14.11. 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 11. november 2014 kl. 18.30. Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Protokol. 3. Revisionsprotokol. 4. Byggeri. 5. Repræsentantskabsmødet 27. november 2014. 6. Indstilling til dispositionsfonden: a. Støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af beslutningsgrundlag i forbindelse med krav fra kommunen om separering af kloaker. b. Regulering af tidligere bevilling af 2011 vedrørende optegning af grundmateriale. c. Bidrag til forundersøgelser. d. Støtte fra dispositionsfonden til dækning af nedrivning af tidligere institutionsbygning beliggende Møllevænget 49, 8362 Hørning e. Støtte til forbedring af ventilation af tagrum for fjernelse af skimmel. 7. Udvalg. 8. Nyt fra administrationen. 9. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 7.oktober 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. Der kommer nyt på næste møde. 4. Byggeri Erik Piilgaard orienterede om møde fra 5. kreds hvor boligforeninger i Aarhus er spurgt om interesse for kommunens ældreboliger.
14.11. 2 5. Repræsentantskabsmøde 27. november 2014 Bestyrelsen gennemgik mødet. 6. Indstilling til dispositionsfonden: a. Støtte til dækning af udgift til udarbejdelse af beslutningsgrundlag i forbindelse med krav fra kommunen om separering af kloaker. Byrådet har i Spildevandsplan 2013-2016 besluttet, at kloakseparering i flere områder i Aarhus skal fremskyndes. For ovennævnte afdelinger, beliggende i Riisvangen og Vorrevangen, betyder det, at man senest d. 1. juli 2015 skal afgøre, om man vil nedsive regnvandet på egen grund eller aflede til det offentlige system. Beslutningen er teknisk og økonomisk kompliceret, da flere faktorer spiller ind. Jordbundsforhold, afstande til naboer og skel, bygningens beliggenhed på grunden, højdeforhold, eventuel tilbagebetaling af en del af tilslutningsbidraget, vedligeholdelsespligten af eventuelle nedsivningsanlæg mm. Rådgivningsfirmaet ENVIDAN A/S ønskes derfor sat på opgaven, for at samle vilkår, muligheder og løsninger, samt de dermed forbundne økonomiske vilkår i et katalog, som afdelingerne kan benytte til at træffe beslutningen ud fra. Bestyrelsen anmodes herved om at dispositionsfonden yder et tilskud på kr. 93.750,- inkl. moms til dækning af denne udgift. Såfremt hele eller dele af afdelingerne sælges, skal tilskud fra boligforeningen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. b. Regulering af tidligere bevilling af 2011 vedrørende optegning af grundmateriale. Ved tidligere bevilling af 2011, blev optegning estimeret til kr. 1.000,- pr. bolig. Til dækning af udgifter, vedrørende senere moderniseringer er bevilget kr. 2.600.000. Der er pr. 1. oktober optegnet 4.194 boliger, og udgiften er opgjort til kr. 4.917.748. Af bevillingerne resterer kr. 5.268.825. Der blev ikke aftalt regulering som følge af almindelig lønudvikling, samt forøgelse af generalomkostninger, kurser, hjælpeværktøjer mv., hvorfor restbevilling ønskes reguleret med 12 % frem til ultimo 2015 svarende til kr. 632.000. Erfaringerne viser, at bygningerne i visse boligafdelinger har meget store variationer og kræver mere tid til gennemgang af tegningsmateriale og optegning, det drejer sig om afdelingerne 1-13, 16-18, 26, 33, 36, 38, 47, 52, 53, 56 og 60, med i alt 2.732 boliger.
14.11. 3 Meromkostninger estimeres til 20 % svarende kr. 545.000. Bestyrelsen anmodes herved om, at bevilling fra dispositionsfonden forhøjes med kr. 1.177.000. c. Bidrag til forundersøgelser Indstilling om: Bidrag til forundersøgelser. Bestyrelsen godkendte ansøgning til forundersøgelser på kr. 300.000,00 for kommende byggeri. d. Støtte fra dispositionsfonden til dækning af nedrivning af tidligere institutionsbygning beliggende Møllevænget 49, 8362 Hørning Skanderborg Kommune har opsagt lejeaftalen omkring institutionen, og efter vurdering af de udarbejdede volumenstudier, gennemgang af bygningerne og drøftelse med afdelingsbestyrelsen, må det konstateres, at den ene bygning på ingen måde kan genanvendes og bør fjernes. Den anden bygning har afdelingsbestyrelsen tilkendegivet interesse for. Afdelingen skal dog først sikre økonomi samt afklare afdelingens faktiske behov. Der er indhentet tilbud på nedrivning af bygningen fra entreprenørfirmaet P. Olesen A/S. Tilbudspris 404.500,- Moms 25% 101.125,- I alt inkl. moms 505.625,- Afsat til retablering med muld og græs, samt uforudseelige udgifter 94.375,- Samlet beløb, inkl. moms 600.000,- Bestyrelsen anmodes herved om, at dispositionsfonden yder et tilskud på kr. 600.000 til dækning af denne udgift. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. e. Støtte til forbedring af ventilation af tagrum for fjernelse af skimmel. Afdelingerne blev renoveret i 1996-97, hvoraf nye tage var det væsentlige arbejde. På dette tidspunkt anvendtes vejledning fra teglbranchen, samt almindelig praksis vedrørende vurdering af dampspærre ved efterisolering. Allerede ved arbejdets afslutning viste denne vejledning sig utilstrækkeligt med manglende udluftning til følge.
14.11. 4 Dette forhold blev rettet få år efter. Det har imidlertid vist sig, at forøget ventilation medfører, at de eksisterende gipslofter ikke kan fungere som dampspærre. Der er nu betydelig skimmelforekomst på teglunderlag, spær og murværk. Ved forsøg er det konstateret, at forbedret ventilation af tagrum fjerner problemet. Desværre er denne løsning fundet for sent i forhold til mulig dækning af Byggeskadefonden, hvorfor bestyrelsen anmodes om, at udgifterne dækkes på følgende måde. Udgift pr. tag forventes at blive kr. 12.545, og der skal i alt laves 246 tage. Beløbet foreslås dækket på følgende måde: Tilskud fra dispositionsfonden pr. tag kr. 2.500 i alt kr. 615.000 Tilskud fra LBF fælles trækningsret pr. tag kr. 2.500 i alt kr. 615.000 Variabelt forrentet lån fra dispositionsfonden p.t. 2 % over 10 år pr. tag kr. 7.545 lån i alt kr. 1.856.070 Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. 7. Udvalg Rentesats i Dispositionsfonden Bestyrelsen godkendte, at man fremover tilbyder variabelt forrentet lån fra dispositionsfonden p.t. 2 % ved en ansøgning af Dispositionsfondens midler, bestyrelsen kan ændre denne procent løbende i fremtiden. Oversigt over aktivering af Dispositionsfondsmidler til boligformål Anders Rønnebro fremlagde nyt tilpasset skema således at alle bevillinger kan ses af oversigten jf. tidligere ønske fra bestyrelsen. Bestyrelsen ønsker fremlæggelsen i omvendt kronologisk orden, administrationen tilpasser dette. Organisering af opgaver mellem Projekt og Drift Oplæg fra Anders Rønnebro blev gennemgået. Det drejer sig om punkterne - førsyn, - råderet - skimmel- indeklima og energi - Alm. vedligehold, ordens- og vedligeholdsreglement. - Roller ved afdelingsmødet - Rollefordeling i samarbejdet med beboervalgte - PV - IT og teknik De forskellige arbejdsgrupper arbejder videre og bestyrelsen får løbende en status om løsningsmodeller primo 2015.
14.11. 5 Strategiplan 100 år ingen alder. Anders Rønnebro orienterede om det tilrettede strategioplæg, der orienteres på repræsentantskabsmødet, samt offentliggøres i december på AAB Net. Bestyrelsen godkendte strategiplanen for 2015-2018. Varmecentral Renovac og kulturhus Erik Piilgaard orienterede om mødet den 8. oktober. Referat fra afdelingsmøder Dan Christensen orienterede om tilbud til afdelingsbestyrelsen, Erik Piilgaard tager dette med i den mundtlige beretning til repræsentantskabsmødet. Samarbejde i udvalg Folkevalgte og ansatte samarbejder i gensidig respekt. Afd. 23 Kridthøj Erik Piilgaard og Karin Jørgensen har haft møde med afdelingsformand Karen Andersen, afdelingsbestyrelse, lokalinspektør og varmemester omkring butikkernes fremtid i området Kridthøj Torv. Afdelingsbestyrelsen vender tilbage primo 2015. Fritidsudvalget Peter Kragballe orienterede om fremtidige arrangementer. Disse bliver slået op på AAB Net. 8. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Afd. 12 Riisvangen tilsynet. Afdeling 12 har på ny henvendt sig til tilsynet og beklaget sig. AAB har intet nyt at tilføje til sagen, da der intet nyt er i afdelingens henvendelse. Afd. 40-41 Veriparken Indstilling for afd. 40-41 til repræsentantskabsmødet er godkendt af afdelingerne. Resolutionerne for afd. 43 og 70 Er godkendt af kommunen. Evaluering af ordning vedr. afdrag af gæld Anders Rønnebro fremlagde ordning. Bestyrelsen godkendte ordningen. Kvartalsregnskab 3. kvartal 2014 Anders Rønnebro gennemgik kvartalsregnskabet. 9. Eventuelt Anders Nielsen spørger efter politik omkring ladestandere til EL-biler i AAB afdelinger.
14.11. 6 Næste møde i bestyrelsen er tirsdag den 16. december 2014 kl. 18.30 Bendt Nielsen Referent