Historik: Vuggestuen Bulderby (BB) og børnehuset Søstjernen (SØS) har siden juni 2010 haft samme institutionsleder. Dette har betydet af institutionernes ledelse har bestået af 1 leder og 2 souschefer. I starten af 2011 blev der i samarbejdet med endnu en institution (Krebsen) arbejdet mod en sammenlægning af de tre institutioner. Denne sammenlægning blev efter ½ år sat i time out for at give personale, ledelse og forældrene mulighed for at arbejde med forskellige udfordringer i forbindelse med en sammenlægnings høringsskrivelser. Meningen var at sammenlægningsarbejdet skulle genoptages i januar 2012, men grundet bl.a. børnetalsudfordringen i kommunen og en omfattende renovering af Krebsen er planerne omkring en sammenlægning udsat. Der er derfor bragt tanker omkring en fusion af BB og SØS i spil i stedet, således at disse to institutioner bliver til en i starten af 2012. Lederen og souscheferne af de to institutioner mener at det er en god ide at gennemfører en fusion idet de to institutioner kunne have stor gavn af hinanden. Ledelsen er dog opmærksom på at der ved en fusion ligger en række udfordringer som skal håndteres, hvilket vil blive forsøgt forklaret i denne skrivelse. Hvorfor en fusion? Som nævnt er situationen omkring en sammenlægning mellem Krebsen, Søstjernen og Bulderby ændret sig. Krebsen står overfor en gennemgribende renovering som betyder at institutionen skal rykke til andre lokaler i 2012. Alene af den årsag vil det ikke være hensigtsmæssigt at iværksætte en sammenlægning idet den ene part af sammenlægningen ikke vil være fysisk tilstede. Det er dog fakta at Bulderby og Søstjernen gennem små 2 år har haft samme leder og at de to institutioners overordnede pædagogiske retningen, strukturer o.lign er sammensmeltet. Personalet i vuggestuegrupperne har samarbejdet omkring fælles busture og teaterture hvilket betyder at personalet har kendskab til hinandens praksis. Er vigtigt forhold i forhold til hvorfor en fusion er ligeledes ressourcespørgsmålet. De to institutioner er pt. Normeret til 2 ledere og 2 souschefer. Ledelsen mener at denne normering ved en fusion han ændres 3 ledelsespersoner hvilket betyder at der frigives ekstra ressourcer til det pædagogiske arbejde. For at sikre synlig ledelse og et forsat tæt forældresamarbejde foreslår ledelsen at der ændres i ledelsesstrukturen således at den fusionerede institutions ledelse består af en 1
overordnet leder og to daglige ledere. Ledelsen er opmærksom på at denne sammensætning ikke er afprøvet i Hvidovre kommune og ikke er endelig aftalt med BUPL. Ledelsen er derfor bevist omkring af det kan blive nødvendigt med justeringer. Ledelsen i de to nuværende institutioner vil tage initiativ til en drøftelse med BUPL omkring ovenstående. Ledelsen er overbevist om at gevinsten ved at ændre ledelsesstrukturen bliver at den daglige leder står stærkere i signalværdi i forhold til forældre og personale og der sikres den tætte daglige ledelse i institutionen. Det er et faktum at institutionslederne i kommunen står overfor ledelsesopgaver som rækker ud over institutionens egne vægge hvilket betyder at institutionslederen ofte er fraværende grundet diverse eksterne møder, seminarer m.m. Tanken omkring de daglige leders funktion er at disse ikke er en del af den daglige pædagogiske normering men at de varetager flyverfunktionen når dette er nødvendigt for institutionens drift. Der vedlægges som bilag funktionsbeskrivelse for: a) Den overordnede leder b) De daglige ledere I forhold til driften mener ledelsen at den fusionerede institution kan profitere i forbindelse med diverse indkøb til institutionen da institutionen kan benytte sig af stordriftsfordele fx i forbindelse med indkøb af fødevarer, bleer, sundhedsudgifter generelt og aktivitetsudgifter. Ledelsen mener endvidere at den fusionerede institution kan profiterer i forhold til timelønnede ansatte idet disse kan anvendes i begge afdelinger. Beskrivelse Søstjernen og Bulderby: Søstjernen er en integreret 0-6 års institution som pt. rummer 52 børnehavebørn og 26 vuggestuebørn. Børnene er opdelt i henholdsvis vuggestuegrupper og børnehavegrupper. Bulderby er en vuggestue for børn i alderen 0-3 år. Bulderby er normeret til 44 børn som er fordelt på 4 stuer. Der er i begge institutioner ansat pædagogiskpersonale i form af uddannede pædagoger og pædagogmedhjælpere. Derudover er der ansat en køkkenassistent i hver institution som tilbereder mad til vuggestuebørnene. Begge institutioner har udarbejdet læreplaner og kontraktmål og har en ensartet pædagogisk retning i forhold til det daglige pædagogiske arbejde. 2
Begge institutioner har velfungerende personalegrupper med stor stabilitet og et godt forældresamarbejde med god dialog. Begge institutioner har samme åbningstid; mandag til torsdag k. 6:30 til 17:00 og fredag kl. 6:30 til 16.00 Udfordringer i forbindelse med en fusion: Børnetallet Den absolutte største udfordring i forhold til en kommende fusion er børnetallet idet den nye institution med det nuværende børnetal vil komme i stort overskud af vuggestuebørn. Ledelsen foreslår følgende for at løse denne problematik: Der oprettes to flexgrupper, en i hver institution. Flexgruppen er for børn i alderen ca. 2½ år til ca. 4 år. Se bilag 2 Organisatorisk forestiller ledelsen sig at vuggestuebørnene rykker i flexgruppe i den institution som deres vuggestue er i, altså søstjernebørnene bliver i Søstjernen og Bulderbybørnene bliver i Bulderby. Når børnene bliver 4 år rykkes de i børnehave i Søstjernen. Denne model betyder at den nye institution kan rumme 44 vuggestuebørn, 30-32 flexgruppe børn og 52-54 børnehavebørn i alt 126-130 børn. Flex-gruppeordning: Det er vigtigt at understrege at en flexgruppe ordning ikke er en ny institutionsform, men at flexgrupper oprettes når det er hensigtsmæssigt for institutionen. Ledelsen mener at det i forbindelse med en fusion vil være yderst hensigtsmæssigt med flexgrupper idet den fusionerede institution ved et sådan tiltag kan beholde alle børn fra vuggestue til skolestart. Da børnene i flexgruppen er i alderen fra ca. 2½ til ca. 4 år betyder det at nogle af børnene betragtes som vuggestuebørn men andre betragtes som børnehavebørn. Dette betyder pt. idet ingen af institutionerne har madordning for børnehavebørn, at nogle børn vil få tilbudt frokost tilberedt af køkkenassistenten mens andre børn selv skal medbringe madpakke. Vælger forældrene på et tidspunkt at tilvælge madordningen vil alle børn få tilbudt frokost tilberedt af institutionens køkkenassistent. 3
Opmærksomhedspunkter: Personalet: Ovenstående model vil få betydning for personalet i den nye institution idet der vil være ansatte som skal arbejde med andre aldersgrupper af børn end tidligere. Det er vigtigt at der udarbejdes retningslinjer for hvordan processen med etablering af flexgrupperne skal foregå og hvilke konsekvenser der er hvis en ansat ikke ønsker at arbejde med fx flexgruppebørn. I forhold til etablering af flexgrupperne forestiller ledelsen sig at de ansatte der kommer til at fungere i disse grupper i samarbejde med de daglige ledere udarbejder gruppestrukturen således at målgruppen tilgodeses pædagogisk. Ledelsen mener at frivillighed er det absolutte bedste og vil gennem dialog med de ansatte forsøge at imødekomme deres ønsker, men da det ikke er sikkert at alle ansatte bliver tilfredse er det vigtigt med en afklaring af ovenstående. Det er vigtigt at få inddraget personalet i processen så hurtigt som muligt og ledelsen vil derfor tage initiativ til et fælles møde med tillidsrepræsentanterne i de to institutioner og orienterer dem omkring tankerne. Der vil ligeledes blive taget initiativ til et fælles personalemøde hvor personalet orienteres omkring fusionen. Da det er psykologisk vigtigt for fusionsprocessen at der skabes et signal for sammensmeltningen forestiller ledelsen sig at den fusionerede institution omdøbes til Børnehuset Bulderby/Søstjernen. Da det forventes at der i 2014 vil iværksættes en sammenlægning med Krebsen tænker ledelsen at det vil være hensigtsmæssigt at vente med et helt nyt navn til denne proces iværksættes. Da der er tale om en fusion og ikke en sammenlægning af de to institutioner vil fusionen ikke få betydning for institutionernes læreplan og kontraktmål. Disse fastholdes som hidtil, dog udarbejdes der overordnede retningslinjer for den nye institution som indsættes i de to læreplaner som selvstændige punkter. I forbindelse med udarbejdelse af de overordnede retningslinjer for institutionen forestiller ledelsen at der oprettes en arbejdsgruppe bestående af personalerepræsentanter og ledelse fra de to institutioner således af det ske en stor inddragelse af personalet i denne proces. I forhold til tillidsrepræsentanterne og arbejdsmiljørepræsentanterne forestiller ledelsen sig at disse funktioner opretholdes i den fusionerede institution således at der ikke sker ændringer i forhold til nuværende praksis. Der oprettes et MED-udvalg i institutionen med repræsentanter fra begge huse og ledelsen. Ledelsen vil undersøge mulighederne for deltagelse i kursusvirksomhed omkring MED-udvalg således at dette udvalg kommer godt fra start. 4
Forældrene: Er anden vigtig udfordring er at få præsenteret fusionen for forældrene idet det er vigtigt at forældrene forstår hvad fusionen betyder for dem som brugere af institutionen. Det er ligeledes vigtigt at understrege overfor forældrene at der i 2014 vil ske en sammenlægning af den nye institution med krebsen. Ledelsen mener at det vil være hensigtsmæssigt hvis Trine Schandorff deltager på de to institutioners forældrebestyrelsesmøder og orienterer forældrebestyrelserne omkring fusionen. Der er på baggrund af dette aftalt med Trine Schandorff at hun deltager på et fælles forældrebestyrelsesmøde i februar 2012. Ledelsen udsender invitation til deltagerne. Forældrebestyrelserne skal endvidere orienteres om hvilken betydning en fusion får for deres rolle som repræsentant. Ledelsen foreslår at forældrebestyrelserne fortsætter som hidtil dog med mulighed for at afholde fælles forældrebestyrelsesmøder når dette er hensigtsmæssigt og giver mening. De øvrige forældre orienteres omkring fusionen via nyhedsbrev som udsendes efter forældrebestyrelsen har talt med Trine Schandorff og på forældremøderne som afholdes i april/maj. 5