EGBoligWeb 30. oktober 2005
Indholdsfortegnelse Opstart og login...3 Menu-/værktøjslinie...5 Standard...6 Afslut e-bolig...6 Økonomi...7 Finansudskrifter...7 Vis kriterier...12 Lejer...13 Lejer kartotek...13 1. Lejer...15 2. Lejer...16 4. Adresser...17 Lejemål kartotek...17 2. Lejemål...18 4. Lejemål...19 5. Lejemål...19 6. Vedligeholdelse...20 7. Hårde hvidevarer...20 8. Dispensationer...21 9. Ombygningstilladelser...21 Lister...21 Hjælp...22 Hjælp til EGBoligWeb...22 Om EGBoligWeb...22 Side 2
OPSTART OG LOGIN For at bruge EGBoligWeb skal man være i besiddelse af et brugernavn og en adgangskode. På Andelsboligforeningen Himmerlands hjemmeside http://www.abhim.dk kan man under menupunktet E-service se hvordan man får disse informationer. På denne side vil man også altid kunne finde en henvisning til den nyeste brugervejledning til EGBoligWeb Dette gøres ved at klikke på linket Hent manual til EGBoligWeb. Ydermere findes der på denne side også link der starter programmet EGBoligWeb. Hvis man vil starte EGBoligWeb uden at navigere omkring http://www.abhim.dk E-service skal man bare skrive http://egboligweb.abhim.dk i browserens adresselinie det anbefales dog, at man med jævne mellemrum besøger denne side det er nemlig på denne side der vil blive oplyst om nye funktioner/muligheder samt eventuelle fejl der måtte findes. Side 3
Når man starter EGBoligWeb er det første skærmbillede man bliver præsenteret for en loginform Her skal man skrive det brugernavn og det kodeord man har fået tildelt. Brugernavnet skrives i feltet Brugernavn. Kodeordet skrives i feltet Kodeord Tryk Ok med musen eller <Enter>-tasten på tastaturet for at gennemføre login. Side 4
MENU-/VÆRKTØJSLINIE Når EGBoligWeb starter ændrer browservinduet automatisk størrelse, så det fylder hele skærmområdet. Første skærmbillede er blankt med menu og værktøjslinie i toppen: Ikonerne på værktøjslinien har følgende betydning/funktion: Afslut - Afslutter EGBoligWeb Ny - Oprettelse af en ny post - i de fleste skærmbilleder er der kun rettigheder til at SE oplysninger - så vil denne knap ikke have nogen funktion. Gem Bruges til at gemme det man arbejder med har ikke noget funktion med de brugerrettigheder der er tildelt afdelingsbestyrelserne. Slet - Sletter de oplysninger man arbejder med - har ikke noget funktion med de brugerrettigheder der er tildelt afdelingsbestyrelserne. Første post - Bladrer i posterne på det aktuelle skærmbilleder - Kan f.eks. bruges på billederne med lejlighedoplysninger. Forrige post - Bladrer i posterne på det aktuelle skærmbilleder - Kan f.eks. bruges på billederne med lejlighedoplysninger. Næste post - Bladrer i posterne på det aktuelle skærmbilleder - Kan f.eks. bruges på billederne med lejlighedoplysninger. Sidste post - Bladrer i posterne på det aktuelle skærmbilleder - Kan f.eks. bruges på billederne med lejlighedoplysninger. Tilbage - Går et skærmbillede tilbage Søg - Søgefunktionalitet åbnes Udskriv - Udskriver det aktuelle skærmbillede til PCens standardprinter E-mail - Åbner en ny email. Hjælp - Åbner hjælpeprogrammet til EGBoligWeb Wizard - Udskriftswizard - Virker kun på nogle menuer I de efterfølgende afsnit vil mulighederne under de enkelte menupunkter blive gennemgået. Side 5
STANDARD AFSLUT E-BOLIG Under menupunktet Standard Afslut e-bolig har man mulighed for at afslutte programmet. Menupunktet har samme funktion som på værktøjslinien. Side 6
ØKONOMI FINANSUDSKRIFTER Ved at vælge Økonomi Finanudskrifter har man mulighed for at se/udskrive forskellige rapporter fra de konti man har rettigheder til at se. På ovenstående skærmbillede skal man udfylde felterne med de ønskede kriterier - altså bestemme hvilke konti man ønsker at se oplysninger for samt hvilken periode og udskriftstype man ønsker. Udskriftstype Udskriv til Fra/til sel/afd/konto I dropdown-boksen Udskriftstype skal man vælge hvilken type udskrift man ønsker - de mest relevante her er: Saldobalance: En oversigt over saldoen på de valgte konti Budgetkontrol: En samlet oversigt over saldoen på de valgte konti, sammenholdt med budgettal og udestående rekvisitioner. Kontokort: En oversigt over transaktioner (bevægelser) på de valgte konti. Kontoplan: Her kan ses et overblik over de konti der findes i afdelingen. Vælg i dette felt hvor udskriften skal vises - Skærm, Adobe o.s.v. Brug kun Adobe hvis udskriften rent faktisk skal skrives ud - Udskrifter til skærm giver udvidede muligheder for at navigere/klikke ned igennem tilgængelige oplysninger. Hvis ens brugerprofil kun har adgang til en afdeling vil felterne fra sel/afd og til sel/afd automatisk være udfyldt med denne oplysning. Hvis man har flere afdelinger skal felterne udfyldes med det selskab og den afdeling man ønsker af arbejde med. Kontonummerfelterne skal udfyldes med det interval man ønsker at se oplysninger fra. F.eks.: Periode I de 3 periodefelter angives for hvilken periode man ønsker udskriften - Det kan f.eks. være: Felterne er i dette tilfælde bare udfyldt med f.eks. 010105 - Når man efterfølgende forlader feltet med tabulatortasten skrives der automatisk 01-01-2005 - Spar på Side 7
tastetrykkene Dropdownboksen med Indeværende år, Sidste år, Forrige år (Markeret med rødt på nedenstående grafik) o.s.v. må IKKE bruges - Funktionen er ikke færdigprogrammeret og vil give et forkert resultat. IGEN: Dropdownboksen med Indeværende år, Sidste år, Forrige år o.s.v. må IKKE bruges - Funktionen er ikke færdigprogrammeret og vil give et forkert resultat. Ovenstående er et eksempel på et færdigudfyldt skærmbillede. Ved at trykke på Udfør kommer resultatet frem - I dette tilfælde en Saldobalance vist på skærmen for perioden 01-01-2005-31-12-2005 for kontointervallet 90 01 115000 til 90 01 115999. Side 8
Der kan som i ovenstående eksempel vælges andre udskrifttyper. I dette tilfælde er ovenstående et eksempel på et færdigudfyldt skærmbillede der ved tryk på Udfør vil vise en Budgetkontrol vist på skærmen for perioden 01-01-2005-31-12-2005 for kontointervallet 90 01 115000 til 90 01 115999. Side 9
Ved at trykke på ét af tallene i kolonnen Bevægelse vil programmet åbne et nyt vindue, der viser de posteringer/bevægelser på kontoen der ligger til grund for kontoens saldo. Side 10
En yderligere funktion på denne side er, at man kan se det underliggende bilag (for konti 118* og 119*). Dette gøres ved at klikke på ikonet - I dette tilfælde vil et nyt vindue åbne og den pågældende faktura vil blive vist: Side 11
Fra første skærmbillede med selve budgetkontrollen kan man også klikke på et tal i kolonnen Rekvisition - Så vil programmet åbne et nyt vindue der viser de udestående rekvisitioner der ligger til grund for tallet. Vis kriterier Ved at klikke på knappen Vis kriterier har man mulighed for at ændre nogle detaljer omkring sin søgning. Hvis man f.eks. ønsker at udskrive en rapport til Adobe Acrobat, men ikke ønsker at bruge standardrapporten, kan man klikke Adobe Acrobat i feltet Udskriv til - Derefter klikke på Vis kriterier og vælg da den ønskede rapport i feltet Rapport. Hvis man fjerne fluebenet i feltet Uden nul linier vil alle konti i kontointervallet blive udskrevet, og ikke kun de konti der indeholde posteringer. Side 12
LEJER LEJER KARTOTEK Første skærmbillede når man vælger Lejer Lejer kartotek ser således ud: For at vælge hvilken lejer der skal vises skrives selskabsnummer, afdelingsnummer, lejemålsnummer og til sidst beboernummer (selskabsnummer og afdelingsnummer er forudfyldt). Der kan i alle felter bruges (Alt + Pil ned) som vil vise en liste med muligheder ud fra de oplysninger der er indtastet i de forrige felter. F.eks. indtastes selskab 90 og afdeling 01 - Markøren springer selv til næste felt. Der klikkes på ud for lejlighedsnummerfeltet og nedenstående skærmbillede fremkommer. Side 13
Klik én gang på det ønskede lejemål. Klik herefter på ud for feltet med beboernummer. Vælg den lejer du ønsker at se oplysninger på - klik kun én gang - Vær her opmærksom på, at du har mulighed for at se alle nuværende og tidligere lejere registreret i lejemålet. VIGTIGT: Når man har valgt den ønskede lejer skal man, for at hente oplysninger om lejeren, trykke på <Tabulator>-tasten. Side 14
Under hver lejer er der 3 undermenuer: 1. Lejer Stamoplysninger på lejeren. Navn, adresse o.s.v. Side 15
2. Lejer Flere stamoplysninger på lejeren. Side 16
4. Adresser Oversigt over hvilke adresser der er registreret på lejeren. LEJEMÅL KARTOTEK Første skærmbillede når man vælger Lejer Lejemål kartotek ser således ud: Side 17
For at finde det lejemål man ønsker at arbejde med taster man selskabsnummer, afdelingsnummer og lejemålsnummer (selskabsnummer og afdelingsnummer er forudfyldt). Ved lejemålsnummer kan man evt. bruge så listen med lejemål kommer frem. VIGTIGT: Når man har valgt det ønskede lejemål skal man, for at hente oplysninger om lejemålet, trykke på <Tabulator>-tasten. Lejemålskartoteket giver mulighed for at se de stamoplysninger, hårde hvidevarer, dispensationer og ombygningstilladelser der er oprettet på lejemålet. Under hvert lejemål er der 7 undermenuer: 2. Lejemål Stamdata på lejemålet. Beliggenhed o.lign. information Side 18
4. Lejemål Yderligere stamdata på lejemålet. 5. Lejemål Oplysning om lejemålsforhold. Side 19
6. Vedligeholdelse Oversigt over de vedligeholdelsesopgaver der er tilknyttet lejemålet. Det kan f.eks. være faste rutiner omkring vedligeholdelse af gulv. Ydermere er der på dette skærmbillede også en liste over de rekvisitioner der er tilknyttet lejemålet - altså de arbejder der er udført i lejemålet. 7. Hårde hvidevarer Menuen her indeholder en liste over det udstyr der er til rådighed i lejemålet. Det kan f.eks. være en liste med komfur, køleskab og emfang. Side 20
8. Dispensationer Der kan registreres dispensationer på et lejemål eller en lejer i systemet. Denne funktionalitet er opdelt, så registreringen af dispensationer på lejemål sker under "lejemål dispensationer", mens registrering af dispensationer på lejer sker under "lejer dispensationer". En dispensation kan f.eks. være en tilladelse der bliver givet udover husordenen - f.eks. tilladelse til holde slanger/krybdyr. 9. Ombygningstilladelser Under punktet ombygningstilladelser er der mulighed for at registrere de særlige tilladelser der gives til at forandre et lejemål - det kan f.eks. være tilladelse til at fjerne en mur for at lægge 2 værelser sammen. LISTER Funktionen Lister er indtil videre ude af drift - Der gives besked på http://www.abhim.dk E-service når funktionen igen er tilgængelig. Side 21
HJÆLP Under dette menupunkt finder du: Hjælp til EGBoligWeb Om EGBoligWeb HJÆLP TIL EGBOLIGWEB Vælges dette, fremkommer et nyt vindue, med hjælp til systemets funktioner. Her kan du altid søge, hvis du står og mangler detaljeret gennemgang af et givent område i systemet. Nærværende manual er tænkt som en introduktion til systemets grundlæggende funktioner. OM EGBOLIGWEB Viser programversion og information om den bruger der er logget på. Side 22