Tilsynsindsatser i forhold til psykisk arbejdsmiljø

Kvalitetsprocedure Tilsynsindsatser i forhold til psykisk arbejdsmiljø Kvalitetsprocedure DT-9 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, 2. kontor Ikrafttræden: 1. april 2013 Senest redigeret: 18. november 2014 For tilsynsindsatserne i forhold til psykisk arbejdsmiljø gælder: Tilsynet har kun fokus på psykisk arbejdsmiljø og gennemføres som et detailtilsyn. Før tilsyn foretages telefoninterview med en ledelsesrepræsentant eller en repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen fra p-enheden med henblik på at målrette tilsynsbesøget. Gruppesamtaler aftales inden tilsyn på baggrund af telefoninterviews. Kun p-enheder, der tilhører en branche, der er udvalgt til psyk-indsats, kan få et psykindsatsbesøg. Tilsynsbesøgene vil i nogle tilfælde kunne gennemføres på en dag, men det kan udvides til flere dage, hvis det vurderes at være nødvendigt for en tilstrækkelig afdækning af de psykiske arbejdsmiljøproblemer. Tilsynsbesøgene gennemføres på de udvalgte p-enheder uanset hvad telefonsamtaler og evt. tilsendt materiale inden besøget giver af information om arbejdsmiljøet. Tilsynsbesøg kan aflyses, hvis det fx viser sig, at der ikke er ansatte, eller virksomheden er lukket. Der gennemføres gruppesamtaler på besøgene og som udgangspunkt ikke rundgang. Besøgene gennemføres med 2 tilsynsførende. I henhold til nærmere fastsatte retningslinjer holder tilsynscentret møde med udvalgte j- enheder efter tilsynet. Tilsynet retter sig mod frontmedarbejderne, der kan være udsat for psykiske belastninger i form af høje følelsesmæssige krav og risiko for vold og trusler om vold. I indsatserne vil fokus primært være på frontmedarbejdere med tæt kontakt til beboere/patienter/borgere fx plejepersonale, pædagoger, sygeplejersker, læger og p-vagter (efter konkret vurdering kan den tilsynsførende vælge også at fokusere på andre grupper af ansatte med kontakt til beboere/patienter/borgere fx servicepersonale på døgninstitutioner. Der føres tilsyn med alle de relevante risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø (dvs. at tilsynet ikke begrænses til høje følelsesmæssige krav og vold/trusler). Se procesdiagram om tilsynsindsatser i forhold til psykisk arbejdsmiljø 1

Opgaver før tilsyn i forhold til psykisk arbejdsmiljø Udtag af p-enheder til en indsats Hovedparten af de p-enheder, som skal besøges, lægges ind i virksomhedsgrupperingen inden indsatsstart. Dette sker, inden der er udtaget p-enheder til det risikobaserede tilsyn. Med udgangspunkt i en vejledning fra 2. kontor udvælger centrene et antal p-enheder. P-numrene sendes til 2. kontor, og 3. kontor lægger p-enhederne i den givne virksomhedsgruppering. Supporteren opretter sagen for et indsatsbesøg i den pågældende virksomhedsgruppering for en given indsats. Sagstypen oprettes som et indsatsbesøg, og tilsynsformen skal oprettes som et detailtilsyn øvrig. Der kan tilføjes nye p-enheder til en virksomhedsgruppering - fx på baggrund af klager over psykisk arbejdsmiljø og arbejdsulykker vedrørende psykisk arbejdsmiljø. Det er supporteren, der tilføjer nye p-enheder til en virksomhedsgruppering. Tilsynscentrene har selv ansvaret for, at reglerne herfor (fx i forhold til det risikobaserede tilsyn) følges. Supporteren skal sørge for, at følgende retningslinjer er overholdt for en p-enhed, som ønskes tilføjet virksomhedsgrupperingen: Hvis der er gennemført et risikobaseret tilsyn på p-enheden i løbet af det foregående år, så skal der gå mindst 3 måneder fra det risikobaserede tilsyn til et evt. indsatsbesøg. Hvis der er gennemført et risikobaseret tilsyn på p-enheden i indeværende år, så kan p- enheden ikke udtages til indsatsbesøg. Hvis p-enheden er udtaget til risikobaseret tilsyn i indeværende år, og det risikobaserede tilsyn er varslet, så kan p-enheden ikke udtages til indsatsen. Hvis p-enheden er udtaget til risikobaseret tilsyn i indeværende år, så kan p-enheden undtagelsesvist udtages til indsatsbesøg, og kun såfremt der endnu ikke er ringet til p- enheden i forbindelse med det risikobaserede tilsyn. Hvis en p-enhed der skulle have haft risikobaseret tilsyn i stedet udtages til indsatsbesøg, så skal p-nummeret sendes til 2. kontor med henblik på, at 3. kontor kan aflyse det risikobaserede tilsyn, så indsatsbesøget kan oprettes. P-enheden vil i stedet blive udtaget til risikobaseret tilsyn i det følgende år. En virksomhedsgruppering må kun indeholde de p-enheder, som rent faktisk bliver besøgt i indsatsen. Undtagelsen er, hvis en p-enhed i virksomhedsgrupperingen er lukket undervejs i indsatsen, eller der ikke længere er ansatte. I et sådant tilfælde aflyser supporteren besøget (virksomheden bliver i virksomhedsgrupperingen). Opgaver for tilsynssupporteren før tilsyn i forhold til psykisk arbejdsmiljø Administrative opgaver i forbindelse med forberedelse af tilsynet Når den tilsynsførende orienterer dig om tidspunktet for besøget og de aftaler, der er indgået med p-enheden, opretter du sagen for et indsatsbesøg i den pågældende gruppering for en given indsats. Sagstypen oprettes som et indsatsbesøg, og tilsynsformen skal oprettes som et detailtilsyn øvrig. 2

Når indsatsbesøget er oprettet i ATIS, påføres den tilsynsførende som sagsbehandler på sagen. Med udgangspunkt i de aftaler, som den tilsynsførende har indgået med p-enheden, anmeldes tidspunktet for indsatsbesøget skriftligt til j-enheden, med kopi til p-enheden. Opgaver for den tilsynsførende i forbindelse med tilsyn i forhold til psykisk arbejdsmiljø Telefonisk kontakt til p-enheden inden tilsynsbesøg Du kontakter p-enhederne telefonisk inden tilsyn med henblik på at målrette selve besøget. Det kan blive nødvendigt med flere opkald, såfremt den tilsynsførende ikke kan komme i kontakt med den relevante ledelsesrepræsentant ved første opkald, eller hvis denne ikke har tilstrækkelig tid. I disse tilfælde træffer den tilsynsførende aftale om, hvornår den tilsynsførende kan ringe og tale med den relevante arbejdsmiljøleder. Formålet med opringningen er at informere om, at p-enheden er udtaget til tilsyn med det psykiske arbejdsmiljø, og at indhente oplysninger fra p-enheden i form af oplysninger om p-enheden og p-enhedens psykiske arbejdsmiljø, således at tilsynsbesøget kan målrettes bedst muligt. Tilsynsbesøgene gennemføres også selv om ledelsesrepræsentanten eller repræsentanten fra arbejdsmiljøorganisationen oplyser, at der ikke er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, eller at problemerne er løst. Kun hvis det oplyses, at p-enheden ikke har ansatte, at p-enheden er ved at lukke eller lignende, aflyses besøget. Tilsynet anmeldes senest 14 dage, før tilsynet finder sted, og det er Arbejdstilsynet, der meddeler en dato for tilsynsbesøget. Faglig forberedelse Inden indsatsbesøget skal du som tilsynsførende - hvis det er muligt - orientere dig yderligere om p-enheden. Du finder en række informationer om p-enheden i ViVi. Har du behov for en uddybning af tidligere sagsforløb, kan du søge oplysningerne i ATIS. Det er relevant at orientere sig i følgende: Information indsamlet i forbindelse med telefonsamtalen med p-enheden Relevante spørgeguides til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø og IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø Instruks om psykisk førstehjælp Publikation om arbejdsbetinget stress Den/de relevante arbejdsmiljøvejvisere, der dækker den branche, der skal besøges Kvalitetsproceduren om dialog Følgende materiale er relevant at have med på tilsyn: Spørgeguide Besøgsrapport Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud AT-vejledning om mobning og chikane. 3

Indledende møde på p-enheden Det er vigtigt, at du i videst muligt omfang får kontakt med både ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede eller er forhindret i at deltage, skal du gennemføre indsatsbesøget i samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanten/arbejdsleder eller sekundært anden repræsentant for p-enheden. Du skal herefter sørge for, at den ansvarlige ledelse bliver kontaktet og orienteret om tilsynet, når du har afsluttet indsatsbesøget. Du skal også anmode om, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i tilsynet. Med udgangspunkt i de forudgående telefonsamtaler med den relevante ledelsesrepræsentant eller repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen og det anmeldebrev, som AT har sendt til p- enheden, præsenterer du rammerne for besøget og gennemgår programmet for tilsynet. Der henvises til følgende kvalitetsprocedure RT-3 Dialog. Afdækning og vurdering af det psykiske arbejdsmiljø Afdækning og vurdering af psykisk arbejdsmiljø i indsatserne med fokus på psykisk arbejdsmiljø følger de samme retningslinjer som andre typer besøg, hvor man afdækker psykisk arbejdsmiljø. Afdækning og vurdering tager således udgangspunkt i Arbejdstilsynets supplerende retningslinjer B-2 Psykisk arbejdsmiljø Spørgeguider og Brugen af spørgeguider ved tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Der er dog to væsentlige forskelle i forhold til andre typer besøg: Der anmeldes og gennemføres som udgangspunkt gruppesamtaler på alle besøg - Hvis p-enheden er modvillig i forhold til at gennemføre gruppesamtaler, anvendes andre undersøgelsesmetoder. - Gruppesamtaler kan eventuelt suppleres med interviews med nøglepersoner fx arbejdsmiljørepræsentanter eller koordinatorer, hvor det konkret vurderes relevant. Der gennemføres som udgangspunkt ikke en egentlig rundgang på indsatsbesøgene, men dataindsamlingen kan suppleres med observationer af arbejdet. I det omfang det vurderes relevant, at de fysiske rammer kan have betydning for problemer med forebyggelse af vold, vil der blive foretaget en rundgang på udvalgte dele af p-enheden. Det er dog vigtigt at gøre det klart over for p-enheden og særligt over for medarbejderne på p-enheden at indsatsbesøget udelukkende har fokus på psykisk arbejdsmiljø. Der henvises til AT s kvalitetsprocedure RT-1 Detailtilsyn generelt og RT-13 Aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn, samt IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, herunder bilaget Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Selvom indsatsbesøget udelukkende har fokus på psykisk arbejdsmiljø, skal du dog afgive forbud og strakspåbud om andre arbejdsmiljøproblemer, når det er påkrævet. Du skal i forhold til strakspåbud og forbud være opmærksom på IN-18-10 Anvendelse af strakspåbud og kvalitetsproceduren G-204: Strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser. Udfaldet af tilsynsbesøget Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden, er der følgende reaktionsmuligheder: Se kvalitetsprocedure G-202 - afgørelser. 4

For tidsfrister for efterkommelsen af evt. afgørelser se kvalitetsprocedure G-202 - afgørelser. For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se G-201: Reaktioner til virksomheden. For procedurer for reaktioner om psykisk arbejdsmiljø, herunder påbud om psykisk arbejdsmiljø, se At-intern instruks IN-4-1 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Du skal være opmærksom på høring. Se kvalitetsproceduren G-203: Høring og besøgsrapport Orientering af og møde med ledelse Når der gennemføres besøg, som har fokus på psykisk arbejdsmiljø, bør der gennemføres en separat samtale med p-enhedens ledelse forud for det afsluttende møde. Dette er særligt vigtigt, hvis Arbejdstilsynets dataindsamling peger i retning af, at der er grundlag for at afgive en eller flere afgørelser. Formålet med dette møde er: Dataindsamling, dvs. at høre hvordan ledelsen oplever arbejdsmiljøet på p-enheden og høre ledelsens version af problematikken At forberede ledelsen inden det afsluttende møde, så eventuelle afgørelser ikke kommer bag på dem. Der henvises til kvalitetsprocedure RT-3 Dialog og IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø med bilag - Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Afsluttende møde På det afsluttende møde samler du op på din dataindsamling og orienterer repræsentanterne fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanterne om Arbejdstilsynets vurdering og udfaldet af besøget, herunder hvorvidt Arbejdstilsynet påtænker at afgive reaktioner. Der henvises til følgende kvalitetsprocedurer: Detailtilsyn generelt A-13 Dialog. Der henvises i øvrigt til Arbejdstilsynets interne undervisningsmateriale om vurdering af sager om psykisk arbejdsmiljø. Afslutning af tilsynsbesøget Hvis det er nødvendigt med en yderligere afklaring, inden du kan give eventuelle afgørelser, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, hvor du oplyser, om du fremsender en afgørelse på området eller ej. Du skal oplyse p-enheden om de videre høringsprocedurer. Se IN-4-1 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. For høring se G-203: høring og besøgsrapport. Du skal udfylde besøgsrapporten, aflevere den til p-enheden og orientere om indholdet. Se G- 203: retningslinjer for høring og besøgsrapport. Er besøgsrapporten ikke blevet afleveret ved tilsynet, skal den sendes efterfølgende. 5

Tilsynsbesøgene vil i nogle tilfælde kunne gennemføres på en dag, men det kan udvides til flere dage, hvis det vurderes at være nødvendigt for en tilstrækkelig afdækning af de psykiske arbejdsmiljøproblemer. Afrapporter tilsyn Afrapportering af tilsyn foregår som beskrevet i følgende instrukser og retningslinjer: IN-4-1 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø G-205 Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser G-203 Høring og besøgsrapport. Opgaver for den tilsynsførende efter tilsynsbesøget Afrapportering i ATIS Du skal som tilsynsførende registrere følgende i ATIS: hvem du talte med på p-enheden dit tidsforbrug på tilsynet de arbejdsmiljøproblemer, du fandt, samt reaktioner. Se nærmere retningslinjer i kvalitetsprocedure DT-1 om Detailtilsyn Generelt. Registrering af flere besøg Hvis et besøg strækker sig over flere dage, skal de(t) følgende besøg oprettes som del af detailtilsyn på samme sag. Eventuelle reaktioner registreres på sidste besøg. Afsluttende møde med j-enheder (fx kommuner) om de konkrete afgørelser, der er givet under indsatsbesøgene Møder med j-enheder kan enten holdes med den enkelte j-enhed, eller som et stormøde for en række j-enheder, fx kommuner. Der afholdes møder med udvalgte j-enheder (fx en kommune) på baggrund af antal afgørelser og antal besøgte p-enheder. Formålet med møderne med j-enheden er at motivere den øverste ledelse til at sikre, at de løsninger på psykiske arbejdsmiljøproblemer, der arbejdes med, bliver forankrede og spredt i jur-enhedens p-enheder. Dette sker gennem en dialog om forebyggelse af psykiske arbejdsmiljøproblemer på baggrund af bl.a. de afgørelser, der er afgivet. Det forventes, at møderne i gennemsnit tager 2 timer. Møde med j-enhed registreres i ATIS ved, at det sted (p-enhed), hvor besøget afholdes, tilføjes den særlige virksomhedsgruppering for møde med j-enhed, der er oprettet for den enkelte psykindsats. Når der oprettes et besøg, skal tilsynsformen efterfølgende ændres til "Møde relateret til tilsyn". Et møde med j-enheder som stormøde afholdes, når en række j-enheder, fx kommuner, har sammenlignelige problemstillinger i det psykiske arbejdsmiljø. De ressourcer, der i en given tilsynsindsats er afsat til møder med j-enheder, anvendes til afholdelse af stormødet. 6

Møder med j-enheder, der afholdes som stormøder, registreres i ATIS med Arbejdstilsynet som hovedpart og j-enhederne som aktparter. Den tid, der anvendes på et stormøde, registreres i mtime som Møde med virksomheder. Opgaver for tilsynssupporteren efter tilsynsbesøget I forbindelse med høring, se G-203: høring og besøgsrapport. Når den tilsynsførende har afrapporteret og gemt sagen, kan tilsynssupporteren se breve, der skal sendes under "TG Opgaveoverblik" i ATIS. Se endvidere kvalitetsprocedure om risikobaseret tilsyn generelt vedr. opgaver efter tilsynet. Øvrig information Vedr. partsaftaler - Se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn - generelt Vedr. p-enheder, som ønsker at klage over en afgørelse eller AT - se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn generelt. 7