PERSONALE- OG LEDELSESPOLITIKKEN SAT I SPIL

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:38 Side 1 Kunde & Co. Frederiksholms Kanal 6 1220 København K Tlf: 33 92 40 49 perst@perst.dk www.perst.dk Løngangstræde 25, 4. 1468 København K Tlf: 38 17 81 00 cfu@cfu-net.dk www.cfu-net.dk MANUAL TIL SPILLELEDEREN

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 2 INDHOLD 2 3 Introduktion 3 Introduktion til spillet 9 Sådan spiller I 11 Introduktion til spil 1 Staten som arbejdsplads 13 Opsamling på spil 1 15 Introduktion til spil 2 Handling gør forskellen 17 Opsamling på spil 2 21 Afrunding og det videre perspektiv 23 Introduktion Dialog, involvering og samarbejde har fra begyndelsen været nøgleord i arbejdet med statens personale- og ledelsespolitik. Personale- og ledelsespolitikken sat i spil skal være med til at skabe dialog om politikken på de enkelte institutioner og derigennem være med til at sikre,at politikken reelt gør en forskel. Frem for at præsentere personale- og ledelsespolitikken ved et traditionelt seminar lægger spillet op til, at deltagerne i fællesskab løser en række opgaver, som tager udgangspunkt i politikken. Spillet skal sikre, at deltagerne gennem aktiv handlen bliver præsenteret for personale- og ledelsespolitikken på en engagerende og underholdende måde. Denne manual er udarbejdet som vejledning til den (eller de) medarbejdere/ledere, der skal være spilleledere, og giver en detaljeret beskrivelse af de to spil:spil 1 Staten som arbejdsplads og spil 2 Handling gør forskellen. Spillelederen kan for eksempel være sekretæren for Samarbejdsudvalg/Medarbejderindflydelsesorgan (SU/MIO), en personalekonsulent, personalechefen, næstformanden i SU/MIO, en tillidsrepræsentant eller en anden, som I finder egnet til opgaven. For yderligere information: www.perst.dk www.cfu-net.dk Spillet kan bestilles hos: Schultz Information Herstedvang 12 2620 Albertslund Tlf: 43 63 23 00 Fax: 43 63 19 69 schultz@schultz.dk www.schultz.dk ISBN: 87-7956-119-5 November 2003

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 4 4 5 Spillelederens opgave Som spilleleder sørger du for,at aktiviteterne forløber på en god og konstruktiv måde. Din opgave er: At introducere deltagerne for aktiviteterne At hjælpe deltagerne, hvis der opstår problemer undervejs At være garant for, at aktiviteterne forløber på en god og lærerig måde At være med til at samle op på dialogen Baggrunden for personale- og ledelsespolitikken Personale- og ledelsespolitikken 2003 er et vigtigt led i fornyelsen af den offentlige sektor. Med den nye politik præsenterer regeringen sin vision for staten som en arbejdsplads, der gør en forskel. Nogle institutioner arbejder allerede meget aktivt med personale- og ledelsespolitik. Andre steder er man ikke nået helt så langt. Uanset hvor langt man er i dag, er det et krav, at statens institutioner arbejder målrettet videre med visionerne i den nye politik, og spillet kan derfor spilles på alle statslige arbejdspladser som et led i denne proces. Personalestyrelsen og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU) ved Centralrådets Personalepolitiske Udvalg har ønsket, at man på den enkelte arbejdsplads fører en dialog om,hvordan man konkret omsætter politikken til lokal handling derfor er dette spil udviklet. Hvad er formålet med spillet? Spil 1 præsenterer personale- og ledelsespolitikken for deltagerne. Spil 2 skal stimulere og inspirere den enkelte arbejdsplads i arbejdet med at udvikle institutionen i overensstemmelse med politikkens visioner. Hvem henvender spillet sig til? Det er vigtigt, at alle statens ansatte tager del i arbejdet med at udvikle gode arbejdspladser.spillet henvender sig derfor til alle medarbejdere og ledere i staten.spillet er udformet,så det giver mening og er relevant på alle statens arbejdspladser og for alle medarbejdere og ledere. Det praktiske For at alle deltagere får så meget ud af spillet som muligt, er det vigtigt at planlægge forløbet grundigt. Læs denne manual igennem og sørg for, at du er fortrolig med både spilleplader, spillekort, guide og eventuelt PowerPoint præsentationen, som du finder på vedlagte cd-rom. Hvor kan spillet spilles? Spillet kan spilles i mange forskellige fora for eksempel på et SU/MIO-møde, et personalemøde i en afdeling, et ledelsesmøde eller på et seminar for alle institutionens medarbejdere. Det vil eksempelvis være oplagt at bruge spillet som en del af et forløb, hvor institutionen ønsker at udvikle og forny personalepolitikken. Hvad skal forberedes? Sæt dig godt ind i spillene, så du er forberedt på at svare på spørgsmål fra deltagerne. Sørg for at grupperne har en god størrelse. Spillet er udviklet til grupper på 5 deltagere. Hvis der er flere end 5 deltagere om hvert spil, kan diskussionerne trække ud, og det kan derfor være nødvendigt at beregne mere tid til spillet. Sørg for, at der ligger kuglepenne på hvert bord. Overvej,om spillene skal genbruges.skal de det,skal deltagerne orienteres om, at de ikke må skrive på materialet. Hvis spillene skal bruges igen, skal du derfor sørge for, at der ligger papir ved bordene, så deltagerne har mulighed for at notere de ting, som ellers skulle have været noteret på spillepladen og i guiden bemærk, at resten af manualen ikke tager højde for, hvis spillene eventuelt skal genbruges.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 6 6 7 Hvilke fysiske forhold kræver spillet? Det anbefales at samle alle deltagerne i samme lokale. På den måde skabes et godt forum for både input og diskussioner. Spillepladerne måler 85 x 60 centimeter og kræver derfor god plads på bordene.alle deltagere skal desuden kunne se spillepladerne ordentligt. Bordene bør derfor placeres, så det er muligt for deltagerne at bevæge sig rundt om bordet under aktiviteterne. Vær endvidere opmærksom på, at bordene ikke står så tæt, så grupperne forstyrrer hinanden. Alt efter antallet af deltagere bør du overveje nedenstående. Mindre end 10 personer Antal grupper 1-2 Antal spilleledere 1 Lokale Mødelokale eller lignende 15 50 personer Antal grupper 3-10 Antal spilleledere 1 (brug eventuelt medhjælpere) Lokale Kantine eller lignende Mere end 50 personer Antal grupper 10-200 Antal spilleledere En spilleleder samt en medhjælper per 10 grupper Lokale Konferencecenter eller lignende Forslag til forløb Det anbefales, at du afsætter to en halv time til spillene. Spil 1 er beregnet til at vare mellem 45 og 60 minutter, herudover kommer introduktion og opsamling. Spil 2 er beregnet til at vare 60 minutter eksklusiv introduktion og opsamling. Vær opmærksom på, at varigheden af de to spil kan variere, og at du som et minimum bør følge den vejledende tidsramme, som er illustreret nedenfor. Aktivitet Ca. tider Materiale Introduktion 5 min. PowerPoint præsentation Præsentation af spil 1 5 min. PowerPoint præsentation Deltagerne spiller 45 min. Mappe med spillemateriale Opsamling 5-10 min. PowerPoint præsentation Pause 5 min. Præsentation af spil 2 5 min. PowerPoint præsentation Deltagerne spiller 60 min. Mappe med spillemateriale Afsluttende diskussion 5-10 min. PowerPoint præsentation Afrunding 10 min. PowerPoint præsentation Guide til deltagerne Alle deltagere får udleveret en guide.guiden indeholder en nøje gennemgang af spil 1 og 2 og en individuel ekstra opgave D, som man kan vælge, om deltagerne skal løse. Deltagerne kan læse sig til meget i guiden, men du har ansvaret for at få sat spillet godt i gang. På side 9 i denne manual får du forslag til, hvad du kan sige under introduktionen og præsentationen af spillet. Opsamling Når deltagerne er færdige med spillet, skal der samles op på aktiviteterne. Hvis der kun er 2-3 grupper, er det en god ide at tage en åben diskussion om, hvad deltagerne har fået ud af spillet. Hvis der er flere grupper, bør du udvælge nogle deltagere, som kan fortælle om gruppens resultater.hvordan opsamlingen i øvrigt skal foregå er afhængig af, i hvilken sammenhæng spillet bliver anvendt. Resultatet af spillet vil være en række forslag til fremtidige personale- og ledelsespolitiske initiativer på arbejdspladsen. Det bør på forhånd være aftalt blandt ledelsen og/eller i SU/MIO, hvordan der samles op på disse forslag. Det kan for eksempel ske ved at fortsætte diskussionen i SU/MIO eller et personalepolitisk udvalg.det kan også være ved at formidle alle forslagene i et elektronisk nyhedsbrev eller lignende.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 8 8 9 Introduktion til spillet Billede 1 Din rolle som spilleleder Billede 1 Fortæl lidt om dig selv, og præsenter eventuelle hjælpere. Forklar herefter, hvad jeres roller bliver i løbet af spillet og hvilken sammenhæng spillene skal indgå i. Velkommen.Mit navn er... jeg får hjælp af...jeg vil guide jer igennem de næste par timers aktiviteter. Min rolle i dag bliver at guide jer gennem de spil, vi skal spille.vi begynder sammen og afrunder spillet sammen. Hvis I er i tvivl om noget undervejs, kan I altid spørge mig. Personale- og ledelsespolitik 2003 Billede 2 Udgangspunktet for spillet er statens personale- og ledelsespolitik 2003. Politikken er bygget op omkring fire fokusområder: Opgaven i centrum, Gode medarbejdere, Mangfoldighed og fleksibilitet, Professionel ledelse. Billede 3 NB! Læs teksten til hvert af fokusområderne højt. Billede 2 Billede 3

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 10 10 11 Sådan spiller I Billede 7 Billede 10 Billede 7 Personale- og ledelsespolitikken sat i spil sætter fokus på statens personale- og ledelsespolitik. Aktiviteterne er udformet som spil med spillebrikker og opgaver, der skal løses. I skal samarbejde om at løse opgaverne og i fællesskab blive enige om jeres svar. Billede 8 Personale- og ledelsespolitikken sat i spil består af to spillerunder spil 1 og spil 2. For at vi kan arbejde aktivt med en personale- og ledelsespolitik, bliver vi nødt til at kende indholdet af den. I spil 1 bliver I præsenteret for statens personale- og ledelsespolitik. Billede 10 Formålet med spil 1 og 2 er at skabe en fælles forståelse for, hvad visionerne og indholdet i personale- og ledelsespolitikken er. Spillene som vi om lidt skal i gang med, skal være med til, at øge vores kendskab til statens personale- og ledelsespolitik, og vi skal prøve at se, hvordan vi kan bruge den nye politik i vores daglige arbejde. Billede 11 På bordet ligger som sagt alt, hvad I har brug for, blandt andet fem guide-bøger. I guiden er opgaverne til de to spil nøje beskrevet. Efter at have set nærmere på indholdet af politikken, går vi i spil 2 over til at se nærmere på, hvordan vi kan omsætte ord til handling. I spil 2 skal I diskutere, hvordan vi arbejder med Billede 8 Billede 11 personale- og ledelsespolitik i dag, og hvordan vi kan udvikle arbejdet fremover.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 12 12 13 Introduktion til spil 1 Billede 12 Billede 13 Billede 12 Vi går nu i gang med spil 1. Formålet med spil 1 er at få kendskab til de fire fokusområder som politikken beskriver, sætte de fire fokusområder i relation til situationer fra dagligdagen, og diskutere hvordan vi kan bruge politikken til at tackle konkrete udfordringer. I må nu gerne tage den første spilleplade ud af mappen: Spil 1 Staten som arbejdsplads, og folde den ud på bordet. Jeg vil kort gennemgå spillepladen, og bagefter er det så jeres tur til at løse opgaverne. Billede 13 I midten af spillepladen finder I fire blå felter, hvor de fire fokusområder fra statens personale- og ledelses politik er beskrevet.til spil 1 hører også 12 spillekort med en side 1 og en side 2 lad eventuelt en i gruppen læse indholdet af de fire fokusområder højt. Billede 14 I de øvrige 12 felter finder I citater fra fiktive ansatte i staten. Jeres opgave er nu at matche kortene med de tilhørende citater. Når I har placeret alle kortene, skal I læse citatet på spillepladen igennem og vurdere hvilken side 1 eller 2 på spillekortet som I mener passer bedst. Der findes ikke en rigtig eller forkert løsning. Det vigtige er jeres argumenter for, hvorfor I har valgt den ene løsning frem for den anden. Når I har placeret alle kortene og valgt, hvilken side I mener er bedst, skal I læse teksten til de fire fokusområder igennem. Dernæst skal I sætte kryds på linjen under personen ved det fokusområde, som I mener, at citatet inklusiv løsningsforslag tager udgangspunkt i. Husk at understrege over for deltagerne, at der ikke findes nogen rigtig eller forkert løsning. Begge løsninger er rigtige. Det vigtige er deltagernes argumenter for deres valg af løsning. Billede 14

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 14 14 15 Opsamling på spil 1 Billede 15 Billede 16 Billede 15 I har nu 45 minutter til spil 1. Mens grupperne arbejder på egen hånd, er det en god ide, hvis du går rundt mellem bordene for at vise, at du er klar til at besvare spørgsmål. Hvis du fornemmer, at en gruppe bruger for lang tid på at diskutere en problemstilling, kan du foreslå dem to ting. Enten at de skal gå videre til næste spørgsmål, eller at de kan finde deres helt egen løsning med udgangspunkt i fokusområderne. Dog er det vigtigt, at de kan argumentere for, hvorfor de mener, at denne løsning også ligger inden for rammerne af personale- og ledelsespolitikken (de kan skrive løsningen på spillepladen). Måske vil enkelte grupper også gøre opmærksom på, at det er svært at vælge ét fokusområde, som knytter sig til problemstilling og løsning. Sig, at gruppen eventuelt kan afkrydse to fokusområder, hvis det er en hjælp for dem til at komme videre. Billede 16 Så er tiden gået, og det ser ud til, at alle er nået igennem opgaven. Vi har nu arbejdet med de fire fokusområder og sat dem i relation til en række problemstillinger, og I har forhåbentlig oplevet, at politikken viser en retning uden at pege på en løsning som den eneste rigtige. Gennem spil 1 har vi blandt andet fået kendskab til, hvad politikken indeholder, og vi har arbejdet med politikken og relateret den til situationer fra dagligdagen. Det er op til dig, hvor meget du vil gøre ud af opfølgningen, men som minimum er det en god ide at komme omkring de punkter, der står i PowerPoint præsentationen, så alle løse ender kan samles. Vil du gerne gøre mere ud af opfølgningen, kan du bede en af grupperne om at fortælle de øvrige deltagere om de problemstillinger, de især diskuterede. Det er en god ide løbende at orientere deltagerne om, hvor lang tid de har igen inden opfølgningen i plenum. Gør opmærksom på, når halvdelen af tiden er gået og igen, når der er fem minutter tilbage.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 16 16 17 Introduktion til spil 2 Billede 17 Billede 19 Billede 17 I spil 2 skal vi nu se på, hvordan vi i det daglige arbejder med personale- og ledelsespolitik, samt hvordan politikken kan danne rammen for vores arbejde fremover. I spil 2 skal vi relatere politikken til vores egen personale- og ledelsespolitiske virkelighed, få sat handling bag ordene i politikken og sætte fokus på hvad vi gør i dag, og hvad vi kan gøre fremover. Billede 18 Tag spillepladen til spil 2 frem. Spil 2 består af tre øvelser, som jeg kort vil gennemgå. I opgave A finder I de fire fokusområder. Det er nu jeres opgave at læse teksten igennem på de 16 spillekort og vurdere hvilket fokusområde, I mener kortene matcher. Billede 20 På højre side af spillepladen er et diagram opgave B. Overfør jeres sammentællede vurderinger fra opgave A for hver af de fire fokusområder til diagrammet, og forbind punkterne med hinanden. I har nu et billede af, hvordan I vurderer, hvor godt I lever op til politikken. Husk at understrege over for deltagerne, at der ikke findes nogen rigtig eller forkert løsning i opgave A. Det er deltagernes argumenter for, hvorfor de har placeret kortene, som de har, der er vigtig. Billede 19 Når I har placeret kortene skal I på en skala fra 1 til 5, hvor Billede 18 Billede 20 5 er bedst, vurdere, i hvor høj grad, I mener, vores arbejdsplads lever op til udsagnene. Når I har vurderet alle udsagnene, skal I lægge tallene sammen og skrive resultatet i feltet under samlet vurdering. På side 11 i guiden kan I se en beskrivelse af fokusområderne.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 18 18 19 Billede 21 Billede 21 I opgave C er det jeres opgave at overveje hvilke tiltag, vi allerede arbejder med, som støtter op om fokusområderne og notere det på spillepladen. Bagefter skal I overveje, hvilke tiltag vi kan sætte i gang på vores institution for at støtte endnu bedre op om fokusområderne og notere det på spillepladen. I guiden er der en ekstra opgave, opgave D, som ligner opgave C. I denne opgave skal deltagerne individuelt overveje, hvad de mener, de kan bidrage med for at leve op til de fire fokusområder. Det skal besluttes på forhånd, om deltagerne skal løse opgave D. I så fald skal det være fordi, det skal bruges i institutionens videre arbejde med at implementere personale- og ledelsespolitikken. Husk hvis opgave D løses, skal der beregnes mere tid til spillet. Billede 22 I har nu 60 minutter til de tre opgaver. Mens grupperne arbejder på egen hånd, er det igen en god ide, hvis du går rundt mellem bordene for at vise, at du er klar til at besvare spørgsmål. Hvis grupperne under opgave A er i tvivl om, hvor de skal placere udsagnene, kan du forklare dem, at der ikke er en rigtig eller forkert placering, men at det er deres vurdering, som er vigtig. Billede 22

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 20 20 21 Opsamling på spil 2 Billede 23 Så er tiden gået, og det ser ud til at alle er nået igennem opgaven. Billede 23 I spil 2 har vi har diskuteret, hvor vi befinder os i forhold til statens personale- og ledelsespolitik og vi har påbegyndt en dialog, om hvordan vi fremover kan arbejde med at udvikle vores egen personale- og ledelsespolitik. Det vil typisk være besluttet på forhånd, hvordan din arbejdsplads følger op på spillets resultater. Den konkrete opfølgning, som du står for, skal naturligvis afstemmes med den proces, som måske er besluttet på forhånd. Du kan nøjes med at bruge punkterne i PowerPoint præsentationen (billede 24), eller du kan igen involvere deltagerne i en diskussion om, dels hvad de er kommet frem til, dels hvordan I kan bruge de forskellige input.

114659_Manual_250x250 17/10/03 13:39 Side 22 22 23 Afrunding og det videre perspektiv Billede 24 I har nu gennemført Personale- og ledelsespolitikken sat i spil, og skulle gerne have fået et bedre kendskab til hvad personale- og ledelsespolitikken indeholder, samt hvordan I kan drage nytte af den fremover. Vi har fået kendskab til indholdet i statens personale- og ledelsespolitik, vi har fået konkrete forslag til hvordan, vi kan bruge politikken hos os, og vi har påbegyndt en dialog om udviklingen af vores egen personale- og ledelsespolitik. For at personale- og ledelsespolitikken skal blive en succes, kræver det, at vi tager ejerskab for implementeringen. Ansvaret for at føre politikken ud i livet ligger hos os, nu hvor vi har fået identificeret, hvor vi hver især skal gøre et stykke arbejde for at leve op til politikkens visioner. Overvej eventuelt hvilke fora, I kan arbejde videre med inputtene fra aktiviteterne i. Det kan være: Afdelingsmøder SU/MIO møder En særligt nedsat personalepolitisk arbejdsgruppe Ledelsesmøder Slut aktiviteterne af med at takke deltagerne for den tid og det arbejde, de har lagt i spillet de sidste par timer. Understreg, at du håber, at deltagerne har haft det sjovt samtidig med, at de har haft nogle interessante diskussioner. PRÆSENTATION OG MANUAL Deltagerne har gennem de to spillerunder opnået en forståelse for, hvad politikken indebærer, samt hvordan de kan drage nytte af den. I opgave C har deltagerne endvidere udformet ideer til, hvad de kan gøre for at leve op til politikkens visioner. Hvordan I vil arbejde videre med politikken i jeres institution, er op til jer. En effektiv implementering af personale- og ledelsespolitikken kræver en vedvarende indsats. Hvis I arbejder med Den offentlige Kvalitetspris eller Excellencemodellen, kan I også overveje, hvorledes det videre arbejde med personale- og ledelsespolitikken kan knyttes hertil. For mere information se www.perst.dk og www.cfu-net.dk. Endelig kan I tænke det videre arbejde ind I jeres eventuelle systematiske kvalitetsarbejde. Billede 24