Vejledning til Jobnet for Arbejdsgiver JobAg (Jobnet for virksomheder) Version: 1.1 Oprettet den 12. juli 2016
INDHOLD 1. INDLEDNING... 3 1.1 PILOTPROJEKT... 3 2. ADGANG TIL JOBAG... 3 2.1 LOGIN MED BRUGERKODER... 4 2.2 GLEMT ADGANGSKODE... 7 2.3 LOG UD... 7 3. VIRKSOMHEDENS VELKOMSTSIDE... 7 4. VIRKSOMHEDEN ARBEJDSSTEDER OG KONTAKTPERSONER... 9 4.1 VIRKSOMHEDEN OG DENS ARBEJDSSTEDER... 9 4.1.1 Oprettelse af P-enhed... 10 4.1.2 Redigér CVR- eller P-enhed... 12 4.2 KONTAKTPERSONER... 13 4.2.1 Opret kontaktperson... 14 4.2.2 Ændr kontaktpersons data... 16 4.2.3 Slet kontaktpersons data... 16 5. MIN PROFIL... 17 6. CV-SØGNING... 20
1. Indledning Virksomhedsmodulet på Jobnet har ikke været opdateret i mange år, hvilket løsningen bærer præg af. En modernisering er derfor påbegyndt, og i den forbindelse er det besluttet, at indgangen til virksomhedsmodulet også findes på virk.dk, hvor virksomhederne i forvejen er vant til at foretage opslag og registreringer. Samme sted findes i forvejen modulet VITAS. Med placeringen på virk.dk vil brugergrænsefladen følge samme struktur, som virk.dk benytter, så opslag på Jobnet for Arbejdsgiverer (JobAg) vil være genkendeligt for virksomhederne. Formålet med det nye modul er: At gøre det enkelt og attraktivt for virksomheder at benytte JobAg som deres indgang til arbejdskraft At sikre en tidsvarende platform, hvor fremtidig udvikling effektivt kan inkorporeres Virksomhederne vil når modulet åbnes for alle virksomheder - fortsat også kunne tilgå JobAg fra Jobnet. 1.1 Pilotprojekt Med releasen den 13. juni 2016 søsættes første del af JobAg, som ikke indeholder den fulde funktionalitet, men tilstrækkeligt til, at der kan påbegyndes et pilotprojekt med udvalgte virksomheder. Virksomhederne vil være orienterede om, at modulet i første omgang ikke indeholder den fulde funktionalitet, da overflytningen af virksomhedsmodulet fra Jobnet til JobAg sker over flere releases. Virksomhederne har indvilget i at deltage i projektet med henblik på at give en god og konstruktiv tilbagemelding på modulet og især på den nye CV-søgning, der bygger på samme søgning, som findes i JobKon dog med en anden brugergrænseflade. Pr. 13. juni 2016 vil virksomhederne kunne arbejde med: Log ind med brugerkoder og NemID Virksomhedsdata herunder data om virksomhedens kontaktpersoner CV-søgning, der benytter den kendte funktionalitet fra JobKon Ændring af brugerkoder I den næste release i oktober 2016 forventes følgende implementeret: Annonceoprettelse Gemme CV-søgninger Mulighed for at sende beskeder til borgerne I den sidste release i 2016 forventes det nye modul at blive tilgængeligt for alle virksomheder 2. Adgang til JobAg Adgang til JobAg sker via linket http://jobag.jobnet.dk/, men da der er tale om et pilotprojekt med udvalgte virksomheder, vil virksomhederne blive mødt med følgende pop-up, der orienterer dem om, at der er tale om en beta-version, som de kun bør benytte, hvis de har en aftale med Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering: Side 3 af 23
1. Fortsæt til Jobnet.dk: Hvis virksomheden ikke har indgået en aftale om deltagelse i pilotprojektet, kan de komme direkte til Jobnets forside ved klik på knappen Fortsæt til Jobnet.dk 2. Fortsæt til beta-version: Hvis virksomheden har indgået en aftale om at deltage i pilotprojektet, skal de læse og acceptere vilkårene for deltagelse i beta-test og efterfølgende klikke på knappen Fortsæt til beta-version Efter accept har virksomheden mulighed for at logge ind med de brugerkoder, der er blevet benyttet på Jobnet eller NemID. 2.1 Login med brugerkoder Første gang en virksomhed logger ind, skal virksomheden af sikkerhedsmæssige grunde skifte adgangskode. Side 4 af 23
Virksomheden navigeres automatisk til Menupunktet Min profil, hvor der er følgende menuunderpunkter: Brugernavn og adgangskode: hvor den nye adgangskode indskrives og der klikkes på Næste OBS Sidevisningen er ikke helt analog til Min profil, da man kun får mulighed for at ændre adgangskode selv om teksterne angiver noget andet Adgangskoden skal overholde følgende betingelser, der vises i hjælpeteksten via?-ikonet: Opsummering og godkendelse: hvor der vises, hvilke felter, der er foretaget ændringer i, inden der klikkes på knappen Indsend : Side 5 af 23
Efter Indsend vises en kvittering for ændringen af adgangskoden: Læs om flere detaljer ved skift af brugernavn og adgangskoder i afsnit 5 Side 6 af 23
2.2 Glemt adgangskode Hvis kontaktpersonen har glemt sin adgangskode eller fået adgangen spærret grundet for mange fejlagtige forsøg på at logge ind, kan man bestille en ny via linket Har du glemt din adgangskode : Adgangskoden sendes til en mail, og skal benyttes inden for 1 time. Ved log ind skal brugeren oprette en ny adgangskode. 2.3 Log ud Når virksomheden skal logge ud, sker det via linket i øverste højre hjørne: 3. Virksomhedens velkomstside Når virksomheden er logget på JobAg vises forsiden af modulet: 1. Øverst på siden vises: Side 7 af 23
a. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings logo b. Link til Log ud c. Brugernavn på den person, der er logget ind d. Navnet på modulet: Jobnet for Arbejdsgivere e. Link til STAR s hjemmeside, der ikke virker i den første version f. Telefonnr. Til supporten g. E-mail til supporten, der ikke virker i den første version, da der ikke er support på versionen 2. Menulinjen består af følgende: a. Forside, der i beta-versionen udelukkende fortæller om vilkårene for brug af betaversionen. I en senere release vil der blive vist aktuelle oplysninger for virksomheden fx aktuelle annoncer b. Annoncer: Menupunktet er grået ud, da det først er i en senere release, virksomhederne vil få mulighed for at oprette annoncer c. Beskeder: Menupunktet er grået ud, da det først er i en senere release, virksomhederne vil få mulighed for at sende beskeder til borgerne d. CV er: Her findes to undermenuer i. CV søgning ii. CV administration I første omgang vil det udelukkende være muligt at foretage søgninger i CV er - en søgning, der bygger på de samme principper, som i JobKon se beskrivelse i afsnit 6 Administration af de udsøgte CV er følger i en kommende releaser e. Virksomhed: Under dette menupunkt findes: i. Visning af virksomhed og arbejdssteder, hvor der kan foretages ajourføringer på virksomhedsoplysningerne ii. Kontaktpersoner, hvor virksomheden kan oprette og redigere kontaktpersoner f. Min profil: Den enkelte kontaktperson kan under dette menupunkt ændre sine brugerkoder ved siden af navnet på menu- Menupunkter med undermenu-punkter vises med ikonet en. Når et menupunkt aktiveres vises en orange streg under menupunktet jf. skærmdump på foregående side. Vælges undermenupunkterne i fx CV er eller Virksomhed vises undermenupunkt med en lodret orange streg på det valgte område: 3. Forsiden indeholder under pilotdriften kun oplysning om vilkårene for at benytte Betaversionen af JobAg. På sigt vil der på siden blive vist aktuelle oplysninger for virksomheden. Side 8 af 23
4. Virksomheden arbejdssteder og kontaktpersoner Oplysninger om virksomheden, dens arbejdssteder og kontaktpersoner er kopieret fra Jobnet til JobAg. Under menupunktet Virksomhed kan virksomhedens hovedkontaktperson administrere: Virksomheden og dens arbejdssteder se nærmere under pkt. 4.1 Virksomhedens kontaktpersoner se nærmere under pkt. 4.2 4.1 Virksomheden og dens arbejdssteder Under menupunktet Virksomhed findes menupunktet Virksomhed og arbejdssteder. Opslag på dette menupunkt viser en oplistning af hovedvirksomheden og den P-enheder, der er registreret i JobAg: 1. Hovedkontaktpersonen har mulighed for at tilføje nye P-enheder via knappen Tilføj se nærmere i pkt. 4.1.1 2. Oplistningen viser øverst hovedvirksomheden med angivelse af CVR-nr. efterfulgt af en * som markering for, at der er tale om hovedvirksomheden. Efterfølgende vises de enkelte P- enheder med angivelse af enhedens P-nr. Ud for hver enhed er oplyst: a. Navn Side 9 af 23
b. Adresse c. Postnummer d. By e. Virksomhedens e-mail f. Virksomhedens telefonnummer Såvel CVR- og P-nr. er et link til at åbne enheden for at se yderligere detaljer se skærmdump næste side: Hvis linket åbnes af hovedkontaktpersonen, vises siden i redigérbar stand se nærmere i afsnit 4.1.2 4.1.1 Oprettelse af P-enhed Oprettelse af P-enheder kan udelukkende foretages af virksomhedens hovedkontaktperson via siden Virksomheder og Arbejdssteder : Side 10 af 23
Ved klik på knappen Tilføj ny åbnes følgende: Side 11 af 23
Ved feltet Arbejdssted/P-nummer vælges i drop-down-listen den ønskede P-enhed, hvorved øvrige felter udfyldes med data fra CVR-registret. Alle felter markeret med en rød * skal udfyldes, men da det er data fra CVR-registret udfyldes de i de fleste situationer automatisk. Kendt problem I drop-down-listen vises alle P-enheder, der er knyttet til CVR-nr. Det vil sige, at der også vises ophørte virksomheder. Flere P-enheder vises desuden flere gange. Det kan betyde, at det er svært at skabe sig et overblik over, hvilke enheder, der er oprettet, og hvilke der ikke er, da enhederne vises flere gange. Det vil derfor ofte opleves, at en oprettelse fejler. Der ses på denne problemstilling til den kommende release i oktober 2016. Når alle felter er udfyldt klikkes på knappen Tilføj. 4.1.2 Redigér CVR- eller P-enhed Redigering af P-enheder kan udelukkende foretages af virksomhedens hovedkontaktperson. På siden Virksomheder og Arbejdssteder kan der redigeres følgende: Side 12 af 23
1. Opdatere oplysningerne fra CVR registret: Man kan til enhver tid sikre sig, at oplysningerne om enhederne er synkrone med oplysningerne i CVR-registret, ved at klikke på knappen Opdater oplysningerne fra CVR-registret 2. Slette enhed: Hvis enheden er lukket, kan den slettes ved klik på knappen Slet 3. Oplysninger om arbejdsstedet kan tilføjes oplysninger i felter, der endnu ikke er udfyldt. 4.2 Kontaktpersoner Under menupunktet Virksomhed findes undermenupunktet Kontaktpersoner. Her fås et overblik over virksomhedens kontaktpersoner. Virksomhedens hovedkontaktperson kan oprette og ajourføre nye kontaktpersoner (ved en fejl, kan alle pt. Oprette nye kontaktpersoner): Side 13 af 23
Alle kontaktpersoner kan se listen og åbne for data for den enkelte kontaktperson, men det er kun hovedkontaktpersonen, der kan oprette nye kontaktpersoner og redigere i allerede oprettede kontaktpersoner. I listen vises følgende oplysninger: Navn på kontaktpersonen. Navnet er også linket til at åbne for den aktuelle kontaktperson Titel hvis der er registreret en titel Arbejdssted/P-nummer Telefonnummer E-mail Rolle 4.2.1 Opret kontaktperson Alle kontaktpersoner kan oprette nye kontaktpersoner ved klik på Opret ny : Side 14 af 23
Felter markeret med rød * er obligatoriske at udfylde Fornavn*: Max 20 karakterer Efternavn*: Max 32 karakterer Titel: Max 50 tegn E-mail*: Benyttes som brugernavn Max 64 karakterer Hovedtelefonnummer*: Max 20 tegn Direkte telefonnummer Mobilnummer Arbejdssted/P-nummer: Vælges i drop-down-listen Rettigheder: For hver kontaktperson skal det registreres hvilke rettigheder brugere skal have. Der er følgende rettigheder: 1. Alle kontaktpersoner vil kunne: a. Se oplysninger om virksomheden og virksomhedens arbejdssteder b. Søge CV'er c. Oprette jobannoncer d. Rette egne kontaktoplysninger Side 15 af 23
2. Dertil kan en kontaktperson tildeles rettigheder til at: a. Ændre adresse og kontaktoplysninger på arbejdsstederne 3. Rettigheder for hovedkontaktperson: a. Rette oplysninger om virksomheden, virksomhedens arbejdssteder og kontaktpersoner b. Vælge om en kontaktperson må ændre oplysninger om virksomheden og/eller om arbejdssteder c. Give rollen som hovedkontaktperson til en anden af virksomhedens kontaktpersoner d. Slette virksomheden på Jobnet OBS: Vær opmærksom på, at når en ny kontaktperson er oprettet, sendes automatisk en mail til kontaktpersonen med brugerkoder. Disse brugerkoder skal benyttes inden for 1 time, og brugeren skal ved log ind oprette en ny adgangskode.. Tildeling af rettigheder vil først komme i en senere release. 4.2.2 Ændr kontaktpersons data Hovedkontaktpersonen kan ændre kontaktpersonernes data. Der kan ændres i følgende data: Fornavn*: Max 20 karakterer Efternavn*: Max 32 karakterer Titel: Max 50 tegn E-mail*: Benyttes som brugernavn Max 64 karakterer Hovedtelefonnummer*: Max 20 tegn Direkte telefonnummer Mobilnummer Arbejdssted/P-nummer: Vælges i drop-down-listen Rettigheder se beskrivelse i afsnit 4.2.1 (vil først virke i en senere release) 4.2.3 Slet kontaktpersons data Hovedkontaktpersonen kan slette kontaktpersoner, der ikke mere skal have adgang til voirksomheden. Den ønskede kontaktperson åbnes i redigeringstilstand: Side 16 af 23
Ved klik på knappen Slet igangsættes sletning, men inden endelig sletning finder sted, skal sletningen bekræftes: 5. Min profil Under menupunktet Min profil kan den enkelte bruger ændre brugernavn og adgangskode. Menupunktet er delt i to undermenupunkter: For at ændre oplysninger, skal man igennem begge menupunkter. Først skal der foretages ændringer, der opsummeres og godkendes. Arbejdsflowet sørger for, at man automatisk kommer igennem begge menupunkter. Under Brugernavn og adgangskode registreres de ønskede ændringer: Side 17 af 23
Der er hjælp at få til både brugernavn og adgangskode. Ud for hvert af felterne findes et?-ikon, der viser følgende tekster: Brugernavn: Adgangskode: Efter indtastning af den ønskede registrering klikkes på Næste, der navigerer brugeren til en opsummering af de ændringer, der er foretaget se skærmdump næste side: Side 18 af 23
Der er fra denne side mulighed for at vende tilbage og ændre i registreringen via knappen Forrige eller acceptere ændringerne via knappen Indsend : Som en sikkerhed for ændringerne skal man godkende ændringerne en ekstra gang inden de indsendes via knappen Indsend. Herefter vises en kvittering for hvilke områder, der er foretaget ændringer i: Side 19 af 23
6. CV-søgning CV-søgning følger de forretningslinjer, der er oprettet i webservicen, og som i forvejen benyttes af JobKon. En nærmere vejledning vil blive udarbejdet. Brugergrænsefladen er anderledes end i JobKon: Side 20 af 23
Side 21 af 23
1. Når virksomheden første gang vælger CV søgning vises alle søgbare CV er. Virksomheden kan herefter minimere søgeresultatet på følgende vis: Fritekst: Virksomheden kan indtaste en fritekst, hvor der ved søgningen søges efter CV er, der indeholder den ønskede tekst det være sig i form af stillingsbetegnelser, kvalifikationer eller fritekst, der er inddateret i et fritekstfelt i CV et. Når virksomheden har indtastet tre karakterer vises en liste med stillingsbetegnelser og kvalifikationer, der matcher det indtastede: Virksomheden kan vælge én af værdierne eller fortsætte skrivningen til et ord, de selv vælger. Postnummer eller by: Feltet er default udfyldt med det postnummer og by, hvor virksomheden har adresse. Data kan ændres, men skal vælges ud fra den liste, der vises, når indtastning starter. Afstand fra postnummer eller by: I dette felt kan virksomheden indskrive et antal km fra postnummer eller by, som de ønsker at søge nye medarbejdere inden for. De kan også i drop-down-boksen vælge en værdi: Når de ønskede søgekriterier er registreret klikkes på Søg CV. 2. Når der er et søgeresultat, vises automatisk, hvor mange af de fremsøgte, der har en speciel kvalifikation, stillingsbetegnelse, kørekort, hvilke sprog de behersker samt borgernes registrering i forhold til ansættelsesbetingelser. Området Kvalifikationer er default foldet ud. Ud for hver værdi fx en kvalifikation er der angivet et tal i parentes. Dette tal fortæller, at Side 22 af 23
af de udsøgte CV er er der X antal, der har denne kvalifikation registreret i sit CV. På baggrund af disse oplysninger kan virksomheden indsnævre sit søgeresultat ved et bevidst valg af kompetencer, som de efterspørger. Under filtret Stillingsbetegnelser, kan virksomheden efter valg af en stillingsbetegnelse yderligere vælge, om de fremsøgte CV er skal have uddannelse og/eller erfaring inden for området: For hvert filter, der påføres, bliver tallet efter overskriften hævet, så man kan se, hvor mange filtre, der arbejdes med. Hvis virksomheden ønsker at starte forfra, kan alle filtre fjernes ved klik på Fjern alle 3. Hver gang der foretages en søgning enten efter inddatering af fritekst, postnummer og/eller afstand eller ved at benytte sig af filtrene, vises antal hits altid i parentes ud for overskriften Søgeresultat Oplistningen af CV er er endnu ikke færdig, da virksomhederne under pilotprojektet skal byde ind med, hvilke data de ønsker at få vist i listen. Det enkelte CV åbnes som et pfd-dokument. Side 23 af 23