Brønderslev-Dronninglund Kommune Sammenlægningsudvalget Referat Dato: 12. januar 2006 Lokale: Byrådssalen, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: 19,00-20.45
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 01/17 Udpegelse af stedfortrædere for formanden for sammenlægningsudvalget til KL's repræsentantskab.... 19 02/18 Tegningsret for Sammenlægningsudvalgets virksomhed... 20 03/19 Forslag til administrativ struktur for den kommende Brønderslev- Dronninglund Kommune... 21 04/20 Bemyndigelse til Kommunernes Landsforening til at indgå overenskomster m.m.... 22 05/21 Proces for indplacering af medarbejdere... 23 06/22 Forhandlingsudvalg over for amtet... 25 07/23 Ansøgning om lån til finansiering af engangsudgifter ved kommunesammenlægningen... 26 08/24 Økonomiopfølgning til Sammenlægningsudvalget fra de to byråd... 27 09/25 Sagsgange og kompetenceforhold i 2006... 28 10/26 Vederlag til 1. næstformand... 30 11/27 Kommunal overtagelse af specialtandplejen og den efterfølgende drift... 31 12/28 Visitation af børn og voksne til specialundervisning for skoleåret 2006/07... 32 Lukkede sager: 13/29 Sekretariat for Sammenlægningsudvalget... 33 14/30 Ansættelse af kommunaldirektør i Brønderslev-Dronninglund Kommune... 33
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 19 Åbne sager: 01/17 Udpegelse af stedfortrædere for formanden for sammenlægningsudvalget til KL's repræsentantskab. SLU Formanden for Sammenlægningsudvalget i 2006 (den kommende borgmester) er medlem af KL s Repræsentantskab. I henhold til 13 i KL s nye love, vælger Sammenlægningsudvalget en personlig stedfortræder for formanden til KL s repræsentantskab. Valget af stedfortræder har gyldighed for hele valgperioden 2006-2009. Jens Arne Hedegaard blev valgt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 20 02/18 Tegningsret for Sammenlægningsudvalgets virksomhed SLU Styrelseslovens 32 finder anvendelse for Sammenlægningsudvalgets virksomhed, hvilket betyder, at dokumenter vedrørende køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtegnelse af garantiforpligtigelser underskrives af Sammenlægningsudvalgets formand eller næstformand (næstformænd) og en person, der er bemyndiget hertil af Sammenlægningsudvalget. Kommunaldirektør og vicekommunaldirektør blev bemyndiget.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 21 03/19 Forslag til administrativ struktur for den kommende Brønderslev-Dronninglund Kommune FU/ØK/SLU Kommunaldirektør Ove Thomsen, Dronninglund og kommunaldirektør Søren Steensen, Brønderslev har udarbejdet overordnet forslag til administrativ struktur for den kommende Brønderslev-Dronninglund Kommune. Forslaget er tidligere behandlet i Formandskabet og Forberedelsesudvalget, hvor forslaget vedtoges fremsendt med anbefaling af at forslaget udsendes til høring i relevante ledelses- og samarbejdsfora at byrådene udarbejder endelig indstilling til det kommende sammenlægningsudvalg Forslaget har i perioden 22. august - 20. september 2005 været sendt i høring. Forberedelsesudvalget anbefaler, at den nye forretningsledelse, jf. forslaget, arbejder videre med detailplanlægningen under hensyn til høringssvarene og med inddragelse af medarbejderne. Beskrivelse af sundhed med henblik på vurdering af fremtidig indplacering og en nærmere beskrivelse af relationerne i forretningsledelsen igangsættes umiddelbart. Byrådene i Brønderslev og Dronninglund Kommuner har behandlet sagen i møde hhv. den 12. og 11. oktober 2005 fremsender forslaget med anbefaling til Sammenlægningsudvalget. Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 forslaget til administrativ struktur. Steen Christensen var fraværende. Bilag: Forslag til administrativ struktur Notat af 12. december 2005 vedr. sundhedsområdets indplacering i ny administrativ struktur Notat af 12. december 2005 om Forretningsledelse og ansvarsområder Godkendt. Den kommende topledelse anmodes om at vurdere betegnelsen for topledelsen og evt. komme med alternative forslag.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 22 04/20 Bemyndigelse til Kommunernes Landsforening til at indgå overenskomster m.m. ØK/SLU Såvel Brønderslev som Dronninglund kommuner har bemyndiget bestyrelsen for Kommunernes Landsforening til med bindende virkning at indgå overenskomster og andre aftaler eller fastsætte generelle bestemmelser om løn- og øvrige ansættelsesvilkår for kommunernes personale. Det foreslås, at tilsvarende bemyndigelse gives fra såvel sammenlægningsudvalget i tiden 1. januar 2006 til 31. december 2006 og derefter for den nye kommune med virkning fra den 1. januar 2007. Hermed bliver det muligt at ansætte medarbejdere, der evt. måtte blive ansat direkte under Sammenlægningsudvalget i henhold til overenskomster m.v., som KL har indgået med de faglige organisationer. De nye kommuner indtræder den 1. januar 2007 i de nu eksisterende kommuners rettigheder og pligter, jf. inddelingslovens 36. Det er således retligt set ikke nødvendigt at afgive bemyndigelser for de nye kommuner. Af ordenshensyn er det imidlertid KL s opfattelse, at det vil være mest hensigtsmæssigt, hvis bemyndigelse gives fra de nye kommuner. Kommunaldirektør Søren Steensen indstiller, at Sammenlægningsudvalget giver den foreslåede bemyndigelse til KL. Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006, at Sammenlægningsudvalget giver den foreslåede bemyndigelse til KL. Steen Christensen var fraværende. Bilag: KL's Administrativ info nr. 2084 af 15. december 2005 KL bemyndigelsesskema Godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 23 05/21 Proces for indplacering af medarbejdere AS/ØK/SLU Der er gennemført en proces for afklaring af kompetenceforhold og ønsker til fremtidigt jobindhold for samtlige medarbejdere i de to kommuner. Projektgruppen vedrørende Personale og Løn fremsender notat om overvejelser om proces for indplacering af medarbejdere i de kommende stillinger i Brønderslev- Dronninglund Kommune ved overgangen pr. 1. januar 2007. Notatet bygger på forudsætningerne i idégrundlaget om, at der vil blive arbejdet aktivt for, at de nuværende ansatte i de 2 kommuner også vil kunne tilbydes beskæftigelse i den nye kommune samt på, at det i processen fra politisk side er fremhævet, at der vil blive sikret kompetenceudvikling for personalet. Alle medarbejdere i de 2 nuværende kommuner vil få ny arbejdsgiver Brønderslev- Dronninglund kommune. Mange medarbejdere vil også blive berørt af fusionen på anden vis over tid, men den store kabale pr. 1. januar 2007 med indplacering af personale anses især at blive et Rådhusprojekt. Notatet er derfor møntet på medarbejderne på Rådhusene. Notat om procedure for besættelse af decentralt placerede nøglepersoner, der dublerer hinanden, vil senere blive belyst i et særskilt notat. Notatet indeholder forslag til procedure og tidsplan for indplacering af personale og beskriver fordele og ulemper ved de nævnte metoder. De steder, hvor projektgruppen har opstillet alternativer, er der en anbefaling fra gruppen. Projektgruppen har valgt at inddele medarbejderne i følgende grupperinger: Øvrige ledere med personaleledelsesfunktion, økonomisk kompetence eller andet selvstændigt ansvar (niveau 3 ledere) Medarbejdere i administrationen uden ledelsesansvar, som arbejder tværgående med udviklings- og/eller specialistopgaver Øvrige medarbejdere Topledelsen, bestående af kommunaldirektør samt niveau 2 chefer/ledere, er ikke berørt i notatet. Metoder til indplacering er beskrevet ved hver af de ovennævnte medarbejdergrupper. Administrativ Styregruppe anbefaler i møde den 3. oktober 2005 således: Vedr. indplacering af lederne på niveau 3 i den nye organisation, besluttede Administrativ Styregruppe, at anbefale at alle får mulighed for at tilkendegive interesse for
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 24 disse stillinger. De lederstillinger der i fællesskab er aftalt besat eller bliver aftalt besat inden processen igangsættes (forventeligt primo februar 2006) holdes udenfor interesse tilkendegivelsen. Det er topledelsen, som efterfølgende indplacerer i fællesskab. Vedr. indplacering af medarbejdere besluttede Administrativ Styregruppe at anbefale projektgruppens indstillinger. Administrativ styregruppe forventer, at der i den nye kommune vil være behov for flere medarbejdere inden for områderne tværgående udviklingsopgaver og specialistopgaver. Udgangspunktet for den kommende indplaceringsproces er, at faglige og personlige kvalifikationer vægtes højt. Notatet gennemskrives af gruppen, inden det går videre til høring i organisationen. Principperne sendes nu i høring i de to kommuners samarbejdsorganer for det administrative område samt MT-HSU. Peter Larsen og Kristian Kristoffersen var fraværende på mødet. Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 forslaget til indplaceringsproces. På næste møde drøftes behov for tryghedsaftale. MT-HSU høres forinden. Steen Christensen var fraværende. Bilag: Resume af notat om proces for indplacering af medarbejdere Notat af september 2005 - redigeret primo november 2005 om overvejelser for indplacering af medarbejdere Høringssvar HSU-ADM, Brønderslev Høringssvar MED-ADM, Dronninglund Høringssvar MT-HSU Proces for indplacering af medarbejdere godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 25 06/22 Forhandlingsudvalg over for amtet ØK/SLU I forbindelse med forhandling med amtet om aftale om fordeling af personale, aktiver og passiver, rettigheder og pligter, som led i kommunalreformen skal der nedsættes et forhandlingsudvalg. Forslag til aftale forventes fremsendt fra Nordjyllands Amt inden årsskiftet Der er foreløbigt berammet forhandlingsmøder til d. 20. januar, 10. februar, 1. marts og 30. marts 2006. Kommunaldirektør Søren Steensen indstiller at forhandlingsudvalget består af 4 medlemmer fra Sammenlægningsudvalget, (f.eks. 4 repræsentanter fra Underudvalget for Økonomi og personale, eller formand for Sammenlægningsudvalg, formand for underudvalget Ældre og handicap og underudvalget for Børn, Unge og Familier, samt 1 medlem fra Underudvalget for Økonomi og Personale), samt 3 administrative repræsentanter Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 forhandlingsudvalget sammensat som følger: - Formand for Underudvalget for Økonomi og Personale - Formand for Underudvalget for Ældre og Handicap - Formand for Underudvalget for Børn, Unge og Familier - 1 medlem af Underudvalget for Økonomi og Personale (Arne M. Jensen) - 3 administrative repræsentanter. Steen Christensen var fraværende. Godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 26 07/23 Ansøgning om lån til finansiering af engangsudgifter ved kommunesammenlægningen ØK/SLU Brønderslev-Dronninglund Kommune har den 14. november 2005 fremsendt ansøgning til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om adgang til at låne 28,5 mio.kr. til finansiering af visse engangsudgifter ved kommunesammenlægningen. Ansøgningen foreslås taget til efterretning. Kommunaldirektøren i Brønderslev Kommune foreslår, at ansøgningen tages til efterretning. Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 ansøgningen taget til efterretning. Bilag: Ansøgning af 14. november 2005 til Indenrigs- og Sundhedsministeriet om lån til kommunesammenlægning Taget til efterretning.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 27 08/24 Økonomiopfølgning til Sammenlægningsudvalget fra de to byråd ØK/SLU Sammenlægningsudvalget skal i henhold til lovgivningen have indseende med de oprindelige kommuners økonomiske situation. Den månedlige likviditetsoversigt foreslås fremsendt til Sammenlægningsudvalget første gang ultimo januar 2006 dækkende likviditeten ved udgangen af 4. kvartal 2005. Den månedlige likviditetsopgørelse for januar 2006 behandles på Sammenlægningsudvalgets sidste møde i februar osv. Den kvartalsvise orientering om budgetopfølgningen foreslås fremsendt første gang primo februar 2006 med henblik på en orientering om det forventede regnskab 2005. Budgetopfølgning for 1. kvartal 2006 behandles på Sammenlægningsudvalgets første møde i maj osv. Herudover skal tillægsbevillinger på mere end 1 mio.kr. på anlæg og mere end 5 mio.kr. på drift forelægges Sammenlægningsudvalget. I sager, hvor modgående tillægsbevillinger bringer den samlede netto-tillægsbevilling ned under 5 mio.kr., skal sagen forelægges, såfremt brutto merudgifter/mindreindtægter eller brutto mindreudgifter/merindtægter er større end 5 mio.kr. Kommunaldirektøren i Brønderslev Kommune foreslår, at der fastsættes følgende principper for levering af økonomiopfølgningsmateriale til Sammenlægningsudvalget: Månedlig orientering om likviditetssituationen for de to kommuner Kvartalsvis orientering om budgetopfølgningen fra de to kommuner Budget 2006 fra de to kommuner Regnskab 2005 for de to kommuner Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 økonomiopfølgning i henhold til Økonomisk Forvaltnings notat af 2. januar 2006, side 3. Steen Christensen var fraværende. Bilag: Økonomisk Forvaltnings notat af 2. januar 2006 Godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 28 09/25 Sagsgange og kompetenceforhold i 2006 ØK/SLU Kommunaldirektørerne har udarbejdet forslag til ansvarsområder for underudvalgene i Brønderslev-Dronninglund Kommune. Udvalgene skal i 2006 assistere med forberedelsen af Sammenlægningsudvalgets sager, via behandling af forslag fra de nedsatte projektgrupper med henblik på indstilling til Sammenlægningsudvalg. Sammenlægningsudvalget kan tillige anmode underudvalgene om behandling af forslag fra eksterne parter med henblik på indstilling til Sammenlægningsudvalg. Udvalgene har ingen driftsopgaver i 2006. Pr. 1. januar 2007 overgår udvalgene til stående udvalg og vil dermed overtage driftsansvaret for ressortområderne. Dette ansvar skal fastlægges i styrelsesvedtægten, der træder i kraft den 1. januar 2007. Der fremsendes tillige forslag til sagsgange i 2006. Forslaget beskriver en række eksempler på, hvordan sagsgange og kompetenceforhold kunne være for forskellige typer af sager. I behandlingen af sager er der to hensyn der skal tages: At sagsbehandlingen fortsat opleves smidig og hurtig fra borgernes side At det nye byråd (sammenlægningsudvalg) ikke bindes uhensigtsmæssigt af beslutninger taget i de eksisterende byråd Der skal derfor etableres en forståelse mellem de to politiske instanser (eksisterende Byråd og Sammenlægningsudvalg) om, hvorledes forskellige typer sager behandles. Kommunaldirektør Søren Steensen indstiller at Underudvalgenes ansvarsområder fastlægges for 2006 som beskrevet Forslag til sagsgange i 2006 tages til efterretning Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006, at den kommende Forretningsledelse anmodes om en udtalelse vedrørende underudvalgets ansvarsområde inden stillingtagen. Forslag til sagsgange anbefales taget til efterretning. Steen Christensen og Jens Arne Hedegaard var fraværende. Bilag: Kommunaldirektørens notat af 12. december 2005 om sagsgange i 2006. Forslag til ansvarsområder for underudvalgene
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 29 Forslag til sagsgange godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 30 10/26 Vederlag til 1. næstformand ØK/SLU Bekendtgørelse om vederlag og diæter m.v. til medlemmerne af forberedelsesudvalg og sammenlægningsudvalg m.v. angiver i 10 stk. 3, at Sammenlægningsudvalget på konstituerende møde eller i første kvartal skal tage stilling til vederlæggelse af første næstformand for Sammenlægningsudvalget. Når første næstformand er formand eller næstformand for en kommunalbestyrelse kan vederlaget udgøre op til 5% af vederlaget for formanden for Sammenlægningsudvalget. Kommunaldirektør Søren Steensen indstiller, at der tages stilling til vederlæggelse af første næstformand Underudvalget Økonomi og Personale anbefaler i møde den 5. januar 2006 vederlaget fastsat til 5%. Steen Christensen og Jens Arne Hedegaard var fraværende. Jens Arne Hedegaard deltog ikke i behandling af punktet. Godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 31 11/27 Kommunal overtagelse af specialtandplejen og den efterfølgende drift SLU Aalborg Kommune spørger, om Brønderslev-Dronninglund Kommune vil være indstillet på at lade Det nye Aalborg drive den kommunale specialtandpleje for alle kommuner i den kommende Region Nord. Baggrunden for forslaget om dels én samlet kommunal specialtandpleje for kommunerne i Region Nord og dels at Aalborg Kommune driver denne på vegne af alle kommuner i regionen fremgår af redegørelsen. Der er i forslaget opstillet tre mulige modeller for drift af opgaven: 1. De enkelte kommuner driver selv specialiseret tandplejetilbud for egne borgere 2. Det nye Aalborg driver specialiserede tandplejetilbud for både egne borgere i regionen 3. Kommunerne overlader driften af specialtandplejen til regionen og køber ydelsen hos regionen De nærmere betingelser for deltagelse, herunder økonomi og takster fremgår af redegørelsen. Sagen har været forelagt Projektgruppen vedrørende sammenlægning af tandplejerne. Gruppen har lavet et skøn på en årlig udgift på ca. 420.000 kr.. Projektgruppen indstiller, at Brønderslev-Dronninglund Kommune tager imod tilbudet fra Aalborg Kommune. Bilag: Aaborg Kommunes brev af 8. december 2006 om kommunal overtagelse af specialtandplejen Oplæg fra tandplejen Projektgruppens indstilling godkendt.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 32 12/28 Visitation af børn og voksne til specialundervisning for skoleåret 2006/07 SLU Nordjyllands Amt har i brev af 7. december 2005 informeret Sammenlægningsudvalgene om den praktiske håndtering af specialundervisningen i skoleåret 2006/07 især vedr. betalingsmetoden i forbindelse med kommunesammenlægningen pr. 1. januar 2007. Da der overvejende er tale om et praktisk betalingsspørgsmål, er det klart mest hensigtsmæssigt, at specialundervisningstilbuddet er gældende for hele skoleåret 2006/07 dvs fra 1/8 2006 og til 31/7 2007, og at betalingen foretages som foreslået af Nordjyllands Amt. Betalingen fra 1/8 2006 og frem til 31/12 2006 foregår som tidligere. Fra 1/1 2007 og frem til 31/7 2007 opkræves betalingen af den relevante kommune. Kristian Østergaard anbefaler, at kommunen accepterer de af Nordjyllands Amt foreslåede tilføjelser til visitationsbrevene. Bilag: Kristian Østergaards notat af 19. december 2005 Nordjyllands amts brev af 7. december vedrørende visitation af børn og voksne til specialundervisning Tilføjelse til visitationsbrevene godkendt, under forudsætning af godkendelse fra øvrige kommuner i Region Nord.
Sammenlægningsudvalget, 12. januar 2006 Side 33 13/29 Sekretariat for Sammenlægningsudvalget LUKKET MØDE ØK/SLU 14/30 Ansættelse af kommunaldirektør i Brønderslev- Dronninglund Kommune LUKKET MØDE ØK/SLU