INDLEDNING Konceptbeskrivelsen er udarbejdet på foranledning af Odense Kommune og skal betragtes som et oplæg til, hvordan integrationen mellem GE Byggesag og Digital Postkasse kan etableres i forbindelse med Odense Kommunes flagskibsprojekt. Nærværende konceptbeskrivelse er struktureret i følgende afsnit: Hente meddelelser fra Digital Postkasse Håndtering af tilmeldningslister Sende meddelelser til Digital Postkasse Teknisk setup for integrationen Integrationen vil være en direkte integration mellem GE Byggesag og Digital Postkasse via REST snitfladen, hvilket betyder, at sagsbehandlerne kan kommunikere direkte med Digital Postkasse inde fra GE Byggesag. Indkomne meddelelser med og uden vedhæftninger på nye sager hentes direkte ind i GE Byggesag, hvorfra journaliseringen kan ske. Udgående meddelelser inkl. diverse bilag ( vedhæftninger) kan sagsbehandler ne sende direkte fra GE Byggesag til Digital Postkasse. Indkomne meddelelser på eksisterende sager autojournaliseres i GE Byggesag, idet GeoEnvirons unikt sagsnøgle (sagsnr.) kommunikeres med metadata, når der sendes/hentes meddelelser til/fra Digital Postkasse. Indkomne meddelelser på de eksisterende sager fremkommer i sagsbehandlernes to-do-liste, således at de kan se at der er kommet noget nyt til sagen. Tilmeldningslister håndteres ligeledes i GE databasen, idet der oprettes en særskilt tabel til dette formål. Det betyder, at sagsbehandlerne direkte i GE Byggsag, kan se om der kan sendes meddelelser via Digital Postkasse til den pågældende aktør på byggesagen. SIDE 1
HENTE MEDDELELSER FRA DIGITAL POSTKASSE Nedenfor ses en kort beskrivelse af konceptet omhandlende, hvordan data fra Digital Postkasse hentes direkte ind i GE Byggesag. De fem punkter, som er angivet med en gul cirkel i illustrationen, er kort beskrevet herunder. Funktionaliteten omhandler både indkomne meddelelser med og uden vehæftninger på eksisterende sager i GE Byggesag samt nye meddelelser med og uden vedhæftninger, hvor der ikke allerede findes en sag i GE Byggesag. 1 W i n d o w s Serv i c e til hent/send beskeder s a m t ajourføring af tilmeldningslister Til kommunikation med Digital Postkasse via REST snitfladen udvikles en Windows Service, som skal have adgang til Inter nettet og GeoEnviron databasen via en ODBC forbindelse. Servicen opbygges til både at hente nye meddelelser fra Digital Postkasse og afsende meddelelser fra GE Byggesag til Digital Postkasse. Hentning og sending af meddelelser sker med et passende mellemrum, f.eks hver time. Tidsintervallet er en opsætning i W indows Servicen. 1 T i l m e l d n i n g s l i s t e r Windows Servicen ajourføre også data vedrørende tilmeldningslister, idet disse gemmes i en særskilt tabel i GE databsen. Typisk vil disse tilmeldningslister hentes én gang i døgnet, men angivelse af tidsintervallet er en opsætning i Windos Servicen. Oplysninger om hvilke virksomheder der er tilmeldt Digital Postkasse vil være tilgængelige for sagsbehandlerne, når de laver udgående dokumenter, som ønskes sendt til Digital Postkasse (se mere under punkt 5). SIDE 2
2 H e n t n i n g af nye meddelelser i Digita l Postkasse Når nye meddelelser hentes fra Digital Postkasse, vil de blive gemt i en tabel i GE databasen (Inbox). Der hentes kun meddelelser vedrørende byggesager, hvilket betyder at Odense Kommune skal have en særskilt postkasse til dette formål i Digital Postkasse. På den måde kan der ske en adskillelse af meddelelser, som sendes til Odense Kommune vedrørende byggesager og andre meddelelser, som Odense Kommune modtager. 3 I n d k o m n e meddelelser på nye sager Når der indkommer meddelelser på nye sager i GE Byggesag, præsenteres disse data for udvalgte sagsbehandlerne i et nyt skærmbillede (se oplæg til højre). Odense Kommune kan selv definere, hvilke sagsbehandlere der har adgang til data i dette skærmbillede og som derved kan foretgae jour nalisering af indkomne meddelelser. I skærmbilledet præsenteres de informationer, som leveres med meddelelsen via snitfladen fra Digital Postkasse. Eksempel på skærmbillede til indkomne meddelelser på nye sager Endvidere vil der være funktionalitet til at åbne eventuelle vedhæftninger til meddelelse, hvis de allerede præsenterede data ikke er fyldestgørende nok til at jour nalisere sagen korrekt. Når en meddelelse skal journaliseres benyttes knappen Find Ejd., således at den aktuelle ejendom, hvorpå sagen skal journaliseres, kan fremsøges. I dette skærmbillede kan eksisterende sager også ses, hvis en meddelelsen skal journaliseret på en af disse. Skal meddelelsen journaliseres på en helt ny sag, kan denne også oprettes direkte fra det nye skærmbillede. Når sagsbehandleren har valgt en sag, hvor meddelelsen skal journaliseres indsættes sagens unikke sagsnr. i ovenstående skærmbillede. Herefter kan alle meddelelser, hvor der er angivet et sagsnr. overføres direkte til GE Byggesag. Meddelelsen vil være tilgængelig for sagsbehandleren på dennes to- do- liste under fanen Indkomne dokumenter og kan også åbnes direkte fra to- dolisten. Data gennem på samme måde, som beskrevet i punkt 4. SIDE 3
4 I n d k o m n e meddelelser på eksisterende sager - a u t o j o u r n a l i s e r i n g Hvis en meddelelse indkommer til en eksisterende sag, så vil meddelelsen og evt. vedhæftninger autojournaliseres direkte ind på sagen, idet GE s unikke sagsnr. kommunikeres som en del af metadata til meddelelsen. Denne autojour nalisering udføres af en særskilt Windows Service, som henter data fra Inbox tabeller. Ved autojournalisering oprettes der en ny post på fanen Dokumenter og hvis der er mere end en vedhæftning, så registreres disse på fanen Bilag. Eksempel på skærmbilledet dokumenter Titel på meddelelsen indsættes i feltet Beskrivelse og typen af dokumentet sættes automatisk til DBoks Ind. Som standard indsættes endvidere sagens sagsbehandler i feltet Initialer og feltet OK markeres ikke, hvilket betyder at dokumentet vil figurere på sagsbehandlerens to- do- liste under fanen Indgående dokumenter. Efter læsning kan sagsbehandleren sætte flueben i feltet Ok, som indikere at meddelelsen er blevet læst. Selve meddelelsen kan åbnes direkte via en ny knap, hvorefter en skærmbillede med meddelelsesteksten fremkommer. Vedhæftninger åbnes på sædvanligvis via knappen Åbn dokument. SIDE 4
SENDE MEDDELELSER TIL DIGITAL POSTKASSE Funktionaliteten omhandler kun udgående meddelelser til en enkelt modtager ad gangen, det vil sige at hvis GE feltet Modtager er lig med Flere ( masseforsendelse), kan dokumentet ikke sendes til Digital Postkasse. 5 U d g å e n d e meddelser til Digita l Postkasse Udgående dokumenter dannes på den sædvanlige måde i GE Byggesag via brevfletningsfunktionen, og modtageren vælges blandt kontaktadresser i fanen Kontakter. Når dokumentet er færdigbehandlet, skal det beskyttes på sædvanligvis inden det kan sendes til Digital Postkasse. Ved klik på en ny knap Send til Digital Postkasse fremkommer et særskilt skærmbillede (se eksempel til højre), hvor meddelelsen kan pakkes inden at det sendes til Digital Postkasse. Her har sagsbehandleren mulighed for, at skrive en besked samt vedhæfte eventuelle standard bilag, som ønskes medsendt. Skulle der allerede være sagspecifikke bilag til dokumentet findes er de allerede vedhæftet meddelelsen. For at dokumentet kan sendes til Digital Postkasse, skal modtageren være registeret med et CVR-nr på fanen Kontakter samt være tilmeldt Digital Postkasse. Oplysninger om dette kan sagsbehandleren se direkte i GE Byggesag. Eksempel på skærmbillede til at pakke en meddelelse inden den sendes til Digital Postkasse Når meddelelsen er pakket færdig, så trykkes der på knappen Send, hvor efter det udgående Word-dokument konverteres til et pdf-dokument, som lægges i GeoEnvirons udbox- tabel sammen de vedhæftede bilag. Herefter sendes meddelesen via Windows Servicen til Digital Postkasse, som beskrevet i punkt 1. De sagsspecifikke bilag og standard bilag konverteres ikke til pdf- filer, men sendes i deres oprindelige format. Når meddelelsen er blevet sendt fra GeoEnvirons udbox- tabellen til Digital Postkasse registreres dato og tidspunkt for dette på det enkelte dokument i GE. SIDE 5
TEKNISK SETUP Som beskrevet tidligere, tilbyder Geokon en direkte integration mellem GE Byggesag og Digital Postkasse, således at sagsbehandler ne kan fortsætte med at arbejde direkte i GE Byggesag. I det følgende er det tekniske setup for integrationen beskrevet. W i n d o w s serv i c e til kommunikat i o n med digita l postkasse Det konceptuelle arkitektur ses på side 2 i nærværende beskrivelsen. Som nævnt bygges integrationen om omkring en særskilt Windows Service, som håndterer kommunikation til/fra Digital Postkasse via REST-snitfladen. Windows Servicen installeres på en server hos Odense Kommune, således at den har forbindelse til Internettet og GeoEnviron databasen via en ODBC forbindelse. Servicen aktiveres som standard hver 10. minut, men dette er en særskilt opsætning i Windows servicen. Endvidere er hovedformålene med Windows Servicen følgende: Hentning af meddelelser ( inkl. divervse vedhæftninger) Sending af meddelelse ( inkl. eventuel sagsspecifikke og standard bilag) Vedligeholdelse af tilmeldningsliste i GeoEnviron databasen Hvis sevicen ikke kan oprette forbindelse til Digital Postkasse, ventes der et par sekunder før der forsøges igen. Hvis der efter tredje forsøg fortsat ikke kan oprettes forbindelse, registreres dette i Windows Eventloggen og et nyt forsøg på at oprette forbindelse til Digital Postkasse vil først blive foretaget 10 minutter senere. SIDE 6