger, som "Periodeoplysninger pr. CPR-nr." er opdelt i, og som er indberettet til eindkomst som record type 5000. Grupperingerne følger delvist de lønperioder og firmaer, der er i Epos. Forskellen er, at flere styrekort for samme lønperiode med forskellige kørselsnummer er samlet i en gruppe. Desuden kan der være sket en opsplitning på "Kode til beskæftigelse", hvis der er medarbejdere, der er markeret for 48e eller E101 attest. Detailoplysningen Periodeoplysning på CPR-nr. (6000) viser de medarbejdere, der er indberettet under denne gruppering. 9.1 Periodeoplysning på CPR-nr. (6000) Formularen indeholder de medarbejdere, der er indberettet periodeoplysninger for. Hvis der findes flere felt 68-koder for en medarbejder, vil medarbejderens indberetninger være splittet op efter antallet af koder indberettet i felt 68. Detailoplysningen Periodeoplysning på CPR-nr. (6001-6005) viser de enkelte felter, der er indberettet pr. medarbejder pr. kode 68. 20-05-2009 Side 17

9.2 Periodeoplysning på CPR-nr. (6001-6005) Formularen indeholder de enkelte felter, som er indberettet pr. medarbejder og pr. kode 68. Oplysningerne kan enten være et beløb, et antal, en kode, en krydsmarkering eller en fri tekst afhængig af, hvad det er for en oplysning, der er indberettet. 20-05-2009 Side 18

10 Tilbageførte indberetninger Formularen viser de indberetninger, der er tilbageført fra eindkomst. Formularen indeholder de samme detailoplysninger som Foretaget indberetninger. Formularen kan således benyttes til at se de oplysninger, man har tilbageført. Det er også muligt at annullere en tilbageførsel af en indberetning, hvis man f.eks. er kommet til at tilbageføre den forkerte indberetning. Bemærk! Tilbageførte indberetninger gemmes kun i tre måneder. 20-05-2009 Side 19

11 Slettede indberetninger Formularen viser de indberetninger, der er blevet slettet fra formularen Foretaget indberetninger. Formularen indeholder de samme detailoplysninger som Foretaget indberetninger. Formularen kan således benyttes til at se de oplysninger, man har slettet. Det er også muligt at fortryde en sletning af en indberetning hvis man f.eks. er kommet til at slette den forkerte indberetning. Bemærk! Slettede indberetninger gemmes kun i tre måneder. 20-05-2009 Side 20

12 Aktuelle links Aktuelle Links Emne Link www.pbj.dk www.skat.dk eindkomst http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=1713951 www.virk.dk http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=1714045&vid =0&search=EDI Tekniske vejledninger www.cvr.dk 20-05-2009 Side 21

13 Kontakt os Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os på nedenstående telefon eller e-mail: Kundeservice-telefon: 43 62 74 74 Kundeservice-e-mail: kundeservice@pbj.dk 20-05-2009 Side 22