EPOS LØN TILBAGEFØRSEL AF STYREKORT

Transkript

1 EPOS LØN TILBAGEFØRSEL AF STYREKORT KUNDEVEJLEDNING VERSION OKTOBER 2013

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt At tilbageføre et styrekort Omkørsel Betaling Fravær Tillæg/Træk Tilbageførte styrekort Tilbageførelse af styrekort Sådan gør du! Resultat af tilbageførslen Konteringsfil/udskrift af lønseddel Sådan gør du! Udskrift af lønseddel Gendan lønkonteringsfil Dannelse af konteringsudskrift Omkørsel af styrekort Import af variable løndele og tillæg/træk sådan gør du! Rettelse af variable løndele, tillæg/træk og fravær Lønbehandling Udskrifter Udskrift af PBS-Info-overførsler Udskrift af PBS-Løn eller bankoverførsler Opdatering af styrekort Opdater styrekortet eindkomst Tilbageførsel Tilbageførsel og omkørsel Kontakt os Side 1

3 1 Generelt Tilbageførsel af løn bør kun bruges i de situationer, hvor det at lave en korrektion i en efterfølgende periode ikke vil give den korrekte effekt. Tilbageførsel af løn skal altså ikke bruges, hvis der blot er tale om en "fejl," hvor korrektion i den kommende lønperiode løser problemet. Tilbageførsel af løn er i Epos-terminologi "Tilbageførsel af styrekort", og det er dette begreb, der benyttes i det efterfølgende. Man skal ved tilbageførsel af styrekort og ligeledes ved omkørsel være meget opmærksom på de periodemæssige afstemninger og konteringer, der foretages specielt omkring skift af kalenderår og regnskabsår. Er du i tvivl, så kontakt PBJ Kundeservice for en uddybende forklaring. 1.1 At tilbageføre et styrekort Når man tilbagefører et eller flere lukkede styrekort, har man mulighed for at rette eventuelle fejl og køre en ny lønkørsel for samme periode(r). Tilbageførslen vil danne et nyt lukket styrekort, hvor der findes modtransaktioner til det tilbageførte styrekort. Hermed vil alle transaktioner på det oprindelige styrekort blive dannet med modsat fortegn, således at summen af de to styrekort er nul. Man tilbagefører altid "tilbage i tiden" til det valgte styrekort. Det vil sige, at perioden eller perioderne mellem den tilbageførte periode og indeværende periode også vil blive tilbageført. Bemærk, at hvis der findes et aktivt styrekort for indeværende periode, vil dette ikke blive berørt af tilbageførslen. For hvert styrekort, der tilbageføres, vil der blive dannet et nyt, lukket "tilbageførselsstyrekort". Der tilbageføres kun for de medarbejdere, der angives. De øvrige medarbejdere vil ikke blive berørt af tilbageførslen. "Tilbageførsels-styrekortet" vil have samme lønperiode som det oprindelige styrekort - men vil have et højere kørselsnummer. Hvis tilbageførsel af styrekort medfører, at der er behov for omkørsel, skal der for hver tilbageført periode oprettes et "omkørsels-styrekort" med samme lønperiode som de oprindelige styrekort. Omkørslerne skal gennemføres enkeltvis pr. styrekort startende med laveste lønperiode Side 2

4 1.2 Omkørsel Når tilbageførslen er udført, kan der foretages omkørsel af de tilsvarende lønperioder. Der oprettes "omkørsels-styrekort" for den ønskede lønperiode. Hvis der er tale om omkørsel for flere lønperioder, skal hver lønperiode behandles selvstændigt - og lønperioderne skal behandles i samme rækkefølge som de oprindelige lønperioder. Til det oprettede "omkørsels-styrekort" kan der importeres variable løndata etc. fra det oprindelige styrekort. Det er dermed muligt at ændre på grundlaget for omkørslen og herefter foretage en total lønbehandling, med alt hvad dertil hører. HUSK: Det er ikke muligt at tilbageføre en omkørsel. Når man først har kørt løn opdatering på et "omkørsels-styrekort", kan man ikke længere tilbageføre denne lønperiode. 1.3 Betaling Af sikkerhedsmæssige årsager kan ingen af de transaktioner, der dannes til udbetaling ved tilbageførsel/omkørsel, overføres direkte via fil til bank- eller PBS-overførsel og skal derfor behandles manuelt. Eksempelvis ved ændringer i pensionen skal eventuelle differencer +/- behandles manuelt ved at tage kontakt til pensionsselskabet, hvor der kan laves aftaler om en eventuel manuel overførsel/tilbagebetaling af pensionen. De eneste ændringer, der vil blive behandlet automatisk, er betaling/tilbagebetaling af SKAT og AMB. I henhold til reglerne hos SKAT vil indberetningerne via eindkomst ligge til grund for, om der vil blive sendt en opkrævning i de tilfælde, hvor der er afregnet mindre end der er indberettet, og hvis der er afregnet mere end der er indberettet, vil dette automatisk blive tilbagebetalt. Som beskrevet i afsnit 7 så vil I foretage eindkomstindberetningen umiddelbart efter tilbageførslen/omkørsel. Nedenstående to udskrifter (se afsnit 5) benyttes som grundlag for en manuel behandling: PBS-Løn / Bank Tilbageført styrekort PBS-Info / Tilbageført styrekort. På listerne udskrives oplysning om: Hvad der oprindeligt var overført i normalkørslen Hvad der er tilbageført Hvad omkørslen har beregnet, der skal overføres Differencen mellem disse beløb Som tidligere nævnt skal differencer behandles manuelt på nær overførsler til SKAT. 1.4 Fravær Systemværdierne på de registrerede "Fravær" bliver sat tilbage til de værdier, der var på det tidspunkt, hvor det oprindelige styrekort blev lønbehandlet. Hvis fraværet i mellemtiden er blevet lukket, bliver det nu genåbnet. Hvis et fravær strækker sig over flere styrekort, og disse tilbageføres, så sættes systemværdierne tilbage til det første af de tilbageførte styrekort. Dette betyder, at fraværet vil blive genberegnet i en eventuel omkørsel. Skal der ikke køres omkørsel, bliver det genberegnet på det næste normale styrekort Side 3

5 Det er kun systemværdierne, der tilbagestilles. Ingen af de øvrige felter på fravær vil blive ændret. BEMÆRK: Hvis du har ændret på et fravær (siden det blev beregnet) på de styrekort, der tilbageføres, så vil omkørslen af fraværet ikke nødvendigvis give det samme resultat som oprindeligt. Kun fravær, der har været beregnet på et af de tilbageførte styrekort, bliver tilbagestillet. 1.5 Tillæg/Træk En eventuel balance på tillæg/træk bliver sat tilbage til den værdi, der var på det tidspunkt, hvor det oprindelige styrekort blev lønbehandlet. Hvis der tilbageføres flere styrekort, vil en eventuel balance blive sat tilbage til den værdi, der er gældende for det første af de tilbageførte styrekort. Tillæg/træk, der i mellemtiden er blevet slettet, vil ikke blive gendannet, og der vil heller ikke blive ændret på andet end balancen på tillæg/trækkene. Når der køres omkørsel, vil selve tillæg/træk ikke blive benyttet. I stedet kan man importere (forklares senere) de oprindelige tillæg/træk til formularen "Tillæg/træk til omkørsel". Formularen findes som en detailformular til styrekortet. Disse tillæg/træk gælder kun til omkørslen og vil blive benyttet i lønberegningen på samme måde som de normale tillæg/træk. Ved lønopdateringen vil de normale tillæg/træk dog stadig blive opdateret med balancen, såfremt det samme tillæg/træk er importeret til omkørslen. Hvis der køres omkørsel for flere styrekort, og det samme tillæg/træk er importeret på de forskellige styrekort, vil lønopdateringen sørge for at opdatere balancen på tillæg/trækkene, så den er korrekt for alle de efterfølgende "omkørselsstyrekort". Dette kræver dog: at du allerede HAR oprettet de efterfølgende omkørselsstyrekort at du har importeret tillæg/trækkene INDEN du kører lønopdateringen. Data importeres til omkørslen ved at benytte funktionen "Importer data til omkørsel" den findes ved at højreklikke på styrekortet. 1.6 Tilbageførte styrekort I formularen "Tilbageførte styrekort" vises en oversigt over de styrekort, der er tilbageført, samt den omkørsel der evt. er foretaget Side 4

6 2 Tilbageførelse af styrekort 2.1 Sådan gør du! Åbn "Løn Kørsler-Løn" og vælg "Tilbageførelse af styrekort". Udfyld "Afregningsform", "Lønperiode", "Kørselsnummer" og "Medarbejder" (en eller flere). Angiv den ønskede bogføringsdato for tilbageførslen. Efterlades bogføringsdato blank, benyttes bogføringsdatoen fra det oprindelige styrekort. Se eksemplet nedenfor. BEMÆRK: Tag altid stilling til om lønnen kun skal køres tilbage, eller om der også skal køres en omkørsel. Hvis I har begge typer, så kør dem af to omgange. Hvis I også ønsker en omkørsel - så vælg NEJ. Vigtigt!! Skal udfyldes Sæt kørslen i gang ved at klikke på Side 5

7 2.2 Resultat af tilbageførslen Du kan i meddelelseskøen se, hvordan Epos Løn har behandlet din bestilling på tilbageførsel. Du klikker på dette ikon: - så får du en besked svarende til billedet nedenfor. Du kan se resultatet på den enkelte medarbejder ved at åbne "Medarbejder Detailoplysninger Lønstatistik-ÅTD". Se billedet nedenfor: Bemærk! Tilbageførsel Epos opretter Bemærk! Beløb/ÅTD Er nulstillet Bemærk! Tilbageførsel Epos opretter Bemærk! Normal kørsel Side 6

8 3 Konteringsfil/udskrift af lønseddel 3.1 Sådan gør du! Efter tilbagekørsel af styrekort skal der pr. tilbageført styrekort gennemføres følgende: Udskrift af lønsedler, gendan lønkonteringsfil samt dannelse af konteringsudskrift. 3.2 Udskrift af lønseddel Du skal nu udskrive de tilbageførte lønsedler. Du vælger "Udskrifter løn Lønseddel". Angiv lønperiode/kørselsnr. på tilbageførslen. Eksempel på lønseddel: Lønsedlen vil være som den originale lønseddel - blot med modsat fortegn Side 7

9 3.3 Gendan lønkonteringsfil Du har nu mulighed for at danne en konteringsfil, der kan opdatere dit økonomisystem med de dannede modposteringer. Da det tilbageførte styrekort er opdateret, kan du ikke bestille en konteringsfil på baggrund af dit normale styrekort. Du skal derfor ind i "Kørsler løn" og vælge kørslen "Gendan lønkonteringsfil". Klik OK - så åbner du for "Gendan lønkonteringsfil". Filnavnet på konteringsfilen. Vælg placeringen af filen. Udfyld med lønperiode, f.eks HUSK kørselsnr. f.eks. 1. Vælg "Jobkø" for at danne filen. HUSK: Kørselsnummeret er det næste nummer, der benyttes efter en normal-, ekstraeller omkørsel er foretaget. I dette tilfælde nummer 1.. Du får så en med- Når jobbet er afsluttet, skal du tjekke meddelelseskøen via ikonet: delelse svarende til den, du ser nedenfor Side 8

10 Filen er nu dannet. Den skal benyttes til opdatering af dit økonomisystem. Du kan evt. se filen ved blot at åbne det katalog/den mappe, som filen er gemt i. 3.4 Dannelse af konteringsudskrift Du kan udskrive lønkonteringslisten ved at vælge "Lønkontering" fra "Udskrifter Løn". Klik OK for at åbne. Du skal angive "Afregningsform", "Lønperiode" (f.eks ), Kørselsnr (1),"samt "Ja" til "Vis alle sider", "Vis afdeling" og "Vis lønart". Nedenfor er et eksempel på en bestilling Side 9

11 Nedenfor er vist et eksempel på udskriften. Efter at have gennemført ovenstående, er styrekortet tilbageført (lønnen tilbageført). Det vil sige, at på nuværende tidspunkt skal du tage stilling til den/de omkørsler, der skal foretages. Hvis der IKKE skal foretages omkørsel, kan du springe direkte til kapitel 5 "Udskrifter" Side 10

12 4 Omkørsel af styrekort 4.1 Import af variable løndele og tillæg/træk sådan gør du! Du skal nu - som du plejer - oprette et nyt styrekort for den/de lønperioder, der skal behandles i omkørslen. Det er vigtigt, at du i "Kørselstype" angiver "Omkørsel" eller "Omkørsel af ekstrakørsel". Du skal nu vælge, hvilke data du ønsker medtaget i omkørslen. De muligheder, du har, er følgende: "Variable løndele" og "Tillæg/træk". Højreklik og vælg "Importer data til omkørsel" Side 11

13 Du skal tage stilling til 3 muligheder: Er det alle de medarbejdere, der blev behandlet i tilbageførslen, der skal medtages i omkørslen? Ja, hvis I valgte NEJ til "Kun tilbageførsel", så markér "Medtag tilbageførte medarbejdere i omkørslen". Hvis det blev glemt, og ikke alle de medarbejdere, der blev behandlet i tilbageførslen, skal medtages, skal du først via styrekortet udvælge de medarbejdere, som skal medtages - og dette punkt skal være umarkeret. Skal de variable løndata, der var gældende ved den oprindelige kørsel, importeres, så de kan rettes? Hvis ja, så markér "Importer variable løndata". Hvis nej, så undlad markering og tast selv de ønskede transaktioner i "Variable løndata". Skal alle tillæg-/trækposterne, der var gældende ved den oprindelige kørsel, importeres, så de kan rettes? Hvis ja, så markér "Importer tillæg/træk transaktioner". Hvis nej, så undlad markering og opret selv de tillæg/træk der skal behandles. Det gøres under "Tillæg/træk til omkørsel". Klik på så udføres importen. Hvis du vælger forkert, kan du slette alle variable lønposter, hvis de er importeret. Derefter kan du gentage importen med de korrekte markeringer Side 12

14 4.2 Rettelse af variable løndele, tillæg/træk og fravær Resultatet af importen kan nu ses under styrekortet. Du vælger enten "Tillæg/træk til omkørsel" eller "Variable løndata". Se billedet nedenfor. Hvis du skal rette i de "Tillæg/træk", der gælder for omkørsel, vælger du "Tillæg/træk til omkørsel" og foretager den rettelse, der er nødvendig Side 13

15 Hvis du skal rette i de variable løndata, vælger du "Variable løndata" og foretager de nødvendige rettelser. Hvis du skal rette i fravær, kan du gøre det nu. Det gør du ved at åbne "Løn/Registrering Løn/Fraværsregistrering". Benytter du "Fravær" med "Sag & akkord", gør du det ved at vælge "Løn/Registrering Løn/Fravær" på "Sag & akkord". 4.3 Lønbehandling Når du er færdig med rettelserne, skal du køre lønkørsel, udskrive lønsedler samt ny lønkontering. Epos Løn foretager ikke overførsler men derimod udskrifter, så du selv manuelt kan foretage de ønskede overførsler. Behandling af disse udskrifter er beskrevet i næste kapitel Side 14

16 5 Udskrifter 5.1 Udskrift af PBS-Info-overførsler Da Epos Løn ikke foretager nogen former for overførsel, skal du bestille nogle udskrifter, der dokumenterer de overførsler/tilbagekaldelser, du skal foretage. De overførsler/ tilbagekaldelser, det kan dreje sig om, er: nettoløn (inklusiv andre bankoverførsler) PBS-informationsoverførsel (pension, skat, atp, feriepenge). For at se "bevægelser" på informationsoverførslen skal du vælge "Udskriv PBS-Info - Tilbageført styrekort". Du skal angive "Afregningsform" samt "Tilbageført styrekort" Side 15

17 Du får nu en udskrift, der viser de "bevægelser", der er sket på informationsoverførslerne til PBS. Udskriften viser det oprindelige beløb, det tilbageførte beløb og det beløb, der evt. er blevet udregnet ved omkørsel samt en difference. Dette er grundlag for det, du skal foretage dig manuelt. 5.2 Udskrift af PBS-Løn eller bankoverførsler For at se "bevægelserne" på nettoløn (inkl. andre bankoverførsler) skal du vælge "Udskriv PBS-Løn/Bank - Tilbageført styrekort" Side 16

18 Du skal angive "Afregningsform" samt "Tilbageført styrekort". Du får nu en udskrift, der viser de "bevægelser", der er sket på bankoverførsler (både via bank og PBS). Udskriften viser det oprindelige beløb, det tilbageførte beløb og det beløb, der evt. er blevet udregnet ved omkørsel samt en difference. Dette er grundlag for det, du skal foretage dig manuelt Side 17

19 6 Opdatering af styrekort 6.1 Opdater styrekortet Du er nu klar til at foretage lønopdatering for din omkørsel. Det foretages på nøjagtig samme måde som for den almindelige lønbehandling. Du vælger blot "Kørsler Løn/Lønopdatering". Du skal nu vælge den afregningsform (styrekort), der skal opdateres. Finder du ikke denne mulighed, skyldes det, at lønkonteringen ikke er kørt, eller at "Spær for lønopdatering" på styrekortet stadig er markeret. Foretag den nødvendige korrektion og prøv igen Side 18

20 Check meddelelseskøen. Du skal se en besked svarende til den nedenfor. 7 eindkomst Når tilbageførslen er foretaget, vil der automatisk blive dannet transaktioner med de rettelser, der er sket i kørslen. 7.1 Tilbageførsel Har I ikke automatisk eindkomst skal I køre eindkomst indberetningen og indberette den umiddelbart efter tilbageførslen. Hvis I kører automatisk eindkomst skal I intet gøre så vil den automatisk blive indberettet om natten. 7.2 Tilbageførsel og omkørsel Når I både kører tilbageførsel og omkørsel skal I når I har opdateret styrekortet for omkørslen køre eindkomst indberetningen. Kørslen vil tage både tilbageførsel og omkørsel med og i kan indberette den med det samme til SKAT. Igen hvis i køre automatisk eindkomst skal I intet gøre da de vil blive taget med i indberetningen om natten. For at sikre dokumentationen og overblikket i jeres afstemninger skal I køre eindkomst indberetningen umiddelbart efter I er færdige kørslerne. 8 Kontakt os Har du spørgsmål til, hvordan man laver en tilbageførsel af løn, kan du naturligvis altid kontakte os via PBJ Service - eller kundeservice@pbj.dk telefon Side 19