KVITÅVATN FJELLSTOGE A/S Referat fra ordinær generalforsamling Søndag d. 16. juni kl. 13.30 17.00 på Himmelbjergegnen Natur og Idrætsefterskole. Vesterled 1, 8680 Ry. Referatet godkendt af dirigenten d. 22. juni 2013. Dagsorden: 1. Valg af dirigent Anne Louise Husen blev valgt som dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var lovlig, samt at 66 aktier var repræsenteret ud af selskabets 108 navnenoterede aktier. Disse fordelte sig med 48 fremmødte og 18 fuldmagter. Endvidere deltog 30 ledsagere. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen således havde et fremmøde, der gjorde det muligt at vedtage ændringer i vedtægterne. 2. Bestyrelsens beretning. Den skriftlige udgave kan ses på hjemmesiden. Denne blev ledsaget af en mundtlig beretning af bestyrelsesformanden Kim Folmann Jørgensen (KFJ) - Den positive udvikling i økonomien herunder en stor ros til Peter Karlsen for at være en dygtig købmand og at et stort fokus på omkostningssiden gør, at driften er i en positiv økonomisk udvikling. - Det gode samarbejde med de lokale partnere. - KFJ takkede for samarbejdet med aktionærkredsen. - KFJ orienterede om dialogen med Ørnes og om drøftelserne omkring lejemålet af den festede tomt, der løber 40 år endnu der er ikke noget afklaret, men bestyrelsen har tilkendegivet overfor Ørnes, at vi ønsker at eje grunden såfremt det er muligt. Beretningen blev godkendt uden spørgsmål. 3. Godkendelse af regnskabet. Claus Carlsen gennemgik regnskab og balance. Omsætning er steget med ca. kr. 300.000 overvejende på overnatninger og skiudleje. Omkostningerne er faldet på råvarer/vareforbrug, forsikringer og finansielle omkostninger. Claus Carlsen påpeger mulighed for højere omsætning ved at arbejde mere med de norske turister, som gerne tager i fjeldet efter påske, så vi dermed bedre udnytter en lang sæson. Regnskabet blev godkendt. Ingen stemte imod. 4. Beslutning om disponering af resultatet i henhold til regnskabet Godkendt ingen stemte imod. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Alle bestyrelsesmedlemmer blev genvalgt. Anette Bagger Sørensen Flemming Nørgaard Kim Folmann Jørgensen Kurt Lyndgaard
Mads Kjær Ingvardsen Thomas Mohr Torben Jørgensen Sanne Nørgaard Uffe Lentz Som suppleanter blev valg Niels Boback og Peter Löwenstein. 6. Valg af revisor Statsautoriseret revisor Peter Lind, Birkerød blev genvalgt. 7. Indkomne forslag fra bestyrelsen 7.1. Forslag til aktionærbetaling og vilkår. Bestyrelsen fremlagde forslag til sænkning af priser i den kommende sæson, i en mere nuanceret plan i forhold til uger, for at give bedre tilbud på de svære uger. Forslaget blev vedtaget. Ingen stemte imod. Der blev fremlagt forslag om at sommerperioden blev sat ned til 25 %. Bestyrelsesformanden påpeger at juli og august er fuldt belagte på alle værelser med bad. Der blev fremlagt forslag om at prisen blev billigere i skolernes sommerferie, så der ikke sker en forfordeling af dem, der har mulighed for at rejse uden for skolernes ferieplan. Bestyrelsen gjorde opmærksom på at netop disse uger er bedst fyldt op i forvejen. Der blev fremlagt forslag, som også var forslag til ændring, om at vennepriserne skulle sænkes med samme andel som aktionærpriserne. Bestyrelsen nikkede ok til dette og der blev gennemført en afstemning. Forslaget blev vedtaget. 2 stemte imod. Vedtagne priser for aktionærer som procentdel af listepris, gældende fra 16. juni 2013. Periode Uge nummer Ophold med egen pension Venneværelse egen pension Ophold med hel vinterpension 2, 3, 4 25% 30% Ikke mulig 52, 1, 5, 6, 10, 16(påsken) 30% 35% 60% 7, 8, 9 33% 40% 66% 51, 11, 12, 13, 14, 15 25% 30% 50% Alle øvrige uger 30% 35% Ikke mulig Tilkøb af måltider udenfor perioden med vinterpension: Morgenmad NOK 90,-. Madpakke smurt ved morgenbord NOK 50,- (uændrede priser) Tilkøb af enkeltmåltid i perioden med vinterpension: Morgenbord inklusiv madpakke NOK 125,-. Aftensmad NOK 125,- Kaffe: NOK 100,- uge, NOK 25,- dag (uændrede priser) Rengøring og sengetøj.
I forbindelse med aktionærers eget ophold, samt eventuelle samrejsende venner og bekendte, rengøres værelset af disse ved afrejse. Rengøring kan tilkøbes for NOK 200,- for værelse uden toilet/bad og NOK 300,- for værelse med toilet/bad. Rengøring bestilles sammen med ophold. Mangelfuld rengøring efterfaktureres efter regning. Sengelinned medbringes kan tilkøbes for NOK 85,- pr. person. (Sovepose er ikke tilladt) (alle priser for rengøring og sengetøj er uændrede) Afbestillingsvilkår for aktionærer: For aktionærer gælder de samme vilkår for afbestilling og betaling som for almindelige gæster disse fremgår af hjemmesiden. Vilkår i øvrigt ifølge aktionæraftalen. (uændret) 7.3. Forslag om kontingent 2013 Vedtaget uændrede kr. 200,- 7.4. Forslag om renovering af hovedbygningens værelsesfløj. Bestyrelsen fremlagde udsendt i dagsordenen nedenstående forslag (A+B+C)til renovering af værelsesfløjen i Hovedbygningen. Renoveringen: A. Omfattende ændringer De 10 sydvendte værelser med udsigt til Gaustatoppen renoveres til familieværelser med et fleksibelt oplæg, som muliggør dobbeltseng og adskilte senge, i alt 4-5 senge pr. rum, indsat bad og toilet unit, god plads til bagage og et interiør, vægge og gulve, som matcher fjeldstuens historie og arkitektur, og som tåler at blive brugt. For at skabe den tilstrækkelige volumen øges værelses dybde med 1,2 meter ved at rykke facaden frem. Den nye facade optimeres i forhold til energi og udsigten. Facaden består overvejende af et indsat glasparti, med dør til en terrasse, som løber i hele bygningens længde i begge etager. Med afsæt i danske priser, indhentede tilbud på monterede badeværelser, interiør og facade er prisen NOK 2,7 mio. tillagt usikkerhed m.m. planlægges ud fra et finansielt beredskab på NOK. 3,5 mio. Terrassen betragtes som et bygningselement i byggeriets afsluttende fase til NOK. 200.000, der om end nødtvungen kan udskydes et år, hvis byggeriet ikke kan indeholdes i rammen NOK 3.5 mio. Denne renovering er en langsigtet investering med en tidshorisont på 25-30 år. B. Beskedne ændringer De 5 stk. nordvendte værelser, mod indkørslen, forbliver principielt uændrede. De 6 køjesenge og skabe slibes, værelserne males og håndvask m.m. fornyes. De fremstår herefter som Fjellstoge Classic - et økonomisk attraktivt overnatningstilbud. De tilhørende toiletter på gangen og i kælderen, de to baderum med sauna friskes op, udsugning m.m. forbedres. Til ovennævnte er der afsat et rammebudget på NOK 300.000. Tidshorisonten for levetiden for denne renovering er 5-7 år, hvorefter en mere permanent løsning formodentlig vil være aktuel. C. Ingen ændringer Gavlen, taget, den nordvendte facade forbliver uændrede. Tilsvarende er gældende for trapperummet, udgangen, nødudgangen og linnedrummet for enden af gangen og de to tørrerum i kælderen. Der sker heller ikke ændringer i forhold til brændeskur udvendigt ved gavlen. Generalforsamlingen besluttede efter en debat og en afstemning med 64 stemmer for og 1 stemme imod følgende ændringsforslag fremlagt af bestyrelsen på generalforsamlingen efter dialog med flere aktionærer i dagene op mod selve generalforsamlingen :
Generalforsamlingen er bekymret omkring fjeldstuens økonomi de kommende år, idet flere større renoveringsarbejder trænger sig på. Derfor er det væsentlig at de økonomiske forudsætninger for det fremlagte forslag til renovering af værelsesfløjen i Hovedbygningen overholdes. Bestyrelsen bemyndiges derfor til at gennemføre renoveringen ifølge den opstillede tidsplan såfremt: den samlede byggesum til omkostningerne til de 10 værelser ikke overstiger NOK 3,3 mio., hvilket dokumenters ved forinden at indhente tilbud på alle væsentlige dele af byggeriet merudgiften ved en forlængelse af værelserne sammenholdt med et tilsvarende byggeri uden forlængelse af værelserne højst er NOK 1,0 mio., beløbet er indeholdt i den samlede byggesum NOK 3.3 mio. de væsentligste delentrepriser aftales med en bod, som kompenserer for mistet omsætning ved forsinkelse af byggeriet Såfremt renoveringen ikke kan gennemføres indenfor disse rammer pålægges bestyrelsen at udarbejde nyt forslag og at indkalde til en generalforsamlingsbeslutning herom. Generalforsamlingen henstiller, at der snarest indkaldes til et møde blandt interesserede aktionærer, som ønsker at bidrage i byggeprocessen, med henblik på at få flest mulige ressourcer inddraget i det videre forløb. Finansieringen tilvejebringes ved salg af aktier. Det pointeres at uden solgte aktier opgjort pr. 1. oktober 2013, som samlet tilvejebringer mindst danske kroner 3.0 mio. stoppes byggeplanerne. 7.5. 7.7. Forslag til finansiering af renoveringen ved udstedelse af yderligere aktier og konsekvensrettelser foranlediget heraf. Bestyrelsen foreslog ændringer til det skriftlige forslag i dagsordenen. Disse ændringer med tilføjelse af mindre justeringer som resultat af debatten er sammenfattet i efterfølgende: Salg til nuværende aktionærers familie: Nuværende aktionærer har mulighed for til egne børn, ægtefælle/samlever og børn af disse at købe en eller flere aktier. Ved købet oplyses navnet på den fremtidige aktiebesidder..ved ønske om køb af mere end en aktie kan dette imødekommes, hvis det samlede antal nye aktier ikke overstiger 70 Er der flere, der ønsker mere end 1 ny aktie, og antallet af nye aktier derved overstiger 70, trækkes der lod. Kan alle ønsker om 2 aktier imødekommes inden for 70 nye aktier, trækkes lod, hvis antallet af ønsker om 3 aktier ikke kan imødekommes inden for 70, osv. Ønske om køb fremsendes skriftlig på banket som fremsendes senest d. 31. august 2013. Herefter bortfalder tilbuddet. Aktiernes pris er kr. 60.000,- Salg til andre efter indstilling fra aktionærer: Hvis selskabet ved ovennævnte "interne salg" ikke når de 3 mio. kr., svarende til 50 aktier, igangsættes d. 1. september 30. september 2013 en 2. runde, hvor venner og bekendte, som indstilles af aktionærerne kan købe aktier til 75.000 kr. Antallet af aktier, som sælges i denne 2. runde er begrænset til at beløbet i alt kr. 3,0 mio. nås, som summen af det beløb 1. runde har indbragt tillagt det nødvendige antal aktier fra anden runde.
Indkommer der i perioden 1.-30. september flere ønsker om køb end der kan imødekommes for at opnå et samlet salg på kr. 3,0 mio. foretage lodtrækning. Vedtægternes 5, sidste afsnit, der lyder sådan: Selskabets bestyrelse har forkøbsret til aktien. Tilbud om forkøbsret fremsendes til bestyrelsen, som senest 3 uger efter skal meddele om forkøbsretten vil blive gjort gældende. Købesummen fastsættes til aktiens skattemæssige værdi efter seneste godkendte regnskab. Tilføjes: Dog fastsættes prisen for aktier udstedt i 2013 indtil 1. november 2016 mindst til prisen ved udstedelsen (60.000 kr./75.000 kr.). Vilkårene for nye og gamle aktier er i øvrigt ens, ingen person kan eje mere end en aktie. Nye aktionærer skal tiltræde aktionæraftalen. Aktier solgt til aktionærfamilie starter med det antal point, som aktionærens aktie har. Aktier til andre, starter med det antal point, som er gennemsnittet af alle aktionærers point før aktieudvidelsen. Betalingen for de nye aktier foretages senest pr. 1. november. Fuld indbetaling af købesummen er en forudsætning for booking af ophold til den kommende vinter. Er der ikke senest d. 1. oktober 2013 solgt aktier som tilvejebringer beløbet kr. 3,0 mio. stoppes byggeplanerne. Der var et ønske fra salen om at stille det oprindelige forslag på 75.000 kr. per aktier for alle til afstemning. Afstemning blev gennemført og 9 stemte for. Et stort flertal stemte imod. Dermed er forslaget bortfaldet. Derefter var der afstemning om bestyrelsens ændrede forslag beskrevet i ovennævnte. Forslaget blev vedtaget med 60 stemmer for, 2 imod og 2 blanke. Bestyrelsen bemyndiges til at foretage konsekvensændringer i vedtægternes 4 Dermed er punkt 7.6 og 7.7 også vedtaget med konsekvensrettelser. Undtaget spørgsmålet vedrørende aktionærkvoten. Bestyrelsen foreslår den sættes op fra 16 til 19 værelser. Der var forslag fra salen om, at dette blev hævet til 24 værelser. Der blev først hold afstemning om en forhøjelse til 24 værelser, hvor 9 stemte for og mindst 24 imod. Herefter blev der afholdt afstemning om en forhøjelse fra 16 til 19 værelser hvilket blev vedtaget med stort flertal som ikke blev talt op. Der fastholdes at de to uger omkring Jul og Nytår undtages, og kan bookes helt af aktionærer. 8. Eventuelt. Birgitte Olesen har fyret op under Kvitåvatn Skiklub igen og er sammen med Thomas Mohr ved at undersøge, hvordan vi kan sikre, at foreningen fortsat er medlem af Dansk Skiforbundet. Der er pt. 39 medlemmer af Kvitåvatn Skiklub, og det er p.t. gratis for aktionærer. Ole Corneliussen arbejder sammen med Torben Jørgensen om et festskrift i anledningen af 20 års jubilæet, der blev uddelt noter til alle, med invitation til at bidrage til skriftet og der orienteres nærmere herom på hjemmesiden Uffe Lentz orienterede om at der nu opsættes nye lamper i spisestuen og de gamle pakkes i papkasser. Skriv til Peter hvis I ønsker en gratis lampe. Det er først til mølle.
Kim Folmann henviste til at der stadig er ledige pladser til dagene med vandreture og god mad, se nærmere på hjemmesiden i perioden 18.-22. august. Desuden opfordrede han mountainbike motionister til at melde sig til Helterittet et motionsløb d. 8. august med start og mål i Rjukan. Interesserede er velkomne til at henvende sig. Afslutningsvis takkede dirigenten forsamlingen for en livlig debat og formanden (KFJ) takkede Anne Louise Husen for en fin afvikling af generalforsamlingen. Referent. Mads Ingvardsen og Sanne Nørgaard.